આ લેખ સમજાવે છે કે Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 અને Outlook 2013 માં ઝડપી પગલાં શું છે અને પુનરાવર્તિત ક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવા અને બિનજરૂરી ક્લિક્સને દૂર કરવા માટે તેમને તમારા ઇમેઇલ વર્કફ્લોમાં કેવી રીતે એકીકૃત કરવા.

Outlook Quick Steps

Quick Steps એ પ્રકારના શૉર્ટકટ્સ છે જે તમને કાર્ય કરવા દે છે. એક ક્લિક સાથે ક્રિયાઓનો ચોક્કસ ક્રમ.

ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે વારંવાર આવતા સંદેશાઓને પછીની સમીક્ષા માટે અમુક ફોલ્ડરમાં ખસેડો છો અથવા નકલ કરો છો, તો ઝડપી પગલું કાર્યને ઝડપી બનાવી શકે છે. અથવા તમે આપમેળે જવાબ મોકલી શકો છો અને મૂળ સંદેશ કાઢી શકો છો, જેથી તમારું ઇનબૉક્સ અપ્રસ્તુત ઇમેઇલ્સથી અવ્યવસ્થિત ન થાય. જે ખાસ કરીને ઉપયોગી છે તે એક જ પગલામાં બહુવિધ ક્રિયાઓનો સમાવેશ કરવાની ક્ષમતા છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે કોઈ સંદેશને કોઈ ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં ખસેડી શકો છો, જે વાંચ્યા વગર ચિહ્નિત થયેલ છે, તમારા ટીમના સાથીઓને ફોરવર્ડ કરી શકે છે અને તમારા મેનેજરને Bcc' કરી શકો છો, આ બધું એક જ શૉર્ટકટ સાથે!

ક્વિક સ્ટેપ્સની બીજી મોટી સુવિધા એ છે કે તેઓ સંપૂર્ણપણે કસ્ટમાઇઝ કરી શકાય તેવા છે, જેથી તમે કસ્ટમ કમાન્ડ વડે લગભગ કોઈપણ નિયમિત કામગીરીને સ્વચાલિત કરી શકો.

તમારા Outlook માં ઝડપી પગલાંઓ સેટ કરવા માટે, તમે આમાંથી એક પસંદ કરી શકો છોનીચેના અભિગમો:

• ડિફૉલ્ટ પગલાંને કસ્ટમાઇઝ કરો.
• તમારું પોતાનું બનાવો.
• હાલના કોઈપણ પગલાંને ડુપ્લિકેટ અને સંપાદિત કરો.

આગળ, અમે દરેક વિકલ્પની વિગતવાર ચર્ચા કરીશું, જેથી તમે તરત જ આ અદ્ભુત સુવિધાનો ઉપયોગ કરી શકો.

આઉટલુક 365, આઉટલુક 2019, આઉટલુક 2016 સહિત તમામ આધુનિક ડેસ્કટોપ સંસ્કરણોમાં ઝડપી પગલાં ઉપલબ્ધ છે અને આઉટલુક 2013. આઉટલુક ઓનલાઈનમાં, આ સુવિધા સમર્થિત નથી.

આઉટલુકમાં ડિફોલ્ટ ક્વિક સ્ટેપ્સ

માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુકમાં પાંચ પ્રીસેટ સ્ટેપ્સ છે. તમે તેમને ઘર ટૅબ પર, ઝડપી પગલાંઓ જૂથમાં શોધી શકો છો:

• માં ખસેડો - પસંદ કરેલ ઈમેલને નિર્દિષ્ટ ફોલ્ડરમાં ખસેડે છે અને તેને વાંચેલ તરીકે ચિહ્નિત કરે છે.
• મેનેજરને - પસંદ કરેલ સંદેશ તમારા મેનેજરને ફોરવર્ડ કરે છે. જો તમારી સંસ્થા માઈક્રોસોફ્ટ 365 અથવા એક્સચેન્જ સર્વરનો ઉપયોગ કરે છે, તો મેનેજરનું નામ વૈશ્વિક સરનામું સૂચિમાં સ્થિત હોઈ શકે છે અને આપમેળે પ્રતિ બોક્સમાં શામેલ થઈ શકે છે; અન્યથા તમે તેને મેન્યુઅલી સ્પષ્ટ કરી શકો છો.
• ટીમ ઈમેલ - પસંદ કરેલા સંદેશને તમારા સહકાર્યકરોને ફોરવર્ડ કરે છે. તમારા એક્સચેન્જ સર્વર એડમિનિસ્ટ્રેટરે તમારા મેઇલબોક્સને કેવી રીતે ગોઠવ્યું છે તેના આધારે, તમારી ટીમના સભ્યોના સરનામા શોધી શકાય છે અને Outlook દ્વારા ભરવામાં આવી શકે છે. જો નહિં, તો તમારે તેને જાતે ભરવાનું રહેશે.
• થઈ ગયું - સંદેશને વાંચેલા અને પૂર્ણ તરીકે ચિહ્નિત કરે છે, અને પછી ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં જાય છે.
• જવાબ આપો & કાઢી નાખો - એ ખુલે છેપસંદ કરેલા સંદેશનો જવાબ આપો, અને પછી મૂળ સંદેશને કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ ફોલ્ડરમાં ખસેડો.

આ પૂર્વવ્યાખ્યાયિત પગલાં તમારા ઉપયોગ માટે લગભગ તૈયાર છે, "લગભગ" કી છે અહીં શબ્દ. પ્રથમ વખત ઇનબિલ્ટ ઝડપી પગલાનો ઉપયોગ કરવાનો પ્રયાસ કરતી વખતે, તમને તેને ગોઠવવા માટે સંકેત આપવામાં આવશે. પરંતુ નિરાશ ન થાઓ - રૂપરેખાંકન લક્ષ્ય ફોલ્ડર પસંદ કરવા અથવા ઇમેઇલ સરનામું આપવા કરતાં વધુ મુશ્કેલ નથી. તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તેનો વધુ સારો વિચાર મેળવવા માટે, ચાલો વ્યવહારુ ઉદાહરણ જોઈએ.

ચાલો કહીએ કે તમે આપેલ સંદેશ તમારા મેનેજરને ફોરવર્ડ કરવા માંગો છો. તમે મેનેજર માટે સ્ટેપ પર ક્લિક કરો અને ફર્સ્ટ ટાઈમ સેટઅપ વિન્ડો દેખાય છે. તમારે ફક્ત પ્રતિ… બોક્સમાં મેનેજરનું ઈમેલ સરનામું લખવાની જરૂર છે અને સાચવો ક્લિક કરો.

મેળવવા માટે વધારાના વિકલ્પો, નીચે ડાબા ખૂણામાં વિકલ્પો બટનને ક્લિક કરો અને પછી પ્રતિ… બોક્સની નીચે વિકલ્પો બતાવો ક્લિક કરો:

હવે, તમે પ્રાથમિકતા સેટ કરી શકો છો, સંદેશને ફ્લેગ કરી શકો છો અથવા Cc અને Bcc નકલો માટે ઈમેલ એડ્રેસનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો.

ટીપ્સ:

ક્વિક સ્ટેપ ઇન કેવી રીતે બનાવવુંઆઉટલુક

જો કોઈ પણ ઇનબિલ્ટ સ્ટેપ તમને જરૂરી ક્રિયાઓના સેટને સ્વચાલિત કરતું નથી, તો તમે સરળતાથી તમારી પોતાની બનાવી શકો છો. શરૂઆતથી ઝડપી પગલું સેટ કરવા માટે, તમારે આ કરવાની જરૂર છે:

1. ઝડપી પગલાં બોક્સમાં, નવું બનાવો ક્લિક કરો.<0
2. ઝડપી પગલું સંપાદિત કરો સંવાદ બોક્સમાં, તમે જે કરો છો તે સૌથી પ્રથમ વસ્તુ તમારા પગલાનું નામ છે. આ માટે, નામ ફીલ્ડમાં અમુક વર્ણનાત્મક લખાણ લખો, ઉદાહરણ તરીકે જવાબ & અનુસરો .

   

3. આગળ, તમે કરવા માંગો છો તે ક્રિયા પસંદ કરો. એક ક્રિયા પસંદ કરો ડ્રોપ-ડાઉન બોક્સ પર ક્લિક કરો, સૂચિમાં સ્ક્રોલ કરો અને સંબંધિત એક પસંદ કરો. કેટલીક ક્રિયાઓ તમને પછીથી પસંદ કરવા માટે વધારાના વિકલ્પો આપશે.

   આ ઉદાહરણમાં, અમારો ધ્યેય નમૂના સાથે સંદેશનો જવાબ આપવાનો છે, તેથી અમે બધાને જવાબ આપો પસંદ કરીએ છીએ.

   

4. રૂપરેખાંકિત કરવા માટે તમારો પ્રતિસાદ, પ્રતિ… ફીલ્ડ હેઠળ વિકલ્પો બતાવો લિંકને ક્લિક કરો અને પછી ટેક્સ્ટ બોક્સમાં તમારો જવાબ દાખલ કરો. વૈકલ્પિક રીતે, તમે Cc અને/અથવા Bcc પ્રાપ્તકર્તાઓને ઉમેરી શકો છો, સંદેશને ફ્લેગ કરી શકો છો અને પ્રાથમિકતા સેટ કરી શકો છો. કારણ કે અમે ફોલોઅપ કરવાનો ઇરાદો ધરાવીએ છીએ, અમે આ અઠવાડિયે પર ધ્વજ સેટ કરીએ છીએ.

   

5. જો તમારું ઝડપી પગલું માનવામાં આવતું નથી માત્ર એક ક્રિયા સુધી મર્યાદિત રહો, એક્શન ઉમેરો બટન પર ક્લિક કરો અને બીજી ક્રિયા પસંદ કરો. અમારા કિસ્સામાં, તે સંદેશને અનુસરો કરો ફોલ્ડરમાં ખસેડી રહ્યું છે.

   

6. તે જ રીતે, તમે ઇચ્છો છો તે બધી અન્ય ક્રિયાઓ સેટ કરો.હાથ ધરવા. ઉદાહરણ તરીકે, તમે મૂળ સંદેશ તમારા સાથીદારોને ફોરવર્ડ કરી શકો છો અથવા તમારા સુપરવાઈઝરને જોડાણ તરીકે ઈમેલ ફોરવર્ડ કરી શકો છો.
7. વૈકલ્પિક રીતે, તમારા ઝડપી પગલા માટે પૂર્વવ્યાખ્યાયિત શોર્ટકટ કી માંની એક સોંપો.
8. વૈકલ્પિક રીતે, જ્યારે તમે તમારા માઉસ વડે આ ઝડપી પગલા પર હોવર કરો ત્યારે પ્રદર્શિત કરવા માટે ટૂલટીપ લખો (આ ખાસ કરીને મદદરૂપ થઈ શકે છે જ્યારે તમારી પાસે ઘણી બધી વિવિધ વસ્તુઓ હોય).

   તમામ કસ્ટમાઇઝેશન પછી, અમારા અંતિમ ક્વિક સ્ટેપ્સ ટેમ્પલેટનો દેખાવ નીચે મુજબ છે:

   • તે ત્રણ ક્રિયાઓ કરે છે: ટેમ્પલેટ સાથે જવાબ આપો (1), મૂળ સંદેશને આના પર ખસેડો પછીથી અનુસરવા માટે એક ખાસ ફોલ્ડર (2), સંદેશને સહકર્મીઓ (3) ને ફોરવર્ડ કરો.
   • તે Ctrl + Shift + 1 શોર્ટકટ (4) દબાવીને ટ્રિગર કરી શકાય છે. 11>
   • એ ટૂલટીપ યાદ અપાવતી કે આ ઝડપી પગલું ખરેખર શું કરે છે તે દેખાશે જ્યારે તમે તેના પર કર્સર હોવર કરશો (5).

   

<11
9. જ્યારે પૂર્ણ થઈ જાય, ત્યારે સમાપ્ત કરો પર ક્લિક કરો અને તમારું નવું બનાવેલ ઝડપી પગલું તરત જ રિબનમાં દેખાશે.

   

કેવી રીતે ડુપ્લિકેટ કરવું હાલનું ઝડપી પગલું

જે પરિસ્થિતિમાં તમે તમારી પાસે પહેલાથી જ ધરાવતું ઝડપી પગલું જેવું જ એક ઝડપી પગલું બનાવવા માંગો છો, પરંતુ થોડી ભિન્નતા સાથે (દા.ત. અન્ય વ્યક્તિને સંદેશ ફોરવર્ડ કરો અથવા બીજા ફોલ્ડરમાં ખસેડો), હાલની વસ્તુની નકલ કરવાનો સૌથી ઝડપી રસ્તો છે. આ રીતે જુઓ:

1. ઝડપી પગલાં જૂથમાં, તળિયે નાના તીરને ક્લિક કરો જમણો ખૂણો.
2. ખુલતી ક્વિક સ્ટેપ્સ મેનેજ કરો વિન્ડોમાં, તમે કોપી કરવા માંગતા હો તે સ્ટેપ પસંદ કરો અને ડુપ્લિકેટ પર ક્લિક કરો.

   

3. ત્વરિત પગલામાં ફેરફાર કરો માં, એક અલગ નામ લખો, જરૂરીયાત મુજબ ક્રિયાઓ બદલો અને સમાપ્ત કરો પર ક્લિક કરો.

કેવી રીતે આઉટલુકમાં ઝડપી પગલાઓનો ઉપયોગ કરો

એક ઝડપી પગલામાં સમાવિષ્ટ ક્રિયાઓ કરવા માટે, ફક્ત સંદેશ પસંદ કરો, અને પછી કાં તો રિબન પરના ઝડપી પગલાને ક્લિક કરો અથવા તેને સોંપેલ કીબોર્ડ શોર્ટકટ દબાવો.

કૃપા કરીને ધ્યાન રાખો કે તમામ ક્રિયાઓ ચુપચાપ ચલાવવામાં આવતી નથી . જવાબ અથવા ફોરવર્ડ ના કિસ્સામાં, એક જવાબ અથવા ફોરવર્ડ કરેલ સંદેશ ખુલશે, જેથી તમે તેની સમીક્ષા કરી શકો અને જરૂરી ફેરફારો કરી શકો. જ્યારે તમે મોકલો બટન પર ક્લિક કરશો ત્યારે જ સંદેશ બહાર આવશે. જો જરૂરી હોય, તો તમે મોકલેલ ઈમેલને યાદ કરી શકો છો.

ફક્ત આપેલ સમયે ઉપલબ્ધ પગલાં જ સક્રિય છે. જે અનુપલબ્ધ છે તે ગ્રે આઉટ છે જે દર્શાવે છે કે તમે અત્યારે તેનો ઉપયોગ કરી શકતા નથી. દાખલા તરીકે, તમામ બિલ્ટ-ઇન સ્ટેપ્સમાંથી જો કોઈ સંદેશ પસંદ ન કરવામાં આવ્યો હોય, તો માત્ર ટીમ ઈમેઈલ સક્રિય રહેશે કારણ કે અન્ય ડિફોલ્ટ હાલના સંદેશ પર લાગુ થાય છે.

કેવી રીતે મેનેજ કરવું, ઝડપી પગલાંને સંશોધિત કરો અને કાઢી નાખો

તમારા ઝડપી પગલાંઓનું સંચાલન કરવા માટે, ઝડપી પગલાં જૂથના નીચેના જમણા ખૂણે સંવાદ લૉન્ચર તીરને ક્લિક કરો:

આ ત્વરિત પગલાંઓનું સંચાલન કરો વિન્ડો ખોલશે જે તમને નીચે આપેલ પ્રદાન કરે છેવિકલ્પો:

1. સંપાદિત કરો - હાલના ઝડપી પગલાને બદલો, કાં તો ડિફોલ્ટ અથવા તમારું કસ્ટમ પગલું.
2. ડુપ્લિકેટ - એક નકલ બનાવો પસંદ કરેલા ઝડપી પગલામાંથી.
3. કાઢી નાખો - પસંદ કરેલી આઇટમને કાયમી ધોરણે દૂર કરો.
4. ઉપર અને નીચે તીરો - પર તમારા ઝડપી પગલાઓને ફરીથી ગોઠવો. રિબન.
5. નવું - એક નવું ઝડપી પગલું બનાવો.
6. ડિફોલ્ટ પર રીસેટ કરો - ડિફૉલ્ટ ઝડપી પગલાંને તેમની પ્રારંભિક સ્થિતિમાં પુનઃસ્થાપિત કરો અને કાઢી નાખો તમે બનાવેલ છે. કારણ કે આ ક્રિયા પૂર્વવત્ કરી શકાતી નથી, કૃપા કરીને રીસેટ કરતા પહેલા કાળજીપૂર્વક વિચારો.

ઉપરની ત્વરિત પગલાંઓનું સંચાલન કરો સંવાદ વિન્ડો સિવાય, તમે ચોક્કસ આઇટમ પર જમણું-ક્લિક કરીને અને સંદર્ભ મેનૂમાંથી ક્રિયા પસંદ કરીને ઝડપથી બદલી , કૉપિ અથવા કાઢી નાખો કરી શકો છો:

Outlook Quick Steps ક્યાં સંગ્રહિત છે?

Outlook Quick Steps એ તમારા મેઇલબોક્સ અથવા .pst ફાઇલમાં છુપાયેલા ફોલ્ડરમાં છે.

જો તમે POP3 એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો , તમે ફક્ત તમારી મૂળ .pst ફાઇલને નવા કમ્પ્યુટર પર આયાત કરી શકો છો, અને ઝડપી પગલાં પણ તેની સાથે મુસાફરી કરશે (અલબત્ત, જો બધું યોગ્ય રીતે કરવામાં આવ્યું હોય). વધુ વિગતો માટે, કૃપા કરીને .pst ફાઇલની નિકાસ અને આયાત કેવી રીતે કરવી તે જુઓ.

એક્સચેન્જ વપરાશકર્તાઓ માટે, કોઈ વિશેષ ક્રિયાઓની આવશ્યકતા નથી - જેમ જ તમે નવા કમ્પ્યુટર પર તમારું એક્સચેન્જ એકાઉન્ટ ગોઠવશો, તમારા ઝડપી પગલાં હશે. ત્યાં

IMAP એકાઉન્ટ્સ માટે, સ્થળાંતર મુશ્કેલ છે - તમે ઉપયોગ કરી શકો છોતમારા મેઇલબોક્સ ડેટાને એક્સેસ કરવા અને નવા કમ્પ્યુટર પર ઝડપી પગલાંની નિકાસ/આયાત કરવા માટે MFCMAPI ટૂલ.

આ રીતે Outlook માં Quick Steps બનાવવા અને તેનો ઉપયોગ કરવો. હું વાંચવા બદલ તમારો આભાર અને આશા રાખું છું કે તમને આવતા અઠવાડિયે અમારા બ્લોગ પર મળીશ!