आऊटलुक 365, आउटलुक 2021, Outlook 2016 आणि Outlook 2013 मध्ये जलद पायऱ्या काय आहेत आणि वारंवार क्रिया स्वयंचलित करण्यासाठी आणि अनावश्यक क्लिक्स दूर करण्यासाठी त्यांना तुमच्या ईमेल वर्कफ्लोमध्ये कसे समाकलित करावे हे लेख स्पष्ट करतो.

दिवसेंदिवस सारख्याच गोष्टी करत असताना, प्रत्येक वेळी सुरवातीपासून ते करणे सर्वात जास्त त्रासदायक असते. कंटाळवाण्या मल्टी-स्टेप प्रक्रियेऐवजी तुम्ही एका बटण क्लिकने तुमची ईमेल दिनचर्या पूर्ण करू शकलात तर तुम्ही काय म्हणाल? आउटलुक क्विक स्टेप्स हेच आहे.

आउटलुक मधील जलद स्टेप्स

क्विक स्टेप्स हे एक प्रकारचे शॉर्टकट आहेत जे तुम्हाला कार्य करू देतात एका क्लिकवर क्रियांचा विशिष्ट क्रम.

उदाहरणार्थ, जर तुम्ही वारंवार येणारे संदेश नंतरच्या पुनरावलोकनासाठी काही फोल्डरमध्ये हलवत किंवा कॉपी करत असाल, तर एक जलद पायरी कार्य जलद करू शकते. किंवा तुम्ही स्वयंचलितपणे प्रत्युत्तर पाठवू शकता आणि मूळ संदेश हटवू शकता, जेणेकरून तुमचा इनबॉक्स अप्रासंगिक ईमेलने गोंधळणार नाही. एका चरणात अनेक क्रिया समाविष्ट करण्याची क्षमता हे विशेषतः उपयुक्त आहे. उदाहरणार्थ, तुम्ही संदेश एका विशिष्ट फोल्डरमध्ये हलवू शकता, न वाचलेले म्हणून चिन्हांकित केले आहे, तुमच्या टीम-सहकाऱ्यांना अग्रेषित केले आहे आणि तुमच्या व्यवस्थापकाला Bcc' केले आहे, हे सर्व एकाच शॉर्टकटने!

क्विक स्टेप्सचे आणखी एक उत्कृष्ट वैशिष्ट्य. ते पूर्णपणे सानुकूल करण्यायोग्य आहेत, त्यामुळे तुम्ही सानुकूल आदेशासह जवळजवळ कोणतीही नियमित ऑपरेशन्स स्वयंचलित करू शकता.

तुमच्या Outlook मध्ये द्रुत चरणे सेट करण्यासाठी, तुम्ही त्यापैकी एक निवडू शकताखालील पध्दती:

• डीफॉल्ट पायऱ्या सानुकूल करा.
• तुमचे स्वतःचे एक तयार करा.
• अस्तित्वात असलेल्या कोणत्याही पायऱ्यांची डुप्लिकेट करा आणि संपादित करा.

पुढे, आम्ही प्रत्येक पर्यायावर तपशीलवार चर्चा करू, जेणेकरुन तुम्ही लगेचच हे अप्रतिम वैशिष्ट्य वापरण्यास पुढे जाऊ शकता.

आउटलुक 365, Outlook 2019, Outlook 2016 सह सर्व आधुनिक डेस्कटॉप आवृत्त्यांमध्ये जलद चरण उपलब्ध आहेत. आणि Outlook 2013. Outlook Online मध्ये, हे वैशिष्ट्य समर्थित नाही.

Outlook मधील डीफॉल्ट क्विक स्टेप्स

Microsoft Outlook मध्ये पाच प्रीसेट पायऱ्या आहेत. तुम्ही त्यांना होम टॅबवर, त्वरित पावले गटामध्ये शोधू शकता:

• वर हलवा - निवडलेल्या ईमेलला एका निर्दिष्ट फोल्डरमध्ये हलवते आणि ते वाचले म्हणून चिन्हांकित करते.
• व्यवस्थापकाकडे - निवडलेला संदेश तुमच्या व्यवस्थापकाकडे फॉरवर्ड करते. जर तुमची संस्था Microsoft 365 किंवा Exchange Server वापरत असेल, तर व्यवस्थापकाचे नाव ग्लोबल अॅड्रेस लिस्टमध्ये असू शकते आणि टू बॉक्समध्ये स्वयंचलितपणे समाविष्ट केले जाऊ शकते; अन्यथा तुम्ही ते व्यक्तिचलितपणे निर्दिष्ट करू शकता.
• टीम ईमेल - निवडलेला संदेश तुमच्या सहकाऱ्यांना फॉरवर्ड करतो. तुमच्या एक्सचेंज सर्व्हर प्रशासकाने तुमचा मेलबॉक्स कसा कॉन्फिगर केला यावर अवलंबून, तुमच्या टीम सदस्यांचे पत्ते Outlook द्वारे शोधले जाऊ शकतात आणि भरले जाऊ शकतात. नसल्यास, तुम्हाला ते स्वतःमध्ये भरावे लागतील.
• पूर्ण - संदेश वाचला आणि पूर्ण झाला म्हणून चिन्हांकित करा आणि नंतर निर्दिष्ट फोल्डरमध्ये हलवा.
• उत्तर द्या & हटवा - उघडते aनिवडलेल्या संदेशाला प्रत्युत्तर द्या, आणि नंतर मूळ संदेश हटवलेले आयटम फोल्डरमध्ये हलवा.

या पूर्वनिर्धारित पायऱ्या तुमच्या वापरण्यासाठी जवळजवळ तयार आहेत, "जवळजवळ" ही की आहे येथे शब्द. प्रथमच अंगभूत द्रुत चरण वापरण्याचा प्रयत्न करताना, तुम्हाला ते कॉन्फिगर करण्यास सूचित केले जाईल. परंतु निराश होऊ नका - लक्ष्य फोल्डर निवडणे किंवा ईमेल पत्ता पुरवण्यापेक्षा कॉन्फिगरेशन अधिक कठीण नाही. ते कसे कार्य करते याची चांगली कल्पना येण्यासाठी, एक व्यावहारिक उदाहरण पाहू.

तुम्हाला दिलेला संदेश तुमच्या व्यवस्थापकाला फॉरवर्ड करायचा आहे असे समजा. तुम्ही व्यवस्थापकाकडे पायरीवर क्लिक करा आणि प्रथम वेळ सेटअप विंडो दिसेल. तुम्हाला फक्त व्यवस्थापकाचा ईमेल पत्ता To… बॉक्समध्ये टाइप करा आणि सेव्ह करा क्लिक करा.

मिळवण्यासाठी अतिरिक्त पर्याय, तळाशी डाव्या कोपऱ्यातील पर्याय बटणावर क्लिक करा आणि नंतर प्रति… बॉक्स:

<14 खाली पर्याय दर्शवा क्लिक करा

आता, तुम्ही प्राधान्य सेट करू शकता, संदेश फ्लॅग करू शकता किंवा Cc आणि Bcc प्रतींसाठी ईमेल पत्ते निर्दिष्ट करू शकता.

टिपा:

क्विक स्टेप इन कसे तयार करावेआउटलुक

आपल्याला आवश्यक असलेल्या क्रियांचा एकही इनबिल्ट पायरी स्वयंचलित करत नसल्यास, आपण सहजपणे आपली स्वतःची एक तयार करू शकता. सुरवातीपासून एक द्रुत पायरी सेट करण्यासाठी, तुम्हाला हे करणे आवश्यक आहे:

1. त्वरित पायऱ्या बॉक्समध्ये, नवीन तयार करा क्लिक करा.<0
2. द्रुत पायरी संपादित करा डायलॉग बॉक्समध्ये, तुम्ही सर्वात पहिली गोष्ट जी तुमची पायरी नाव आहे. यासाठी, नाव फील्डमध्ये काही वर्णनात्मक मजकूर टाइप करा, उदाहरणार्थ उत्तर द्या & फॉलो अप करा .

   

3. पुढे, तुम्हाला करायची असलेली कृती निवडा. एक कृती निवडा ड्रॉप-डाउन बॉक्सवर क्लिक करा, सूचीमधून स्क्रोल करा आणि संबंधित निवडा. काही क्रिया तुम्हाला नंतर निवडण्यासाठी अतिरिक्त पर्याय देतील.

   या उदाहरणात, टेम्प्लेटसह संदेशाला प्रत्युत्तर देणे हे आमचे ध्येय आहे, म्हणून आम्ही सर्वांना उत्तर द्या निवडतो.

   

4. कॉन्फिगर करण्यासाठी तुमचा प्रतिसाद, ते… फील्डखालील पर्याय दाखवा लिंकवर क्लिक करा आणि नंतर मजकूर बॉक्समध्ये तुमचा प्रत्युत्तर एंटर करा. वैकल्पिकरित्या, तुम्ही Cc आणि/किंवा Bcc प्राप्तकर्ते जोडू शकता, संदेश ध्वजांकित करू शकता आणि प्राधान्य सेट करू शकता. आमचा पाठपुरावा करण्याचा आमचा हेतू असल्यामुळे, आम्ही या आठवड्यात वर ध्वज लावा सेट करतो.

   

5. तुमचे जलद पाऊल अपेक्षित नसल्यास फक्त एका कृतीपुरते मर्यादित राहा, क्रिया जोडा बटणावर क्लिक करा आणि दुसरी क्रिया निवडा. आमच्या बाबतीत, तो संदेश फॉलो अप फोल्डरमध्ये हलवत आहे.

   

6. अशाच प्रकारे, तुम्हाला हव्या असलेल्या इतर सर्व क्रिया सेट करा.पार पाडणे उदाहरणार्थ, तुम्ही मूळ संदेश तुमच्या समवयस्कांना फॉरवर्ड करू शकता किंवा तुमच्या पर्यवेक्षकाला संलग्नक म्हणून ईमेल फॉरवर्ड करू शकता.
7. पर्यायी, तुमच्या द्रुत चरणासाठी पूर्वनिर्धारित शॉर्टकट की पैकी एक नियुक्त करा.
8. वैकल्पिकपणे, तुम्ही तुमच्या माऊसने या द्रुत पायरीवर फिरता तेव्हा प्रदर्शित करण्यासाठी टूलटिप टाइप करा (हे विशेषतः उपयुक्त ठरू शकते जेव्हा तुमच्याकडे खूप भिन्न वस्तू असतील).

   सर्व सानुकूलनानंतर, आमच्या अंतिम क्विक स्टेप्स टेम्प्लेटमध्ये खालील स्वरूप आहे:

   • ते तीन क्रिया करते: टेम्प्लेटसह प्रत्युत्तर (1), मूळ संदेश येथे हलवा नंतर पाठपुरावा करण्यासाठी एक विशेष फोल्डर (2), सहकाऱ्यांना संदेश फॉरवर्ड करा (3).
   • Ctrl + Shift + 1 शॉर्टकट (4) दाबून ते ट्रिगर केले जाऊ शकते. 11>
   • एक टूलटिप ही द्रुत पायरी प्रत्यक्षात काय करते याची आठवण करून देणारा जेव्हा तुम्ही कर्सर त्यावर फिरवाल (5).

   

<11
9. पूर्ण झाल्यावर, समाप्त क्लिक करा, आणि तुमची नवीन तयार केलेली द्रुत पायरी लगेच रिबनमध्ये दिसून येईल.

   

डुप्लिकेट कसे करावे एक विद्यमान जलद पायरी

जेव्हा तुम्ही तुमच्याकडे आधीपासून असलेल्या प्रमाणेच एक द्रुत पायरी तयार करू इच्छित असाल परंतु थोड्या फरकाने (उदा. दुसर्‍या व्यक्तीला संदेश फॉरवर्ड करणे किंवा वेगळ्या फोल्डरमध्ये हलवणे), सर्वात जलद मार्ग म्हणजे विद्यमान आयटमची डुप्लिकेट करणे. कसे ते येथे आहे:

1. क्विक स्टेप्स गटामध्ये, तळाशी असलेल्या एका लहान बाणावर क्लिक करा उजवा कोपरा.
2. उघडणाऱ्या द्रुत पायऱ्या व्यवस्थापित करा विंडोमध्ये, तुम्हाला कॉपी करायची असलेली पायरी निवडा आणि डुप्लिकेट क्लिक करा.

   

   हे देखील पहा: एक्सेलमध्ये डुप्लिकेट सेल कसे शोधायचे आणि काढायचे
3. त्वरित पायरी संपादित करा मध्ये, वेगळे नाव टाइप करा, आवश्यकतेनुसार क्रिया बदला आणि समाप्त करा वर क्लिक करा.

कसे Outlook मध्‍ये Quick Steps वापरा

त्‍वरित स्टेपमध्‍ये अंतर्भूत करण्‍यासाठी, फक्त मेसेज निवडा आणि नंतर रिबनवरील क्विक स्टेपवर क्लिक करा किंवा त्याला नियुक्त केलेला कीबोर्ड शॉर्टकट दाबा.

कृपया लक्षात ठेवा की सर्व क्रिया शांतपणे अंमलात आणल्या जात नाहीत . उत्तर द्या किंवा फॉरवर्ड बाबतीत, एक प्रत्युत्तर किंवा फॉरवर्ड केलेला संदेश उघडेल, जेणेकरून तुम्ही त्याचे पुनरावलोकन करू शकता आणि आवश्यक ते बदल करू शकता. जेव्हा तुम्ही पाठवा बटणावर क्लिक कराल तेव्हाच संदेश जाईल. आवश्यक असल्यास, तुम्ही पाठवलेला ईमेल आठवू शकता.

फक्त दिलेल्या वेळी उपलब्ध असलेल्या पायऱ्या सक्रिय आहेत. जे अनुपलब्ध आहेत ते तुम्ही आत्ता वापरू शकत नाही असे दर्शवणारे धूसर केले आहेत. उदाहरणार्थ, सर्व अंगभूत पायऱ्यांपैकी कोणताही संदेश निवडला नसल्यास, फक्त टीम ईमेल सक्रिय असेल कारण इतर डीफॉल्ट विद्यमान संदेशावर लागू केले जातात.

कसे व्यवस्थापित करावे, जलद पायऱ्या सुधारा आणि हटवा

तुमच्या जलद पायऱ्या व्यवस्थापित करण्यासाठी, त्वरित पावले गटाच्या खालील उजव्या कोपर्यात असलेल्या डायलॉग लाँचर बाणावर क्लिक करा:

हे तुम्हाला खालील गोष्टी प्रदान करणारी त्वरित पायऱ्या व्यवस्थापित करा विंडो उघडेलपर्याय:

1. संपादित करा - विद्यमान द्रुत चरण बदला, एकतर डीफॉल्ट किंवा तुमचा सानुकूल.
2. डुप्लिकेट - एक प्रत तयार करा निवडलेल्या द्रुत चरणांपैकी.
3. हटवा - निवडलेला आयटम कायमचा काढून टाका.
4. वर आणि खाली बाण - आपल्या द्रुत चरणांची पुन्हा व्यवस्था करा. रिबन.
5. नवीन - एक नवीन द्रुत पायरी तयार करा.
6. डीफॉल्टवर रीसेट करा - डीफॉल्ट द्रुत चरण त्यांच्या प्रारंभिक स्थितीत पुनर्संचयित करा आणि हटवा तुम्ही तयार केलेले. कारण ही क्रिया पूर्ववत केली जाऊ शकत नाही, कृपया रीसेट करण्यापूर्वी काळजीपूर्वक विचार करा.

वरील द्रुत चरण व्यवस्थापित करा संवाद विंडो बाजूला ठेवून, एखाद्या विशिष्ट आयटमवर उजवे-क्लिक करून आणि संदर्भ मेनूमधून एखादी क्रिया निवडून तुम्ही पटकन बदला , कॉपी किंवा हटवू शकता :

Outlook Quick Steps कुठे संग्रहित आहेत?

Outlook Quick Steps तुमच्या मेलबॉक्स किंवा .pst फाईलमधील लपवलेल्या फोल्डरमध्ये आहेत.

तुम्ही POP3 खाते वापरत असल्यास , तुम्ही तुमची मूळ .pst फाईल नवीन संगणकावर इंपोर्ट करू शकता आणि क्विक स्टेप्स देखील त्यासोबत प्रवास करतील (अर्थातच, सर्वकाही योग्यरित्या केले असल्यास). अधिक तपशिलांसाठी, कृपया .pst फाइल कशी निर्यात आणि आयात करावी ते पहा.

Exchange वापरकर्त्यांसाठी, कोणत्याही विशेष क्रियांची आवश्यकता नाही - तुम्ही तुमचे Exchange खाते नवीन संगणकावर कॉन्फिगर करताच, तुमची जलद पावले होतील. तेथे.

IMAP खात्यांसाठी, स्थलांतर करणे कठीण आहे - तुम्ही वापरू शकतातुमचा मेलबॉक्स डेटा ऍक्सेस करण्यासाठी आणि नवीन संगणकावर द्रुत चरण निर्यात/आयात करण्यासाठी MFCMAPI साधन.

आऊटलूकमध्ये द्रुत चरण कसे तयार करावे आणि वापरावेत. वाचल्याबद्दल मी तुमचा आभारी आहे आणि तुम्हाला पुढील आठवड्यात आमच्या ब्लॉगवर भेटण्याची आशा आहे!