Artikulli shpjegon se çfarë janë hapat e shpejtë në Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 dhe Outlook 2013 dhe si t'i integroni ato në rrjedhën e punës tuaj të postës elektronike për të automatizuar veprimet e përsëritura dhe për të eliminuar klikimet e panevojshme.

Kur bëni të njëjtat gjëra ditë pas dite, gjëja më irrituese është e nevojshme ta bëni çdo herë nga e para. Çfarë do të thonit nëse në vend të proceseve të lodhshme me shumë hapa do të mund të përmbushnit rutinat tuaja të emailit me një klik të butonit? Kjo është ajo që kanë të bëjnë me Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Hapat e Shpejtë në Outlook janë një lloj shkurtoresh që ju lejojnë të kryeni një sekuencë të caktuar veprimesh me një klikim.

Për shembull, nëse shpesh i zhvendosni ose kopjoni mesazhet hyrëse në një dosje për shqyrtim më vonë, një hap i shpejtë mund ta përshpejtojë detyrën. Ose mund të dërgoni automatikisht një përgjigje dhe të fshini mesazhin origjinal, në mënyrë që kutia juaj hyrëse të mos rëndohet me email të parëndësishëm. Ajo që është veçanërisht e dobishme është aftësia për të përfshirë veprime të shumta në një hap të vetëm. Për shembull, një mesazh mund të zhvendoset në një dosje specifike, të shënohet si i palexuar, t'u përcillet shokëve të skuadrës dhe t'i dërgohet Bcc menaxherit tuaj, të gjitha me një shkurtore!

Një tjetër veçori e shkëlqyer e Quick Steps është se ato janë plotësisht të personalizueshme, kështu që ju mund të automatizoni pothuajse çdo operacion rutinë me një komandë të personalizuar.

Për të konfiguruar Quick Steps në Outlook tuaj, mund të zgjidhni një ngaqasjet e mëposhtme:

• Personalizoni hapat e paracaktuar.
• Krijoni një tuajin.
• Dublikoni dhe modifikoni ndonjë nga hapat ekzistues.

Më tej, ne do të diskutojmë çdo opsion në detaje, kështu që ju mund të hidheni në përdorimin e këtij funksioni fantastik menjëherë.

Hapat e shpejtë janë të disponueshëm në të gjitha versionet moderne të desktopit, duke përfshirë Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 dhe Outlook 2013. Në Outlook Online, kjo veçori nuk mbështetet.

Hapat e paracaktuar të shpejtë në Outlook

Microsoft Outlook ka pesë hapa të paracaktuar. Mund t'i gjeni në skedën Home , në grupin Hapat e Shpejtë :

• Lëviz te - e zhvendos emailin e përzgjedhur në një dosje të caktuar dhe e shënon si të lexuar.
• Te Menaxheri - e përcjell mesazhin e zgjedhur te menaxheri juaj. Nëse organizata juaj përdor Microsoft 365 ose Exchange Server, emri i menaxherit mund të gjendet në Listën Globale të Adresave dhe të futet automatikisht në kutinë Për; përndryshe mund ta specifikoni manualisht.
• Email-i i ekipit - ia përcjell mesazhin e zgjedhur kolegëve tuaj. Në varësi të mënyrës se si administratori i Exchange Server e ka konfiguruar kutinë tuaj postare, adresat e anëtarëve të ekipit tuaj mund të zbulohen dhe plotësohen nga Outlook. Nëse jo, do të duhet t'i plotësoni vetë.
• U krye - shënon mesazhin si të lexuar dhe të përfunduar dhe më pas kalon në një dosje të caktuar.
• Përgjigju & Fshi - hap njëpërgjigjuni mesazhit të zgjedhur dhe më pas zhvendos mesazhin origjinal në dosjen Artikuj të fshirë .

Këta hapa të paracaktuar janë pothuajse gati për t'u përdorur, "pothuajse" është çelësi fjalë këtu. Kur përpiqeni të përdorni një hap të shpejtë të integruar për herë të parë, do t'ju kërkohet ta konfiguroni atë. Por mos u dekurajoni - konfigurimi nuk është më i vështirë sesa zgjedhja e një dosjeje të synuar ose ofrimi i një adrese emaili. Për të marrë një ide më të mirë se si funksionon, le të shohim një shembull praktik.

Le të themi se dëshironi t'i përcillni një mesazh të dhënë menaxherit tuaj. Ju klikoni në hapin Te Menaxheri dhe shfaqet dritarja Konfigurimi për herë të parë . Ajo që duhet të bëni është thjesht të shkruani adresën e emailit të menaxherit në kutinë Për... dhe klikoni Ruaj .

Për të marrë opsione shtesë, kliko butonin Opsionet në këndin e poshtëm majtas dhe më pas kliko Shfaq opsionet nën kutinë Për... :

Tani, mund të caktoni përparësinë, të shënoni mesazhin ose të specifikoni adresat e emailit për kopjet Kc dhe Bcc.

Këshilla:

• Për të përfshirë më shumë veprime në të njëjtin hap, kliko butonin Shto veprim .
• Për të kryer një hap të shpejtë pa hequr duart nga tastiera , ju mund t'i caktoni atij një kombinim të caktuar tasti - shihni kutinë Tastja e shkurtores pranë fundit të dritares.

Si të krijoni Quick Step nëOutlook

Nëse asnjë nga hapat e integruar nuk automatizon një sërë veprimesh që ju nevojiten, mund të krijoni lehtësisht një tuajin. Për të vendosur një hap të shpejtë nga e para, kjo është ajo që duhet të bëni:

1. Në kutinë Hapat e Shpejtë , klikoni Krijo të re .

   

2. Në kutinë e dialogut Modifiko hapin e shpejtë , gjëja e parë që bëni është emërtoni hapin tuaj. Për këtë, shkruani një tekst përshkrues në fushën Emri , për shembull Përgjigju & vazhdo .

   

3. Më pas, zgjidhni veprimin që dëshironi të kryeni. Klikoni në kutinë rënëse Zgjidhni një veprim , lëvizni nëpër listë dhe zgjidhni atë përkatës. Disa veprime do t'ju japin opsione shtesë për t'i zgjedhur më vonë.

   Në këtë shembull, qëllimi ynë është t'i përgjigjemi një mesazhi me shabllon, kështu që ne zgjedhim Përgjigju të gjithëve .

   Shiko gjithashtu: Si të shtoni, kopjoni dhe fshini kutitë e shumta të kontrollit në Excel

   

4. Për të konfiguruar përgjigjen tuaj, klikoni lidhjen Shfaq opsionet nën fushën Për... dhe më pas futni përgjigjen tuaj në kutinë Tekst . Opsionale, ju mund të shtoni marrës Cc dhe/ose Bcc, të shënoni mesazhin dhe të vendosni përparësi. Për shkak se ne synojmë të ndjekim, ne vendosëm Flamuri në Këtë Javë .

   

5. Nëse hapi juaj i shpejtë nuk është menduar të të jetë i kufizuar në vetëm një veprim, klikoni butonin Shto veprim dhe zgjidhni veprimin e dytë. Në rastin tonë, është duke lëvizur një mesazh në dosjen Ndjekja .

   

6. Në mënyrë të ngjashme, konfiguroni të gjitha veprimet e tjera që dëshironi tëkryejnë. Për shembull, mund t'ia përcillni mesazhin origjinal kolegëve tuaj ose t'ia përcillni emailin si bashkëngjitje mbikëqyrësit tuaj.
7. Opsionale, caktoni një nga çelësat e shkurtores të paracaktuara për hapin tuaj të shpejtë.
8. Opsionale, shkruani një tooltip që do të shfaqet kur rri pezull mbi këtë hap të shpejtë me miun (kjo mund të jetë veçanërisht e dobishme kur keni shumë artikuj të ndryshëm).

   Pas të gjitha personalizimeve, shablloni ynë i finalizuar "Hapat e shpejtë" ka pamjen e mëposhtme:

   • Kryen tre veprime : përgjigjuni me shabllonin (1), zhvendoseni mesazhin origjinal në një dosje speciale për ta ndjekur më vonë (2), dërgoje mesazhin te kolegët (3).
   • Ai mund të aktivizohet duke shtypur Ctrl + Shift + 1 shkurtorja (4).
   • Një shollë mjeti që kujton se çfarë bën në të vërtetë ky hap i shpejtë do të shfaqet kur të vendosni kursorin mbi të (5).

   

9. Kur të keni mbaruar, klikoni Finish dhe hapi juaj i shpejtë i sapokrijuar do të shfaqet menjëherë në shirit.

   

Si të kopjoni një hap i shpejtë ekzistues

Në situatën kur dëshironi të krijoni një hap të shpejtë shumë të ngjashëm me atë që keni tashmë, por me një ndryshim të vogël (p.sh. përcillni një mesazh te një person tjetër ose kaloni në një dosje tjetër), Mënyra më e shpejtë është të kopjoni një artikull ekzistues. Ja se si:

1. Në grupin Hapat e Shpejtë , klikoni një shigjetë të vogël në fundkëndi i djathtë.
2. Në dritaren Menaxhoni hapat e shpejtë që hapet, zgjidhni hapin që dëshironi të kopjoni dhe klikoni Dublikoni .

   

3. Në Ndrysho hapin e shpejtë , shkruani një emër tjetër, ndryshoni veprimet sipas nevojës dhe klikoni Finish .

Si të përdorni Quick Steps në Outlook

Për të kryer veprimet e përfshira në një hap të shpejtë, thjesht zgjidhni mesazhin dhe më pas ose klikoni hapin e shpejtë në shirit ose shtypni shkurtoren e tastierës që i është caktuar.

Ju lutemi kini parasysh se jo të gjitha veprimet ekzekutohen në heshtje . Në rast të Përgjigju ose Përcjell , do të hapet një përgjigje ose mesazh i përcjellë, kështu që ju mund ta rishikoni atë dhe të bëni ndryshimet e nevojshme. Një mesazh do të dalë vetëm kur klikoni butonin Dërgo . Nëse është e nevojshme, mund të kujtoni një email të dërguar.

Vetëm hapat që janë të disponueshëm në një kohë të caktuar janë aktivë . Ato që nuk janë të disponueshme janë gri, duke treguar se nuk mund t'i përdorni për momentin. Për shembull, nëse nuk zgjidhet asnjë mesazh, nga të gjithë hapat e integruar, vetëm Email-i i ekipit do të jetë aktiv sepse parazgjedhjet e tjera zbatohen në një mesazh ekzistues.

Si të menaxhoni, modifiko dhe fshi Quick Steps

Për të menaxhuar hapat e tu të shpejtë, kliko shigjetën e nisësit të dialogut në këndin e poshtëm djathtas të grupit Hapat e Shpejtë :

Kjo do të hapë dritaren Menaxho hapat e shpejtë që ju ofron sa më poshtëopsionet:

1. Ndrysho - ndryshoni një hap të shpejtë ekzistues, ose atë të paracaktuar ose të personalizuar.
2. Dublikoni - bëni një kopje e hapit të shpejtë të zgjedhur.
3. Fshi - hiq përgjithmonë artikullin e përzgjedhur.
4. Shigjetat lart dhe poshtë - riorganizoni hapat tuaj të shpejtë në shiritin.
5. E re - krijoni një hap të ri të shpejtë.
6. Rivendosni në parazgjedhje - rivendosni hapat e shpejtë të parazgjedhur në gjendjen e tyre fillestare dhe fshini ato që keni krijuar. Për shkak se ky veprim nuk mund të zhbëhet, ju lutemi mendoni me kujdes përpara se të bëni rivendosjen.



Shiko gjithashtu: Si të hiqni hapësirat boshe në Excel - drejtues, pasues, pa thyerje

Përveç dritares së dialogut Menaxho hapat e shpejtë më sipër, mund të ndryshoni , kopjoni ose fshini shpejt një artikull të caktuar duke klikuar me të djathtën mbi të dhe duke zgjedhur një veprim nga menyja e kontekstit:

Ku ruhen Outlook Quick Steps?

Outlook Quick Steps janë në një dosje të fshehur brenda kutisë tuaj postare ose skedarit .pst.

Nëse jeni duke përdorur një llogari POP3 , thjesht mund të importoni skedarin tuaj origjinal .pst në një kompjuter të ri dhe Quick Steps do të udhëtojë gjithashtu me të (natyrisht, nëse gjithçka është bërë siç duhet). Për më shumë detaje, ju lutemi shihni Si të eksportoni dhe importoni një skedar .pst.

Për përdoruesit e Exchange, nuk kërkohen veprime të veçanta - sapo të konfiguroni llogarinë tuaj të Exchange në një kompjuter të ri, hapat tuaj të shpejtë do të jenë atje.

Për llogaritë IMAP, migrimi është më i vështirë - mund ta përdornimjeti MFCMAPI për të hyrë në të dhënat e kutisë tuaj postare dhe për të eksportuar/importuar Quick Steps në një kompjuter të ri.

Kjo është se si të krijoni dhe përdorni Quick Steps në Outlook. Ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën e ardhshme!