It artikel leit út wat Quick Steps binne yn Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 en Outlook 2013, en hoe't jo se kinne yntegrearje yn jo e-mailwurkflow om werhelle aksjes te automatisearjen en ûnnedige klikken te eliminearjen.

By it dwaan fan deselde dingen dei yn en dei út, is it meast irritant dat it nedich is om it elke kear fan 'e kras te dwaan. Wat soene jo sizze as jo ynstee fan ferfeelsume prosessen mei meardere stappen jo e-postroutines kinne realisearje mei in knopklik? It is wêr't Outlook Quick Steps oer giet.

Outlook Quick Steps

Quick Steps yn Outlook binne soarte fan fluchtoetsen wêrmei jo in bepaalde folchoarder fan aksjes mei ien klik.

As jo ​​bygelyks faak ynkommende berjochten ferpleatse of kopiearje nei in map foar letter beoardieling, kin in flugge stap de taak besnelle. Of jo kinne automatysk in antwurd stjoere en it orizjinele berjocht wiskje, sadat jo postfak net rommelich wurdt mei irrelevante e-mails. Wat foaral nuttich is, is de mooglikheid om meardere aksjes yn ien stap op te nimmen. Jo kinne bygelyks in berjocht ferpleatse nei in spesifike map, markearre as net-lêzen, trochstjoerd nei jo teamgenoaten, en Bcc'e nei jo manager, allegear mei ien fluchtoets!

In oare geweldige funksje fan Quick Steps is dat se folslein oanpasber binne, sadat jo hast alle routine operaasjes automatisearje kinne mei in oanpast kommando.

Om Quick Steps yn jo Outlook yn te stellen, kinne jo ien fan kiezede folgjende oanpakken:

• De standertstappen oanpasse.
• Meitsje jo eigen.
• Duplicate en bewurkje ien fan de besteande stappen.

Fierder sille wy elke opsje yn detail beprate, sadat jo direkt kinne springe yn it brûken fan dizze geweldige funksje.

Snelle stappen binne beskikber yn alle moderne buroblêdferzjes ynklusyf Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 en Outlook 2013. Yn Outlook Online wurdt dizze funksje net stipe.

Standert fluchstappen yn Outlook

Microsoft Outlook hat fiif foarôf ynstelde stappen. Jo kinne se fine op it ljepblêd Thús , yn 'e groep Snelle stappen :

• Ferpleats nei - ferpleatst de selektearre e-post nei in spesifisearre map en markearret it as lêzen.
• Nei behearder - stjoert it selektearre berjocht troch nei jo behearder. As jo ​​​​organisaasje Microsoft 365 of Exchange Server brûkt, kin de namme fan de behearder yn 'e Global Address List lizze en automatysk yn it To-fak ynfoege wurde; oars kinne jo it manuell oantsjutte.
• Team Email - stjoert it selektearre berjocht troch nei jo kollega's. Ofhinklik fan hoe't jo Exchange Server-behearder jo postfak ynsteld hat, kinne de adressen fan jo teamleden ûntdutsen en ynfolle wurde troch Outlook. Sa net, dan moatte jo se sels ynfolje.
• Klear - markearret it berjocht as lêzen en foltôge, en ferpleatst dan nei in spesifisearre map.
• Antwurd & amp; Wiskje - iepenet inantwurdzje op it selektearre berjocht, en ferpleatst dan it orizjinele berjocht nei de map Wiske items .

Dizze foarôf definieare stappen binne hast klear foar jo om te brûken, "hast" is de kaai wurd hjir. As jo ​​​​besykje om in ynboude rappe stap foar it earst te brûken, wurde jo frege om it te konfigurearjen. Mar fiel jo net ûntmoedige - de konfiguraasje is net dreger dan it selektearjen fan in doelmap of it leverjen fan in e-mailadres. Om in better idee te krijen fan hoe't it wurket, litte wy nei in praktysk foarbyld sjen.

Sizze dat jo in opjûn berjocht trochstjoere wolle nei jo manager. Jo klikke op de stap Nei behearder , en it finster Earste kear ynstelle ferskynt. Wat jo hoege te dwaan is gewoan it e-postadres fan de behearder yn te typen yn it fak Om... en klikje op Bewarje .

Om te krijen Oanfoljende opsjes, klikje op de knop Opsjes yn 'e linker ûnderhoeke, en klik dan op Opsjes sjen litte ûnder it fak Om... :

No kinne jo prioriteit ynstelle, it berjocht markearje, of e-mailadressen opjaan foar Cc- en Bcc-kopyen.

Tips:

• Om mear aksjes yn deselde stap op te nimmen, klikje jo op de knop Aksje taheakje .
• Om in flugge stap út te fieren sûnder jo hannen fan it toetseboerd te heljen , kinne jo der in bepaalde toetskombinaasje oan tawize - sjoch it fakje Sneltoets ûnderoan it finster.

Hoe meitsje jo Quick Step ynOutlook

As gjin fan 'e ynboude stappen in set fan aksjes automatisearret dy't jo nedich binne, kinne jo maklik jo eigen meitsje. Om in flugge stap fanôf it begjin op te setten, is dit wat jo dwaan moatte:

1. Klik yn it fak Snelle stappen op Nije oanmeitsje .

   

2. Yn it dialoochfinster Snelle stap bewurkje is it earste ding dat jo dogge namme jo stap. Typ hjirfoar wat beskriuwende tekst yn it fjild Namme , bygelyks Antwurdzje & amp; opfolgje .

   

3. Kies dêrnei de aksje dy't jo útfiere wolle. Klikje op it dellûkfakje Kies in aksje , rôlje troch de list en kies de relevante. Guon aksjes jouwe jo ekstra opsjes om letter te selektearjen.

   Yn dit foarbyld is ús doel om te antwurdzjen op in berjocht mei sjabloan, dus kieze wy Alles antwurdzje .

   

4. Om te konfigurearjen jo antwurd, klikje op de keppeling Opsjes sjen litte ûnder it fjild Om... , en fier dan jo antwurd yn yn it fak Tekst . Opsjoneel kinne jo Cc- en / of Bcc-ûntfangers tafoegje, it berjocht flagge en prioriteit ynstelle. Om't wy fan doel binne te folgjen, sette wy Flagge yn op Dizze wike .

   

5. As jo ​​flugge stap net moat wurde beheind ta mar ien aksje, klikje op de knop Aksje tafoegje en kies de twadde aksje. Yn ús gefal ferpleatst it in berjocht nei de map Follow up .

   

   Sjoch ek: Excel: konvertearje tekst nei nûmer mei formule en oare manieren
6. Set op in fergelykbere manier alle oare aksjes yn dy't jo wolleútdrage. Jo kinne bygelyks it orizjinele berjocht nei jo leeftydsgenoaten trochstjoere of de e-post as taheaksel trochstjoere nei jo tafersjochhâlder.
7. Opsjoneel, tawize ien fan 'e foarôf definieare fluchtoetsen oan jo flugge stap.
8. Typ opsjoneel in arktip yn om werjûn te wurden as jo mei jo mûs oer dizze flugge stap hâlde (dit kin foaral nuttich wêze as jo in protte ferskillende items hawwe).

   Nei alle oanpassingen hat ús finalisearre Quick Steps-sjabloan it folgjende uterlik:

   • It fiert trije aksjes : antwurdzje mei sjabloan (1), ferpleatse it orizjinele berjocht nei in spesjale map om letter op te folgjen (2), stjoer it berjocht troch nei kollega's (3).
   • It kin ynskeakele wurde troch te drukken op de Ctrl + Shift + 1 fluchtoets (4).
   • In arktip dy't herinnert oan wat dizze flugge stap eins docht, sil ferskine as jo de rinnerke deroer hâlde (5).

   

9. As dien, klik dan op Finish , en jo nij oanmakke flugge stap sil daliks ferskine yn it lint.

   

Hoe te duplisearjen in besteande rappe stap

Yn situaasje as jo in rappe stap wolle meitsje dy't heul ferlykber is mei dyjinge dy't jo al hawwe, mar mei in lichte fariaasje (bygelyks in berjocht trochstjoere nei in oare persoan of nei in oare map ferpleatse), de fluchste manier is in duplicate in besteande item. Hjir is hoe:

1. Klik yn 'e groep Snelle stappen op in lytse pylk ûnderoanrjochterhoeke.
2. Selektearje yn it finster Snelle stappen beheare dat iepenet de stap dy't jo kopiearje wolle en klikje op Duplicate .

   

3. Typ yn de Snelle stap bewurkje in oare namme, wizigje de aksjes as nedich en klik op Finish .

Hoe kinst brûk Quick Steps yn Outlook

Om de aksjes út te fieren dy't opnommen binne yn in flugge stap, selektearje gewoan it berjocht, en klik dan op de snelle stap op it lint of druk op de toetseboerd fluchtoets dy't der oan is tawiisd.

Wês asjebleaft bewust dat net alle aksjes swijend útfierd wurde . Yn gefal fan Antwurdzje of Ferstjoere sil in antwurd of trochstjoerd berjocht iepenje, sadat jo it besjen kinne en wizigingen meitsje as jo nedich binne. In berjocht sil allinich útgean as jo op de knop Stjoer klikke. As it nedich is, kinne jo in ferstjoerd e-post weromhelje.

Allinnich de stappen dy't op in bepaald momint beskikber binne binne aktyf . Dejingen dy't net beskikber binne binne griis, wat oanjout dat jo se no net kinne brûke. As bygelyks gjin berjocht selektearre is, sil fan alle ynboude stappen allinich Team-e-post aktyf wêze, om't de oare standertynstellingen tapast wurde op in besteand berjocht.

Hoe beheare, fluchstappen wizigje en wiskje

Om jo fluchstappen te behearjen, klikje jo op de pylk fan it dialoochfinster rjochtsûnder fan de groep Snelle stappen :

Dit sil it finster Snelle stappen beheare iepenje dat jo it folgjende foarsjochtopsjes:

1. Bewurkje - feroarje in besteande flugge stap, itsij de standert of jo oanpaste.
2. Duplicate - meitsje in kopy fan de selektearre fluchstap.
3. Wiskje - it selektearre item permanint fuortsmite.
4. Pylken omheech en omleech - regelje jo flugge stappen op 'e nij it lint.
5. Nije - meitsje in nije flugge stap.
6. Reset nei standert - set de standert fluchstappen werom nei de oarspronklike steat en wiskje dejingen dy't jo makke hawwe. Om't dizze aksje net ûngedien makke wurde kin, tink asjebleaft goed nei foardat jo de reset barre.

Njonken it dialoochfinster Snelle stappen beheare hjirboppe, jo kinne in bepaald item fluch feroarje , kopiearje of wiskje troch der mei rjochts te klikken en in aksje te kiezen út it kontekstmenu:

Wêr wurde Outlook Quick Steps opslein?

Outlook Quick Steps steane yn in ferburgen map yn jo postfak of .pst-bestân.

As jo ​​in POP3-akkount brûke , kinne jo gewoan ymportearje jo orizjinele .pst triem nei in nije kompjûter, en Quick Steps sil ek reizgje mei it (fansels, as alles wurdt dien goed). Foar mear details sjoch asjebleaft Hoe kinne jo in .pst-bestân eksportearje en ymportearje.

Foar Exchange-brûkers binne gjin spesjale aksjes nedich - sa gau as jo jo Exchange-akkount op in nije kompjûter ynstelle, sille jo Quick Steps wêze dêr.

Foar IMAP-akkounts is de migraasje hurder - jo kinne brûkeit MFCMAPI-ark om tagong te krijen ta jo postfakgegevens en Quick Steps te eksportearjen/ymportearje nei in nije kompjûter.

Sa meitsje en brûke Quick Steps yn Outlook. Ik tankje jo foar it lêzen en hoopje jo nije wike op ús blog te sjen!