تشرح المقالة الخطوات السريعة الموجودة في Outlook 365 و Outlook 2021 و Outlook 2016 و Outlook 2013 ، وكيفية دمجها في سير عمل البريد الإلكتروني لأتمتة الإجراءات المتكررة والتخلص من النقرات غير الضرورية.

عند القيام بنفس الأشياء يومًا بعد يوم ، فإن الأمر الأكثر إزعاجًا هو القيام بذلك من نقطة الصفر في كل مرة. ماذا ستقول إذا كان بإمكانك بدلاً من العمليات الشاقة متعددة الخطوات أن تنجز إجراءات بريدك الإلكتروني بنقرة زر واحدة؟ هذا هو جوهر الخطوات السريعة في Outlook.

خطوات Outlook السريعة

الخطوات السريعة في Outlook هي نوع من الاختصارات التي تتيح لك تنفيذ تسلسل معين من الإجراءات بنقرة واحدة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تنقل أو تنسخ الرسائل الواردة بشكل متكرر إلى مجلد ما لمراجعتها لاحقًا ، يمكن أن تؤدي الخطوة السريعة إلى تسريع المهمة. أو يمكنك إرسال رد تلقائيًا وحذف الرسالة الأصلية ، حتى لا يزدحم صندوق الوارد الخاص بك برسائل البريد الإلكتروني غير ذات الصلة. ما هو مفيد بشكل خاص هو القدرة على تضمين إجراءات متعددة في خطوة واحدة. على سبيل المثال ، يمكنك نقل رسالة إلى مجلد معين ، ووضع علامة عليها كغير مقروءة ، وإعادة توجيهها إلى زملائك في الفريق ، و Bcc'ed إلى مديرك ، وكل ذلك باستخدام اختصار واحد!

ميزة أخرى رائعة في الخطوات السريعة هي أنها قابلة للتخصيص بالكامل ، لذا يمكنك أتمتة أي عمليات روتينية تقريبًا باستخدام أمر مخصص.

لإعداد خطوات سريعة في Outlook الخاص بك ، يمكنك اختيار أحدالطرق التالية:

• تخصيص الخطوات الافتراضية.
• قم بإنشاء واحدة خاصة بك.
• قم بتكرار وتحرير أي من الخطوات الموجودة.

علاوة على ذلك ، سنناقش كل خيار بالتفصيل ، حتى تتمكن من استخدام هذه الميزة الرائعة على الفور.

الخطوات السريعة متاحة في جميع إصدارات سطح المكتب الحديثة بما في ذلك Outlook 365 و Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013. في Outlook Online ، هذه الميزة غير مدعومة.

الخطوات السريعة الافتراضية في Outlook

يحتوي Microsoft Outlook على خمس خطوات محددة مسبقًا. يمكنك العثور عليها في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة الخطوات السريعة :

• الانتقال إلى - ينقل البريد الإلكتروني المحدد إلى مجلد محدد ويضع علامة عليه كمقروء.
• إلى المدير - يعيد توجيه الرسالة المحددة إلى مديرك. إذا كانت مؤسستك تستخدم Microsoft 365 أو Exchange Server ، فقد يكون اسم المدير موجودًا في قائمة العناوين العمومية ويتم إدراجه في المربع "إلى" تلقائيًا ؛ وإلا يمكنك تحديده يدويًا.
• البريد الإلكتروني للفريق - يعيد توجيه الرسالة المحددة إلى زملائك. بناءً على كيفية تكوين مسؤول Exchange Server لعلبة البريد الخاصة بك ، قد يتم الكشف عن عناوين أعضاء الفريق وتعبئتها بواسطة Outlook. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين عليك ملئها بنفسك.
• تم - يقوم بتمييز الرسالة كمقروءة ومكتملة ، ثم الانتقال إلى مجلد محدد.
• رد حذف - يفتح ملفالرد على الرسالة المحددة ، ثم نقل الرسالة الأصلية إلى مجلد العناصر المحذوفة .

هذه الخطوات المحددة مسبقًا جاهزة للاستخدام تقريبًا ، "تقريبًا" هي المفتاح كلمة هنا. عند محاولة استخدام خطوة سريعة تحمل في ثناياه عوامل لأول مرة ، سيُطلب منك تكوينها. لكن لا تشعر بالإحباط - فالتكوين ليس أكثر صعوبة من تحديد مجلد هدف أو توفير عنوان بريد إلكتروني. للحصول على فكرة أفضل عن كيفية عملها ، دعنا نلقي نظرة على مثال عملي.

لنفترض أنك تريد إعادة توجيه رسالة معينة إلى مديرك. انقر فوق الخطوة إلى مدير ، وتظهر نافذة إعداد المرة الأولى . ما عليك فعله هو كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمدير في المربع إلى ... والنقر فوق حفظ .

للحصول على خيارات إضافية ، انقر فوق الزر خيارات في الزاوية اليسرى السفلية ، ثم انقر فوق إظهار الخيارات أسفل المربع إلى ... :

الآن ، يمكنك تعيين الأولوية أو وضع علامة على الرسالة أو تحديد عناوين البريد الإلكتروني لنسخ نسخة ونسخة مخفية.

نصائح:

• لدمج المزيد من الإجراءات في نفس الخطوة ، انقر فوق الزر إضافة إجراء .
• لتنفيذ خطوة سريعة دون رفع يديك عن لوحة المفاتيح ، يمكنك تعيين مجموعة مفاتيح معينة لها - راجع مربع مفتاح الاختصار بالقرب من أسفل النافذة.

كيفية إنشاء خطوة سريعة فيOutlook

إذا لم تقم أي من الخطوات المضمنة بأتمتة مجموعة من الإجراءات التي تحتاجها ، فيمكنك بسهولة إنشاء واحدة خاصة بك. لإعداد خطوة سريعة من البداية ، هذا ما عليك القيام به:

1. في المربع خطوات سريعة ، انقر فوق إنشاء جديد .

   

2. في مربع الحوار تحرير الخطوة السريعة ، أول شيء تفعله هو اسم خطوتك. لهذا ، اكتب نصًا وصفيًا في الحقل الاسم ، على سبيل المثال رد & amp؛ متابعة .

   

3. بعد ذلك ، اختر الإجراء الذي تريد تنفيذه. انقر فوق المربع المنسدل اختر إجراء ، وقم بالتمرير عبر القائمة ، واختر الخيار المناسب. ستوفر لك بعض الإجراءات خيارات إضافية للاختيار لاحقًا.

   في هذا المثال ، هدفنا هو الرد على رسالة بنموذج ، لذلك نختار الرد على الكل .

   

4. للتهيئة إجابتك ، انقر فوق الارتباط إظهار الخيارات أسفل الحقل إلى ... ، ثم أدخل ردك في المربع نص . Optionlly ، يمكنك إضافة مستلمي نسخة و / أو نسخة مخفية ، ووضع علامة على الرسالة ، وتعيين الأولوية. نظرًا لأننا نعتزم المتابعة ، قمنا بتعيين Flag على هذا الأسبوع .

   

5. إذا لم يكن من المفترض أن تكون خطوتك السريعة يقتصر على إجراء واحد فقط ، انقر فوق الزر إضافة إجراء واختر الإجراء الثاني. في حالتنا ، يتم نقل رسالة إلى المجلد متابعة .

   

6. بطريقة مماثلة ، قم بإعداد جميع الإجراءات الأخرى التي تريدهاتنفيذ. على سبيل المثال ، يمكنك إعادة توجيه الرسالة الأصلية إلى زملائك أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني كمرفق إلى مشرفك.
7. اختياريًا ، قم بتعيين أحد مفاتيح الاختصار المحددة مسبقًا لخطوتك السريعة.
8. اختياريًا ، اكتب تلميح أداة ليتم عرضه عند تحريك الماوس فوق هذه الخطوة السريعة (قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يكون لديك الكثير من العناصر المختلفة).

   بعد كل التخصيصات ، يظهر قالب الخطوات السريعة النهائي الخاص بنا بالشكل التالي:

   • ينفذ ثلاثة إجراءات : رد بالقالب (1) ، انقل الرسالة الأصلية إلى مجلد خاص للمتابعة لاحقًا (2) ، قم بإعادة توجيه الرسالة إلى الزملاء (3).
   • يمكن تشغيلها بالضغط على Ctrl + Shift + 1 الاختصار (4).
   • A تلميح أداة لتذكيرك بما تفعله هذه الخطوة السريعة بالفعل سيظهر عند تحريك المؤشر فوقه (5).

   

9. عند الانتهاء ، انقر فوق إنهاء ، وستظهر خطوتك السريعة التي تم إنشاؤها حديثًا على الفور في الشريط.

   

كيفية التكرار خطوة سريعة موجودة

في الحالة التي تريد فيها إنشاء خطوة سريعة مشابهة جدًا لتلك التي لديك بالفعل ولكن مع اختلاف بسيط (على سبيل المثال ، إعادة توجيه رسالة إلى شخص آخر أو الانتقال إلى مجلد مختلف) ، أسرع طريقة هي تكرار عنصر موجود. وإليك الطريقة:

1. في المجموعة خطوات سريعة ، انقر فوق سهم صغير في الأسفلالزاوية اليمنى.
2. في نافذة إدارة الخطوات السريعة التي تفتح ، حدد الخطوة التي تريد نسخها وانقر فوق تكرار .

   

3. في تحرير الخطوة السريعة ، اكتب اسمًا مختلفًا ، وقم بتغيير الإجراءات حسب الحاجة ، ثم انقر فوق إنهاء .

How to استخدم الخطوات السريعة في Outlook

لتنفيذ الإجراءات المضمنة في خطوة سريعة ، ما عليك سوى تحديد الرسالة ، ثم النقر فوق الخطوة السريعة على الشريط أو الضغط على اختصار لوحة المفاتيح المخصص لها.

يرجى العلم أنه لا يتم تنفيذ جميع الإجراءات بصمت . في حالة رد أو إعادة توجيه ، سيتم فتح رسالة رد أو إعادة توجيه ، حتى تتمكن من مراجعتها وإجراء التغييرات اللازمة. ستخرج الرسالة فقط عند النقر فوق الزر إرسال . إذا لزم الأمر ، يمكنك استدعاء البريد الإلكتروني المرسل.

فقط الخطوات المتوفرة في وقت معين هي نشطة . تظهر العناصر غير المتوفرة باللون الرمادي للإشارة إلى أنه لا يمكنك استخدامها في الوقت الحالي. على سبيل المثال ، إذا لم يتم تحديد أي رسالة ، من بين جميع الخطوات المضمنة ، سيتم تنشيط بريد الفريق فقط لأن الإعدادات الافتراضية الأخرى يتم تطبيقها على رسالة موجودة.

كيفية الإدارة ، تعديل وحذف الخطوات السريعة

لإدارة خطواتك السريعة ، انقر فوق سهم مشغل مربع الحوار في الركن الأيمن السفلي من مجموعة خطوات سريعة :

سيؤدي هذا إلى فتح نافذة إدارة الخطوات السريعة التي توفر لك ما يليالخيارات:

1. تحرير - قم بتغيير خطوة سريعة موجودة ، إما الافتراضية أو المخصصة.
2. تكرار - قم بعمل نسخة من الخطوة السريعة المحددة.
3. حذف - إزالة العنصر المحدد نهائيًا.
4. السهمين لأعلى ولأسفل - أعد ترتيب خطواتك السريعة على
5. جديد - أنشئ خطوة سريعة جديدة.
6. إعادة التعيين إلى الإعدادات الافتراضية - استعادة الخطوات السريعة الافتراضية إلى حالتها الأولية وحذفها تلك التي قمت بإنشائها. نظرًا لأنه لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء ، يرجى التفكير مليًا قبل إجراء إعادة الضبط.

بصرف النظر عن نافذة الحوار إدارة الخطوات السريعة أعلاه ، يمكنك بسرعة تغيير ، نسخ أو حذف عنصر معين عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن فوقه واختيار إجراء من قائمة السياق:

أين يتم تخزين خطوات Outlook السريعة؟

توجد خطوات Outlook السريعة في مجلد مخفي داخل صندوق البريد أو ملف .pst.

إذا كنت تستخدم حساب POP3 ، يمكنك ببساطة استيراد ملف .pst الأصلي إلى جهاز كمبيوتر جديد ، وستنتقل معه أيضًا Quick Steps (بالطبع ، إذا تم كل شيء بشكل صحيح). لمزيد من التفاصيل ، يرجى الاطلاع على كيفية تصدير واستيراد ملف .pst.

بالنسبة لمستخدمي Exchange ، لا يلزم اتخاذ إجراءات خاصة - بمجرد تكوين حساب Exchange الخاص بك على جهاز كمبيوتر جديد ، ستكون خطواتك السريعة هناك.

بالنسبة إلى حسابات IMAP ، يكون الترحيل أكثر صعوبة - يمكنك استخدامهأداة MFCMAPI للوصول إلى بيانات صندوق البريد الخاص بك وتصدير / استيراد الخطوات السريعة إلى كمبيوتر جديد.

هذه هي كيفية إنشاء واستخدام الخطوات السريعة في Outlook. أشكركم على القراءة وآمل أن أراكم على مدونتنا الأسبوع المقبل!