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文章解释了什么是Outlook 365、Outlook 2021、Outlook 2016和Outlook 2013中的 "快速步骤"，以及如何将它们整合到你的电子邮件工作流程中，以自动化重复操作并消除不必要的点击。
当日复一日地做同样的事情时，最令人恼火的是每次都要从头开始做。 如果不是繁琐的多步骤过程，而是通过点击按钮来完成你的电子邮件程序，你会怎么说？ 这就是Outlook快速步骤的意义所在。
Outlook的快速步骤
快速步骤 在Outlook中是一种快捷方式，让你只需点击一下就能执行一定的动作序列。
例如，如果你经常将收到的邮件移动或复制到某个文件夹，以便以后查看，一个快速的步骤可以加速这项任务。 或者你可以自动发送回复并删除原始邮件，这样你的收件箱就不会被不相关的邮件弄得一团糟。 特别有用的是在一个步骤中包含多个动作的能力。 例如，你可以将邮件移动到你可以通过一个快捷方式，将你的信息发送到特定的文件夹，标记为未读，转发给你的团队成员，并抄送你的经理。
快速步骤的另一个伟大的特点是，它们是完全可定制的，所以你可以用一个定制的命令来自动化几乎所有的常规操作。
要在你的Outlook中设置快速步骤，你可以选择以下方法之一。
- 自定义默认步骤。
- 创造你自己的一个。
- 复制和编辑任何现有的步骤。
接下来，我们将详细讨论每个选项，这样你就可以马上开始使用这个了不起的功能。
快速步骤在所有现代桌面版本中都可用，包括Outlook 365、Outlook 2019、Outlook 2016和Outlook 2013。 在Outlook Online中，不支持这一功能。
Outlook中的默认快速步骤
Microsoft Outlook有五个预设步骤。 你可以在 首页 选项卡，在 快速步骤 组。
- 移至 - 将选定的电子邮件移至指定的文件夹，并将其标记为已读。
- 给经理 - 如果你的组织使用微软365或Exchange服务器，经理的名字可能位于全局地址列表中，并自动插入收件人框中；否则你可以手动指定。
- 团队电子邮件 - 将选定的信息转发给你的同事。 根据你的Exchange服务器管理员如何配置你的邮箱，你的团队成员的地址可能会被Outlook检测并填写。 如果没有，你将不得不自己填写。
- 已完成 - 将信息标记为已读并完成，然后移动到指定的文件夹。
- 回复 & 删除 - 打开对所选信息的回复，然后将原始信息移至 被删除的项目 文件夹。
这些预定义的步骤几乎可以供你使用，"几乎 "是这里的关键词。 当试图第一次使用一个内置的快速步骤时，你会被提示配置它。 但不要感到气馁--配置并不比选择一个目标文件夹或提供一个电子邮件地址更困难。 为了更好地了解它是如何工作的，让我们看一个实际的例子。
比方说，你想转发某条信息给你的经理。 你点击 给经理 步，而 首次设置 你需要做的是，在 "我的 "中输入经理的电子邮件地址。 为了... 框，并点击 拯救 .
要获得其他选项，请点击 选择 左下角的按钮，然后点击 显示选项 下面的 为了... 箱子。
现在，你可以设置优先级，标记信息，或为抄送和密送指定电子邮件地址。
提示。
- 为了纳入 更多行动 在同一步骤中，点击 添加行动 按钮。
- 要想在手不离开键盘的情况下执行快速步骤，你可以指定某个 组合键 到它--见 捷径键 靠近窗口底部的方框。
如何在Outlook中创建快速步骤
如果没有一个内置的步骤能自动完成你需要的一组动作，你可以很容易地创建你自己的步骤。 要从头开始设置一个快速步骤，这是你需要做的。
- 在 快速步骤 框，点击 创建新的 .
- 在 编辑快步走 对话框，你要做的第一件事是 名称 为此，请在 "我的步骤 "中输入一些描述性文本。 命名 领域，例如 回复& 跟进 .
- 接下来，选择 行动 你要执行的任务。 选择一个行动 有些动作会给你额外的选项，供你以后选择。
在这个例子中，我们的目标是用模板来回复一条信息，所以我们选择 全部回复 .
See_also: 将多个CSV文件合并为一个Excel工作簿 - 要配置你的反应，请点击 显示选项 下的链接 为了... 栏中，然后在该栏中输入你的答复。 文本 你可以选择添加抄送和/或密件收件人，标记信息，并设置优先级。 因为我们确实打算跟进，我们设置了 旗帜 至 本周 .
- 如果你的快速步骤不应该只限于一个动作，请点击 添加行动 在我们的例子中，它是将一条信息移至 后续行动 文件夹。
- 以类似的方式，设置你想进行的所有其他行动。 例如，你可以将原始信息转发给你的同僚，或将电子邮件作为附件转发给你的主管。
- 可选地，指定一个预定义的 快捷键 对你的快步走。
- 可以选择，输入一个 工具提示 当你用鼠标悬停在这个快速步骤上时，就会显示出来（当你有很多不同的项目时，这可能特别有用）。
经过所有的定制，我们最终确定的快速步骤模板具有以下外观。
- 它的性能 三个行动 ：用模板回复(1)，将原始信息移至特殊文件夹以便日后跟进(2)，将信息转发给同事(3)。
- 它可以通过按下Ctrl + Shift + 1来触发。 快捷方式 (4).
- A 工具提示 当你把光标悬停在它上面时，会出现提醒这个快速步骤的实际作用（5）。
- 完成后，点击 完成 而你新创建的快速步骤将立即出现在功能区。
如何复制一个现有的快速步骤
在这种情况下，当你想创建一个与你已经有的非常相似的快速步骤，但有一点变化（例如，将信息转发给另一个人或移动到不同的文件夹），最快的方法是复制一个现有的项目。 下面是方法。
- 在 快速步骤 组，点击一个小箭头
在右下角。 - 在 管理快步走 在打开的窗口中，选择你要复制的步骤，然后点击 重复的 .
- 在 编辑快步走 ，键入一个不同的名字，根据需要改变动作，然后点击 完成 .
如何在Outlook中使用快速步骤
要执行快速步骤中包含的操作，只需选择信息，然后点击功能区中的快速步骤或按下分配给它的键盘快捷键。
请注意 不是所有的行动 是 默默地执行 如果发生 回复 或 前进 当你点击 "回复 "或 "转发 "时，回复或转发的信息将被打开，因此你可以审查它并在需要时进行修改。 只有当你点击 "回复 "或 "转发 "时，信息才会被发出。 发送 如果需要，你可以调用已发送的电子邮件。
只有在某一特定时间内可用的步骤才是 积极 那些不可用的都是灰色的，表明你现在不能使用它们。 例如，如果没有选择信息，在所有内置的步骤中，只有 团队电子邮件 将被激活，因为其他默认值被应用于现有的信息。
如何管理、修改和删除快速步法
要管理你的快速步骤，请点击右下角的对话启动器箭头。 快速步骤 组。
这将打开 管理快步走 窗口，为你提供了以下选项。
- 编辑 - 改变一个现有的快速步骤，无论是默认的还是你自定义的。
- 重复的 - 对选定的快速步骤进行复制。
- 删除 - 永久地删除所选项目。
- 向上和向下箭头 - 重新安排你在丝带上的快速步骤。
- 新的 - 创建一个新的快速步骤。
- 重置为默认值 - 将默认的快速步骤恢复到它们的初始状态，并删除你所创建的步骤。 因为这个动作不能被撤销，所以在进行重置之前请仔细考虑。
除了 管理快步走 在上面的对话窗口中，你可以快速 变化 , 拷贝 或 删除 通过右键单击特定项目并从上下文菜单中选择一个动作。
Outlook快速步骤存储在哪里？
Outlook快速步骤是在你的邮箱或.pst文件中的一个隐藏文件夹。
如果你使用的是POP3帐户，你可以简单地将原来的.pst文件导入到新的计算机上，Quick Steps也会随之而来（当然，如果一切操作正确的话）。 更多细节，请参见如何导出和导入.pst文件。
对于Exchange用户，不需要特别的操作--只要你在新电脑上配置你的Exchange账户，你的快速步骤就会出现。
对于IMAP账户，迁移比较困难--你可以使用MFCMAPI工具来访问你的邮箱数据，并将快速步骤导出/导入到新的计算机。
这就是如何在Outlook中创建和使用快速步骤。 我感谢你的阅读，并希望下周在我们的博客上看到你!
