Die artikel verduidelik wat vinnige stappe in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 en Outlook 2013 is, en hoe om dit in jou e-poswerkvloei te integreer om herhaalde aksies te outomatiseer en onnodige klikke uit te skakel.

Wanneer jy dieselfde dinge dag in en dag uit doen, is dit die irriterendste om dit elke keer van nuuts af te doen. Wat sou jy sê as jy in plaas van vervelige multi-stap prosesse jou e-pos roetines kan bereik met 'n knoppie klik? Dit is waaroor Outlook Quick Steps gaan.

Outlook Quick Steps

Quick Steps in Outlook is soort van kortpaaie waarmee jy 'n sekere volgorde van aksies met een klik.

As jy byvoorbeeld gereeld inkomende boodskappe na een of ander gids skuif of kopieer vir latere hersiening, kan 'n vinnige stap die taak bespoedig. Of jy kan outomaties 'n antwoord stuur en die oorspronklike boodskap uitvee, sodat jou inkassie nie deurmekaar raak met irrelevante e-posse nie. Wat veral nuttig is, is die vermoë om verskeie aksies in 'n enkele stap in te sluit. Byvoorbeeld, jy kan 'n boodskap na 'n spesifieke vouer laat skuif, as ongelees laat merk, na jou spanmaats aanstuur en na jou bestuurder gestuur word, alles met een kortpad!

Nog 'n wonderlike kenmerk van Quick Steps is dat hulle ten volle aanpasbaar is, sodat jy byna enige roetine-bewerkings met 'n pasgemaakte opdrag kan outomatiseer.

Om Quick Steps in jou Outlook op te stel, kan jy een vandie volgende benaderings:

• Pasmaak die verstekstappe.
• Skep jou eie een.
• Dupliseer en wysig enige van die bestaande stappe.

Verder sal ons elke opsie in detail bespreek, sodat jy dadelik kan begin om hierdie wonderlike kenmerk te gebruik.

Vinnige stappe is beskikbaar in alle moderne rekenaarweergawes, insluitend Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 en Outlook 2013. In Outlook Online word hierdie kenmerk nie ondersteun nie.

Verstek vinnige stappe in Outlook

Microsoft Outlook het vyf voorafbepaalde stappe. Jy kan hulle vind op die Tuis -oortjie, in die Vinnigestappe -groep:

• Skuif na - skuif die geselekteerde e-pos na 'n gespesifiseerde vouer en merk dit as gelees.
• Na Bestuurder - stuur die geselekteerde boodskap aan jou bestuurder aan. As jou organisasie Microsoft 365 of Exchange Server gebruik, kan die bestuurder se naam in die globale adreslys geleë wees en outomaties in die To-boks ingevoeg word; anders kan jy dit met die hand spesifiseer.
• Span E-pos - stuur die geselekteerde boodskap aan jou kollegas. Afhangende van hoe jou Exchange Server-administrateur jou posbus opgestel het, kan die adresse van jou spanlede deur Outlook opgespoor en ingevul word. Indien nie, sal jy dit self moet invul.
• Klaar - merk die boodskap as gelees en voltooi, en skuif dan na 'n gespesifiseerde vouer.
• Antwoord & Verwyder - maak 'n oopantwoord op die geselekteerde boodskap, en skuif dan die oorspronklike boodskap na die Deleted Items -lêergids.

Hierdie voorafbepaalde stappe is amper gereed vir jou om te gebruik, "amper" is die sleutel woord hier. Wanneer jy vir die eerste keer probeer om 'n ingeboude vinnige stap te gebruik, sal jy gevra word om dit op te stel. Maar moenie moedeloos voel nie - die konfigurasie is nie moeiliker as om 'n teikengids te kies of 'n e-posadres te verskaf nie. Om 'n beter idee te kry van hoe dit werk, kom ons kyk na 'n praktiese voorbeeld.

Kom ons sê jy wil 'n gegewe boodskap aan jou bestuurder stuur. Jy klik op die Aan Bestuurder stap, en die Eerste keer opstel venster verskyn. Wat jy moet doen, is om net die bestuurder se e-posadres in die Aan... -blokkie in te tik en Stoor te klik.

Om te kry addisionele opsies, klik die Opsies -knoppie in die onderste linkerhoek, en klik dan Wys opsies onder die Aan... -kassie:

Nou kan jy prioriteit stel, die boodskap vlag, of e-posadresse vir Cc- en Bcc-kopieë spesifiseer.

Wenke:

• Om meer aksies in dieselfde stap in te sluit, klik die Voeg aksie by -knoppie.
• Om 'n vinnige stap te laat uitvoer sonder om jou hande van die sleutelbord af te haal , kan jy 'n sekere sleutelkombinasie daaraan toewys - sien die Kortpadsleutel boks naby die onderkant van die venster.

Hoe om Quick Step in te skepOutlook

As nie een van die ingeboude stappe 'n stel aksies wat jy nodig het outomatiseer nie, kan jy maklik jou eie een skep. Om 'n vinnige stap van nuuts af op te stel, is dit wat jy moet doen:

1. Klik in die Vinnigestappe -boks Skep nuwe .

   

2. In die Wysig vinnige stap dialoogkassie is die heel eerste ding wat jy doen noem jou stap. Tik hiervoor 'n paar beskrywende teks in die Naam -veld, byvoorbeeld Antwoord & opvolg .

   

3. Kies dan die aksie wat jy wil uitvoer. Klik op die Kies 'n aksie aftreklys, blaai deur die lys en kies die relevante een. Sommige aksies sal jou bykomende opsies gee om later te kies.

   In hierdie voorbeeld is ons doel om op 'n boodskap met sjabloon te antwoord, daarom kies ons Antwoord Almal .

   

4. Om te konfigureer jou antwoord, klik die Wys opsies -skakel onder die Aan... -veld, en voer dan jou antwoord in die Teks -kassie in. Opsioneel kan jy Cc- en/of Bcc-ontvangers byvoeg, die boodskap vlag en prioriteit stel. Omdat ons wel van plan is om op te volg, stel ons Vlag na Hierdie week .

   

5. As jou vinnige stap nie veronderstel is om beperk word tot net een aksie, klik die Voeg aksie by knoppie en kies die tweede aksie. In ons geval skuif dit 'n boodskap na die Opvolg -lêergids.

   

6. Stel op 'n soortgelyke manier alle ander handelinge op wat jy wil hêdra uit. Jy kan byvoorbeeld die oorspronklike boodskap aan jou eweknieë aanstuur of die e-pos as 'n aanhangsel aan jou toesighouer aanstuur.
7. Opsioneel, ken een van die voorafbepaalde kortpadsleutels aan jou vinnige stap toe.
8. Tik opsioneel 'n nutspunt in om vertoon te word wanneer jy met jou muis oor hierdie vinnige stap beweeg (dit kan veral nuttig wees wanneer jy baie verskillende items het).

   Na al die aanpassings het ons voltooide Quick Steps-sjabloon die volgende voorkoms:

   • Dit voer drie aksies uit : antwoord met sjabloon (1), skuif die oorspronklike boodskap na 'n spesiale vouer om later op te volg (2), stuur die boodskap aan kollegas (3).
   • Dit kan geaktiveer word deur die Ctrl + Shift + 1 kortpad (4) te druk.
   • 'n nutsdingswenk wat herinner aan wat hierdie vinnige stap eintlik doen, sal verskyn wanneer jy die wyser daaroor beweeg (5).

   

9. Wanneer jy klaar is, klik Voltooi , en jou nuutgeskepte vinnige stap sal dadelik in die lint verskyn.

   

Hoe om te dupliseer 'n bestaande vinnige stap

In situasies wanneer jy 'n vinnige stap wil skep wat baie soortgelyk is aan die een wat jy reeds het, maar met 'n effense variasie (bv. stuur 'n boodskap aan 'n ander persoon aan of skuif na 'n ander gids), die vinnigste manier is om 'n bestaande item te dupliseer. Dit is hoe:

1. In die Vinnigestappe -groep, klik 'n klein pyltjie onderaanregterhoek.
2. In die venster Bestuur vinnige stappe wat oopmaak, kies die stap wat jy wil kopieer en klik Duplicate .

   

3. Tik in die Wysig vinnige stap 'n ander naam, verander die aksies soos nodig en klik Voltooi .

Hoe om gebruik Vinnige stappe in Outlook

Om die aksies wat in 'n vinnige stap ingesluit is uit te voer, kies eenvoudig die boodskap en klik dan óf die vinnige stap op die lint óf druk die sleutelbordkortpad wat daaraan toegeken is.

Wees asseblief bewus daarvan dat nie alle aksies stil uitgevoer word . In die geval van Antwoord of Stuur aan , sal 'n antwoord of aangestuurde boodskap oopmaak, sodat jy dit kan hersien en veranderinge aanbring indien nodig. 'n Boodskap sal slegs uitgaan wanneer jy op die Stuur -knoppie klik. Indien nodig, kan jy 'n gestuurde e-pos herroep.

Slegs die stappe wat op 'n gegewe tydstip beskikbaar is, is aktief . Diegene wat nie beskikbaar is nie, is grys, wat aandui dat jy dit nie nou kan gebruik nie. Byvoorbeeld, as geen boodskap gekies is nie, van al die ingeboude stappe, sal slegs Span-e-pos aktief wees omdat die ander verstekwaardes op 'n bestaande boodskap toegepas word.

Hoe om te bestuur, wysig en vee Vinnige stappe uit

Om jou vinnige stappe te bestuur, klik die dialooglanseerderpyltjie regs onder in die Vinnigestappe -groep:

Dit sal die venster Bestuur vinnige stappe oopmaak wat jou van die volgende voorsienopsies:

1. Redigeer - verander 'n bestaande vinnige stap, hetsy die verstek of jou persoonlike een.
2. Dupliseer - maak 'n kopie van die geselekteerde vinnige stap.
3. Vee uit - verwyder die geselekteerde item permanent.
4. Op- en afpyltjies - herrangskik jou vinnige stappe op die lint.
5. Nuwe - skep 'n nuwe vinnige stap.
6. Terug na verstek - herstel die verstek vinnige stappe na hul aanvanklike toestand en vee uit die wat jy geskep het. Omdat hierdie handeling nie ongedaan gemaak kan word nie, dink asseblief mooi voordat jy die terugstelling laat plaasvind.

Afgesien van die Bestuur vinnige stappe -dialoogvenster hierbo, jy kan 'n spesifieke item vinnig verander , kopieer of vee deur dit met die rechtermuisknop te klik en 'n handeling uit die konteks kieslys te kies:

Waar word Outlook Quick Steps gestoor?

Outlook Quick Steps is in 'n versteekte vouer binne jou posbus of .pst-lêer.

As jy 'n POP3-rekening gebruik , kan jy eenvoudig jou oorspronklike .pst-lêer na 'n nuwe rekenaar invoer, en Quick Steps sal ook daarmee reis (natuurlik as alles reg gedoen is). Vir meer besonderhede, sien asseblief Hoe om 'n .pst-lêer uit te voer en in te voer.

Vir Exchange-gebruikers word geen spesiale aksies vereis nie - sodra jy jou Exchange-rekening op 'n nuwe rekenaar instel, sal jou Vinnige stappe wees daar.

Vir IMAP-rekeninge is die migrasie moeiliker - jy kan dit gebruikdie MFCMAPI-nutsding om toegang tot jou posbusdata te kry en Quick Steps na 'n nuwe rekenaar uit te voer/in te voer.

Dis hoe om Quick Steps in Outlook te skep en te gebruik. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!