V članku je pojasnjeno, kaj so hitri koraki v programih Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 in Outlook 2013 ter kako jih lahko vključite v delovni tok e-pošte, da avtomatizirate ponavljajoča se dejanja in odpravite nepotrebne klike.

Pri vsakodnevnem opravljanju istih stvari je najbolj nadležno, da jih je treba vsakič znova opraviti od začetka. Kaj bi rekli, če bi lahko namesto napornih večstopenjskih postopkov opravili e-poštne postopke z enim samim klikom na gumb? To so hitri koraki v programu Outlook.

Hitri koraki v programu Outlook

Hitri koraki v programu Outlook so nekakšne bližnjice, ki omogočajo izvajanje določenega zaporedja dejanj z enim klikom.

Če na primer prejeta sporočila pogosto premikate ali kopirate v neko mapo za poznejši pregled, lahko s hitrim korakom pospešite opravilo. Lahko pa tudi samodejno pošljete odgovor in izbrišete prvotno sporočilo, tako da se vaš poštni predal ne zasede z nepomembnimi e-poštnimi sporočili. Še posebej uporabna je možnost vključitve več dejanj v en sam korak. Sporočilo lahko na primer premaknete v mapooznačeno kot neprebrano, posredovano sodelavcem v ekipi in poslano vodji, vse to z eno bližnjico!

Še ena odlična lastnost hitrih korakov je, da jih je mogoče popolnoma prilagoditi, zato lahko z ukazom po meri avtomatizirate skoraj vse rutinske postopke.

Če želite v programu Outlook nastaviti hitre korake, lahko izberete enega od naslednjih pristopov:

• Prilagodite privzete korake.
• Ustvarite svojega.
• Podvojite in uredite katerega koli od obstoječih korakov.

V nadaljevanju bomo podrobno opisali vsako možnost, da boste lahko takoj začeli uporabljati to odlično funkcijo.

Hitri koraki so na voljo v vseh sodobnih namiznih različicah, vključno z Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 in Outlook 2013. V programu Outlook Online ta funkcija ni podprta.

Privzete hitre korake v programu Outlook

Microsoft Outlook ima pet prednastavljenih korakov. Domov v zavihku Hitri koraki skupina:

• Premaknite se v - premakne izbrano e-poštno sporočilo v določeno mapo in ga označi kot prebrano.
• Za vodjo - izbrano sporočilo posredujete svojemu vodji. Če vaša organizacija uporablja Microsoft 365 ali strežnik Exchange, se lahko ime vodje nahaja v globalnem seznamu naslovov in se samodejno vstavi v polje Komu, sicer pa ga lahko določite ročno.
• Ekipna e-pošta - izbrano sporočilo posredujete svojim sodelavcem. Glede na to, kako je skrbnik strežnika Exchange konfiguriral vaš poštni predal, bo Outlook morda zaznal in izpolnil naslove članov vaše ekipe. Če ne, jih boste morali izpolniti sami.
• Končano - sporočilo označi kot prebrano in dokončano ter ga premakne v določeno mapo.
• Odgovori & amp; Izbriši - odpre odgovor na izbrano sporočilo, nato pa premakne izvirno sporočilo v Izbrisani predmeti mapo.

Ti vnaprej določeni koraki so skoraj pripravljeni za uporabo, pri čemer je ključna beseda "skoraj". Pri prvem poskusu uporabe vgrajenega hitrega koraka boste pozvani, da ga konfigurirate. Vendar ne obupajte - konfiguracija ni težja od izbire ciljne mape ali navedbe e-poštnega naslova. Za boljšo predstavo o delovanju si oglejmo praktični primer.

Recimo, da želite določeno sporočilo posredovati svojemu vodji. Za vodjo korak in Prva nastavitev Prikaže se okno. Vnesite e-poštni naslov upravitelja v polje Za... in kliknite Shrani .

Če želite pridobiti dodatne možnosti, kliknite Možnosti v spodnjem levem kotu, nato pa kliknite Prikaži možnosti pod Za... škatla:

Zdaj lahko določite prednost, označite sporočilo ali določite e-poštne naslove za kopije Cc in Bcc.

Nasveti:

• Za vključitev več ukrepov v istem koraku kliknite Dodajanje akcije gumb.
• Če želite, da se hitri korak izvede, ne da bi se odmaknili od tipkovnice, lahko določenemu kombinacija tipk na to - glejte Bližnjice v spodnjem delu okna.

Kako ustvariti hiter korak v programu Outlook

Če noben od vgrajenih korakov ne avtomatizira nabora dejanj, ki jih potrebujete, lahko preprosto ustvarite svojega. Če želite hiter korak nastaviti od začetka, morate storiti naslednje:

1. V Hitri koraki kliknite polje Ustvari novo .

   

2. V Urejanje hitrega koraka pogovorno okno, je prva stvar, ki jo naredite, ta, da ime V ta namen vnesite nekaj opisnega besedila v polje Ime polje, na primer Odgovori & amp; nadaljevanje .

   

3. Nato izberite akcija ki ga želite izvesti. Kliknite Izberite dejanje spustno polje, se pomaknite po seznamu in izberite ustrezno možnost. Pri nekaterih akcijah so na voljo dodatne možnosti, ki jih lahko izberete pozneje.

   V tem primeru je naš cilj odgovoriti na sporočilo s predlogo, zato izberemo Odgovori na vse .

   

4. Če želite konfigurirati odziv, kliknite Prikaži možnosti povezavo pod Za... in nato vnesite svoj odgovor v polje Besedilo lahko dodate prejemnike Cc in/ali Bcc, označite sporočilo in določite prednostno nalogo. Ker nameravamo slediti, nastavimo Zastava na . Ta teden .

   

5. Če vaš hitri korak ne sme biti omejen na eno samo akcijo, kliknite Dodajanje akcije in izberite drugo dejanje. V našem primeru je to premik sporočila v Spremljanje mapo.

   

6. Na podoben način nastavite vsa druga dejanja, ki jih želite izvesti. Izvirno sporočilo lahko na primer posredujete svojim sodelavcem ali pa ga kot priponko posredujete svojemu nadrejenemu.
7. Po želji lahko dodelite enega od vnaprej opredeljenih bližnjice vašemu hitremu koraku.
8. Po želji vnesite namig orodja ki se prikaže, ko z miško podrsate nad tem hitrim korakom (to je lahko še posebej koristno, če imate veliko različnih elementov).

   Po vseh prilagoditvah je naša dokončana predloga za hitre korake videti takole:

   • Izvaja trije ukrepi : odgovorite s predlogo (1), premaknite izvirno sporočilo v posebno mapo za kasnejše spremljanje (2), pošljite sporočilo sodelavcem (3).
   • Sprožite ga s pritiskom kombinacije tipk Ctrl + Shift + 1 bližnjica (4).
   • A namig orodja ko se s kazalcem pomaknete nanj, se prikaže opomnik, kaj ta hitri korak dejansko počne (5).

   

9. Ko končate, kliknite Zaključek in novo ustvarjeni hitri korak se bo takoj pojavil v traku.

   

Kako podvojiti obstoječi hitri korak

Kadar želite ustvariti hiter korak, ki je zelo podoben tistemu, ki ga že imate, vendar z majhno spremembo (npr. sporočilo posredujete drugi osebi ali premaknete v drugo mapo), je najhitrejši način podvojitev obstoječega elementa:

1. V Hitri koraki kliknite majhno puščico v spodnjem desnem kotu.
2. V Upravljanje hitrih korakov izberite korak, ki ga želite kopirati, in kliknite Duplikatni .

   

3. V Urejanje hitrega koraka , vnesite drugo ime, po potrebi spremenite dejanja in kliknite Zaključek .

Kako uporabljati hitre korake v programu Outlook

Če želite izvesti dejanja, vključena v hitri korak, preprosto izberite sporočilo in nato kliknite hitri korak na traku ali pritisnite bližnjico na tipkovnici, ki mu je dodeljena.

Upoštevajte, da ne vsi ukrepi so . se izvede v tišini V primeru Odgovori ali Naprej , se bo odprl odgovor ali posredovano sporočilo, tako da ga boste lahko pregledali in po potrebi spremenili. Sporočilo bo poslano šele, ko boste kliknili gumb Pošlji Po potrebi lahko odpokličete poslano e-poštno sporočilo.

Na voljo so samo koraki, ki so na voljo v danem trenutku. aktivni Tisti, ki niso na voljo, so sivo obarvani, kar pomeni, da jih trenutno ne morete uporabiti. Če na primer ni izbrano nobeno sporočilo, so od vseh vgrajenih korakov samo Ekipna e-pošta bo aktivna, ker se druge privzete nastavitve uporabljajo za obstoječe sporočilo.

Upravljanje, spreminjanje in brisanje hitrih korakov

Če želite upravljati svoje hitre korake, kliknite puščico za zagon pogovornega okna v spodnjem desnem kotu Hitri koraki skupina:

To bo odprlo Upravljanje hitrih korakov v katerem so na voljo naslednje možnosti:

1. Uredi - spremenite obstoječi hitri korak, bodisi privzetega bodisi po meri.
2. Duplikatni - naredite kopijo izbranega hitrega koraka.
3. Izbriši - trajno odstranite izbrani element.
4. Puščici navzgor in navzdol - ponovno uredite hitre korake na traku.
5. Novo - ustvarite nov hitri korak.
6. Ponastavitev na privzete nastavitve - obnovite privzete hitre korake v prvotno stanje in izbrišete tiste, ki ste jih ustvarili. Ker tega dejanja ni mogoče preklicati, dobro premislite, preden izvedete ponastavitev.

Poleg Upravljanje hitrih korakov pogovorno okno zgoraj, lahko hitro sprememba , kopiranje ali izbriši določenega elementa tako, da ga kliknete z desno tipko miške in v kontekstnem meniju izberete dejanje:

Kje so shranjeni hitri koraki programa Outlook?

Hitri koraki programa Outlook so v skriti mapi v poštnem predalu ali datoteki .pst.

Če uporabljate račun POP3, lahko prvotno datoteko .pst preprosto uvozite v nov računalnik in Hitri koraki bodo potovali z njo (seveda, če je vse opravljeno pravilno). Za več podrobnosti glejte Kako izvoziti in uvoziti datoteko .pst.

Za uporabnike strežnika Exchange niso potrebni posebni ukrepi - takoj ko konfigurirate račun Exchange v novem računalniku, bodo na voljo hitri koraki.

Za račune IMAP je selitev težja - z orodjem MFCMAPI lahko dostopate do podatkov poštnega predala in izvozite/uvozite Hitre korake v nov računalnik.

To je način ustvarjanja in uporabe hitrih korakov v programu Outlook. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!