Articolul explică ce sunt pașii rapizi în Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 și Outlook 2013 și cum să îi integrați în fluxul de lucru al e-mailurilor pentru a automatiza acțiunile repetate și a elimina clicurile inutile.

Atunci când faceți aceleași lucruri zi de zi și zi de zi, cel mai enervant este necesar să o faceți de la zero de fiecare dată. Ce ați spune dacă în loc de procese plictisitoare în mai mulți pași ați putea realiza rutina de e-mail cu un clic pe buton? Este ceea ce Outlook Quick Steps sunt toate despre.

Outlook Pași rapizi

Pași rapizi din Outlook sunt un fel de comenzi rapide care vă permit să efectuați o anumită secvență de acțiuni cu un singur clic.

De exemplu, dacă mutați sau copiați frecvent mesajele primite într-un anumit dosar pentru a le revizui ulterior, un pas rapid poate accelera sarcina. Sau puteți trimite automat un răspuns și șterge mesajul original, astfel încât căsuța de primire să nu fie aglomerată cu e-mailuri irelevante. Ceea ce este deosebit de util este capacitatea de a include mai multe acțiuni într-un singur pas. De exemplu, puteți face ca un mesaj să fie mutat într-un dosar deun anumit dosar, marcate ca necitite, transmise colegilor de echipă și trimise în CBC către manager, toate acestea cu o singură comandă rapidă!

O altă caracteristică excelentă a Quick Steps este că sunt complet personalizabile, astfel încât puteți automatiza aproape orice operațiune de rutină cu o comandă personalizată.

Pentru a configura Quick Steps în Outlook, puteți alege una dintre următoarele abordări:

• Personalizați etapele implicite.
• Creează-ți propria ta pagină.
• Duplicarea și modificarea oricăreia dintre etapele existente.

În continuare, vom discuta fiecare opțiune în detaliu, astfel încât să puteți începe imediat să utilizați această caracteristică minunată.

Pașii rapizi sunt disponibili în toate versiunile moderne de desktop, inclusiv Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 și Outlook 2013. În Outlook Online, această caracteristică nu este acceptată.

Pași rapizi impliciți în Outlook

Microsoft Outlook dispune de cinci pași prestabiliți. Îi puteți găsi pe pagina Acasă în fila Pași rapizi grup:

• Treceți la - mută e-mailul selectat într-un dosar specificat și îl marchează ca fiind citit.
• Către manager - transmite mesajul selectat managerului dvs. Dacă organizația dvs. utilizează Microsoft 365 sau Exchange Server, numele managerului poate fi localizat în Lista globală de adrese și inserat automat în caseta Către; în caz contrar, îl puteți specifica manual.
• Echipa Email - transmiteți mesajul selectat colegilor dvs. În funcție de modul în care administratorul serverului Exchange a configurat căsuța poștală, adresele membrilor echipei dvs. pot fi detectate și completate de Outlook. În caz contrar, va trebui să le completați dvs. însuși.
• Realizat - marchează mesajul ca fiind citit și completat, apoi se mută într-un dosar specificat.
• Răspundeți & Ștergeți - deschide un răspuns la mesajul selectat și apoi mută mesajul original în lista de mesaje. Articole șterse dosar.

Acești pași predefiniți sunt aproape gata de a fi utilizați, "aproape" fiind cuvântul cheie aici. Atunci când încercați să utilizați un pas rapid încorporat pentru prima dată, vi se va solicita să îl configurați. Dar nu vă descurajați - configurarea nu este mai dificilă decât selectarea unui dosar țintă sau furnizarea unei adrese de e-mail. Pentru a vă face o idee mai bună despre cum funcționează, să analizăm un exemplu practic.

Să presupunem că doriți să transmiteți un anumit mesaj managerului dvs. Faceți clic pe butonul Către manager etapă, iar etapa Prima instalare Ceea ce trebuie să faceți este să introduceți adresa de e-mail a managerului în fereastra Pentru... și faceți clic pe Salvați .

Pentru a obține opțiuni suplimentare, faceți clic pe butonul Opțiuni din colțul din stânga jos, apoi faceți clic pe Afișați opțiunile sub Pentru... cutie:

Acum, puteți seta prioritatea, marca mesajul sau specifica adresele de e-mail pentru copiile Cc și Bcc.

Sfaturi:

• Pentru a încorpora mai multe acțiuni în aceeași etapă, faceți clic pe butonul Adăugați acțiune buton.
• Pentru ca un pas rapid să fie executat fără a lua mâinile de pe tastatură, puteți atribui un anumit pas combinație de taste la ea - a se vedea Tastă de comandă rapidă din partea de jos a ferestrei.

Cum să creați Quick Step în Outlook

Dacă niciunul dintre pașii încorporați nu automatizează un set de acțiuni de care aveți nevoie, puteți să vă creați cu ușurință unul propriu. Pentru a configura un pas rapid de la zero, iată ce trebuie să faceți:

1. În Pași rapizi caseta, faceți clic pe Creați un nou .

   

2. În Editați Quick Step caseta de dialog, primul lucru pe care îl faceți este nume Pentru aceasta, introduceți un text descriptiv în câmpul Nume câmp, de exemplu Răspundeți & urmăriți .

   

3. În continuare, alegeți opțiunea acțiune pe care doriți să o efectuați. Faceți clic pe butonul Alegeți o acțiune caseta derulantă, parcurgeți lista și alegeți-o pe cea relevantă. Unele acțiuni vă vor oferi opțiuni suplimentare pe care să le selectați ulterior.

   În acest exemplu, scopul nostru este să răspundem la un mesaj cu șablon, așa că alegem Răspundeți la toate .

   

4. Pentru a configura răspunsul, faceți clic pe butonul Afișați opțiunile din cadrul secțiunii Pentru... și apoi introduceți răspunsul dumneavoastră în câmpul Text Opțional, puteți adăuga destinatarii Cc și/sau Bcc, marca mesajul și stabili prioritatea. Deoarece intenționăm să dăm curs mesajului, am stabilit Steag la Săptămâna aceasta .

   

5. Dacă pasul rapid nu trebuie să se limiteze la o singură acțiune, faceți clic pe butonul Adăugați acțiune și alegeți cea de-a doua acțiune. În cazul nostru, este vorba de mutarea unui mesaj în rubrica Urmărire dosar.

   

6. În mod similar, configurați toate celelalte acțiuni pe care doriți să le efectuați. De exemplu, puteți să transmiteți mesajul original colegilor dumneavoastră sau să transmiteți e-mailul ca atașament superiorului dumneavoastră.
7. Opțional, atribuiți unul dintre elementele predefinite taste de comenzi rapide la pasul tău rapid.
8. Opțional, introduceți un tooltip să fie afișate atunci când treceți cu mouse-ul peste acest pas rapid (acest lucru ar putea fi deosebit de util atunci când aveți o mulțime de elemente diferite).

   După toate personalizările, șablonul nostru finalizat Quick Steps are următorul aspect:

   • Acesta efectuează trei acțiuni : răspundeți cu ajutorul unui șablon (1), mutați mesajul original într-un dosar special pentru a da curs ulterior (2), transmiteți mesajul colegilor (3).
   • Poate fi declanșată prin apăsarea tastelor Ctrl + Shift + 1 comandă rapidă (4).
   • A tooltip care amintește ce face acest pas rapid va apărea atunci când treceți cursorul peste el (5).

   

   Vezi si: Cum să adăugați fila Dezvoltator în Excel
9. Când ați terminat, faceți clic pe Finisaj , iar pasul rapid nou creat va apărea imediat în panglică.

   

Cum să duplicați un pas rapid existent

În situația în care doriți să creați un pas rapid foarte asemănător cu cel pe care îl aveți deja, dar cu o mică variație (de exemplu, să transmiteți un mesaj unei alte persoane sau să mutați un mesaj într-un alt dosar), cea mai rapidă modalitate este să duplicați un element existent. Iată cum:

1. În Pași rapizi grup, faceți clic pe o săgeată mică în colțul din dreapta jos.
2. În Gestionați pași rapizi care se deschide, selectați pasul pe care doriți să îl copiați și faceți clic pe Duplicat .

   

3. În Editați Quick Step , introduceți un alt nume, modificați acțiunile după cum este necesar și faceți clic pe Finisaj .

Cum se utilizează Pași rapizi în Outlook

Pentru a efectua acțiunile incluse într-o etapă rapidă, selectați pur și simplu mesajul, apoi faceți clic pe etapa rapidă de pe panglică sau apăsați comanda rapidă de la tastatură care i-a fost atribuită.

Vă rugăm să aveți în vedere că nu toate acțiunile sunt executat în tăcere În caz de Răspuns sau Înainte , se va deschide un răspuns sau un mesaj redirecționat, astfel încât să îl puteți revizui și să faceți modificările necesare. Un mesaj va fi trimis numai atunci când faceți clic pe butonul Trimiteți Dacă este necesar, puteți rechema un e-mail trimis.

Numai pașii care sunt disponibili la un moment dat sunt activ Cele care nu sunt disponibile sunt în gri, indicând că nu le puteți utiliza în acest moment. De exemplu, dacă nu este selectat niciun mesaj, dintre toate etapele încorporate, doar Echipa Email va fi activă deoarece celelalte valori implicite se aplică unui mesaj existent.

Cum să gestionați, să modificați și să ștergeți pașii rapizi

Pentru a vă gestiona pașii rapizi, faceți clic pe săgeata de lansare a dialogului din colțul din dreapta jos al ecranului Pași rapizi grup:

Acest lucru va deschide fereastra Gestionați pași rapizi care vă oferă următoarele opțiuni:

1. Editați - modificați o etapă rapidă existentă, fie cea implicită, fie cea personalizată.
2. Duplicat - faceți o copie a pasului rapid selectat.
3. Ștergeți - elimină definitiv elementul selectat.
4. Săgețile sus și jos - rearanjați pașii rapizi pe panglică.
5. Nou - creați un nou pas rapid.
6. Resetare la valorile implicite - readuceți pașii rapizi impliciți la starea lor inițială și ștergeți-i pe cei pe care i-ați creat. Deoarece această acțiune nu poate fi anulată, vă rugăm să vă gândiți bine înainte de a efectua resetarea.

În afară de Gestionați pași rapizi fereastra de dialog de mai sus, puteți să schimbare , copie sau șterge un anumit element făcând clic dreapta pe acesta și alegând o acțiune din meniul contextual:

În cazul în care sunt stocate Outlook Quick Steps?

Etapele rapide Outlook sunt într-un dosar ascuns în cutia poștală sau în fișierul .pst.

Dacă utilizați un cont POP3, puteți importa pur și simplu fișierul .pst original pe un nou computer, iar Quick Steps va călători și el cu el (desigur, dacă totul este făcut corect). Pentru mai multe detalii, consultați Cum să exportați și să importați un fișier .pst.

Pentru utilizatorii Exchange, nu este necesară nicio acțiune specială - de îndată ce vă configurați contul Exchange pe un computer nou, pașii dvs. rapizi vor fi acolo.

Pentru conturile IMAP, migrarea este mai dificilă - puteți utiliza instrumentul MFCMAPI pentru a accesa datele căsuței poștale și pentru a exporta/importa Quick Steps pe un nou computer.

Iată cum să creați și să utilizați Pași rapizi în Outlook. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blogul nostru săptămâna viitoare!