სტატიაში განმარტავენ, თუ რა არის სწრაფი ნაბიჯები Outlook 365-ში, Outlook 2021-ში, Outlook 2016-ში და Outlook 2013-ში და როგორ მოხდეს მათი ინტეგრირება თქვენს ელფოსტის სამუშაო პროცესში განმეორებითი მოქმედებების ავტომატიზაციისა და არასაჭირო დაწკაპუნების აღმოსაფხვრელად.

როდესაც ერთსა და იმავეს აკეთებთ ყოველდღიურად, ყველაზე გამაღიზიანებელი ისაა, რომ ეს ყოველ ჯერზე ნულიდან უნდა გააკეთოთ. რას იტყვით, დამღლელი მრავალსაფეხურიანი პროცესების ნაცვლად რომ შეგეძლოთ თქვენი ელ.ფოსტის რუტინების შესრულება ღილაკზე დაჭერით? ეს არის Outlook Quick Steps-ის შესახებ.

Outlook Quick Steps

Quick Steps Outlook-ში არის მალსახმობები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ შეასრულოთ მოქმედებების გარკვეული თანმიმდევრობა ერთი დაწკაპუნებით.

მაგალითად, თუ თქვენ ხშირად გადააქვთ ან დააკოპირებთ შემოსულ შეტყობინებებს რომელიმე საქაღალდეში მოგვიანებით განსახილველად, სწრაფმა ნაბიჯმა შეიძლება დააჩქაროს დავალება. ან შეგიძლიათ ავტომატურად გამოაგზავნოთ პასუხი და წაშალოთ ორიგინალური შეტყობინება, რათა თქვენი შემოსულები არ გადაიტვირთოს შეუსაბამო ელ.წერილებით. განსაკუთრებით სასარგებლოა რამდენიმე მოქმედების ერთ საფეხურში ჩართვის შესაძლებლობა. მაგალითად, შეგიძლიათ გადაიტანოთ შეტყობინება კონკრეტულ საქაღალდეში, მოინიშნოთ როგორც წაუკითხავი, გადააგზავნოთ თქვენს თანაგუნდელებს და Bcc' თქვენს მენეჯერს, ეს ყველაფერი ერთი მალსახმობით!

Quick Steps-ის კიდევ ერთი შესანიშნავი ფუნქცია არის ის, რომ ისინი სრულად კონფიგურირებადია, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ თითქმის ნებისმიერი რუტინული ოპერაციების ავტომატიზაცია მორგებული ბრძანებით.

სწრაფი ნაბიჯების დასაყენებლად თქვენს Outlook-ში, შეგიძლიათ აირჩიოთ ერთ-ერთი.შემდეგი მიდგომები:

• ნაგულისხმევი ნაბიჯების მორგება.
• შექმენით თქვენი საკუთარი.
• გაამრავლეთ და შეცვალეთ რომელიმე არსებული ნაბიჯი.

შემდეგ, ჩვენ დეტალურად განვიხილავთ თითოეულ ვარიანტს, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ გადახვიდეთ ამ გასაოცარი ფუნქციის გამოყენებაზე.

Quick Steps ხელმისაწვდომია დესკტოპის ყველა თანამედროვე ვერსიაში, მათ შორის Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 და Outlook 2013. Outlook Online-ში ეს ფუნქცია არ არის მხარდაჭერილი.

ნაგულისხმევი სწრაფი ნაბიჯები Outlook-ში

Microsoft Outlook-ს აქვს ხუთი წინასწარ დაყენებული ნაბიჯი. თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ისინი მთავარი ჩანართზე, სწრაფი ნაბიჯები ჯგუფში:

• გადატანა - გადააქვს არჩეული ელფოსტა მითითებულ საქაღალდეში და მონიშნავს წაკითხულად.
• მენეჯერს - არჩეულ შეტყობინებას გადასცემს თქვენს მენეჯერს. თუ თქვენი ორგანიზაცია იყენებს Microsoft 365-ს ან Exchange Server-ს, მენეჯერის სახელი შეიძლება განთავსდეს გლობალური მისამართების სიაში და ავტომატურად ჩასმული იყოს To ველში; წინააღმდეგ შემთხვევაში შეგიძლიათ ხელით მიუთითოთ.
• გუნდის ელფოსტა - არჩეულ შეტყობინებას გადასცემს თქვენს კოლეგებს. იმის მიხედვით, თუ როგორ დააკონფიგურირა თქვენი Exchange Server ადმინისტრატორი თქვენი საფოსტო ყუთი, თქვენი გუნდის წევრების მისამართები შეიძლება აღმოჩენილი და შევსებული იყოს Outlook-ის მიერ. თუ არა, თქვენ თავად უნდა შეავსოთ ისინი.
• შესრულებულია - აღნიშნავს შეტყობინებას წაკითხულად და დასრულებულად და შემდეგ გადადის მითითებულ საქაღალდეში.
• პასუხი & წაშლა - იხსნება aუპასუხეთ არჩეულ შეტყობინებას და შემდეგ გადაიტანთ თავდაპირველ შეტყობინებას წაშლილი ნივთები საქაღალდეში.

ეს წინასწარ განსაზღვრული ნაბიჯები თითქმის მზადაა გამოსაყენებლად, "თითქმის" არის გასაღები. სიტყვა აქ. როდესაც ცდილობთ გამოიყენოთ ჩაშენებული სწრაფი ნაბიჯი პირველად, თქვენ მოგეთხოვებათ მისი კონფიგურაცია. მაგრამ არ დაიდარდოთ - კონფიგურაცია არ არის უფრო რთული, ვიდრე სამიზნე საქაღალდის არჩევა ან ელექტრონული ფოსტის მისამართის მიწოდება. იმისათვის, რომ უკეთ გავიგოთ, თუ როგორ მუშაობს, მოდით შევხედოთ პრაქტიკულ მაგალითს.

ვთქვათ, რომ გსურთ გადააგზავნოთ მოცემული შეტყობინება თქვენს მენეჯერს. თქვენ დააჭირეთ მენეჯერზე საფეხურს და გამოჩნდება ფანჯარა პირველად დაყენება . რაც თქვენ უნდა გააკეთოთ, უბრალოდ აკრიფეთ მენეჯერის ელფოსტის მისამართი ველში To… და დააწკაპუნეთ შენახვა .

მიღებისთვის დამატებითი პარამეტრები, დააწკაპუნეთ ღილაკზე პარამეტრები ქვედა მარცხენა კუთხეში და შემდეგ დააწკაპუნეთ აჩვენე ოფციები ველის ქვეშ To... :

ახლა შეგიძლიათ დააყენოთ პრიორიტეტი, მონიშნოთ შეტყობინება ან მიუთითოთ ელფოსტის მისამართები Cc და Bcc ასლებისთვის.

რჩევები:

• მეტი მოქმედებების იმავე საფეხურში ჩასართავად დააწკაპუნეთ ღილაკზე მოქმედების დამატება .
• იმისთვის, რომ სწრაფი ნაბიჯი შესრულდეს კლავიატურიდან ხელების მოშორების გარეშე , შეგიძლიათ მივანიჭოთ მას გარკვეული კლავიშთა კომბინაცია - იხილეთ ველი Shortcut key ფანჯრის ბოლოში.

როგორ შევქმნათ Quick StepOutlook

თუ არცერთი ჩაშენებული ნაბიჯი არ ავტომატიზირებს თქვენთვის საჭირო მოქმედებების კომპლექტს, შეგიძლიათ მარტივად შექმნათ თქვენი საკუთარი. ნულიდან სწრაფი ნაბიჯის დასაყენებლად, ეს არის ის, რაც უნდა გააკეთოთ:

1. სწრაფი ნაბიჯები ველში დააწკაპუნეთ ახლის შექმნა .

   

2. დიალოგურ ფანჯარაში სწრაფი ნაბიჯის რედაქტირება პირველი, რასაც აკეთებთ არის დაასახელოთ თქვენი ნაბიჯი. ამისათვის აკრიფეთ ზოგიერთი აღწერითი ტექსტი სახელი ველში, მაგალითად პასუხი & შემდგომი გაგრძელება .

   

3. შემდეგი, აირჩიეთ მოქმედება , რომლის შესრულებაც გსურთ. დააწკაპუნეთ ჩამოსაშლელ ველზე აირჩიეთ მოქმედება , გადაახვიეთ სიაში და აირჩიეთ შესაბამისი. ზოგიერთი ქმედება მოგცემთ დამატებით არჩევანს მოგვიანებით.

   ამ მაგალითში, ჩვენი მიზანია ვუპასუხოთ შეტყობინებას შაბლონით, ამიტომ ვირჩევთ ყველაზე პასუხის გაცემა .

   

4. კონფიგურაციისთვის თქვენს პასუხს, დააწკაპუნეთ ბმულზე აჩვენე ოფციები ველის ქვეშ წა... და შემდეგ შეიყვანეთ თქვენი პასუხი ველში ტექსტი . სურვილისამებრ, შეგიძლიათ დაამატოთ Cc და/ან Bcc მიმღებები, მონიშნოთ შეტყობინება და დააყენოთ პრიორიტეტი. იმის გამო, რომ ჩვენ ვაპირებთ თვალყურის დევნებას, ჩვენ დავაყენეთ დროშით ამ კვირაში .

   

5. თუ თქვენი სწრაფი ნაბიჯი არ არის დაგეგმილი შემოიფარგლება მხოლოდ ერთი მოქმედებით, დააწკაპუნეთ ღილაკზე მოქმედების დამატება და აირჩიეთ მეორე მოქმედება. ჩვენს შემთხვევაში, ეს არის შეტყობინების გადატანა Follow up საქაღალდეში.

   

6. მსგავსი წესით, დააყენეთ ყველა სხვა მოქმედება, რომელიც გსურთ.განახორციელოს. მაგალითად, შეგიძლიათ გადაუგზავნოთ ორიგინალური შეტყობინება თქვენს თანატოლებს ან გადაუგზავნოთ ელფოსტა დანართად თქვენს ხელმძღვანელს.
7. სურვილისამებრ, მიანიჭეთ ერთ-ერთი წინასწარ განსაზღვრული მალსახმობის ღილაკი თქვენს სწრაფ ნაბიჯს.
8. სურვილისამებრ, აკრიფეთ tooltip , რომელიც გამოჩნდება მაუსის ამ სწრაფ საფეხურზე გადასვლისას (ეს შეიძლება განსაკუთრებით სასარგებლო იყოს, როცა ბევრი სხვადასხვა ელემენტი გაქვთ).

   ყველა მორგების შემდეგ, ჩვენი დასრულებული Quick Steps შაბლონი შემდეგნაირად გამოიყურება:

   • ახორციელებს სამ მოქმედებას : უპასუხეთ შაბლონით (1), გადაიტანეთ ორიგინალური შეტყობინება აქ. სპეციალური საქაღალდე შემდგომში გასაგრძელებლად (2), გაგზავნეთ შეტყობინება კოლეგებისთვის (3).
   • მისი გააქტიურება შესაძლებელია Ctrl + Shift + 1 მალსახმობის (4) დაჭერით.
   • ინსტრუმენტების მინიშნება , რომელიც შეგახსენებთ, რას აკეთებს ეს სწრაფი ნაბიჯი რეალურად, გამოჩნდება, როდესაც კურსორს გადაახვევთ მასზე (5).

   

9. როდესაც დასრულდება, დააწკაპუნეთ დასრულება და თქვენი ახლად შექმნილი სწრაფი ნაბიჯი მაშინვე გამოჩნდება ლენტზე.

   

როგორ გავაკეთოთ დუბლიკატი არსებული სწრაფი ნაბიჯი

იმ სიტუაციაში, როდესაც გსურთ შექმნათ სწრაფი ნაბიჯი, რომელიც ძალიან ჰგავს იმას, რაც უკვე გაქვთ, მაგრამ მცირე ცვალებადობით (მაგ., გაგზავნეთ შეტყობინება სხვა ადამიანზე ან გადადით სხვა საქაღალდეში), ყველაზე სწრაფი გზა არის არსებული ნივთის დუბლირება. აი როგორ:

1. ჯგუფში სწრაფი ნაბიჯები დააწკაპუნეთ პატარა ისარს ქვედა ნაწილშიმარჯვენა კუთხე.
2. სწრაფი ნაბიჯების მართვა ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, აირჩიეთ ნაბიჯი, რომლის კოპირებაც გსურთ და დააწკაპუნეთ დუბლიკატი .

   

3. სწრაფი ნაბიჯის რედაქტირება , აკრიფეთ სხვა სახელი, შეცვალეთ მოქმედებები საჭიროებისამებრ და დააწკაპუნეთ დასრულება .

როგორ გამოიყენეთ სწრაფი ნაბიჯები Outlook-ში

სწრაფ ნაბიჯში შემავალი მოქმედებების შესასრულებლად, უბრალოდ აირჩიეთ შეტყობინება და შემდეგ დააწკაპუნეთ სწრაფ ნაბიჯზე ლენტაზე ან დააჭირეთ მასზე მინიჭებულ კლავიატურის მალსახმობას.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ყველა მოქმედება არ არის შესრულებული ჩუმად . პასუხი ან გადაგზავნა შემთხვევაში, გაიხსნება პასუხი ან გადაგზავნილი შეტყობინება, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გადახედოთ მას და განახორციელოთ საჭირო ცვლილებები. შეტყობინება გამოვა მხოლოდ ღილაკზე გაგზავნა დაწკაპუნებით. საჭიროების შემთხვევაში, შეგიძლიათ გაიხსენოთ გაგზავნილი ელფოსტა.

მხოლოდ ის ნაბიჯები, რომლებიც ხელმისაწვდომია მოცემულ დროს, არის აქტიური . ისინი, რომლებიც მიუწვდომელია, ნაცრისფერია, რაც მიუთითებს იმაზე, რომ თქვენ არ შეგიძლიათ მათი გამოყენება ახლა. მაგალითად, თუ შეტყობინება არ არის არჩეული, ყველა ჩაშენებული ნაბიჯიდან მხოლოდ გუნდის ელფოსტა იქნება აქტიური, რადგან სხვა ნაგულისხმევი პარამეტრები გამოიყენება არსებულ შეტყობინებაზე.

როგორ მართოთ, შეცვალეთ და წაშალეთ სწრაფი ნაბიჯები

სწრაფი ნაბიჯების სამართავად დააწკაპუნეთ დიალოგის გამშვების ისარზე სწრაფი ნაბიჯები ჯგუფის ქვედა მარჯვენა კუთხეში:

ეს გაიხსნება სწრაფი ნაბიჯების მართვა ფანჯარა, რომელიც მოგაწვდით შემდეგსპარამეტრები:

1. რედაქტირება - შეცვალეთ არსებული სწრაფი ნაბიჯი, ნაგულისხმევი ან თქვენი მორგებული.
2. დუბლიკატი - გააკეთეთ ასლი არჩეული სწრაფი ნაბიჯიდან.
3. წაშლა - სამუდამოდ წაშალეთ არჩეული ელემენტი.
4. ზემო და ქვემოთ ისრები - ხელახლა მოაწყეთ თქვენი სწრაფი ნაბიჯები ლენტი.
5. ახალი - შექმენით ახალი სწრაფი ნაბიჯი.
6. დააბრუნეთ ნაგულისხმევად - აღადგინეთ ნაგულისხმევი სწრაფი ნაბიჯები თავდაპირველ მდგომარეობაში და წაშალეთ თქვენ მიერ შექმნილი. რადგან ამ მოქმედების გაუქმება შეუძლებელია, გთხოვთ, კარგად დაფიქრდეთ გადატვირთვის დაწყებამდე.

გარდა სწრაფი ნაბიჯების მართვა დიალოგური ფანჯრის ზემოთ, შეგიძლიათ სწრაფად შეცვალოთ , კოპიროთ ან წაშალოთ კონკრეტული ელემენტი მაუსის მარჯვენა ღილაკით და კონტექსტური მენიუდან მოქმედების არჩევით:

სად ინახება Outlook Quick Steps?

Outlook Quick Steps არის დამალულ საქაღალდეში თქვენს საფოსტო ყუთში ან .pst ფაილში.

თუ იყენებთ POP3 ანგარიშს , შეგიძლიათ უბრალოდ შემოიტანოთ თქვენი ორიგინალური .pst ფაილი ახალ კომპიუტერში და Quick Steps ასევე იმოგზაურებს მასთან (რა თქმა უნდა, თუ ყველაფერი სწორად გაკეთდა). დამატებითი ინფორმაციისთვის იხილეთ როგორ მოხდეს .pst ფაილის ექსპორტი და იმპორტი.

Exchange-ის მომხმარებლებისთვის სპეციალური მოქმედებები არ არის საჭირო - როგორც კი თქვენს Exchange ანგარიშს ახალ კომპიუტერზე დააკონფიგურირებთ, თქვენი სწრაფი ნაბიჯები იქნება იქ.

IMAP ანგარიშებისთვის მიგრაცია უფრო რთულია - შეგიძლიათ გამოიყენოთMFCMAPI ხელსაწყო თქვენი საფოსტო ყუთის მონაცემებზე წვდომისთვის და Quick Steps-ის ახალ კომპიუტერში ექსპორტის/იმპორტისთვის.

აი, როგორ შექმნათ და გამოიყენოთ Quick Steps Outlook-ში. მადლობას გიხდით რომ კითხულობთ და იმედი მაქვს მომავალ კვირას გნახავთ ჩვენს ბლოგზე!