Mặc dù Google Trang tính có rất nhiều đặc quyền, nhưng nó cũng có nhược điểm. Một ví dụ rõ ràng về điều đó là tình trạng thiếu các công cụ đơn giản để quản lý văn bản. Chúng tôi có nhất thiết phải thêm hoặc thay thế văn bản trong Google Trang tính theo cách thủ công hoặc bằng các công thức phức tạp không? Không còn nữa. :) Chúng tôi đã lấp đầy khoảng trống này bằng các công cụ một cú nhấp chuột đơn giản. Cho phép tôi giới thiệu chúng với bạn trong bài đăng trên blog này.

Tất cả các công cụ mà tôi giới thiệu hôm nay đều là một phần của một tiện ích — Power Tools. Đây là tập hợp tất cả các tiện ích bổ sung của chúng tôi dành cho Google Trang tính. Tôi thực sự khuyến khích bạn cài đặt nó, trở thành đầu bếp của riêng bạn, trộn và kết hợp các "nguyên liệu" bên dưới trên dữ liệu của bạn. ;)

Sửa đổi văn bản trong bảng tính của bạn

Nhiều người trong chúng ta đi đến điểm thỏa hiệp về kiểu bảng nhất quán vì mục đích tiết kiệm thời gian. Do đó, sớm hay muộn, bạn sẽ tìm thấy dữ liệu trong trang tính của mình trong các trường hợp khác nhau và với các ký tự thừa được nhập vội vàng. Điều này có thể trở thành một vấn đề, đặc biệt nếu nhiều người có quyền chỉnh sửa cùng một bảng tính.

Cho dù bạn là người cầu toàn có xu hướng giữ cho dữ liệu siêu rõ ràng và thiết thực hay chỉ đơn giản là phải chứng minh dữ liệu từ bảng tính của bạn, các công cụ sau sẽ giúp ích.

Thay đổi kiểu chữ trong Google Trang tính

Các cách thay đổi kiểu chữ tiêu chuẩn trong Google Trang tính bao gồm các chức năng: LOWER, UPPER, PROPER . Để sử dụng chúng, bạn sẽ phải tạo một cột trợ giúp, xây dựng các công thức ở đó vàthay thế cột ban đầu của tôi bằng kết quả (hộp kiểm ở cuối tiện ích bổ sung):

Mẹo. Nếu có quá nhiều liên từ hoặc bất kỳ từ liên kết nào khác, bạn cũng có thể tách văn bản theo chúng bằng cách sử dụng tùy chọn thứ hai — Tách giá trị theo chuỗi .

Nếu trường hợp văn bản quan trọng nhất, hãy chọn nút radio thứ ba và tách mọi thứ trước chữ in hoa.

Chia theo vị trí

Giống như việc thêm văn bản, vị trí của các ký hiệu trong các ô có thể quan trọng hơn sự xuất hiện của các ký tự cụ thể. Đặc biệt, nếu tất cả các ô được định dạng theo cùng một cách.

Với công cụ Chia theo vị trí , bạn có thể chọn vị trí chính xác để chia các bản ghi:

Tôi đã sử dụng công cụ này để tách mã quốc gia và mã vùng khỏi chính số điện thoại:

Tất cả những gì còn lại bây giờ là xóa cột ban đầu và định dạng hai tên mới đó.

Tách tên

Như tôi đã đề cập trước đó, công cụ tiêu chuẩn của Google Trang tính có tên là Tách văn bản thành cột chỉ kéo các từ ra xa nhau . Nếu bạn sử dụng công cụ này cho tên của mình, rất có thể bạn sẽ nhận được các cột có tên, tiêu đề và hậu tố bị trộn lẫn.

Công cụ Tách tên của chúng tôi sẽ giúp bạn tránh điều đó . Nó đủ thông minh để nhận ra tên, họ và tên đệm; chức danh và lời chào; hậu danh từ và hậu tố. Vì vậy, nó không chỉ phân chiatừ ngữ. Tùy thuộc vào đơn vị tên, nó sẽ đặt chúng vào các cột tương ứng.

Hơn nữa, bạn có thể kéo, chẳng hạn như chỉ họ và tên bất kể có các phần nào khác trong ô. Hãy xem video ngắn này (1:45), toàn bộ quá trình thực sự chỉ mất vài giây:

Trích xuất liên kết, số và văn bản trong Google Trang tính

Nếu việc tách tất cả các giá trị trong một ô thì không một tùy chọn và bạn muốn trích xuất một phần cụ thể từ ô Google Trang tính đó, bạn có thể muốn xem qua công cụ Trích xuất :

Mẹo. Nếu bạn yêu thích công thức, hướng dẫn này sẽ cung cấp một số ví dụ về công thức về cách trích xuất dữ liệu trong Google Trang tính.

4 cách đầu tiên là các cách khác nhau để trích xuất dữ liệu của bạn từ các ô trong Google Trang tính:

• theo chuỗi , nếu giá trị bạn cần lấy nằm sau/trước/ở giữa các giá trị giống nhau.
• theo vị trí , nếu bạn biết vị trí chính xác để lấy từ đó.
• bằng mặt nạ , nếu dữ liệu mong muốn có thể được phát hiện bằng một mẫu tương tự trong các ô.
• đầu tiên/cuối cùng N ký tự , nếu dữ liệu cần trích xuất ở đầu/cuối ô.

Bạn cũng có thể lấy một số loại dữ liệu nhất định:

• trích xuất siêu liên kết
• URL
• số
• địa chỉ email

Video demo sau đây cho thấy công cụ đang hoạt động:

Tuyệt vời ! Đây là tất cả các công cụ chúng tôi có tại thời điểm này sẽ giúp bạnlàm việc với văn bản trong Google Trang tính. Chúng có thể trở thành phát hiện may mắn của bạn, hoặc đơn giản là giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Theo bất kỳ cách nào, tôi tin rằng chúng cực kỳ hữu ích nếu có.

Và xin lưu ý nhỏ — bạn sẽ tìm thấy tất cả các tiện ích bổ sung này trong Power Tools — một bộ sưu tập tất cả các tiện ích của chúng tôi dành cho Google Trang tính.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc nếu nhiệm vụ của bạn quá phức tạp để các tiện ích bổ sung này phục vụ bạn, chỉ cần gửi nhận xét của bạn bên dưới và chúng tôi sẽ xem chúng tôi có thể làm gì để trợ giúp. :)

Chà, bạn không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào ở trên với công cụ của chúng tôi. Nó nhanh chóng thay đổi kiểu chữ trong Google Trang tính của bạn trong chính các ô ban đầu.

Mẹo. Xem video này để hiểu rõ hơn về công cụ này hoặc vui lòng đọc phần giới thiệu ngắn ngay bên dưới video.

Bạn sẽ tìm thấy công cụ này trong nhóm Văn bản > Sửa đổi :

Để thay đổi kiểu chữ trong bảng tính của bạn bằng tiện ích bổ sung này, chỉ cần chọn phạm vi có văn bản của bạn và chọn cách sửa đổi dữ liệu: biến mọi thứ thành Kiểu hoa của câu. , chữ thường hoặc CHỮ HOA , Viết hoa mỗi từ (còn gọi là chữ hoa đúng), chữ thường & hoặc tOGGLE văn bản .

Mẹo. Nếu bạn không chắc mình cần sử dụng tùy chọn nào, hãy xem trang trợ giúp để biết công cụ mà chúng tôi đã mô tả chi tiết mọi thứ.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấn Sửa đổi và xem dữ liệu gốc của bạn thay đổi trường hợp:

Thay thế các ký hiệu

Nếu bạn nhập dữ liệu từ web, bạn có thể tìm thấy các chữ cái có dấu trong bảng của mình như ß, Ö hoặc ç . Tệp đã nhập cũng có thể chứa các ký tự đặc biệt khác nhau: dấu bản quyền (©), dấu hỏi ngược (¿), dấu và (&) và dấu ngoặc kép thông minh (“ ”). Các biểu tượng này cũng có thể được thể hiện bằng mã của chúng (thường được sử dụng trên web.)

Nếu bạn cố gắng thay thế chúng bằng cách sử dụngcông cụ Tìm và thay thế tiêu chuẩn của Google Trang tính ( Ctrl+H ), hãy chuẩn bị thực hiện quy trình thay thế cho từng ký tự. Thay vào đó, bạn cũng sẽ phải nhập các ký hiệu mà bạn muốn xem.

Tiện ích Thay thế các ký hiệu của chúng tôi nhanh hơn và dễ sử dụng hơn nhiều. Nó quét phạm vi dữ liệu đã chọn và tự động thay thế tất cả các ký tự hoặc mã có dấu bằng các ký hiệu tiêu chuẩn tương ứng của chúng.

Mẹo. Công cụ này cũng nằm trong Power Tools: Văn bản > Sửa đổi .

Đây cũng là những gì bạn có thể làm với mã và ký tự đặc biệt bằng cách sử dụng cùng một tiện ích bổ sung:

Và tại đây bạn có thể thấy cách thức hoạt động của công cụ Thay thế dấu ngoặc kép thông minh bằng dấu ngoặc kép thẳng (hiện chỉ dành cho dấu ngoặc kép):

Đánh bóng văn bản

Nếu các sửa đổi ở trên là quá nhiều đối với bảng của bạn và bạn chỉ muốn chải văn bản Google Trang tính của mình ở đây và ở đó, tiện ích bổ sung cũng sẽ giúp bạn tự động hóa việc này.

Các Văn bản tiếng Ba Lan công cụ xem qua phạm vi bạn chọn và thực hiện các thao tác sau:

• xóa khoảng trắng nếu có
• thêm khoảng trắng sau dấu câu nếu bạn quên bất kỳ dấu nào
• áp dụng trường hợp câu cho các ô của bạn

Bạn có thể tự do thực hiện cả ba tùy chọn cùng một lúc hoặc chọn tùy chọn phù hợp nhất với bảng của mình:

Cách thêm văn bản trong Google Trang tính

Phương pháp thêm văn bản tiêu chuẩn trong Google Trang tính vẫn giống như mọi khi: một hàm. VàCONCATENATE thường chèn thêm các ký tự vào văn bản hiện tại của bạn.

Mẹo. Hướng dẫn này cung cấp các ví dụ về công thức thêm văn bản vào cùng một vị trí của nhiều ô.

Nhưng khi nói đến các hàm, luôn có một cột bổ sung bổ sung cho các công thức. Vậy tại sao phải thêm các cột và công thức đặc biệt nếu có các tiện ích bổ sung xử lý văn bản ngay tại vị trí của nó?

Một trong những công cụ của chúng tôi được thiết kế chính xác cho nhiệm vụ này. Nó được gọi là Thêm văn bản theo vị trí và lồng vào cùng một nhóm Văn bản của Power Tools .

Mẹo. Xem video này để hiểu rõ hơn về công cụ này. Ngoài ra, bạn có thể đọc phần giới thiệu ngắn ngay bên dưới video.

Công cụ này không chỉ cho phép bạn thêm văn bản trong Google Trang tính mà còn chèn các ký tự đặc biệt và cách kết hợp của chúng vào bảng của bạn , chẳng hạn như dấu câu, dấu số (#), dấu cộng (+), v.v. Và điều tuyệt vời hơn nữa là bạn quyết định vị trí cho các ký tự mới này.

Chèn các ký tự đặc biệt vào đầu / ở cuối

Hai tùy chọn đầu tiên cho phép thêm văn bản ở đầu và ở cuối của tất cả các ô đã chọn.

Hãy giả sử bạn muốn cung cấp danh sách số điện thoại có mã quốc gia. Vì mã phải đứng trước toàn bộ số nên nhiệm vụ là thêm các số vào đầu các ô của Google Trang tính.

Chỉ cần chọn dải ô có số, nhập mã quốc gia mong muốn vào ôtrường tương ứng trong công cụ và nhấp vào Thêm :

Thêm văn bản trong Google Trang tính trước văn bản/sau văn bản

Ba mục cuối cùng các tùy chọn của công cụ cho phép bạn chèn các ký tự tùy thuộc vào văn bản cụ thể trong các ô.

• Bạn có thể thêm văn bản của mình bắt đầu từ ký tự thứ 3, 7, 10, v.v. trong một ô với tùy chọn có tên Sau số ký tự . Tôi sẽ sử dụng công cụ này và chèn mã vùng được đặt trong dấu ngoặc vuông vào các số trong ví dụ trước.

  Ở đó, mã vùng cho các số của Hoa Kỳ và Canada bắt đầu từ ký tự 3d: +1 202 5550198. Vì vậy, tôi cần thêm một dấu ngoặc tròn trước nó:

  

  Sau khi thêm, mã vùng kết thúc bằng ký tự thứ 6: +1 (202 5550198

  Vì vậy, tôi cũng thêm một dấu ngoặc đóng sau nó. Đây là những gì tôi có:

  

• Bạn cũng có thể thêm văn bản trước hoặc sau văn bản cụ thể trong các ô.

  Những tùy chọn này sẽ giúp tôi làm cho các số điện thoại dễ đọc hơn bằng cách thêm dấu cách trước và sau dấu ngoặc:

  

Nhưng nếu thêm văn bản trong Google Trang tính không phải là một tùy chọn và bạn muốn xóa một số ký tự thừa và văn bản lỗi thời thì sao? Chúng tôi cũng có các công cụ cho công việc này.

Mẹo. Có một trang trợ giúp cho các tùy chọn Thêm văn bản , bạn sẽ tìm thấy nó ở đây.

Xóa các ký tự thừa và ký tự đặc biệt trong Google Trang tính

Đôi khi khoảng trắng và các ký tự khác có thểbò vào bàn của bạn. Và một khi chúng xâm nhập, việc theo dõi và loại bỏ tất cả chúng có thể trở nên khá căng thẳng.

Tiện ích Tìm và thay thế tiêu chuẩn của Google Trang tính sẽ chỉ thay thế một ký tự thừa bằng một ký tự khác. Vì vậy, trong những trường hợp như thế này, tốt hơn hết bạn nên giao nhiệm vụ cho các tiện ích bổ sung từ nhóm Xóa trong Power Tools:

Mẹo. Nhóm Xóa cũng sở hữu một trang trợ giúp đề cập đến tất cả các công cụ và tùy chọn của chúng.

Bạn cũng có thể xem video giới thiệu này:

Hoặc truy cập blog này đăng để biết các cách khác để xóa cùng một văn bản hoặc một số ký tự nhất định trong Google Trang tính.

Xóa các chuỗi con hoặc ký tự riêng lẻ

Công cụ đầu tiên này sẽ loại bỏ một hoặc một vài ký tự đơn lẻ và thậm chí cả chuỗi con Google Trang tính trong phạm vi đã chọn. Nói chính xác hơn, bạn có thể xóa các mục sau:

• tất cả các lần xuất hiện của một chữ cái, số cụ thể hoặc ký tự đặc biệt trong Google Trang tính, ví dụ:. 1 hoặc +
• nhiều chữ cái đơn, số hoặc ký tự: ví dụ: 1 và +
• một chuỗi ký tự được chỉ định — chuỗi con Google Trang tính — hoặc một vài trong số các bộ như vậy, ví dụ: +1 và/hoặc +44

Tôi sẽ lấy các số điện thoại giống nhau từ ví dụ trước và xóa tất cả quốc gia mã và dấu ngoặc đơn cùng lúc bằng công cụ:

Xóa dấu cách và dấu phân cách

Tiện ích tiếp theo dành cho Google Trang tínhxóa khoảng trắng trước, sau và trong văn bản. Nếu dữ liệu của bạn không thích khoảng trắng, vui lòng xóa chúng hoàn toàn:

Tiện ích bổ sung cũng xóa các ký tự đặc biệt như dấu phẩy, dấu chấm phẩy và các dấu phân cách khác (thậm chí còn có một hộp kiểm đặc biệt để ngắt dòng); ký tự không in được (như ngắt dòng), thực thể HTML (mã được sử dụng thay cho chính ký tự) và thẻ HTML:

Xóa ký tự theo vị trí

Đôi khi, mặc dù bản thân các ký tự không quan trọng mà là vị trí của chúng trong các ô.

• Trong ví dụ của tôi, có các phần mở rộng trong các số điện thoại có cùng một vị trí — từ ký tự thứ 12 đến 14 trong mỗi ô.

  Tôi sẽ sử dụng vị trí này để xóa phần mở rộng khỏi tất cả các số bằng công cụ tương ứng:

  

  Đây là cách các số biến đổi chỉ trong một cặp số lần nhấp:

  

• Bạn có thể xóa một số ký tự đầu/cuối trong các ô theo cách tương tự. Chỉ cần chỉ định chính xác số lượng biểu tượng bổ sung và tiện ích bổ sung sẽ không khiến bạn phải chờ đợi.

  Hãy xem, công cụ này đã xóa mã quốc gia — 3 ký tự đầu tiên — khỏi số điện thoại:

  

• Nếu nhiều ô chứa cùng một văn bản đứng trước hoặc theo sau bởi các chi tiết không cần thiết, hãy sử dụng tùy chọn Xóa ký tự trước/sau văn bản để loại bỏ chúng.

  Ví dụ, đây là danh sáchkhách hàng có số điện thoại và quốc gia của họ trong cùng một ô:

  

  Tùy thuộc vào quốc gia, tôi chọn các ô theo nhóm và đặt công cụ xóa mọi thứ trước US, UK và sau đó là CA . Đây là kết quả tôi nhận được:

  

Xóa các hàng và cột trống trong Google Trang tính

Sau nhiều lần sửa đổi dữ liệu của bạn , bạn có thể nhận thấy các hàng và cột trống rải rác khắp trang tính của mình. Để xóa chúng, cách đầu tiên bạn nghĩ đến là chọn từng hàng trong khi nhấn Ctrl, sau đó xóa các dòng trống đó qua menu ngữ cảnh. Và lặp lại tương tự cho các cột.

Ngoài ra, bạn có thể muốn loại bỏ những cột và hàng không sử dụng nằm ngoài dữ liệu của mình. Xét cho cùng, chúng chiếm dung lượng và vượt quá giới hạn 5 triệu ô trong một bảng tính.

Hơn thế nữa, bạn có thể cần thực hiện tương tự trên tất cả các trang tính trong tệp.

Không giống như Google Trang tính, tiện ích bổ sung của chúng tôi sẽ xóa tất cả các hàng và cột trống và không được sử dụng trong một lần. Bạn thậm chí không cần phải chọn bất kỳ phạm vi hoặc cột và hàng riêng lẻ nào.

Chỉ cần mở trang tính của bạn, truy cập công cụ Xóa, chọn 5 hộp kiểm (hoặc ít hơn, tùy thuộc vào mục tiêu của bạn), nhấp vào Xóa và ở đó bạn có các bảng gọn gàng trong tất cả các trang tính mà không có bất kỳ khoảng trống nào:

Cách chia văn bản thành các cột & hàng

Một thao tác hữu ích khác là tách văn bản từ một cột thành nhiều cột và từmột hàng thành nhiều hàng.

Mặc dù Google Trang tính gần đây đã giới thiệu tính năng Chia văn bản thành cột của riêng họ, nhưng tính năng này có một số điểm yếu chính:

• Tính năng này bị chia nhỏ chỉ chia thành các cột (hiện không biết cách chia thành các hàng).
• Nó chia mỗi lần một dấu phân cách. Nếu có các dấu phân cách khác nhau trong các ô của bạn, bạn sẽ phải sử dụng tiện ích này nhiều lần.
• Nó không phân tách bằng ngắt dòng . Tính năng này cho phép bạn chỉ định dấu phân tách tùy chỉnh nhưng việc nhập dấu ngắt dòng ở đó có thể trở thành vấn đề.
• Nó ghi đè dữ liệu sang bên phải khi tách các ô từ các cột ở bên trái bảng của bạn.
• Khi tách tên, nó không nhận dạng được tên, họ và tên đệm — nó chỉ đơn giản là tách các từ.

Thật may mắn, tiện ích bổ sung Split của chúng tôi giải quyết tất cả những điều đó cho bạn . Bạn sẽ tìm thấy công cụ này trong nhóm Chia nhỏ trong Power Tools:

Chia theo ký tự

Trước tiên, tôi muốn minh họa cách tách văn bản theo ký tự hoặc dấu phân cách trong các ô.

Mẹo. Xem video giới thiệu ngắn này hoặc đọc tiếp :)

Bạn nên chọn dữ liệu để phân tách trước, đảm bảo rằng tùy chọn Chia theo ký tự được chọn và chọn các dấu phân tách phù hợp xảy ra trong các ô của bạn.

Tôi không chọn Dấu cách vì tôi không muốn tách tên ra. Tuy nhiên, Dấu phẩy và Ngắt dòng sẽ giúp tôi phân tách số điện thoại và chức danh công việc. A cũng chọn