V článku je vysvětleno, co jsou Rychlé kroky v aplikacích Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 a Outlook 2013 a jak je začlenit do pracovního postupu e-mailu, abyste automatizovali opakované akce a eliminovali zbytečná kliknutí.

Když děláte den co den stejné věci, nejvíce vás rozčiluje nutnost dělat je pokaždé od začátku. Co byste řekli na to, kdybyste místo zdlouhavých vícekrokových procesů mohli své e-mailové rutiny provádět jedním kliknutím na tlačítko? Právě o tom jsou Rychlé kroky aplikace Outlook.

Rychlé kroky aplikace Outlook

Rychlé kroky v aplikaci Outlook jsou jakési zkratky, které umožňují provést určitou sekvenci akcí jedním kliknutím.

Pokud například často přesouváte nebo kopírujete příchozí zprávy do nějaké složky pro pozdější kontrolu, může rychlý krok tento úkol urychlit. Nebo můžete automaticky odeslat odpověď a smazat původní zprávu, takže se vaše doručená pošta nezahltí nerelevantními e-maily. Obzvláště užitečná je možnost zahrnout do jednoho kroku více akcí. Například můžete nechat zprávu přesunout do složkyoznačené jako nepřečtené, přeposlané kolegům z týmu a odeslané svému nadřízenému, a to vše pomocí jedné klávesové zkratky!

Další skvělou vlastností rychlých kroků je, že jsou plně přizpůsobitelné, takže můžete automatizovat téměř všechny rutinní operace pomocí vlastního příkazu.

Chcete-li v aplikaci Outlook nastavit Rychlé kroky, můžete zvolit jeden z následujících přístupů:

• Přizpůsobení výchozích kroků.
• Vytvořte si vlastní.
• Duplikujte a upravte některý z existujících kroků.

Dále se budeme podrobně věnovat jednotlivým možnostem, abyste mohli tuto úžasnou funkci začít používat ihned.

Rychlé kroky jsou k dispozici ve všech moderních verzích aplikace Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 a Outlook 2013. V aplikaci Outlook Online tato funkce není podporována.

Výchozí rychlé kroky v aplikaci Outlook

Aplikace Microsoft Outlook má pět přednastavených kroků. Najdete je na stránce Home na kartě Rychlé kroky skupina:

• Přesun do - přesune vybraný e-mail do zadané složky a označí jej jako přečtený.
• Manažerovi - přepošlete vybranou zprávu svému manažerovi. Pokud vaše organizace používá Microsoft 365 nebo Exchange Server, může být jméno manažera umístěno v globálním seznamu adres a vloženo do pole Komu automaticky; v opačném případě jej můžete zadat ručně.
• Týmový e-mail - přepošlete vybranou zprávu svým kolegům. V závislosti na tom, jak správce vašeho Exchange serveru nakonfiguroval vaši poštovní schránku, může Outlook adresy členů vašeho týmu rozpoznat a vyplnit. Pokud ne, budete je muset vyplnit sami.
• Hotovo - označí zprávu jako přečtenou a dokončenou a poté ji přesune do zadané složky.
• Odpovědět & amp; Odstranit - otevře odpověď na vybranou zprávu a poté přesune původní zprávu do seznamu. Odstraněné položky složka.

Tyto předdefinované kroky jsou téměř připraveny k použití, přičemž klíčové slovo je "téměř". Při prvním pokusu o použití vestavěného rychlého kroku budete vyzváni k jeho konfiguraci. Nenechte se však odradit - konfigurace není o nic složitější než výběr cílové složky nebo zadání e-mailové adresy. Abychom si lépe představili, jak to funguje, podívejme se na praktický příklad.

Řekněme, že chcete danou zprávu přeposlat svému nadřízenému. Kliknete na tlačítko Manažerovi krok a První nastavení Stačí zadat e-mailovou adresu manažera do pole pro zadání e-mailu. To... a klikněte na tlačítko Uložit .

Chcete-li získat další možnosti, klikněte na Možnosti v levém dolním rohu a klikněte na tlačítko Zobrazit možnosti pod To... box:

Nyní můžete nastavit prioritu, označit zprávu nebo zadat e-mailové adresy pro kopie Cc a Bcc.

Tipy:

• Začlenění další akce ve stejném kroku klikněte na Přidat akci tlačítko.
• Chcete-li provést rychlý krok, aniž byste sundali ruce z klávesnice, můžete přiřadit určitou funkci. kombinace kláves k němu - viz Klávesová zkratka v dolní části okna.

Jak vytvořit Rychlý krok v aplikaci Outlook

Pokud žádný z vestavěných kroků neautomatizuje sadu akcí, které potřebujete, můžete si snadno vytvořit vlastní. Chcete-li nastavit rychlý krok od začátku, musíte udělat toto:

1. V Rychlé kroky klikněte na tlačítko Vytvořit nový .

   

2. V Upravit rychlý krok dialogové okno, první věc, kterou uděláte, je. název Za tímto účelem zadejte do pole popisný text. Název pole, například Odpovědět & amp; navázat .

   

3. Dále vyberte akce které chcete provést. Klikněte na Výběr akce rozevírací seznam, projděte jím a vyberte příslušnou akci. U některých akcí se zobrazí další možnosti, které můžete vybrat později.

   V tomto příkladu je naším cílem odpovědět na zprávu pomocí šablony, proto zvolíme možnost Odpovědět vše .

   

4. Chcete-li nakonfigurovat odpověď, klikněte na tlačítko Zobrazit možnosti odkaz pod To... a poté zadejte odpověď do pole Text Můžete přidat příjemce Cc a/nebo Bcc, označit zprávu a nastavit prioritu. Protože máme v úmyslu navázat na zprávu, nastavíme si Vlajka na Tento týden .

   

5. Pokud nemá být rychlý krok omezen pouze na jednu akci, klikněte na tlačítko Přidat akci a vyberte druhou akci. V našem případě je to přesunutí zprávy do složky Následná opatření složka.

   

6. Podobným způsobem nastavte všechny další akce, které chcete provést. Můžete například přeposlat původní zprávu svým kolegům nebo přeposlat e-mail jako přílohu svému nadřízenému.
7. Volitelně můžete přiřadit jeden z předdefinovaných klávesové zkratky k vašemu rychlému kroku.
8. Volitelně zadejte tooltip se zobrazí, když na tento rychlý krok najedete myší (to může být užitečné zejména v případě, že máte mnoho různých položek).

   Po všech úpravách má naše finální šablona Rychlé kroky následující vzhled:

   • Provádí tři akce : odpovědět pomocí šablony (1), přesunout původní zprávu do zvláštní složky pro pozdější sledování (2), přeposlat zprávu kolegům (3).
   • Lze ji spustit stisknutím klávesové zkratky Ctrl + Shift + 1. zkratka (4).
   • A tooltip připomínající, co tento rychlý krok vlastně dělá, se zobrazí, když na něj najedete kurzorem (5).

   

9. Po dokončení klikněte na tlačítko Dokončení , a nově vytvořený rychlý krok se okamžitě objeví na pásu karet.

   

Jak duplikovat existující rychlý krok

V situaci, kdy chcete vytvořit rychlý krok velmi podobný tomu, který již máte, ale s drobnou obměnou (např. přeposlat zprávu jiné osobě nebo přesunout do jiné složky), je nejrychlejší duplikovat existující položku. Zde je návod, jak na to:

1. V Rychlé kroky klikněte na malou šipku v pravém dolním rohu.
2. V Správa rychlých kroků vyberte krok, který chcete zkopírovat, a klikněte na tlačítko Duplikát .

   

3. V Upravit rychlý krok , zadejte jiný název, změňte akce podle potřeby a klikněte na tlačítko Dokončení .

Jak používat Rychlé kroky v aplikaci Outlook

Chcete-li provést akce obsažené v rychlém kroku, jednoduše vyberte zprávu a poté buď klikněte na rychlý krok na pásu karet, nebo stiskněte přiřazenou klávesovou zkratku.

Upozorňujeme, že ne všechny akce jsou provedeno v tichosti V případě Odpovědět nebo Forward , otevře se odpověď nebo přeposlaná zpráva, takže si ji můžete prohlédnout a v případě potřeby provést změny. Zpráva se odešle, až když kliknete na tlačítko Odeslat V případě potřeby můžete odeslaný e-mail odvolat.

K dispozici jsou pouze kroky, které jsou v daném okamžiku k dispozici. aktivní . Ty, které nejsou k dispozici, jsou šedé, což znamená, že je právě teď nemůžete použít. Například pokud není vybrána žádná zpráva, ze všech vestavěných kroků je možné použít pouze tyto. Týmový e-mail bude aktivní, protože ostatní výchozí nastavení jsou použita na existující zprávu.

Jak spravovat, upravovat a odstraňovat rychlé kroky

Chcete-li spravovat rychlé kroky, klikněte na šipku spouštěcího dialogu v pravém dolním rohu okna. Rychlé kroky skupina:

Tím se otevře Správa rychlých kroků okno, které nabízí následující možnosti:

1. Upravit - změnit existující rychlý krok, ať už výchozí, nebo vlastní.
2. Duplikát - vytvořit kopii vybraného rychlého kroku.
3. Odstranit - trvale odstranit vybranou položku.
4. Šipky nahoru a dolů - změňte uspořádání rychlých kroků na stuze.
5. Nový - vytvořit nový rychlý krok.
6. Obnovení výchozího nastavení - obnovit výchozí rychlé kroky do původního stavu a odstranit ty, které jste vytvořili. Protože tuto akci nelze vrátit zpět, dobře si rozmyslete, než obnovení provedete.

Kromě Správa rychlých kroků dialogové okno výše, můžete rychle změna , kopírovat nebo smazat kliknutím pravým tlačítkem myši na konkrétní položku a výběrem akce z kontextové nabídky:

Kde jsou uloženy Rychlé kroky aplikace Outlook?

Rychlé kroky aplikace Outlook se nacházejí ve skryté složce v poštovní schránce nebo v souboru .pst.

Pokud používáte účet POP3, můžete jednoduše importovat svůj původní soubor .pst do nového počítače a Quick Steps s ním bude také cestovat (samozřejmě pokud je vše provedeno správně). Další podrobnosti naleznete v části Jak exportovat a importovat soubor .pst.

U uživatelů Exchange není třeba provádět žádné zvláštní akce - jakmile nakonfigurujete účet Exchange v novém počítači, budou tam vaše Rychlé kroky.

U účtů IMAP je migrace obtížnější - k přístupu k datům poštovní schránky a k exportu/importu Rychlých kroků do nového počítače můžete použít nástroj MFCMAPI.

To je návod, jak vytvořit a používat Rychlé kroky v aplikaci Outlook. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se uvidíme na našem blogu příští týden!