Məqalə Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 və Outlook 2013-də Sürətli Addımların nə olduğunu və təkrar hərəkətləri avtomatlaşdırmaq və lazımsız klikləri aradan qaldırmaq üçün onları e-poçt iş prosesinizə necə inteqrasiya edəcəyinizi izah edir.

Hər gün eyni şeyi edərkən ən çox əsəbiləşən şey bunu hər dəfə sıfırdan etməkdir. Yorucu çoxmərhələli proseslər əvəzinə bir düyməyə klikləməklə e-poçt rutinlərinizi yerinə yetirə bilsəniz, nə deyərdiniz? Outlook Sürətli Addımları budur.

Outlook Sürətli Addımlar

Outlook Sürətli Addımlar Outlook-da bir növ qısa yollardır. bir kliklə müəyyən hərəkətlər ardıcıllığı.

Məsələn, əgər siz tez-tez daxil olan mesajları daha sonra nəzərdən keçirmək üçün hansısa qovluğa köçürür və ya köçürürsinizsə, sürətli addım tapşırığı sürətləndirə bilər. Yaxud siz avtomatik olaraq cavab göndərə və orijinal mesajı silə bilərsiniz, beləliklə, gələnlər qutunuz aidiyyəti olmayan e-poçtlarla dolu olmasın. Xüsusilə faydalı olan, bir addımda birdən çox hərəkəti daxil etmək bacarığıdır. Məsələn, bir qısayolla mesajın xüsusi qovluğa köçürülməsi, oxunmamış kimi qeyd edilməsi, komanda yoldaşlarınıza yönləndirilməsi və menecerinizə gizlədilməsi mümkündür!

Sürətli Addımların başqa əla xüsusiyyəti odur ki, onlar tamamilə fərdiləşdirilə bilər, beləliklə, siz demək olar ki, istənilən gündəlik əməliyyatları xüsusi əmrlə avtomatlaşdıra bilərsiniz.

Outlook-da Sürətli Addımları qurmaq üçün aşağıdakılardan birini seçə bilərsiniz.aşağıdakı yanaşmalar:

• Defolt addımları fərdiləşdirin.
• Özünüzü yaradın.
• Mövcud addımların hər hansı birini təkrarlayın və redaktə edin.

Daha sonra hər bir variantı ətraflı müzakirə edəcəyik, beləliklə siz dərhal bu gözəl funksiyadan istifadə edə bilərsiniz.

Sürətli Addımlar Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 daxil olmaqla bütün müasir masaüstü versiyalarında mövcuddur. və Outlook 2013. Outlook Online-da bu funksiya dəstəklənmir.

Outlook-da defolt Sürətli Addımlar

Microsoft Outlook-un beş əvvəlcədən təyin edilmiş addımı var. Siz onları Ev tabında, Sürətli Addımlar qrupunda tapa bilərsiniz:

• Buraya köçürün - seçilmiş e-poçtu müəyyən edilmiş qovluğa köçürür və onu oxunmuş kimi qeyd edir.
• Menecerə - seçilmiş mesajı menecerinizə yönləndirir. Əgər təşkilatınız Microsoft 365 və ya Exchange Server istifadə edirsə, menecerin adı Qlobal Ünvan Siyahısında yerləşə və avtomatik olaraq Kimə qutusuna daxil edilə bilər; əks halda siz onu əl ilə təyin edə bilərsiniz.
• Komanda E-poçtu - seçilmiş mesajı həmkarlarınıza yönləndirir. Exchange Server administratorunuzun poçt qutunuzu necə konfiqurasiya etməsindən asılı olaraq, komanda üzvlərinizin ünvanları Outlook tərəfindən aşkarlana və doldurula bilər. Yoxdursa, onları özünüz doldurmalı olacaqsınız.
• Bitti - mesajı oxunmuş və tamamlanmış kimi qeyd edir və sonra müəyyən edilmiş qovluğa keçir.
• Cavab & Sil - a açarseçilmiş mesaja cavab verin və sonra orijinal mesajı Silinmiş Elementlər qovluğuna köçürür.

Bu əvvəlcədən təyin edilmiş addımlar demək olar ki, istifadə etmək üçün hazırdır, "demək olar ki" açardır burada söz. Daxili sürətli addımdan ilk dəfə istifadə etməyə cəhd edərkən, sizdən onu konfiqurasiya etmək istəniləcək. Ancaq ruhdan düşməyin - konfiqurasiya hədəf qovluğu seçməkdən və ya e-poçt ünvanını təqdim etməkdən daha çətin deyil. Bunun necə işlədiyi barədə daha yaxşı təsəvvür əldə etmək üçün praktiki nümunəyə baxaq.

Tutaq ki, siz verilən mesajı menecerinizə yönləndirmək istəyirsiniz. Siz Menecerə addımını klikləyirsiniz və İlk Dəfə Quraşdırma pəncərəsi görünür. Etməli olduğunuz şey, menecerin e-poçt ünvanını Kimə... qutusuna daxil etmək və Saxla düyməsini klikləməkdir.

Əldə etmək üçün əlavə seçimlər üçün aşağı sol küncdəki Seçimlər düyməsini klikləyin və sonra Kimə... qutusunun altındakı Seçimləri Göstər üzərinə klikləyin:

İndi siz prioritet təyin edə, mesajı qeyd edə və ya Nümayiş və Gizli Kopiya nüsxələri üçün e-poçt ünvanlarını təyin edə bilərsiniz.

Məsləhətlər:

• Eyni addımda daha çox əməliyyat daxil etmək üçün Əməliyyat əlavə et düyməsini klikləyin.
• Əllərinizi klaviaturadan çəkmədən sürətli addımı yerinə yetirmək üçün , siz ona müəyyən düymə kombinasiyası təyin edə bilərsiniz - pəncərənin altındakı Qısayol düyməsi qutusuna baxın.

Sürətli Addım necə yaradılırOutlook

Daxili addımların heç biri sizə lazım olan tədbirlər toplusunu avtomatlaşdırmırsa, siz asanlıqla özünüzü yarada bilərsiniz. Sıfırdan sürətli addım qurmaq üçün bunu etməlisiniz:

1. Tez Addımlar qutusunda Yeni Yarat üzərinə klikləyin.

   

2. Tez Addımı Redaktə et dialoq qutusunda etdiyiniz ilk şey addımınızın adını qoymaqdır. Bunun üçün Ad sahəsinə bəzi təsviri mətn daxil edin, məsələn, Cavab & təqib edin .

   

3. Sonra yerinə yetirmək istədiyiniz fəaliyyəti seçin. Fəaliyyət seçin açılan qutusuna klikləyin, siyahıda sürüşdürün və müvafiq olanı seçin. Bəzi hərəkətlər daha sonra seçmək üçün sizə əlavə seçimlər verəcək.

   Bu nümunədə məqsədimiz şablon ilə mesaja cavab verməkdir, ona görə də biz Hamısına Cavab Ver seçimini edirik.

   Həmçinin bax: Uyğunluqlar və fərqlər üçün iki Google cədvəlində və ya sütununda məlumatları müqayisə edin

   

4. Konfiqurasiya etmək cavabınız üçün Kimə... sahəsinin altındakı Seçimləri Göstər linkinə klikləyin və sonra cavabınızı Mətn xanasına daxil edin. İstəyə görə, siz Cc və/yaxud Nümayişçi qəbul edənləri əlavə edə, mesajı qeyd edə və prioritet təyin edə bilərsiniz. Biz izləmək niyyətində olduğumuz üçün Bayraq -ni Bu Həftə olaraq təyin etdik.

   

5. Əgər sürətli addımınız belə deyilsə yalnız bir hərəkətlə məhdudlaşın, Əməliyyat əlavə et düyməsini basın və ikinci əməliyyatı seçin. Bizim vəziyyətimizdə o, mesajı Follow up qovluğuna köçürür.

   

6. Oxşar şəkildə, istədiyiniz bütün digər əməliyyatları qurun.həyata keçirmək. Məsələn, orijinal mesajı həmyaşıdlarınıza yönləndirə və ya e-məktubu əlavə olaraq nəzarətçinizə yönləndirə bilərsiniz.
7. İstəyə görə, sürətli addımınıza əvvəlcədən təyin edilmiş qısayol düymələrindən birini təyin edin.
8. İstəyə bağlı olaraq, siçanla bu sürətli addımın üzərinə gətirdiyiniz zaman göstəriləcək alət ipucu yazın (bu, çoxlu müxtəlif elementləriniz olduqda xüsusilə faydalı ola bilər).

   Bütün fərdiləşdirmələrdən sonra yekunlaşdırılmış Sürətli Addımlar şablonumuz aşağıdakı görünüşə malikdir:

   Həmçinin bax: Excel-də xanaları necə ayırmaq olar
   • O, üç hərəkəti yerinə yetirir : şablonla cavab verin (1), orijinal mesajı bu yerə köçürün. sonra izləmək üçün xüsusi qovluq (2), mesajı həmkarlarına yönləndirin (3).
   • O, Ctrl + Shift + 1 qısayol (4) düymələrini basmaqla işə salına bilər.
   • Bu sürətli addımın əslində nə etdiyini xatırladan alət ipucu kursoru onun üzərinə gətirdiyiniz zaman görünəcək (5).

   

9. Bitirdikdən sonra Bitir düyməsini klikləyin və yeni yaradılmış sürətli addım dərhal lentdə görünəcək.

   

Necə dublikat etmək olar mövcud sürətli addım

Sizdə mövcud olana çox oxşar, lakin cüzi dəyişikliklə (məsələn, mesajı başqa şəxsə yönləndirmək və ya başqa qovluğa köçmək) sürətli addım yaratmaq istədiyiniz vəziyyətdə Ən sürətli yol, mövcud elementi təkrarlamaqdır. Budur:

1. Tez Addımlar qrupunda aşağıdakı kiçik oxu klikləyinsağ künc.
2. Açılan Sürətli Addımları İdarə et pəncərəsində kopyalamaq istədiyiniz addımı seçin və Dublikat üzərinə klikləyin.

   

3. Sürətli Addımı Redaktə et bölməsində fərqli ad yazın, lazım olduqda hərəkətləri dəyişdirin və Bitir düyməsini basın.

Necə etmək olar Outlook-da Sürətli Addımlardan istifadə edin

Sürətli addıma daxil edilmiş əməliyyatları yerinə yetirmək üçün sadəcə mesajı seçin və ya lentdəki sürətli addımı basın və ya ona təyin edilmiş klaviatura qısa yolunu basın.

Xahiş edirik unutmayın ki, bütün hərəkətlər səssiz yerinə yetirilmir . Cavab və ya İrəli olduqda, cavab və ya yönləndirilmiş mesaj açılacaq, beləliklə siz onu nəzərdən keçirə və lazım olan dəyişiklikləri edə bilərsiniz. Mesaj yalnız Göndər düyməsini kliklədiyiniz zaman çıxacaq. Lazım gələrsə, göndərilmiş e-poçtu geri çağıra bilərsiniz.

Yalnız müəyyən vaxtda mövcud olan addımlar aktivdir . Əlçatan olmayanlar boz rəngdədir ki, siz onları hazırda istifadə edə bilməyəcəksiniz. Məsələn, heç bir mesaj seçilməsə, bütün daxili addımlardan yalnız Komanda E-poçtu aktiv olacaq, çünki digər defoltlar mövcud mesaja tətbiq olunur.

Necə idarə etmək olar, Sürətli Addımları dəyişdirin və silin

Sürətli addımlarınızı idarə etmək üçün Quick Addımlar qrupunun aşağı sağ küncündə dialoq başlatma oxuna klikləyin:

Bu, sizə aşağıdakıları təmin edən Sürətli Addımları İdarə et pəncərəsini açacaq.seçimlər:

1. Redaktə et - mövcud sürətli addımı, ya defolt, ya da fərdi addımı dəyişdirin.
2. Dublikat - surət çıxarın seçilmiş sürətli addımın.
3. Sil - seçilmiş elementi həmişəlik silin.
4. Yuxarı və aşağı oxlar - sürətli addımlarınızı yenidən təşkil edin lent.
5. Yeni - yeni sürətli addım yaradın.
6. Defoltlara Sıfırlayın - defolt sürətli addımları ilkin vəziyyətinə qaytarın və silin yaratdıqların. Bu əməliyyatı geri qaytarmaq mümkün olmadığından, sıfırlamadan əvvəl diqqətlə düşünün.

Yuxarıdakı Sürətli Addımları İdarə et dialoq pəncərəsindən başqa, müəyyən bir elementi sağ klikləməklə və kontekst menyusundan hərəkət seçməklə onu tez dəyişdirə, kopyala və ya sil edə bilərsiniz:

Outlook Quick Steps harada saxlanılır?

Outlook Quick Steps poçt qutunuzda və ya .pst faylında gizli qovluqdadır.

POP3 hesabından istifadə edirsinizsə , siz sadəcə olaraq orijinal .pst faylınızı yeni kompüterə idxal edə bilərsiniz və Sürətli Addımlar da onunla səyahət edəcək (əlbəttə ki, hər şey düzgün aparılırsa). Ətraflı məlumat üçün .pst faylını necə ixrac etmək və idxal etmək olar bölməsinə baxın.

Exchange istifadəçiləri üçün heç bir xüsusi hərəkət tələb olunmur - Exchange hesabınızı yeni kompüterdə konfiqurasiya edən kimi Sürətli Addımlarınız yerinə yetiriləcək. orada.

IMAP hesabları üçün köçürmə daha çətindir - istifadə edə bilərsinizpoçt qutusu məlumatlarınıza daxil olmaq və Sürətli Addımları yeni kompüterə ixrac/import etmək üçün MFCMAPI aləti.

Outlook-da Sürətli Addımları necə yaratmaq və istifadə etmək olar. Oxuduğunuz üçün sizə təşəkkür edirəm və sizi gələn həftə bloqumuzda görməyə ümid edirəm!