L'articolo spiega cosa sono i passaggi rapidi in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 e Outlook 2013 e come integrarli nel flusso di lavoro delle e-mail per automatizzare le azioni ripetute ed eliminare i clic inutili.

Quando si fanno le stesse cose giorno dopo giorno, la cosa più irritante è doverle rifare da capo ogni volta. Cosa ne direste se, invece di eseguire noiosi processi in più fasi, poteste eseguire le vostre routine di posta elettronica facendo clic su un pulsante? È questo il senso dei Passi rapidi di Outlook.

Passi rapidi di Outlook

Passi rapidi in Outlook sono una sorta di scorciatoie che consentono di eseguire una determinata sequenza di azioni con un solo clic.

Ad esempio, se si spostano o copiano spesso i messaggi in arrivo in una cartella per una successiva revisione, un rapido passaggio può accelerare l'operazione. Oppure si può inviare automaticamente una risposta ed eliminare il messaggio originale, in modo da non ingombrare la casella di posta con e-mail non pertinenti. Particolarmente utile è la possibilità di includere più azioni in un singolo passaggio. Ad esempio, è possibile spostare un messaggio in una cartella dicartella specifica, contrassegnate come non lette, inoltrate ai vostri compagni di squadra e inviate come Bcc al vostro manager, il tutto con una sola scorciatoia!

Un'altra grande caratteristica dei Quick Steps è che sono completamente personalizzabili, per cui è possibile automatizzare quasi tutte le operazioni di routine con un comando personalizzato.

Per impostare i passaggi rapidi in Outlook, è possibile scegliere uno dei seguenti approcci:

• Personalizzare i passaggi predefiniti.
• Creare il proprio.
• Duplicare e modificare uno qualsiasi dei passaggi esistenti.

Più avanti, esamineremo ogni opzione in dettaglio, in modo che possiate iniziare subito a utilizzare questa fantastica funzione.

I passaggi rapidi sono disponibili in tutte le versioni desktop moderne, tra cui Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook 2013. In Outlook Online questa funzione non è supportata.

Passi rapidi predefiniti in Outlook

Microsoft Outlook dispone di cinque passaggi preimpostati, che si possono trovare nella sezione Casa nella scheda Passi rapidi gruppo:

• Spostarsi a - sposta l'e-mail selezionata in una cartella specificata e la contrassegna come letta.
• Al direttore - inoltra il messaggio selezionato al proprio manager. Se l'organizzazione utilizza Microsoft 365 o Exchange Server, il nome del manager può essere presente nell'Elenco indirizzi globale e inserito automaticamente nella casella A; altrimenti è possibile specificarlo manualmente.
• Email del team - inoltrare il messaggio selezionato ai colleghi. A seconda di come l'amministratore di Exchange Server ha configurato la casella di posta elettronica, gli indirizzi dei membri del team potrebbero essere rilevati e compilati da Outlook. In caso contrario, dovrete inserirli voi stessi.
• Fatto - contrassegna il messaggio come letto e completato, quindi lo sposta in una cartella specificata.
• Rispondi e cancella - apre una risposta al messaggio selezionato, quindi sposta il messaggio originale nella cartella Articoli eliminati cartella.

Questi passaggi predefiniti sono quasi pronti per essere utilizzati, "quasi" è la parola chiave. Quando si tenta di utilizzare un passaggio rapido incorporato per la prima volta, viene richiesto di configurarlo. Ma non scoraggiatevi: la configurazione non è più difficile della selezione di una cartella di destinazione o dell'indicazione di un indirizzo e-mail. Per avere un'idea più precisa di come funziona, vediamo un esempio pratico.

Supponiamo di voler inoltrare un determinato messaggio al proprio manager, facendo clic sul pulsante Al direttore e la fase Prima impostazione La finestra appare e basta digitare l'indirizzo e-mail del manager nel campo A... e fare clic su Risparmiare .

Per ottenere ulteriori opzioni, fare clic sul pulsante Opzioni nell'angolo in basso a sinistra, quindi fare clic su Mostra opzioni sotto il A... scatola:

Ora è possibile impostare la priorità, contrassegnare il messaggio o specificare gli indirizzi e-mail per le copie Cc e Bcc.

Suggerimenti:

• Per incorporare altre azioni nello stesso passaggio, fare clic sul pulsante Aggiungi azione pulsante.
• Per eseguire un passaggio rapido senza staccare le mani dalla tastiera, è possibile assegnare un determinato combinazione di tasti ad esso - vedi il Tasto di scelta rapida vicino alla parte inferiore della finestra.

Come creare un passaggio rapido in Outlook

Se nessuno dei passi incorporati automatizza una serie di azioni di cui si ha bisogno, è possibile crearne uno proprio. Per impostare un passo rapido da zero, è necessario procedere come segue:

1. Nel Passi rapidi fare clic su Crea nuovo .

   

   Guarda anche: Come risolvere i problemi di formattazione di Mail Merge in Word
2. Nel Modifica Passo rapido La prima cosa che si fa è nome A questo scopo, digitare un testo descrittivo nel campo Nome ad esempio, il campo Risposta & follow up .

   

3. Successivamente, scegliere la voce azione fare clic sul pulsante Scegliere un'azione Alcune azioni offrono ulteriori opzioni da selezionare successivamente.

   In questo esempio, il nostro obiettivo è rispondere a un messaggio con un modello, quindi scegliamo Rispondi a tutti .

   

4. Per configurare la risposta, fare clic sul pulsante Mostra opzioni sotto il link A... e poi inserire la risposta nel campo Testo È possibile aggiungere destinatari Cc e/o Bcc, contrassegnare il messaggio e impostare la priorità. Poiché intendiamo dare un seguito, abbiamo impostato Bandiera a Questa settimana .

   

5. Se il passo rapido non deve essere limitato a una sola azione, fare clic sul pulsante Aggiungi azione e scegliere la seconda azione. Nel nostro caso, si tratta di spostare un messaggio nel file Seguito cartella.

   

6. In modo analogo, impostate tutte le altre azioni che desiderate eseguire. Ad esempio, potete inoltrare il messaggio originale ai vostri colleghi o inoltrare l'e-mail come allegato al vostro supervisore.
7. Facoltativamente, è possibile assegnare una delle opzioni predefinite tasti di scelta rapida al vostro passo veloce.
8. Opzionalmente, digitare un tooltip da visualizzare quando si passa con il mouse su questo passaggio rapido (questo può essere particolarmente utile quando si hanno molti elementi diversi).

   Dopo tutte le personalizzazioni, il nostro modello Quick Steps definitivo ha il seguente aspetto:

   • Esegue tre azioni : rispondere con un modello (1), spostare il messaggio originale in una cartella speciale per seguirlo in seguito (2), inoltrare il messaggio ai colleghi (3).
   • Può essere attivata premendo i tasti Ctrl + Maiusc + 1. scorciatoia (4).
   • A tooltip Quando ci si passa sopra con il cursore (5), appare un messaggio che ricorda le funzioni di questo passaggio rapido.

   

9. Al termine, fare clic su Finitura e il passo rapido appena creato apparirà immediatamente nella barra multifunzione.

   

Come duplicare un passaggio rapido esistente

Quando si desidera creare un passaggio rapido molto simile a quello già esistente, ma con una leggera variazione (ad esempio, inoltrare un messaggio a un'altra persona o spostarlo in una cartella diversa), il modo più rapido è duplicare un elemento esistente. Ecco come fare:

1. Nel Passi rapidi gruppo, fare clic su una piccola freccia nell'angolo in basso a destra.
2. Nel Gestire i passaggi rapidi Nella finestra che si apre, selezionare il passo che si desidera copiare e fare clic su Duplicato .

   

3. Nel Modifica Passo rapido , digitare un nome diverso, modificare le azioni come necessario e fare clic su Finitura .

Come utilizzare i passaggi rapidi in Outlook

Per eseguire le azioni incluse in un passaggio rapido, è sufficiente selezionare il messaggio, quindi fare clic sul passaggio rapido sulla barra multifunzione o premere la scorciatoia da tastiera ad esso assegnata.

Si tenga presente che non tutte le azioni sono eseguito silenziosamente In caso di Risposta o In avanti si aprirà un messaggio di risposta o di inoltro, in modo da poterlo rivedere e apportare le modifiche necessarie. Un messaggio viene inviato solo quando si fa clic sul pulsante Inviare Se necessario, è possibile richiamare un'e-mail inviata.

Vengono visualizzati solo i passi disponibili in un determinato momento. attivo Quelli che non sono disponibili sono evidenziati in grigio, a indicare che non è possibile utilizzarli in questo momento. Ad esempio, se non è selezionato alcun messaggio, di tutti i passi incorporati, soltanto Email del team sarà attivo perché le altre impostazioni predefinite sono applicate a un messaggio esistente.

Come gestire, modificare e cancellare i Passi rapidi

Per gestire i passaggi rapidi, fare clic sulla freccia di avvio della finestra di dialogo nell'angolo inferiore destro della finestra di dialogo. Passi rapidi gruppo:

In questo modo si aprirà la finestra Gestire i passaggi rapidi che offre le seguenti opzioni:

1. Modifica - modificare un passo rapido esistente, sia quello predefinito che quello personalizzato.
2. Duplicato - fare una copia del passo rapido selezionato.
3. Cancellare - rimuove definitivamente l'elemento selezionato.
4. Frecce su e giù - riorganizzare i passi veloci sul nastro.
5. Nuovo - creare un nuovo passo rapido.
6. Ripristino delle impostazioni predefinite - ripristinare i passaggi rapidi predefiniti allo stato iniziale ed eliminare quelli creati. Poiché questa azione non può essere annullata, si consiglia di riflettere attentamente prima di eseguire il ripristino.

A parte il Gestire i passaggi rapidi finestra di dialogo di cui sopra, è possibile cambiamento , copia o cancellare un particolare elemento facendo clic con il tasto destro del mouse e scegliendo un'azione dal menu contestuale:

Dove sono memorizzati i passaggi rapidi di Outlook?

I passaggi rapidi di Outlook si trovano in una cartella nascosta all'interno della casella di posta elettronica o del file .pst.

Se si utilizza un account POP3, si può semplicemente importare il file .pst originale su un nuovo computer e Quick Steps viaggerà con esso (naturalmente, se tutto è stato fatto correttamente). Per maggiori dettagli, vedere Come esportare e importare un file .pst.

Per gli utenti di Exchange non sono necessarie azioni particolari: non appena configurate il vostro account Exchange su un nuovo computer, i vostri Quick Steps saranno presenti.

Per gli account IMAP, la migrazione è più difficile: è possibile utilizzare lo strumento MFCMAPI per accedere ai dati della casella di posta ed esportare/importare Quick Steps su un nuovo computer.

Ecco come creare e utilizzare i Quick Steps in Outlook. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!