V článku je vysvetlené, čo sú to rýchle kroky v aplikáciách Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 a Outlook 2013 a ako ich integrovať do pracovného postupu e-mailov s cieľom automatizovať opakované činnosti a odstrániť zbytočné kliknutia.

Keď robíte tie isté veci deň čo deň, najviac vás irituje, že ich musíte zakaždým robiť od začiatku. Čo by ste povedali na to, keby ste namiesto zdĺhavých viacstupňových procesov mohli svoje e-mailové rutiny vykonať jedným kliknutím na tlačidlo? Práve o tom sú rýchle kroky aplikácie Outlook.

Rýchle kroky aplikácie Outlook

Rýchle kroky v programe Outlook sú akési skratky, ktoré vám umožňujú vykonať určitú postupnosť akcií jedným kliknutím.

Ak napríklad často presúvate alebo kopírujete prichádzajúce správy do nejakého priečinka na neskoršiu kontrolu, rýchly krok môže túto úlohu urýchliť. Alebo môžete automaticky odoslať odpoveď a vymazať pôvodnú správu, takže vaša doručená pošta nebude zahltená nerelevantnými e-mailami. Obzvlášť užitočná je možnosť zahrnúť do jedného kroku viacero akcií. Môžete napríklad nechať presunúť správu do priečinkaoznačený ako neprečítaný, preposlaný kolegom z tímu a odoslaný vášmu manažérovi, a to všetko pomocou jednej skratky!

Ďalšou skvelou vlastnosťou rýchlych krokov je, že sú plne prispôsobiteľné, takže môžete automatizovať takmer všetky rutinné operácie pomocou vlastného príkazu.

Ak chcete nastaviť rýchle kroky v programe Outlook, môžete si vybrať jeden z nasledujúcich prístupov:

• Prispôsobenie predvolených krokov.
• Vytvorte si vlastný.
• Duplikujte a upravte ktorýkoľvek z existujúcich krokov.

Ďalej sa budeme podrobne venovať jednotlivým možnostiam, aby ste mohli túto úžasnú funkciu začať používať hneď.

Rýchle kroky sú k dispozícii vo všetkých moderných verziách pre počítače vrátane aplikácií Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 a Outlook 2013. V aplikácii Outlook Online táto funkcia nie je podporovaná.

Predvolené rýchle kroky v programe Outlook

Microsoft Outlook má päť prednastavených krokov. Nájdete ich na Domov na karte Rýchle kroky skupina:

• Presun do - presunie vybraný e-mail do určeného priečinka a označí ho ako prečítaný.
• Manažérovi - prepošlete vybranú správu svojmu manažérovi. Ak vaša organizácia používa Microsoft 365 alebo Exchange Server, meno manažéra sa môže nachádzať v globálnom zozname adries a automaticky sa vloží do poľa Komu; v opačnom prípade ho môžete zadať ručne.
• E-mail tímu - prepošlite vybranú správu svojim kolegom. V závislosti od toho, ako správca vášho Exchange servera nakonfiguroval vašu poštovú schránku, adresy členov vášho tímu môže Outlook rozpoznať a vyplniť. Ak nie, budete ich musieť vyplniť sami.
• Hotovo - označí správu ako prečítanú a kompletnú a potom ju presunie do určeného priečinka.
• Odpovedať & Vymazať - otvorí odpoveď na vybranú správu a potom presunie pôvodnú správu do Odstránené položky priečinok.

Tieto preddefinované kroky sú takmer pripravené na použitie, pričom kľúčové slovo je "takmer". Pri prvom pokuse o použitie vstavaného rýchleho kroku budete vyzvaní na jeho konfiguráciu. Nenechajte sa však odradiť - konfigurácia nie je o nič zložitejšia ako výber cieľového priečinka alebo zadanie e-mailovej adresy. Aby ste si lepšie predstavili, ako to funguje, pozrime sa na praktický príklad.

Povedzme, že chcete danú správu preposlať svojmu manažérovi. Kliknete na Manažérovi krok a Prvé nastavenie Stačí, ak do okna zadáte e-mailovú adresu manažéra. Na... a kliknite na tlačidlo Uložiť .

Ak chcete získať ďalšie možnosti, kliknite na Možnosti v ľavom dolnom rohu a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť možnosti pod Na... box:

Teraz môžete nastaviť prioritu, označiť správu alebo určiť e-mailové adresy pre kópie Cc a Bcc.

Tipy:

• Začlenenie ďalšie akcie v tom istom kroku kliknite na Pridať akciu tlačidlo.
• Ak chcete, aby sa rýchly krok vykonal bez toho, aby ste spustili ruky z klávesnice, môžete priradiť určitý kombinácia klávesov k nemu - pozri Klávesová skratka v spodnej časti okna.

Ako vytvoriť rýchly krok v programe Outlook

Ak žiadny zo vstavaných krokov neautomatizuje súbor akcií, ktoré potrebujete, môžete si ľahko vytvoriť vlastný krok. Ak chcete nastaviť rýchly krok od začiatku, musíte urobiť toto:

1. V Rýchle kroky kliknite na Vytvoriť nový .

   

2. V Upraviť rýchly krok dialógové okno, ako prvé urobíte to, že názov Na tento účel zadajte do poľa nejaký opisný text. Názov pole, napríklad Odpovedať & nadviazať .

   

3. Potom vyberte akcia ktoré chcete vykonať. Kliknite na Výber akcie rozbaľovacie pole, prechádzajte zoznamom a vyberte príslušnú akciu. Niektoré akcie vám poskytnú ďalšie možnosti, ktoré môžete vybrať neskôr.

   V tomto príklade je naším cieľom odpovedať na správu pomocou šablóny, takže vyberieme Odpovedať všetko .

   

4. Ak chcete nakonfigurovať svoju odpoveď, kliknite na Zobraziť možnosti prepojenie pod Na... a potom zadajte svoju odpoveď do poľa Text Môžete pridať príjemcov Cc a/alebo Bcc, označiť správu a nastaviť prioritu. Keďže máme v úmysle sledovať, nastavíme Vlajka na Tento týždeň .

   

5. Ak váš rýchly krok nemá byť obmedzený len na jednu akciu, kliknite na tlačidlo Pridať akciu a vyberte druhú akciu. V našom prípade je to presunutie správy do Následné opatrenia priečinok.

   

6. Podobným spôsobom nastavte všetky ostatné akcie, ktoré chcete vykonať. Môžete napríklad preposlať pôvodnú správu kolegom alebo e-mail ako prílohu svojmu nadriadenému.
7. Voliteľne môžete priradiť jeden z preddefinovaných klávesové skratky k vášmu rýchlemu kroku.
8. Voliteľne zadajte tooltip sa zobrazí, keď na tento rýchly krok prejdete myšou (to môže byť užitočné najmä vtedy, keď máte veľa rôznych položiek).

   Po všetkých úpravách má naša finálna šablóna Rýchle kroky nasledujúci vzhľad:

   • Vykonáva tri akcie : odpovedať pomocou šablóny (1), presunúť pôvodnú správu do špeciálneho priečinka na neskoršie sledovanie (2), preposlať správu kolegom (3).
   • Môžete ho spustiť stlačením klávesovej skratky Ctrl + Shift + 1 skratka (4).
   • A tooltip pripomínajúce, čo tento rýchly krok vlastne robí, sa zobrazí, keď naň prejdete kurzorom (5).

   

9. Po dokončení kliknite na tlačidlo Dokončenie a váš novovytvorený rýchly krok sa okamžite zobrazí na páse.

   

Ako duplikovať existujúci rýchly krok

V situácii, keď chcete vytvoriť rýchly krok veľmi podobný tomu, ktorý už máte, ale s malou obmenou (napr. preposlať správu inej osobe alebo presunúť do iného priečinka), je najrýchlejším spôsobom duplikovať existujúcu položku. Tu je postup:

1. V Rýchle kroky kliknite na malú šípku v pravom dolnom rohu.
2. V Správa rýchlych krokov vyberte krok, ktorý chcete skopírovať, a kliknite na tlačidlo Duplikát .

   

3. V Upraviť rýchly krok , zadajte iný názov, podľa potreby zmeňte akcie a kliknite na tlačidlo Dokončenie .

Ako používať rýchle kroky v programe Outlook

Ak chcete vykonať akcie zahrnuté v rýchlom kroku, jednoducho vyberte správu a potom kliknite na rýchly krok na páse kariet alebo stlačte klávesovú skratku, ktorá je k nemu priradená.

Upozorňujeme, že nie všetky akcie sú vykonané v tichosti V prípade Odpoveď alebo Forward , otvorí sa odpoveď alebo preposlaná správa, aby ste si ju mohli prezrieť a v prípade potreby vykonať zmeny. Správa sa odošle až po kliknutí na tlačidlo Odoslať Tlačidlo V prípade potreby môžete odoslaný e-mail pripomenúť.

K dispozícii sú len kroky, ktoré sú v danom čase k dispozícii. aktívny Tie, ktoré nie sú k dispozícii, sú označené sivou farbou, čo znamená, že ich práve teraz nemôžete použiť. Napríklad, ak nie je vybratá žiadna správa, zo všetkých zabudovaných krokov je možné použiť iba E-mail tímu budú aktívne, pretože ostatné predvolené nastavenia sa použijú na existujúcu správu.

Ako spravovať, upravovať a odstraňovať rýchle kroky

Ak chcete spravovať svoje rýchle kroky, kliknite na šípku spúšťacieho dialógu v pravom dolnom rohu Rýchle kroky skupina:

Tým sa otvorí Správa rýchlych krokov okno, ktoré vám ponúka nasledujúce možnosti:

1. Upraviť - zmeniť existujúci rýchly krok, či už predvolený alebo vlastný.
2. Duplikát - vytvoriť kópiu vybraného rýchleho kroku.
3. Odstrániť - natrvalo odstrániť vybranú položku.
4. Šípky nahor a nadol - zmeniť usporiadanie rýchlych krokov na páske.
5. Nový - vytvoriť nový rýchly krok.
6. Obnovenie predvolených nastavení - obnoviť predvolené rýchle kroky do pôvodného stavu a vymazať tie, ktoré ste vytvorili. Keďže túto akciu nemožno vrátiť späť, pred vykonaním obnovenia si to dobre premyslite.



Pozri tiež: Funkcia CONCATENATE aplikácie Excel na kombinovanie reťazcov, buniek, stĺpcov

Okrem Správa rýchlych krokov dialógové okno vyššie, môžete rýchlo zmeniť , kopírovať alebo vymazať konkrétnu položku kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom akcie z kontextovej ponuky:

Kde sú uložené rýchle kroky programu Outlook?

Rýchle kroky programu Outlook sa nachádzajú v skrytom priečinku vo vašej poštovej schránke alebo v súbore .pst.

Ak používate konto POP3, môžete jednoducho importovať pôvodný súbor .pst do nového počítača a Rýchle kroky budú cestovať aj s ním (samozrejme, ak je všetko vykonané správne). Viac informácií nájdete v časti Ako exportovať a importovať súbor .pst.

Pre používateľov Exchange nie sú potrebné žiadne špeciálne kroky - hneď ako nakonfigurujete svoje konto Exchange v novom počítači, budú tam vaše Rýchle kroky.

V prípade účtov IMAP je migrácia zložitejšia - na prístup k údajom poštovej schránky a export/import rýchlych krokov do nového počítača môžete použiť nástroj MFCMAPI.

Takto sa vytvárajú a používajú rýchle kroky v programe Outlook. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme na našom blogu budúci týždeň!