আউটলুক 365, আউটলুক 2021, আউটলুক 2016 এবং আউটলুক 2013-এ দ্রুত পদক্ষেপগুলি কী এবং পুনরাবৃত্ত ক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে এবং অপ্রয়োজনীয় ক্লিকগুলি দূর করতে কীভাবে সেগুলিকে আপনার ইমেল ওয়ার্কফ্লোতে সংহত করতে হয় তা নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে৷

দিন-দিন একই জিনিস করার সময়, সবচেয়ে বিরক্তিকর হল প্রতিবার স্ক্র্যাচ থেকে এটি করা প্রয়োজন। আপনি কি বলবেন যদি ক্লান্তিকর বহু-পদক্ষেপ প্রক্রিয়ার পরিবর্তে আপনি একটি বোতাম ক্লিকের মাধ্যমে আপনার ইমেল রুটিনগুলি সম্পন্ন করতে পারেন? আউটলুক কুইক স্টেপসই হল। এক ক্লিকে নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপের ক্রম।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ঘন ঘন আগত বার্তাগুলিকে পরবর্তী পর্যালোচনার জন্য কোনো ফোল্ডারে স্থানান্তর বা অনুলিপি করেন, একটি দ্রুত পদক্ষেপ কাজটিকে ত্বরান্বিত করতে পারে। অথবা আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি উত্তর পাঠাতে পারেন এবং মূল বার্তাটি মুছে ফেলতে পারেন, যাতে আপনার ইনবক্স অপ্রাসঙ্গিক ইমেলগুলির সাথে বিশৃঙ্খল না হয়৷ যা বিশেষভাবে দরকারী তা হল একক ধাপে একাধিক ক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করার ক্ষমতা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে একটি বার্তা স্থানান্তরিত করতে পারেন, যা অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে, আপনার টিম-মেটদের কাছে ফরোয়ার্ড করা হয়েছে এবং আপনার পরিচালকের কাছে Bcc' করা হয়েছে, সবই একটি শর্টকাট সহ!

দ্রুত পদক্ষেপের আরেকটি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য এটি সম্পূর্ণরূপে কাস্টমাইজযোগ্য, তাই আপনি একটি কাস্টম কমান্ডের মাধ্যমে প্রায় যেকোনো রুটিন অপারেশন স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।

আপনার আউটলুকে দ্রুত পদক্ষেপগুলি সেট আপ করতে, আপনি যেকোন একটি বেছে নিতে পারেননিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলি:

• ডিফল্ট পদক্ষেপগুলি কাস্টমাইজ করুন৷
• আপনার নিজস্ব একটি তৈরি করুন৷
• যেকোনও বিদ্যমান পদক্ষেপের অনুলিপি এবং সম্পাদনা করুন৷

আরও, আমরা প্রতিটি বিকল্পের বিস্তারিত আলোচনা করব, যাতে আপনি এখনই এই দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন।

আউটলুক 365, Outlook 2019, Outlook 2016 সহ সমস্ত আধুনিক ডেস্কটপ সংস্করণে দ্রুত পদক্ষেপগুলি উপলব্ধ এবং আউটলুক 2013। আউটলুক অনলাইনে, এই বৈশিষ্ট্যটি সমর্থিত নয়।

আউটলুকে ডিফল্ট দ্রুত পদক্ষেপ

Microsoft Outlook এর পাঁচটি প্রিসেট ধাপ রয়েছে। আপনি তাদের হোম ট্যাবে খুঁজে পেতে পারেন, দ্রুত পদক্ষেপ গ্রুপে:

• এ যান - নির্বাচিত ইমেলটিকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে নিয়ে যায় এবং এটিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করে৷
• ম্যানেজারের কাছে - নির্বাচিত বার্তাটি আপনার পরিচালকের কাছে ফরোয়ার্ড করে৷ যদি আপনার প্রতিষ্ঠান Microsoft 365 বা Exchange সার্ভার ব্যবহার করে, তাহলে পরিচালকের নাম বিশ্বব্যাপী ঠিকানা তালিকায় অবস্থিত হতে পারে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে To বাক্সে সন্নিবেশিত হতে পারে; অন্যথায় আপনি ম্যানুয়ালি এটি নির্দিষ্ট করতে পারেন।
• টিম ইমেল - নির্বাচিত বার্তাটি আপনার সহকর্মীদের কাছে ফরোয়ার্ড করে। আপনার এক্সচেঞ্জ সার্ভার প্রশাসক কীভাবে আপনার মেলবক্স কনফিগার করেছেন তার উপর নির্ভর করে, আপনার দলের সদস্যদের ঠিকানা সনাক্ত করা এবং Outlook দ্বারা পূরণ করা হতে পারে। যদি না হয়, তাহলে আপনাকে সেগুলি নিজের মধ্যে পূরণ করতে হবে৷
• সম্পন্ন - বার্তাটিকে পঠিত এবং সম্পূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করে, এবং তারপর একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে চলে যায়৷
• উত্তর দিন & মুছুন - একটি খোলেনির্বাচিত বার্তার উত্তর দিন, এবং তারপরে মূল বার্তাটিকে মুছে ফেলা আইটেমগুলি ফোল্ডারে নিয়ে যান৷

এই পূর্বনির্ধারিত পদক্ষেপগুলি আপনার ব্যবহারের জন্য প্রায় প্রস্তুত, "প্রায়" হল মূল শব্দ এখানে প্রথমবারের জন্য একটি অন্তর্নির্মিত দ্রুত পদক্ষেপ ব্যবহার করার চেষ্টা করার সময়, আপনাকে এটি কনফিগার করার জন্য অনুরোধ করা হবে। কিন্তু নিরুৎসাহিত বোধ করবেন না - একটি লক্ষ্য ফোল্ডার নির্বাচন করা বা একটি ইমেল ঠিকানা সরবরাহ করার চেয়ে কনফিগারেশন আর কঠিন নয়। এটি কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পেতে, আসুন একটি ব্যবহারিক উদাহরণ দেখি৷

আসুন আপনি আপনার পরিচালকের কাছে একটি প্রদত্ত বার্তা ফরোয়ার্ড করতে চান৷ আপনি ম্যানেজারে ধাপে ক্লিক করুন, এবং প্রথমবার সেটআপ উইন্ডোটি প্রদর্শিত হবে। আপনাকে যা করতে হবে তা হল প্রতি… বক্সে ম্যানেজারের ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন এবং সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।

পেতে অতিরিক্ত বিকল্প, নীচে বাম কোণে বিকল্পগুলি বোতামে ক্লিক করুন, এবং তারপর প্রতি… বক্সের নীচে বিকল্পগুলি দেখান ক্লিক করুন:

এখন, আপনি অগ্রাধিকার সেট করতে পারেন, বার্তাটি পতাকাঙ্কিত করতে পারেন, অথবা Cc এবং Bcc কপিগুলির জন্য ইমেল ঠিকানা নির্দিষ্ট করতে পারেন৷

টিপস:

কিভাবে দ্রুত পদক্ষেপ তৈরি করবেনআউটলুক

যদি অন্তর্নির্মিত পদক্ষেপগুলির কোনওটিই আপনার প্রয়োজনীয় ক্রিয়াগুলির একটি সেট স্বয়ংক্রিয় না করে, আপনি সহজেই নিজের একটি তৈরি করতে পারেন৷ স্ক্র্যাচ থেকে একটি দ্রুত পদক্ষেপ সেট আপ করতে, আপনাকে এটি করতে হবে:

1. দ্রুত পদক্ষেপ বক্সে, নতুন তৈরি করুন ক্লিক করুন৷<0
2. দ্রুত পদক্ষেপ সম্পাদনা করুন ডায়ালগ বক্সে, আপনি যেটি করবেন তা হল আপনার পদক্ষেপটি হল নাম । এর জন্য, নাম ফিল্ডে কিছু বর্ণনামূলক পাঠ্য টাইপ করুন, উদাহরণস্বরূপ উত্তর দিন & অনুসরণ করুন ।

   

3. এরপর, আপনি যে অ্যাকশন করতে চান সেটি বেছে নিন। একটি ক্রিয়া চয়ন করুন ড্রপ-ডাউন বক্সে ক্লিক করুন, তালিকাটি স্ক্রোল করুন এবং প্রাসঙ্গিকটি বেছে নিন। কিছু ক্রিয়া আপনাকে পরে নির্বাচন করার জন্য অতিরিক্ত বিকল্প দেবে।

   এই উদাহরণে, আমাদের লক্ষ্য হল টেমপ্লেট সহ একটি বার্তার উত্তর দেওয়া, তাই আমরা সকলকে উত্তর দিন বেছে নিই।

   

   আরো দেখুন: কিভাবে Excel CSV ডিলিমিটারকে কমা বা সেমিকোলনে পরিবর্তন করবেন
4. কনফিগার করতে আপনার প্রতিক্রিয়া, প্রতি… ক্ষেত্রের অধীনে বিকল্পগুলি দেখান লিঙ্কে ক্লিক করুন এবং তারপরে পাঠ্য বাক্সে আপনার উত্তর লিখুন। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি Cc এবং/অথবা Bcc প্রাপক যোগ করতে পারেন, বার্তাটি পতাকাঙ্কিত করতে পারেন এবং অগ্রাধিকার সেট করতে পারেন। যেহেতু আমরা ফলো আপ করতে চাই, তাই আমরা এই সপ্তাহে পতাকা সেট করেছি।

   

   আরো দেখুন: এক্সেল ফিল্টার ফাংশন - সূত্র সহ গতিশীল ফিল্টারিং
5. যদি আপনার দ্রুত পদক্ষেপ নেওয়া উচিত নয় শুধুমাত্র একটি কর্মের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকুন, অ্যাকশন যোগ করুন বোতামে ক্লিক করুন এবং দ্বিতীয় ক্রিয়াটি বেছে নিন। আমাদের ক্ষেত্রে, এটি অনুসরণ করুন ফোল্ডারে একটি বার্তা স্থানান্তরিত করছে।

   

6. একইভাবে, আপনি যে সমস্ত কাজ করতে চান তা সেট আপ করুন।চালান উদাহরণস্বরূপ, আপনি মূল বার্তাটি আপনার সহকর্মীদের কাছে ফরোয়ার্ড করতে পারেন বা আপনার সুপারভাইজারকে সংযুক্তি হিসাবে ইমেলটি ফরোয়ার্ড করতে পারেন৷
7. ঐচ্ছিকভাবে, আপনার দ্রুত পদক্ষেপে পূর্বনির্ধারিত শর্টকাট কী বরাদ্দ করুন৷
8. ঐচ্ছিকভাবে, একটি টুলটিপ টাইপ করুন যখন আপনি আপনার মাউসের সাহায্যে এই দ্রুত পদক্ষেপের উপর হভার করবেন (এটি বিশেষত সহায়ক হতে পারে যখন আপনার কাছে অনেকগুলি বিভিন্ন আইটেম থাকে)।

   সমস্ত কাস্টমাইজেশনের পরে, আমাদের চূড়ান্ত করা কুইক স্টেপ টেমপ্লেটের নিম্নলিখিত চেহারা রয়েছে:

   • এটি তিনটি ক্রিয়া সম্পাদন করে: টেমপ্লেট সহ উত্তর দিন (1), মূল বার্তাটি এতে সরান পরে ফলো আপ করার জন্য একটি বিশেষ ফোল্ডার (2), সহকর্মীদের কাছে বার্তাটি ফরোয়ার্ড করুন (3)।
   • এটি Ctrl + Shift + 1 শর্টকাট (4) টিপে ট্রিগার করা যেতে পারে। 11>
   • একটি টুলটিপ মনে করিয়ে দেওয়া যে এই দ্রুত পদক্ষেপটি আসলে কী করে তা প্রদর্শিত হবে যখন আপনি এটির উপর কার্সার ঘোরান (5)৷

   

<11
9. সম্পন্ন হয়ে গেলে, সমাপ্ত করুন ক্লিক করুন এবং আপনার নতুন তৈরি করা দ্রুত পদক্ষেপটি অবিলম্বে রিবনে প্রদর্শিত হবে।

   

কিভাবে নকল করবেন একটি বিদ্যমান দ্রুত পদক্ষেপ

অবস্থায় যখন আপনি একটি দ্রুত পদক্ষেপ তৈরি করতে চান যেটি আপনার ইতিমধ্যে রয়েছে তার মতোই কিন্তু সামান্য তারতম্য সহ (যেমন একটি বার্তা অন্য ব্যক্তির কাছে ফরোয়ার্ড করা বা অন্য ফোল্ডারে সরানো), দ্রুততম উপায় একটি বিদ্যমান আইটেম নকল করা হয়. এখানে কিভাবে:

1. দ্রুত পদক্ষেপ গ্রুপে, নীচে একটি ছোট তীর ক্লিক করুনডান কোণে।
2. যেটি খোলে দ্রুত পদক্ষেপগুলি পরিচালনা করুন উইন্ডোতে, আপনি যে ধাপটি অনুলিপি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং ডুপ্লিকেট ক্লিক করুন।

   

3. দ্রুত ধাপ সম্পাদনা করুন এ, একটি ভিন্ন নাম টাইপ করুন, প্রয়োজন অনুযায়ী ক্রিয়া পরিবর্তন করুন এবং সমাপ্ত করুন এ ক্লিক করুন।

কীভাবে আউটলুকে দ্রুত পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করুন

একটি দ্রুত পদক্ষেপে অন্তর্ভুক্ত ক্রিয়াগুলি সম্পাদন করতে, কেবল বার্তাটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে হয় রিবনে দ্রুত পদক্ষেপে ক্লিক করুন বা এটিতে নির্ধারিত কীবোর্ড শর্টকাট টিপুন৷

অনুগ্রহ করে জেনে রাখুন যে সমস্ত ক্রিয়া নিঃশব্দে সম্পাদিত হয় না । উত্তর বা ফরওয়ার্ড ক্ষেত্রে, একটি উত্তর বা ফরোয়ার্ড করা বার্তা খুলবে, যাতে আপনি এটি পর্যালোচনা করতে এবং প্রয়োজনে পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি যখন পাঠান বোতামে ক্লিক করবেন তখনই একটি বার্তা বের হবে৷ প্রয়োজনে, আপনি একটি প্রেরিত ইমেল প্রত্যাহার করতে পারেন৷

শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট সময়ে উপলব্ধ পদক্ষেপগুলি সক্রিয় ৷ যেগুলি অনুপলব্ধ সেগুলিকে ধূসর করা হয়েছে যা নির্দেশ করে যে আপনি এখনই সেগুলি ব্যবহার করতে পারবেন না৷ উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত অন্তর্নির্মিত পদক্ষেপগুলির মধ্যে যদি কোনও বার্তা নির্বাচন না করা হয়, শুধুমাত্র টিম ইমেল সক্রিয় থাকবে কারণ অন্যান্য ডিফল্টগুলি একটি বিদ্যমান বার্তায় প্রয়োগ করা হয়৷

কীভাবে পরিচালনা করবেন, দ্রুত পদক্ষেপগুলি সংশোধন এবং মুছুন

আপনার দ্রুত পদক্ষেপগুলি পরিচালনা করতে, দ্রুত পদক্ষেপগুলি গ্রুপের নীচের ডানদিকের ডায়ালগ লঞ্চার তীরটিতে ক্লিক করুন:

এটি দ্রুত পদক্ষেপগুলি পরিচালনা করুন উইন্ডো খুলবে যা আপনাকে নিম্নলিখিতগুলি প্রদান করেবিকল্প:

1. সম্পাদনা - একটি বিদ্যমান দ্রুত পদক্ষেপ পরিবর্তন করুন, হয় ডিফল্ট বা আপনার কাস্টম একটি৷
2. ডুপ্লিকেট - একটি অনুলিপি তৈরি করুন নির্বাচিত দ্রুত পদক্ষেপের।
3. মুছুন - নির্বাচিত আইটেমটি স্থায়ীভাবে সরান।
4. উপর এবং নীচের তীরগুলি - আপনার দ্রুত পদক্ষেপগুলি পুনরায় সাজান রিবন।
5. নতুন - একটি নতুন দ্রুত পদক্ষেপ তৈরি করুন।
6. ডিফল্টে রিসেট করুন - ডিফল্ট দ্রুত পদক্ষেপগুলিকে তাদের প্রাথমিক অবস্থায় পুনরুদ্ধার করুন এবং মুছুন যেগুলো আপনি তৈরি করেছেন। যেহেতু এই ক্রিয়াটি পূর্বাবস্থায় ফেরানো যাবে না, অনুগ্রহ করে পুনরায় সেটটি ঘটানোর আগে সাবধানে চিন্তা করুন।

উপরের দ্রুত পদক্ষেপগুলি পরিচালনা করুন ডায়ালগ উইন্ডো ছাড়াও, আপনি দ্রুত একটি নির্দিষ্ট আইটেম পরিবর্তন , কপি বা মুছে ফেলতে পারেন এটিতে ডান ক্লিক করে এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে একটি ক্রিয়া বেছে নিয়ে:

আউটলুক দ্রুত পদক্ষেপগুলি কোথায় সংরক্ষণ করা হয়?

আউটলুক দ্রুত পদক্ষেপগুলি আপনার মেলবক্স বা .pst ফাইলের মধ্যে একটি লুকানো ফোল্ডারে থাকে৷

যদি আপনি একটি POP3 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন , আপনি কেবল একটি নতুন কম্পিউটারে আপনার আসল .pst ফাইল আমদানি করতে পারেন, এবং দ্রুত পদক্ষেপগুলিও এটির সাথে ভ্রমণ করবে (অবশ্যই, যদি সবকিছু সঠিকভাবে করা হয়)। আরও বিশদ বিবরণের জন্য, দয়া করে দেখুন কিভাবে একটি .pst ফাইল রপ্তানি এবং আমদানি করতে হয়৷

এক্সচেঞ্জ ব্যবহারকারীদের জন্য, কোন বিশেষ পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই - আপনি একটি নতুন কম্পিউটারে আপনার এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট কনফিগার করার সাথে সাথেই আপনার দ্রুত পদক্ষেপগুলি হবে সেখানে

IMAP অ্যাকাউন্টগুলির জন্য, স্থানান্তর করা কঠিন - আপনি ব্যবহার করতে পারেন৷আপনার মেলবক্স ডেটা অ্যাক্সেস করতে এবং একটি নতুন কম্পিউটারে দ্রুত পদক্ষেপগুলি রপ্তানি/আমদানি করার জন্য MFCMAPI টুল৷

আউটলুকে কীভাবে দ্রুত পদক্ষেপগুলি তৈরি এবং ব্যবহার করতে হয়৷ আমি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আগামী সপ্তাহে আমাদের ব্লগে আপনাকে দেখতে আশা করি!