Artikel tersebut menerangkan tentang Langkah Pantas dalam Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 dan Outlook 2013 dan cara menyepadukannya dalam aliran kerja e-mel anda untuk mengautomasikan tindakan berulang dan menghapuskan klik yang tidak diperlukan.

Apabila melakukan perkara yang sama hari demi hari, perkara yang paling menjengkelkan adalah perlu melakukannya dari awal setiap kali. Apa yang anda akan katakan jika bukannya proses berbilang langkah yang membosankan, anda boleh mencapai rutin e-mel anda dengan satu klik butang? Itulah maksud Langkah Pantas Outlook.

Langkah Pantas Outlook

Langkah Pantas dalam Outlook ialah sejenis pintasan yang membolehkan anda melaksanakan urutan tindakan tertentu dengan satu klik.

Sebagai contoh, jika anda kerap mengalihkan atau menyalin mesej masuk ke beberapa folder untuk semakan kemudian, langkah pantas boleh mempercepatkan tugas. Atau anda boleh menghantar balasan secara automatik dan memadamkan mesej asal, supaya peti masuk anda tidak akan bersepah dengan e-mel yang tidak berkaitan. Perkara yang amat berguna ialah keupayaan untuk memasukkan berbilang tindakan dalam satu langkah. Sebagai contoh, anda boleh memindahkan mesej ke folder tertentu, ditandakan sebagai belum dibaca, dimajukan kepada rakan sepasukan anda dan disesatkan kepada pengurus anda, semuanya dengan satu pintasan!

Satu lagi ciri hebat Langkah Pantas ialah ia boleh disesuaikan sepenuhnya, jadi anda boleh mengautomasikan hampir semua operasi rutin dengan arahan tersuai.

Untuk menyediakan Langkah Pantas dalam Outlook anda, anda boleh memilih salah satu daripadapendekatan berikut:

• Sesuaikan langkah lalai.
• Buat langkah anda sendiri.
• Salin dan edit mana-mana langkah yang sedia ada.

Selanjutnya, kami akan membincangkan setiap pilihan secara terperinci, supaya anda boleh menggunakan ciri hebat ini dengan segera.

Langkah Pantas tersedia dalam semua versi desktop moden termasuk Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 dan Outlook 2013. Dalam Outlook Online, ciri ini tidak disokong.

Langkah Pantas Lalai dalam Outlook

Microsoft Outlook mempunyai lima langkah pratetap. Anda boleh menemuinya pada tab Laman Utama , dalam kumpulan Langkah Pantas :

• Alih ke - mengalihkan e-mel yang dipilih ke folder yang ditentukan dan menandakannya sebagai dibaca.
• Kepada Pengurus - memajukan mesej yang dipilih kepada pengurus anda. Jika organisasi anda menggunakan Microsoft 365 atau Exchange Server, nama pengurus mungkin terdapat dalam Senarai Alamat Global dan dimasukkan dalam kotak Kepada secara automatik; jika tidak, anda boleh menentukannya secara manual.
• E-mel Pasukan - memajukan mesej yang dipilih kepada rakan sekerja anda. Bergantung pada cara pentadbir Exchange Server anda mengkonfigurasi peti mel anda, alamat ahli pasukan anda mungkin dikesan dan diisi oleh Outlook. Jika tidak, anda perlu mengisinya sendiri.
• Selesai - menandakan mesej sebagai dibaca dan selesai, dan kemudian beralih ke folder yang ditentukan.
• Balas & Padam - membuka abalas mesej yang dipilih, dan kemudian alihkan mesej asal ke folder Item Dipadam .

Langkah yang dipratentukan ini hampir sedia untuk anda gunakan, "hampir" ialah kuncinya perkataan di sini. Apabila cuba menggunakan langkah pantas terbina buat kali pertama, anda akan digesa untuk mengkonfigurasinya. Tetapi jangan berasa kecil hati - konfigurasi tidak lebih sukar daripada memilih folder sasaran atau membekalkan alamat e-mel. Untuk mendapatkan idea yang lebih baik tentang cara ia berfungsi, mari lihat contoh praktikal.

Katakanlah anda mahu memajukan mesej yang diberikan kepada pengurus anda. Anda klik pada langkah Kepada Pengurus dan tetingkap Persediaan Kali Pertama muncul. Apa yang anda perlu lakukan hanyalah taip alamat e-mel pengurus dalam kotak Kepada… dan klik Simpan .

Untuk mendapatkan pilihan tambahan, klik butang Pilihan di penjuru kiri sebelah bawah, dan kemudian klik Tunjukkan Pilihan di bawah kotak Kepada… :

Kini, anda boleh menetapkan keutamaan, membenderakan mesej atau menentukan alamat e-mel untuk salinan Sk dan Skt.

Petua:

• Untuk memasukkan lebih banyak tindakan dalam langkah yang sama, klik butang Tambah Tindakan .
• Untuk melaksanakan langkah pantas tanpa melepaskan tangan anda dari papan kekunci , anda boleh menetapkan gabungan kunci tertentu kepadanya - lihat kotak Kekunci pintasan berhampiran bahagian bawah tetingkap.

Cara membuat Langkah Pantas dalamOutlook

Jika tiada langkah terbina mengautomasikan satu set tindakan yang anda perlukan, anda boleh membuat tindakan anda sendiri dengan mudah. Untuk menyediakan langkah pantas dari awal, ini yang anda perlu lakukan:

1. Dalam kotak Langkah Pantas , klik Buat Baharu .

   

2. Dalam kotak dialog Edit Langkah Pantas , perkara pertama yang anda lakukan ialah namakan langkah anda. Untuk ini, taip beberapa teks deskriptif dalam medan Nama , contohnya Balas & susulan .

   

3. Seterusnya, pilih tindakan yang anda mahu lakukan. Klik kotak lungsur turun Pilih Tindakan , tatal senarai dan pilih yang berkaitan. Sesetengah tindakan akan memberi anda pilihan tambahan untuk dipilih kemudian.

   Dalam contoh ini, matlamat kami adalah untuk membalas mesej dengan templat, jadi kami memilih Balas Semua .

   

4. Untuk mengkonfigurasi jawapan anda, klik pautan Tunjukkan Pilihan di bawah medan Kepada… dan kemudian masukkan balasan anda dalam kotak Teks . Secara pilihan, anda boleh menambah penerima Sk dan/atau Skt, benderakan mesej dan tetapkan keutamaan. Kerana kami berhasrat untuk membuat susulan, kami menetapkan Bendera kepada Minggu Ini .

   

5. Jika langkah pantas anda tidak sepatutnya terhad kepada satu tindakan sahaja, klik butang Tambah Tindakan dan pilih tindakan kedua. Dalam kes kami, ia memindahkan mesej ke folder Susulan .

   

6. Dengan cara yang sama, sediakan semua tindakan lain yang anda ingin lakukanmelaksanakan. Sebagai contoh, anda boleh memajukan mesej asal kepada rakan sebaya anda atau memajukan e-mel sebagai lampiran kepada penyelia anda.
7. Secara pilihan, tetapkan salah satu daripada kunci pintasan yang dipratakrifkan pada langkah pantas anda.
8. Secara pilihan, taipkan petua alat untuk dipaparkan apabila anda menuding pada langkah pantas ini dengan tetikus anda (ini boleh membantu terutamanya apabila anda mempunyai banyak item yang berbeza).

   Selepas semua penyesuaian, templat Langkah Pantas kami yang dimuktamadkan mempunyai rupa berikut:

   • Ia melakukan tiga tindakan : balas dengan templat (1), alihkan mesej asal ke folder khas untuk dibuat susulan kemudian (2), majukan mesej kepada rakan sekerja (3).
   • Ia boleh dicetuskan dengan menekan Ctrl + Shift + 1 pintasan (4).
   • Satu petua alat yang mengingatkan perkara yang sebenarnya dilakukan oleh langkah pantas ini akan muncul apabila anda mengarahkan kursor ke atasnya (5).

   

9. Apabila selesai, klik Selesai dan langkah pantas anda yang baru dibuat akan serta-merta muncul dalam reben.

   

Cara untuk menduplikasi langkah pantas sedia ada

Dalam situasi apabila anda ingin mencipta langkah pantas yang hampir sama dengan langkah yang telah anda miliki tetapi dengan sedikit variasi (cth. memajukan mesej kepada orang lain atau beralih ke folder lain), cara terpantas ialah menduplikasi item sedia ada. Begini caranya:

1. Dalam kumpulan Langkah Pantas , klik anak panah kecil di bahagian bawahsudut kanan.
2. Dalam tetingkap Urus Langkah Pantas yang terbuka, pilih langkah yang anda mahu salin dan klik Duplikat .

   

3. Dalam Edit Langkah Pantas , taipkan nama lain, tukar tindakan mengikut keperluan dan klik Selesai .

Cara untuk gunakan Langkah Pantas dalam Outlook

Untuk melakukan tindakan yang disertakan dalam langkah pantas, hanya pilih mesej, dan kemudian sama ada klik langkah pantas pada reben atau tekan pintasan papan kekunci yang diberikan kepadanya.

Sila maklum bahawa bukan semua tindakan dilaksanakan secara senyap . Dalam kes Balas atau Majukan , balasan atau mesej yang dimajukan akan dibuka, jadi anda boleh menyemaknya dan membuat perubahan yang diperlukan. Mesej akan keluar hanya apabila anda mengklik butang Hantar . Jika perlu, anda boleh mengingat semula e-mel yang dihantar.

Hanya langkah yang tersedia pada masa tertentu adalah aktif . Yang tidak tersedia dikelabukan menunjukkan bahawa anda tidak boleh menggunakannya sekarang. Contohnya, jika tiada mesej dipilih, daripada semua langkah terbina dalam, hanya E-mel Pasukan akan aktif kerana lalai lain digunakan pada mesej sedia ada.

Cara mengurus, ubah suai dan padamkan Langkah Pantas

Untuk mengurus langkah pantas anda, klik anak panah pelancar dialog di penjuru kanan sebelah bawah kumpulan Langkah Pantas :

Ini akan membuka tetingkap Urus Langkah Pantas yang memberikan anda perkara berikutpilihan:

1. Edit - tukar langkah pantas sedia ada, sama ada langkah lalai atau tersuai anda.
2. Pendua - buat salinan daripada langkah pantas yang dipilih.
3. Padam - alih keluar item yang dipilih secara kekal.
4. Anak panah atas dan bawah - susun semula langkah pantas anda pada reben.
5. Baharu - buat langkah pantas baharu.
6. Tetapkan Semula kepada Lalai - pulihkan langkah pantas lalai kepada keadaan asalnya dan padam yang telah anda buat. Oleh kerana tindakan ini tidak boleh dibuat asal, sila fikir dengan teliti sebelum membuat tetapan semula berlaku.

Selain daripada tetingkap dialog Urus Langkah Pantas di atas, anda boleh dengan cepat menukar , menyalin atau memadamkan item tertentu dengan mengklik kanan item tersebut dan memilih tindakan daripada menu konteks:

Di manakah Outlook Quick Steps disimpan?

Outlook Quick Steps berada dalam folder tersembunyi dalam peti mel atau fail .pst anda.

Jika anda menggunakan akaun POP3 , anda hanya boleh mengimport fail .pst asal anda ke komputer baharu dan Langkah Pantas juga akan berjalan bersamanya (sudah tentu, jika semuanya dilakukan dengan betul). Untuk butiran lanjut, sila lihat Cara mengeksport dan mengimport fail .pst.

Untuk pengguna Exchange, tiada tindakan khas diperlukan - sebaik sahaja anda mengkonfigurasi akaun Exchange anda pada komputer baharu, Langkah Pantas anda akan di sana.

Untuk akaun IMAP, penghijrahan adalah lebih sukar - anda boleh gunakanalat MFCMAPI untuk mengakses data peti mel anda dan mengeksport/mengimport Langkah Pantas ke komputer baharu.

Begitulah cara untuk mencipta dan menggunakan Langkah Pantas dalam Outlook. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!