این مقاله توضیح می‌دهد که مراحل سریع در Outlook 365، Outlook 2021، Outlook 2016 و Outlook 2013 چیست و چگونه آنها را در گردش کار ایمیل خود ادغام کنید تا اقدامات تکراری را خودکار کنید و کلیک‌های غیرضروری را حذف کنید.

هنگامی که کارهای یکسانی را روزانه انجام می‌دهید، آزاردهنده‌ترین کاری است که هر بار از ابتدا انجام دهید. اگر به جای فرآیندهای چند مرحله ای خسته کننده بتوانید روال های ایمیل خود را با یک کلیک انجام دهید، چه می گویید؟ این همان چیزی است که Outlook Quick Steps در مورد آن است.

Outlook Quick Steps

Quick Steps در Outlook نوعی میانبر هستند که به شما امکان می دهند یک توالی خاصی از اقدامات با یک کلیک.

به عنوان مثال، اگر مرتباً پیام های دریافتی را برای بررسی بعدی به پوشه ای منتقل یا کپی می کنید، یک گام سریع می تواند کار را تسریع کند. یا می توانید به طور خودکار یک پاسخ ارسال کنید و پیام اصلی را حذف کنید تا صندوق ورودی شما با ایمیل های نامربوط شلوغ نشود. چیزی که به ویژه مفید است، توانایی گنجاندن چندین عمل در یک مرحله است. برای مثال، می‌توانید پیامی را به یک پوشه خاص منتقل کنید، به‌عنوان خوانده‌نشده علامت‌گذاری کنید، به هم تیمی‌هایتان بازارسال کنید، و با یک میان‌بر به مدیرتان Bcc ارسال شود!

یکی دیگر از ویژگی‌های عالی Quick Steps این است که آنها کاملاً قابل تنظیم هستند، بنابراین می توانید تقریباً هر عملیات معمولی را با یک فرمان سفارشی خودکار کنید.

برای تنظیم Quick Steps در Outlook خود، می توانید یکی از آنها را انتخاب کنید.روش‌های زیر:

• مرحله‌های پیش‌فرض را سفارشی کنید.
• یکی از مراحل خود را ایجاد کنید.
• هر یک از مراحل موجود را کپی و ویرایش کنید.

در ادامه، هر گزینه را به تفصیل مورد بحث قرار خواهیم داد، بنابراین می‌توانید فوراً از این ویژگی عالی استفاده کنید.

Quick Steps در همه نسخه‌های دسک‌تاپ مدرن از جمله Outlook 365، Outlook 2019، Outlook 2016 در دسترس است. و Outlook 2013. در Outlook Online، این ویژگی پشتیبانی نمی شود.

گام های سریع پیش فرض در Outlook

Microsoft Outlook دارای پنج مرحله از پیش تعیین شده است. می‌توانید آنها را در برگه صفحه اصلی ، در گروه گام‌های سریع پیدا کنید:

• انتقال به - ایمیل انتخاب شده را به یک پوشه مشخص منتقل می کند و آن را به عنوان خوانده شده علامت گذاری می کند.
• To Manager - پیام انتخاب شده را به مدیر شما ارسال می کند. اگر سازمان شما از Microsoft 365 یا Exchange Server استفاده می‌کند، نام مدیر ممکن است در فهرست آدرس جهانی قرار گرفته و به طور خودکار در کادر To درج شود. در غیر این صورت می توانید آن را به صورت دستی مشخص کنید.
• ایمیل تیم - پیام انتخاب شده را به همکاران خود فوروارد می کند. بسته به اینکه سرپرست Exchange Server شما چگونه صندوق پستی شما را پیکربندی کرده است، آدرس اعضای تیم شما ممکن است توسط Outlook شناسایی و پر شود. اگر نه، باید خودتان آنها را پر کنید.
• انجام شد - پیام را به عنوان خوانده شده و کامل علامت گذاری می کند و سپس به یک پوشه مشخص منتقل می شود.
• پاسخ & حذف - a را باز می کندبه پیام انتخاب شده پاسخ دهید، و سپس پیام اصلی را به پوشه موارد حذف شده منتقل کنید.

این مراحل از پیش تعریف شده تقریباً برای استفاده شما آماده است، "تقریبا" کلید اصلی است. کلمه اینجا هنگام تلاش برای استفاده از یک گام سریع داخلی برای اولین بار، از شما خواسته می شود آن را پیکربندی کنید. اما ناامید نشوید - پیکربندی دشوارتر از انتخاب یک پوشه هدف یا ارائه یک آدرس ایمیل نیست. برای اینکه ایده بهتری درباره نحوه کارکرد آن داشته باشید، به یک مثال عملی نگاه می کنیم.

فرض کنید می خواهید پیامی را برای مدیر خود فوروارد کنید. روی مرحله To Manager کلیک می کنید و پنجره First Time Setup ظاهر می شود. کاری که باید انجام دهید این است که آدرس ایمیل مدیر را در کادر To… تایپ کنید و روی ذخیره کلیک کنید.

برای دریافت گزینه‌های اضافی، روی دکمه گزینه‌ها در گوشه سمت چپ پایین کلیک کنید، و سپس روی نمایش گزینه‌ها در زیر کادر به… کلیک کنید:

اکنون، می‌توانید اولویت را تنظیم کنید، پیام را پرچم‌گذاری کنید، یا آدرس‌های ایمیل را برای کپی‌های رونوشت و رونوشت مخفی مشخص کنید.

نکات:

• برای ترکیب عملکردهای بیشتر در همان مرحله، روی دکمه افزودن اقدام کلیک کنید.
• برای اینکه یک مرحله سریع بدون برداشتن دست از صفحه کلید اجرا شود. ، می توانید ترکیب کلید خاصی را به آن اختصاص دهید - کادر کلید میانبر را در نزدیکی پایین پنجره ببینید.

چگونه Quick Step را ایجاد کنیدOutlook

اگر هیچ یک از مراحل داخلی مجموعه ای از اقدامات مورد نیاز شما را خودکار نمی کند، می توانید به راحتی اقدام خود را ایجاد کنید. برای تنظیم یک گام سریع از ابتدا، این کاری است که باید انجام دهید:

1. در کادر گام‌های سریع ، روی ایجاد جدید کلیک کنید.

   

2. در کادر محاوره ای Edit Quick Step ، اولین کاری که انجام می دهید نام مرحله شما است. برای این کار، مقداری متن توصیفی را در قسمت Name تایپ کنید، به عنوان مثال Reply & پیگیری کنید .

   

3. بعد، عمل را که می خواهید انجام دهید انتخاب کنید. روی کادر کشویی انتخاب یک اقدام کلیک کنید، در لیست حرکت کنید و مورد مربوطه را انتخاب کنید. برخی از کنش‌ها گزینه‌های بیشتری را برای انتخاب در آینده در اختیار شما قرار می‌دهند.

   در این مثال، هدف ما پاسخ دادن به یک پیام با الگو است، بنابراین Reply All را انتخاب می کنیم.

   

   همچنین ببینید: فیلتر اکسل: نحوه افزودن، استفاده و حذف
4. برای پیکربندی پاسخ خود را، روی پیوند نمایش گزینه‌ها در زیر فیلد به… کلیک کنید و سپس پاسخ خود را در کادر متن وارد کنید. در صورت تمایل، می‌توانید گیرندگان رونوشت و/یا رونوشت مخفی را اضافه کنید، پیام را پرچم‌گذاری کنید و اولویت را تعیین کنید. از آنجا که ما قصد پیگیری داریم، Flag را روی This Week تنظیم می کنیم.

   

5. اگر قرار نیست قدم سریع شما فقط به یک عمل محدود شود، روی دکمه افزودن اقدام کلیک کنید و اقدام دوم را انتخاب کنید. در مورد ما، پیامی را به پوشه Follow up منتقل می کند.

   

6. به روشی مشابه، تمام اقدامات دیگری را که می خواهید تنظیم کنیدانجام دادن. برای مثال، می‌توانید پیام اصلی را برای همتایان خود فوروارد کنید یا ایمیل را به‌عنوان پیوست به سرپرست خود فوروارد کنید.
7. در صورت تمایل، یکی از کلیدهای میانبر از پیش تعریف شده را به گام سریع خود اختصاص دهید.
8. به صورت اختیاری، یک tooltip را تایپ کنید تا زمانی که ماوس خود را روی این مرحله سریع می‌برید، نمایش داده شود (این می‌تواند به ویژه زمانی که موارد مختلف زیادی دارید مفید باشد).

   پس از تمام سفارشی‌سازی‌ها، الگوی مراحل نهایی نهایی ما به شکل زیر است:

   • سه عمل را انجام می‌دهد: با الگو (1) پاسخ دهید، پیام اصلی را به یک پوشه ویژه برای پیگیری بعدا (2)، پیام را به همکاران (3) ارسال کنید.
   • این می تواند با فشار دادن کلیدهای Ctrl + Shift + 1 میانبر (4) فعال شود.
   • یک توصیه ابزار که یادآوری می‌کند این گام سریع واقعاً چه می‌کند، هنگامی که مکان‌نما را روی آن می‌برید ظاهر می‌شود (5).

   

9. پس از اتمام، روی Finish کلیک کنید و گام سریع تازه ایجاد شده شما بلافاصله در نوار ظاهر می شود.

   

نحوه تکثیر یک گام سریع موجود

در شرایطی که می خواهید یک گام سریع بسیار شبیه به گامی که قبلاً دارید، اما با کمی تغییر ایجاد کنید (مثلاً یک پیام را به شخص دیگری ارسال کنید یا به یک پوشه دیگر منتقل کنید)، سریعترین راه این است که یک مورد موجود را کپی کنید. به این صورت است:

1. در گروه Quick Steps ، روی یک فلش کوچک در پایین کلیک کنیدگوشه سمت راست.
2. در پنجره Manage Quick Steps که باز می شود، مرحله ای را که می خواهید کپی کنید انتخاب کنید و روی Duplicate کلیک کنید.

   

3. در Edit Quick Step ، نام دیگری را تایپ کنید، اعمال را در صورت نیاز تغییر دهید و روی Finish کلیک کنید.

چگونه از Quick Steps در Outlook استفاده کنید

برای انجام اقدامات موجود در یک مرحله سریع، به سادگی پیام را انتخاب کنید، و سپس روی مرحله سریع روی نوار کلیک کنید یا میانبر صفحه کلید اختصاص داده شده به آن را فشار دهید.

لطفاً توجه داشته باشید که همه اقدامات به صورت بی صدا اجرا نمی شوند . در صورت پاسخ یا Forward ، یک پیام پاسخ یا فوروارد شده باز می شود، بنابراین می توانید آن را بررسی کرده و تغییرات لازم را اعمال کنید. تنها زمانی که روی دکمه ارسال کلیک کنید، پیامی خارج می شود. در صورت نیاز، می توانید یک ایمیل ارسالی را به خاطر بیاورید.

فقط مراحلی که در یک زمان معین در دسترس هستند فعال هستند . مواردی که در دسترس نیستند خاکستری هستند که نشان می دهد در حال حاضر نمی توانید از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر هیچ پیامی انتخاب نشده باشد، از بین تمام مراحل داخلی، تنها ایمیل تیم فعال خواهد بود زیرا سایر پیش‌فرض‌ها بر روی یک پیام موجود اعمال می‌شوند.

نحوه مدیریت، اصلاح و حذف Quick Steps

برای مدیریت مراحل سریع خود، روی فلش راه‌انداز گفتگو در گوشه سمت راست پایین گروه Quick Steps کلیک کنید:

این پنجره Manage Quick Steps را باز می کند که موارد زیر را در اختیار شما قرار می دهدگزینه‌ها:

1. ویرایش - یک گام سریع موجود را تغییر دهید، خواه پیش‌فرض یا سفارشی.
2. تکراری - یک کپی تهیه کنید از مرحله سریع انتخاب شده.
3. حذف - مورد انتخاب شده را برای همیشه حذف کنید.
4. فلش های بالا و پایین - مراحل سریع خود را مجددا ترتیب دهید نوار.
5. جدید - یک مرحله سریع جدید ایجاد کنید.
6. بازنشانی به پیش فرض ها - مراحل سریع پیش فرض را به حالت اولیه بازگردانید و حذف کنید آنهایی که شما ایجاد کرده اید از آنجا که این عمل قابل واگرد نیست، لطفاً قبل از انجام بازنشانی به دقت فکر کنید.

به غیر از پنجره گفتگوی Manage Quick Steps در بالا، شما می توانید به سرعت تغییر ، کپی یا حذف یک مورد خاص را با کلیک راست بر روی آن و انتخاب یک عمل از منوی زمینه:

Outlook Quick Steps کجا ذخیره می شود؟

Outlook Quick Steps در یک پوشه مخفی در صندوق پستی یا فایل .pst شما قرار دارد.

اگر از یک حساب POP3 استفاده می کنید ، می توانید به سادگی فایل pst. اصلی خود را به یک رایانه جدید وارد کنید و Quick Steps نیز با آن همراه خواهد بود (البته اگر همه چیز به درستی انجام شود). برای جزئیات بیشتر، لطفاً به نحوه صادرات و وارد کردن یک فایل pst. مراجعه کنید.

برای کاربران Exchange، هیچ اقدام خاصی لازم نیست - به محض اینکه حساب Exchange خود را در رایانه جدیدی پیکربندی کنید، مراحل سریع شما انجام خواهد شد. آنجا.

برای حساب‌های IMAP، انتقال سخت‌تر است - می‌توانید استفاده کنیدابزار MFCMAPI برای دسترسی به داده‌های صندوق پستی شما و صادر کردن/وارد کردن Quick Steps به یک رایانه جدید.

این نحوه ایجاد و استفاده از Quick Steps در Outlook است. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!