A cikk elmagyarázza, hogy mik a gyors lépések az Outlook 365, az Outlook 2021, az Outlook 2016 és az Outlook 2013 programokban, és hogyan integrálhatja őket az e-mail munkafolyamatba az ismétlődő műveletek automatizálása és a felesleges kattintások kiküszöbölése érdekében.

Amikor nap mint nap ugyanazokat a dolgokat csináljuk, a legidegesítőbb a szükséges minden alkalommal a semmiből kezdeni. Mit szólna, ha a fárasztó, többlépcsős folyamatok helyett egy gombnyomással elvégezhetné az e-mail rutinjait? Erről szólnak az Outlook gyors lépései.

Outlook gyors lépések

Gyors lépések az Outlookban egyfajta parancsikonok, amelyek segítségével egy kattintással elvégezhet egy bizonyos műveletsort.

Ha például gyakran mozgatja vagy másolja a beérkező üzeneteket valamilyen mappába későbbi áttekintés céljából, egy gyors lépés felgyorsíthatja a feladatot. Vagy automatikusan elküldhet egy választ és törölheti az eredeti üzenetet, így a bejövő üzenetek nem zsúfolódnak össze irreleváns e-mailekkel. Különösen hasznos az a lehetőség, hogy egyetlen lépésbe több műveletet is belefoglalhat. Például egy üzenetet áthelyezhet egy mappába.meghatározott mappába, olvashatatlannak jelölve, továbbítva a csapattársaidnak, és Bcc-ben a menedzserednek, mindezt egyetlen gyorsbillentyűvel!

A Quick Steps másik nagyszerű tulajdonsága, hogy teljesen testreszabható, így szinte bármilyen rutinműveletet automatizálhat egy egyéni paranccsal.

A Gyors lépések beállításához az Outlookban a következő módszerek közül választhat:

• Az alapértelmezett lépések testreszabása.
• Készítsd el a sajátodat.
• Duplikálja és szerkessze a meglévő lépések bármelyikét.

A továbbiakban részletesen tárgyaljuk az egyes lehetőségeket, hogy azonnal elkezdhesse használni ezt a fantasztikus funkciót.

A gyors lépések minden modern asztali verzióban elérhetőek, beleértve az Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 és Outlook 2013. Az Outlook Online-ban ez a funkció nem támogatott.

Alapértelmezett gyors lépések az Outlookban

A Microsoft Outlook öt előre beállított lépéssel rendelkezik. Ezeket a következő oldalon találja meg Home lapon, a Gyors lépések csoport:

• Mozgás a - a kijelölt e-mailt egy megadott mappába helyezi át, és olvasottnak jelöli.
• Az igazgatónak - továbbítja a kiválasztott üzenetet a menedzserének. Ha a szervezet Microsoft 365 vagy Exchange Server szolgáltatást használ, a menedzser neve megtalálható a Globális címlistában, és automatikusan beilleszthető a Címzettek mezőbe; egyébként manuálisan is megadhatja.
• Csapat e-mail - továbbítja a kiválasztott üzenetet a kollégáinak. Attól függően, hogy az Exchange Server rendszergazdája hogyan konfigurálta a postafiókját, a csapattagok címeit az Outlook felismeri és kitölti. Ha nem, akkor Önnek magának kell kitöltenie őket.
• Kész - az üzenetet olvasottnak és befejezettnek jelöli, majd egy megadott mappába helyezi át.
• Válasz &; Törlés - megnyitja a kiválasztott üzenetre adott választ, majd az eredeti üzenetet áthelyezi a Törölt elemek mappa.

Ezek az előre definiált lépések már majdnem készen állnak a használatra, a "majdnem" itt a kulcsszó. Amikor először próbál egy beépített gyorslépést használni, a rendszer felszólítja a konfigurálására. De ne csüggedjen - a konfigurálás nem nehezebb, mint a célmappa kiválasztása vagy egy e-mail cím megadása. Hogy jobban megértsük, hogyan működik, nézzünk egy gyakorlati példát.

Tegyük fel, hogy továbbítani szeretne egy adott üzenetet a menedzserének. Kattintson a Az igazgatónak lépés, és a Első beállítás Megjelenik az ablak. Ehhez csak annyit kell tennie, hogy beírja a menedzser e-mail címét a Hogy... mezőt, és kattintson a Mentés .

A további opciók megjelenítéséhez kattintson a Opciók gombot a bal alsó sarokban, majd kattintson a Beállítások megjelenítése a Hogy... doboz:

Mostantól beállíthatja a prioritást, megjelölheti az üzenetet, vagy megadhatja a Cc és Bcc másolatok e-mail címeit.

Tippek:

• Beépíteni további akciók ugyanebben a lépésben kattintson a Add Action gomb.
• Ahhoz, hogy egy gyors lépést anélkül hajtson végre, hogy levenné a kezét a billentyűzetről, hozzárendelhet egy bizonyos billentyűkombináció hozzá - lásd a Rövidzáras billentyű mezőt az ablak alján.

Gyors lépés létrehozása az Outlookban

Ha a beépített lépések egyike sem automatizálja a szükséges műveletsorozatot, akkor könnyen létrehozhat sajátot. Egy gyors lépés beállításához a semmiből a következőket kell tennie:

1. A Gyors lépések mezőbe, kattintson a Új létrehozása .

   

2. A Gyors lépés szerkesztése párbeszédpanelen, a legelső dolog, amit tesz, hogy név Ehhez írjon be néhány leíró szöveget a Név mező, például Válasz & nyomon követés .

   

3. Ezután válassza ki a akció amit el szeretne végezni. Kattintson a Válasszon egy műveletet legördülő mezőt, görgessen a listán, és válassza ki a megfelelőt. Egyes műveletek további lehetőségeket adnak, amelyeket később választhat.

   Ebben a példában az a célunk, hogy egy sablonos üzenetre válaszoljunk, ezért a következő opciót választjuk Reply All .

   

4. A válasz konfigurálásához kattintson a Beállítások megjelenítése link a Hogy... mezőbe, majd írja be válaszát a Szöveg Lehetőség van Cc és/vagy Bcc címzettek hozzáadására, az üzenet megjelölésére és a prioritás beállítására. Mivel szándékunkban áll nyomon követni, ezért az üzenetet a Zászló a címre. Ezen a héten .

   

5. Ha a gyors lépés nem korlátozódhat egyetlen műveletre, kattintson a Add Action gombot, és válassza ki a második műveletet. Esetünkben ez egy üzenet áthelyezése a Utánkövetés mappa.

   

6. Hasonló módon állítsa be az összes többi, végrehajtani kívánt műveletet. Például továbbíthatja az eredeti üzenetet a kollégáinak, vagy továbbíthatja az e-mailt mellékletként a felettesének.
7. Opcionálisan rendelje hozzá az egyik előre definiált gyorsbillentyűk a gyors lépésedhez.
8. Opcionálisan írjon be egy tooltip hogy megjelenjen, amikor az egérrel e gyors lépés fölé mozgatja a mutatót (ez különösen akkor lehet hasznos, ha sok különböző elem van).

   Az összes testreszabás után a véglegesített Quick Steps sablonunk a következőképpen néz ki:

   • Elvégzi három művelet : sablonos válasz (1), az eredeti üzenet áthelyezése egy speciális mappába a későbbi nyomon követéshez (2), az üzenet továbbítása a kollégáknak (3).
   • A Ctrl + Shift + 1 billentyűkombináció megnyomásával indítható el rövidítés (4).
   • A tooltip amely emlékeztet arra, hogy mit is csinál ez a gyors lépés, ha a kurzort a lépés fölé viszi (5).

   

9. Ha kész, kattintson a Befejezés , és az újonnan létrehozott gyors lépés azonnal megjelenik a szalagban.

   

Hogyan duplikálhat egy meglévő gyors lépést

Abban a helyzetben, amikor egy gyors lépést szeretne létrehozni, amely nagyon hasonlít a már meglévőhöz, de egy kis eltéréssel (pl. továbbítani egy üzenetet egy másik személynek vagy áthelyezni egy másik mappába), a leggyorsabb módja egy meglévő elem duplikálása. Íme, hogyan:

1. A Gyors lépések csoport, kattintson a kis nyílra a jobb alsó sarokban.
2. A Gyors lépések kezelése ablakban válassza ki a másolni kívánt lépést, majd kattintson a Duplikátum .

   

3. A Gyors lépés szerkesztése , írjon be egy másik nevet, módosítsa a műveleteket szükség szerint, és kattintson a Befejezés .

A gyors lépések használata az Outlookban

A gyorslépésben szereplő műveletek végrehajtásához egyszerűen jelölje ki az üzenetet, majd kattintson a szalag gyorslépésére, vagy nyomja meg a hozzá rendelt billentyűparancsot.

Felhívjuk figyelmét, hogy nem minden cselekvés a csendben végrehajtva Amennyiben a Válasz vagy Előre , a válasz vagy továbbított üzenet megnyílik, így átnézheti és szükség esetén módosíthatja. Az üzenet csak akkor megy ki, ha rákattint a Küldje el a Ha szükséges, visszahívhat egy elküldött e-mailt.

Csak az adott időpontban rendelkezésre álló lépéseket kell aktív A nem elérhető lépések szürke színnel jelzik, hogy jelenleg nem használhatók. Ha például nincs üzenet kiválasztva, a beépített lépések közül csak a következő lépések lesznek elérhetőek. Csapat e-mail lesz aktív, mivel a többi alapértelmezett értéket egy meglévő üzenetre alkalmazzuk.

A Gyors lépések kezelése, módosítása és törlése

A gyorslépések kezeléséhez kattintson a párbeszédpanel indító nyilára a jobb alsó sarokban lévő Gyors lépések csoport:

Ez megnyitja a Gyors lépések kezelése ablak, amely a következő lehetőségeket kínálja:

1. Szerkesztés - megváltoztathat egy meglévő gyorslépést, akár az alapértelmezettet, akár az Ön egyéni lépését.
2. Duplikátum - másolatot készít a kiválasztott gyors lépésről.
3. Törölje a címet. - véglegesen eltávolítja a kiválasztott elemet.
4. Fel és le nyilak - rendezze újra a gyors lépéseket a szalagon.
5. Új - hozzon létre egy új gyors lépést.
6. Alapértelmezettre visszaállítása - visszaállítja az alapértelmezett gyorslépéseket a kezdeti állapotukba, és törli az Ön által létrehozott lépéseket. Mivel ezt a műveletet nem lehet visszacsinálni, kérjük, alaposan gondolja át, mielőtt a visszaállítást végrehajtja.

Eltekintve a Gyors lépések kezelése párbeszédablakban gyorsan megváltoztatni , másolat vagy delete egy adott elemet a jobb gombbal történő kattintással, majd a kontextusmenüből egy művelet kiválasztásával:

Hol tárolják az Outlook gyors lépéseket?

Az Outlook gyors lépései a postafiókjában vagy a .pst fájlban található rejtett mappában vannak.

Ha POP3-fiókot használ, egyszerűen importálhatja az eredeti .pst fájlt egy új számítógépre, és a Quick Steps is vele fog utazni (természetesen, ha mindent helyesen csinált). További részletekért lásd: Hogyan exportáljunk és importáljunk .pst fájlt.

Az Exchange-felhasználók számára nincs szükség különösebb lépésekre - amint konfigurálja Exchange-fiókját egy új számítógépen, a Gyors lépések már ott is lesznek.

IMAP-fiókok esetében az áttelepítés nehezebb - az MFCMAPI eszközzel hozzáférhet a postafiók adataihoz, és exportálhatja/importálhatja a Quick Steps-et egy új számítógépre.

Így hozza létre és használja a Gyors lépéseket az Outlookban. Köszönöm, hogy elolvasta, és remélem, jövő héten találkozunk a blogon!