У артыкуле тлумачыцца, што такое Quick Steps у Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 і Outlook 2013, і як інтэграваць іх у працоўны працэс электроннай пошты, каб аўтаматызаваць паўторныя дзеянні і пазбавіцца ад непатрэбных націсканняў.

Калі кожны дзень рабіць адно і тое ж, больш за ўсё раздражняе неабходнасць кожны раз рабіць гэта з нуля. Што б вы сказалі, калі б замест стомных шматэтапных працэсаў вы маглі выканаць сваю электронную пошту адным націскам кнопкі? Вось што такое Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Quick Steps у Outlook - гэта своеасаблівыя цэтлікі, якія дазваляюць выконваць пэўная паслядоўнасць дзеянняў адным пстрычкай мышы.

Напрыклад, калі вы часта перамяшчаеце або капіруеце ўваходныя паведамленні ў нейкую тэчку для наступнага прагляду, хуткі крок можа паскорыць задачу. Ці вы можаце аўтаматычна адправіць адказ і выдаліць зыходнае паведамленне, каб ваша паштовая скрыня не загрувашчвалася недарэчнымі лістамі. Што асабліва карысна, так гэта магчымасць уключаць некалькі дзеянняў у адзін крок. Напрыклад, вы можаце перамясціць паведамленне ў пэўную тэчку, пазначыць яго як непрачытанае, перанакіраваць яго таварышам па камандзе і адправіць схаваную копію вашаму менеджару, і ўсё з дапамогай аднаго ярлыка!

Яшчэ адна выдатная асаблівасць Quick Steps заключаецца ў тым, што яны цалкам наладжвальныя, так што вы можаце аўтаматызаваць амаль любыя руцінныя аперацыі з дапамогай карыстальніцкай каманды.

Каб наладзіць хуткія крокі ў вашым Outlook, вы можаце выбраць адзін знаступныя падыходы:

• Наладзьце стандартныя крокі.
• Стварыце свой уласны.
• Дубліруйце і адрэдагуйце любы з існуючых крокаў.

Далей мы падрабязна абмяркуем кожны варыянт, каб вы маглі адразу ж перайсці да выкарыстання гэтай цудоўнай функцыі.

Хуткія крокі даступныя ва ўсіх сучасных версіях для настольных ПК, уключаючы Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 і Outlook 2013. У Outlook Online гэтая функцыя не падтрымліваецца.

Хуткія крокі па змаўчанні ў Outlook

Microsoft Outlook мае пяць прадусталяваных крокаў. Вы можаце знайсці іх на ўкладцы Галоўная ў групе Хуткія крокі :

• Перамясціць у - перамяшчае выбраны ліст у пазначаную тэчку і пазначае яго як прачытаны.
• Кіраўніку - перасылае выбранае паведамленне вашаму кіраўніку. Калі ваша арганізацыя выкарыстоўвае Microsoft 365 або Exchange Server, імя кіраўніка можа знаходзіцца ў глабальным спісе адрасоў і аўтаматычна ўстаўляцца ў поле "Каму"; інакш вы можаце ўказаць яго ўручную.
• Электронная пошта каманды - перасылае выбранае паведамленне вашым калегам. У залежнасці ад таго, як адміністратар Exchange Server сканфігураваў вашу паштовую скрыню, Outlook можа выяўляць і запаўняць адрасы членаў вашай каманды. Калі не, вам прыйдзецца запоўніць іх самастойна.
• Гатова - пазначае паведамленне як прачытанае і завершанае, а затым перамяшчае яго ў пазначаную папку.
• Адказаць & Выдаліць - адкрывае aадказаць на абранае паведамленне, а затым перамясціць зыходнае паведамленне ў тэчку Выдаленыя элементы .

Гэтыя прадвызначаныя крокі амаль гатовыя да выкарыстання, "амаль" - гэта ключ слова тут. Пры першай спробе выкарыстоўваць убудаваны хуткі крок вам будзе прапанавана наладзіць яго. Але не адчайвайцеся - канфігурацыя не больш складаная, чым выбар мэтавай тэчкі або ўвод адраса электроннай пошты. Каб атрымаць лепшае ўяўленне аб тым, як гэта працуе, давайце паглядзім на практычны прыклад.

Дапусцім, вы хочаце пераслаць дадзенае паведамленне свайму кіраўніку. Вы націскаеце на крок Да кіраўніка , і з'яўляецца акно Першае ўсталяванне . Што вам трэба зрабіць, гэта проста ўвесці адрас электроннай пошты кіраўніка ў поле Каму… і націснуць Захаваць .

Каб атрымаць дадатковыя параметры, націсніце кнопку Параметры ў левым ніжнім куце, а затым націсніце Паказаць параметры пад полем Каму… :

Цяпер вы можаце ўсталяваць прыярытэт, пазначыць паведамленне або ўказаць адрасы электроннай пошты для копій копій і схаваных копій.

Парады:

• Каб уключыць больш дзеянняў у той жа крок, націсніце кнопку Дадаць дзеянне .
• Каб выканаць хуткі крок, не адрываючы рук ад клавіятуры , вы можаце прызначыць яму пэўную камбінацыю клавіш - глядзіце поле Спалучэнне клавіш у ніжняй частцы акна.

Як стварыць Quick Step уOutlook

Калі ні адзін з убудаваных крокаў не аўтаматызуе набор неабходных дзеянняў, вы можаце лёгка стварыць свой уласны. Каб наладзіць хуткі крок з нуля, вам трэба зрабіць вось што:

1. У полі Хуткія крокі націсніце Стварыць новы .

   

   Глядзі_таксама: Як верхні і ніжні індэкс у Excel (тэкст і лічбы)
2. У дыялогавым акне Рэдагаваць хуткі крок самае першае, што вы робіце, гэта называеце свой крок. Для гэтага ўвядзіце апісальны тэкст у поле Імя , напрыклад Адказаць & далей .

   

3. Далей абярыце дзеянне , якое вы хочаце выканаць. Пстрыкніце выпадальнае поле Выбраць дзеянне , пракруціце спіс і абярыце адпаведнае. Некаторыя дзеянні дадуць дадатковыя параметры для выбару пазней.

   У гэтым прыкладзе наша мэта - адказаць на паведамленне з шаблонам, таму мы выбіраем Адказаць усім .

   

4. Каб наладзіць ваш адказ, пстрыкніце спасылку Паказаць параметры пад полем Каму… , а потым увядзіце свой адказ у поле Тэкст . Пры жаданні вы можаце дадаць атрымальнікаў копіі і/або схаванай копіі, пазначыць паведамленне і ўсталяваць прыярытэт. Паколькі мы маем намер працягваць, мы ўсталявалі Сцяг на На гэтым тыдні .

   

5. Калі ваш хуткі крок не павінен абмежавацца толькі адным дзеяннем, націсніце кнопку Дадаць дзеянне і абярыце другое дзеянне. У нашым выпадку гэта перамяшчэнне паведамлення ў тэчку Далей .

   

6. Аналагічным чынам наладзьце ўсе іншыя дзеянні, якія вы хочаце выканацьажыццяўляць. Напрыклад, вы можаце пераслаць арыгінальнае паведамленне сваім калегам або пераслаць паведамленне электроннай пошты ў якасці ўкладання свайму кіраўніку.
7. Па жаданні, прызначыце адну з прадусталяваных клавіш хуткага доступу для вашага хуткага кроку.
8. Па жаданні ўвядзіце падказку , якая будзе адлюстроўвацца пры навядзенні курсора мышы на гэты хуткі крок (гэта можа быць асабліва карысна, калі ў вас шмат розных элементаў).

   Пасля ўсіх наладжванняў наш завершаны шаблон Quick Steps мае наступны выгляд:

   • Ён выконвае тры дзеянні : адказаць з дапамогай шаблона (1), перамясціць зыходнае паведамленне ў спецыяльную папку для далейшай працы (2), пераслаць паведамленне калегам (3).
   • Яе можна запусціць, націснуўшы Ctrl + Shift + 1 спалучэнне клавіш (4).
   • Падказка падказка , якая нагадвае, што робіць гэты хуткі крок, з'явіцца пры навядзенні курсора на яго (5).

   

9. Пасля завяршэння націсніце Завяршыць , і ваш нядаўна створаны хуткі крок адразу ж з'явіцца на стужцы.

   

Як зрабіць копію існуючы хуткі крок

У сітуацыі, калі вы жадаеце стварыць хуткі крок, вельмі падобны на той, які ў вас ужо ёсць, але з невялікімі зменамі (напрыклад, пераслаць паведамленне іншаму чалавеку або перамясціць у іншую тэчку), самы хуткі спосаб - дубляваць існуючы элемент. Вось як:

1. У групе Хуткія крокі націсніце маленькую стрэлку унізеправы кут.
2. У акне Кіраванне хуткімі крокамі , якое адкрыецца, абярыце крок, які вы хочаце скапіяваць, і націсніце Дублікат .

   

3. У Хуткім кроку рэдагавання увядзіце іншую назву, змяніце дзеянні пры неабходнасці і націсніце Завяршыць .

Як выкарыстоўвайце хуткія крокі ў Outlook

Каб выканаць дзеянні, уключаныя ў хуткі крок, проста выберыце паведамленне, а затым націсніце хуткі крок на стужцы або націсніце прызначаную яму спалучэнне клавіш.

Звярніце ўвагу, што не ўсе дзеянні выконваюцца бясшумна . У выпадку Адказаць або Пераслаць адкрыецца адказ або перасланае паведамленне, так што вы можаце праглядзець яго і ўнесці неабходныя змены. Паведамленне выйдзе толькі тады, калі вы націснеце кнопку Адправіць . Пры неабходнасці вы можаце адклікаць адпраўлены ліст.

Актыўнымі з'яўляюцца толькі даступныя ў дадзены момант дзеянні. Тыя, якія недаступныя, вылучаюцца шэрым колерам, што азначае, што вы не можаце выкарыстоўваць іх зараз. Напрыклад, калі не выбрана ні адно паведамленне, з усіх убудаваных крокаў будзе актыўным толькі Электронная пошта каманды , таму што іншыя значэнні па змаўчанні прымяняюцца да існуючага паведамлення.

Як кіраваць, змяняць і выдаляць хуткія крокі

Каб кіраваць сваімі хуткімі крокамі, пстрыкніце стрэлку дыялогу запуску ў правым ніжнім куце групы Хуткія крокі :

Гэта адкрые акно Кіраванне хуткімі крокамі , якое прапануе вам наступнаеварыянты:

1. Рэдагаваць - змяніць існуючы хуткі крок, стандартны або карыстальніцкі.
2. Дублікат - зрабіць копію выбранага хуткага кроку.
3. Выдаліць - назаўсёды выдаліць выбраны элемент.
4. Стрэлкі ўверх і ўніз - пераставіць вашыя хуткія крокі на стужка.
5. Новы - стварыць новы хуткі крок.
6. Скінуць да налад па змаўчанні - аднавіць хуткія крокі па змаўчанні да іх зыходнага стану і выдаліць тыя, якія вы стварылі. Паколькі гэта дзеянне нельга адмяніць, калі ласка, добра падумайце, перш чым зрабіць скід.

Акрамя дыялогавага акна Кіраванне хуткімі крокамі вышэй, вы можаце хутка змяніць , скапіяваць або выдаліць пэўны элемент, пстрыкнуўшы яго правай кнопкай мышы і выбраўшы дзеянне з кантэкстнага меню:

Дзе захоўваюцца хуткія крокі Outlook?

Хуткія крокі Outlook знаходзяцца ў схаванай тэчцы вашай паштовай скрыні або файле .pst.

Калі вы выкарыстоўваеце ўліковы запіс POP3 , вы можаце проста імпартаваць свой зыходны файл .pst на новы камп'ютар, і Quick Steps таксама будзе перамяшчацца з ім (вядома, калі ўсё зроблена правільна). Для атрымання дадатковай інфармацыі, калі ласка, гл. Як экспартаваць і імпартаваць файл .pst.

Карыстальнікам Exchange не патрабуецца ніякіх спецыяльных дзеянняў - як толькі вы наладзіце свой уліковы запіс Exchange на новым камп'ютары, вашы хуткія крокі будуць там.

Для ўліковых запісаў IMAP міграцыя больш складаная - вы можаце выкарыстоўвацьінструмент MFCMAPI для доступу да дадзеных вашай паштовай скрыні і экспарту/імпарту хуткіх крокаў на новы камп'ютар.

Вось як стварыць і выкарыстоўваць хуткія крокі ў Outlook. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!