Maqolada Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 va Outlook 2013-da Tezkor qadamlar nima ekanligi va ularni takroriy harakatlarni avtomatlashtirish va keraksiz bosishlarni bartaraf etish uchun elektron pochta ish oqimiga qanday integratsiya qilish kerakligi tushuntiriladi.

Kun davomida bir xil ishlarni qilayotganda, eng asabiylashuvchi narsa, buni har safar noldan qilish kerak. Agar zerikarli ko'p bosqichli jarayonlar o'rniga tugmani bosish orqali elektron pochta tartiblaringizni bajara olsangiz, nima deysiz? Bu Outlook Tezkor qadamlari haqidadir.

Outlook Tezkor qadamlari

Tezkor qadamlar Outlook-dagi tezkor qadamlar bu yorliqlarning bir turi bo'lib, ular sizga quyidagi amallarni bajarishga imkon beradi. bir marta bosish bilan muayyan harakatlar ketma-ketligi.

Masalan, agar siz tez-tez kiruvchi xabarlarni keyinchalik ko'rib chiqish uchun biror jildga ko'chirsangiz yoki ko'chirsangiz, tezkor qadam vazifani tezlashtirishi mumkin. Yoki siz avtomatik ravishda javob yuborishingiz va asl xabarni o‘chirib tashlashingiz mumkin, shunda pochta qutingiz keraksiz xatlar bilan to‘lib ketmaydi. Ayniqsa, foydali bo'lgan narsa - bir qadamda bir nechta harakatlarni kiritish qobiliyati. Masalan, bitta yorliq yordamida siz xabarni ma'lum bir jildga ko'chirishingiz, o'qilmagan deb belgilanishi, jamoadoshlaringizga yuborishi va boshqaruvchiga ko'chirilishi mumkin!

Tezkor qadamlarning yana bir ajoyib xususiyati. ular toʻliq moslashtiriladi, shuning uchun siz deyarli har qanday muntazam operatsiyalarni maxsus buyruq yordamida avtomatlashtirishingiz mumkin.

Outlook-da Tezkor qadamlarni sozlash uchun siz ulardan birini tanlashingiz mumkin.quyidagi yondashuvlar:

• Standart qadamlarni moslashtiring.
• O'zingiznikini yarating.
• Mavjud qadamlardan birini takrorlang va tahrirlang.

Keyinchalik, biz har bir variantni batafsil muhokama qilamiz, shunda siz darhol ushbu ajoyib xususiyatdan foydalanishga o'tishingiz mumkin.

Tezkor qadamlar barcha zamonaviy ish stoli versiyalarida, jumladan Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016da mavjud. va Outlook 2013. Outlook Online-da bu xususiyat qo'llab-quvvatlanmaydi.

Outlook-dagi standart tezkor qadamlar

Microsoft Outlook-da oldindan o'rnatilgan beshta qadam mavjud. Siz ularni Uy yorlig'ida, Tezkor qadamlar guruhida topishingiz mumkin:

• Ko'chirish - tanlangan xatni belgilangan jildga ko'chiradi va uni o'qilgan deb belgilaydi.
• Menejerga - tanlangan xabarni menejeringizga yo'naltiradi. Agar tashkilotingiz Microsoft 365 yoki Exchange Serverdan foydalansa, menejer nomi Global manzillar roʻyxatida joylashgan boʻlishi va avtomatik ravishda Kimga oynasiga kiritilishi mumkin; aks holda siz uni qo'lda belgilashingiz mumkin.
• Jamoa elektron pochtasi - tanlangan xabarni hamkasblaringizga yo'naltiradi. Exchange Server ma'muringiz pochta qutingizni qanday sozlaganiga qarab, jamoa a'zolarining manzillari Outlook tomonidan aniqlanishi va to'ldirilishi mumkin. Agar yo'q bo'lsa, ularni o'zingiz to'ldirishingiz kerak bo'ladi.
• Bajarildi - xabarni o'qilgan va tugallangan deb belgilaydi va keyin belgilangan jildga o'tadi.
• Javob berish & Delete - ochiladi atanlangan xabarga javob bering, so‘ngra asl xabarni O‘chirilgan elementlar jildiga ko‘chiradi.

Ushbu oldindan belgilangan qadamlar deyarli foydalanishga tayyor, “deyarli” kalit. bu erda so'z. O'rnatilgan tezkor qadamni birinchi marta ishlatmoqchi bo'lganingizda, sizdan uni sozlash so'raladi. Ammo tushkunlikka tushmang - konfiguratsiya maqsadli papkani tanlash yoki elektron pochta manzilini taqdim etishdan ko'ra qiyinroq emas. Uning qanday ishlashi haqida yaxshiroq tasavvurga ega bo'lish uchun, keling, amaliy misolni ko'rib chiqaylik.

Aytaylik, siz ma'lum bir xabarni menejeringizga yubormoqchisiz. Siz Menejerga qadamini bosing va Birinchi marta sozlash oynasi paydo bo'ladi. Buning uchun Kimga... maydoniga menejerning elektron pochta manzilini kiriting va Saqlash tugmasini bosing.

Olish uchun qoʻshimcha parametrlar uchun pastki chap burchakdagi Options tugmasini bosing va keyin Kimga… oynasi ostidagi Show Options tugmasini bosing:

Endi siz ustuvorlikni belgilashingiz, xabarni belgilashingiz yoki Cc va Bcc nusxalari uchun elektron pochta manzillarini belgilashingiz mumkin.

Maslahatlar:

• Bir xil qadamda koʻproq amallarni qoʻshish uchun Harakat qoʻshish tugmasini bosing.
• Qoʻlingizni klaviaturadan uzmasdan tezkor qadamni bajarish uchun , siz unga ma'lum tugmalar birikmasini belgilashingiz mumkin - oynaning pastki qismidagi Yorliq tugmasi oynasiga qarang.

Qanday qilib Quick Step in yaratish kerakOutlook

Agar o'rnatilgan qadamlarning hech biri sizga kerakli harakatlar to'plamini avtomatlashtirmasa, osongina o'zingizni yaratishingiz mumkin. Noldan tezkor qadamni sozlash uchun quyidagilarni qilishingiz kerak:

1. Tezkor qadamlar oynasida Yangisini yaratish -ni bosing.

   

2. Tezkor qadamni tahrirlash dialog oynasida siz qiladigan birinchi narsa - qadamingiz ism . Buning uchun Ism maydoniga tavsiflovchi matnni kiriting, masalan, Javob berish & kuzatib boring .

   

3. Keyin, bajarmoqchi bo'lgan harakatni tanlang. Harakatni tanlang ochiladigan oynasini bosing, ro'yxatni aylantiring va tegishlisini tanlang. Ba'zi harakatlar keyinroq tanlash uchun qo'shimcha imkoniyatlar beradi.

   Ushbu misolda bizning maqsadimiz shablonli xabarga javob berishdir, shuning uchun biz Hammasiga javob berish -ni tanlaymiz.

   

4. Sozlash uchun javobingiz uchun Kimga... maydoni ostidagi Show Options havolasini bosing va keyin javobingizni Matn maydoniga kiriting. Ixtiyoriy ravishda siz Cc va/yoki yashirin qabul qiluvchilarni qo'shishingiz, xabarni belgilashingiz va ustuvorlikni belgilashingiz mumkin. Biz kuzatib borish niyatidamiz, shuning uchun biz Bayroq ni Bu hafta qilib belgilaymiz.

   

5. Agar tezkor qadamingiz shunday boʻlmasa faqat bitta amal bilan cheklanib qoling, Harakat qo'shish tugmasini bosing va ikkinchi amalni tanlang. Bizning holatda, u xabarni Kuzatuv jildiga ko'chiradi.

   

6. Shunga o'xshab, o'zingiz xohlagan boshqa amallarni sozlang.amalga oshirmoq. Masalan, siz asl xabarni tengdoshlaringizga yuborishingiz yoki xatni ilova sifatida rahbaringizga yuborishingiz mumkin.
7. Ixtiyoriy ravishda, tezkor qadamingizga oldindan belgilangan yorliq tugmalaridan birini tayinlang.
8. Ixtiyoriy ravishda, kursorni sichqoncha bilan ushbu tezkor qadam ustiga olib borganingizda ko'rsatiladigan maslahat ni kiriting (bu, ayniqsa, sizda juda ko'p turli elementlar mavjud bo'lganda foydali bo'lishi mumkin).

   Barcha moslashtirishlardan so'ng, yakuniy tezkor qadamlar shablonimiz quyidagi ko'rinishga ega bo'ladi:

   • U uchta amalni bajaradi : shablon (1) bilan javob bering, asl xabarni quyidagi manzilga o'tkazing. keyinroq kuzatib borish uchun maxsus papka (2), xabarni hamkasblarga yo'naltirish (3).
   • Uni Ctrl + Shift + 1 yorliqni (4) bosish orqali ishga tushirish mumkin.
   • Bu tezkor qadam aslida nima qilishini eslatuvchi maslahat kursorni uning ustiga olib borganingizda paydo bo'ladi (5).

   

   Shuningdek qarang: Excelda IF funktsiyasi: matn, raqamlar, sanalar, bo'sh joylar uchun formulalar misollari
9. Bajarilgandan so'ng, Finish tugmasini bosing va yangi yaratilgan tezkor qadam darhol lentada paydo bo'ladi.

   

Qanday takrorlash kerak mavjud tezkor qadam

Sizda mavjud bo'lgan qadamga juda o'xshash, ammo biroz o'zgaruvchan (masalan, xabarni boshqa shaxsga yo'naltirish yoki boshqa jildga o'tish) tezkor qadam yaratmoqchi bo'lgan vaziyatda eng tezkor usul mavjud elementni takrorlashdir. Mana shunday:

1. Tezkor qadamlar guruhida pastki qismidagi kichik o'qni bosing.o'ng burchak.
2. Ochilgan Tezkor qadamlarni boshqarish oynasida nusxa olmoqchi bo'lgan qadamni tanlang va Dublicate tugmasini bosing.

   

3. Tezkor qadamni tahrirlash da boshqa nom kiriting, kerak bo'lganda amallarni o'zgartiring va Tugatish tugmasini bosing.

Qanday qilish kerak Outlook-da Tezkor qadamlardan foydalaning

Tezkor qadamga kiritilgan amallarni bajarish uchun shunchaki xabarni tanlang va keyin tasmadagi tezkor qadamni bosing yoki unga tayinlangan klaviatura yorliqlarini bosing.

Iltimos, shuni yodda tutingki, barcha harakatlar jimgina bajarilmaydi . Javob berish yoki Yo'naltirish bo'lsa, javob yoki yo'naltirilgan xabar ochiladi, shuning uchun siz uni ko'rib chiqishingiz va kerakli o'zgartirishlar kiritishingiz mumkin. Xabar faqat Yuborish tugmasini bosganingizda chiqadi. Agar kerak bo'lsa, yuborilgan xatni eslab qolishingiz mumkin.

Faqat ma'lum bir vaqtda mavjud bo'lgan qadamlar faol . Mavjud bo'lmaganlar kulrang rangda bo'lib, ulardan hozir foydalana olmasligingizni bildiradi. Misol uchun, hech qanday xabar tanlanmasa, barcha o'rnatilgan qadamlardan faqat Jamoa elektron pochtasi faol bo'ladi, chunki boshqa birlamchi sozlamalar mavjud xabarga qo'llaniladi.

Qanday boshqarish kerak, Tezkor qadamlarni o'zgartirish va o'chirish

Tezkor qadamlaringizni boshqarish uchun Tezkor qadamlar guruhining pastki o'ng burchagidagi dialog oynasini ishga tushirish o'qini bosing:

Bu Tezkor qadamlarni boshqarish oynasini ochadi, bu sizga quyidagilarni taqdim etadiopsiyalari:

1. Tahrirlash - mavjud tezkor qadamni oʻzgartirish, sukut boʻyicha yoki oʻzingiz uchun.
2. Dublicate - nusxasini yaratish tanlangan tezkor qadamning.
3. O'chirish - tanlangan elementni butunlay olib tashlash.
4. Yuqoriga va pastga o'qlar - tezkor qadamlaringizni qayta tartiblang tasma.
5. Yangi - yangi tezkor qadam yaratish.
6. Standart sozlamalarni tiklash - standart tezkor qadamlarni dastlabki holatiga qaytarish va oʻchirish siz yaratganlar. Bu amalni ortga qaytarib bo‘lmasligi sababli, qayta o‘rnatishdan oldin yaxshilab o‘ylab ko‘ring.



Shuningdek qarang: Excel RANK funksiyasi va darajani hisoblashning boshqa usullari

Yuqoridagi Tezkor qadamlarni boshqarish dialog oynasidan tashqari, sichqonchaning o'ng tugmasi bilan ma'lum bir elementni tezda o'zgartirish , nusxalash yoki o'chirish mumkin va kontekst menyusidan amalni tanlang:

Outlook Quick Steps qayerda saqlanadi?

Outlook Quick Steps pochta qutingiz yoki .pst fayli ichidagi yashirin jildda joylashgan.

Agar siz POP3 hisob qaydnomasidan foydalanayotgan bo'lsangiz , siz shunchaki asl .pst faylingizni yangi kompyuterga import qilishingiz mumkin va Tezkor qadamlar ham u bilan sayohat qiladi (albatta, agar hamma narsa to'g'ri bajarilgan bo'lsa). Batafsil ma’lumot uchun .pst faylini qanday eksport qilish va import qilish bo‘limiga qarang.

Exchange foydalanuvchilari uchun hech qanday maxsus harakatlar talab etilmaydi – Exchange hisobingizni yangi kompyuterda sozlashingiz bilanoq, tezkor qadamlaringiz amalga oshiriladi. U yerda.

IMAP hisoblari uchun migratsiya qiyinroq - siz foydalanishingiz mumkinpochta qutingiz ma'lumotlariga kirish va Tezkor qadamlarni yangi kompyuterga eksport/import qilish uchun MFCMAPI vositasi.

Outlook'da Tezkor qadamlarni shunday yaratish va ishlatish. O'qiganingiz uchun tashakkur va keyingi haftada blogimizda ko'rishga umid qilaman!