U članku se objašnjava šta su Brzi koraci u Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 i Outlook 2013 i kako ih integrirati u radni tok e-pošte da automatizirate ponovljene radnje i eliminišete nepotrebne klikove.

Kada radite iste stvari iz dana u dan, najiritantnije je da to radite od nule svaki put. Šta biste rekli kada biste umjesto dosadnih procesa u više koraka mogli izvršiti svoje e-mail rutine jednim klikom na dugme? To je ono o čemu su brzi koraci za Outlook.

Brzi koraci za Outlook

Brzi koraci u Outlooku su neka vrsta prečica koje vam omogućavaju da izvršite određeni slijed radnji jednim klikom.

Na primjer, ako često premještate ili kopirate dolazne poruke u neki folder za kasniji pregled, brzi korak može ubrzati zadatak. Ili možete automatski poslati odgovor i izbrisati originalnu poruku, tako da vaša pristigla pošta ne bude pretrpana nerelevantnim porukama e-pošte. Ono što je posebno korisno je mogućnost uključivanja više radnji u jednom koraku. Na primjer, možete dati poruku premještenu u određenu mapu, označenu kao nepročitanu, proslijeđenu svojim saigračima i kopirati Bcc vašem menadžeru, sve s jednom prečicom!

Još jedna sjajna karakteristika brzih koraka je da su potpuno prilagodljivi, tako da možete automatizirati gotovo sve rutinske operacije pomoću prilagođene naredbe.

Da biste postavili brze korake u svom Outlooku, možete odabrati jedan odsljedeće pristupe:

• Prilagodite zadane korake.
• Kreirajte svoj vlastiti.
• Duplicirajte i uredite bilo koji od postojećih koraka.

Dalje, detaljno ćemo razgovarati o svakoj opciji, tako da možete odmah uskočiti u korištenje ove sjajne funkcije.

Brzi koraci su dostupni u svim modernim desktop verzijama uključujući Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013. U programu Outlook Online ova funkcija nije podržana.

Zadani brzi koraci u Outlooku

Microsoft Outlook ima pet unaprijed postavljenih koraka. Možete ih pronaći na kartici Početna , u grupi Brzi koraci :

• Premjesti na - premješta odabranu e-poštu u određeni folder i označava je kao pročitanu.
• Upravitelju - prosljeđuje odabranu poruku vašem menadžeru. Ako vaša organizacija koristi Microsoft 365 ili Exchange Server, ime menadžera može biti locirano na Globalnoj listi adresa i automatski umetnuto u polje Za; u suprotnom možete ga odrediti ručno.
• E-pošta tima - prosljeđuje odabranu poruku vašim kolegama. U zavisnosti od toga kako je administrator Exchange servera konfigurisao vaše poštansko sanduče, Outlook može otkriti i popuniti adrese članova vašeg tima. Ako ne, morat ćete ih sami popuniti.
• Gotovo - označava poruku kao pročitanu i završenu, a zatim se premješta u određeni folder.
• Odgovori & Izbriši - otvara aodgovorite na odabranu poruku, a zatim premješta originalnu poruku u mapu Izbrisane stavke .

Ovi unaprijed definirani koraci su gotovo spremni za korištenje, "skoro" je ključ riječ ovdje. Kada prvi put pokušate koristiti ugrađeni brzi korak, od vas će biti zatraženo da ga konfigurirate. Ali nemojte se obeshrabriti - konfiguracija nije ništa teža od odabira ciljne mape ili navođenja adrese e-pošte. Da biste dobili bolju predstavu o tome kako to funkcionira, pogledajmo praktičan primjer.

Recimo da želite da prosledite datu poruku svom menadžeru. Kliknete na korak Upravitelju i pojavljuje se prozor Prvo podešavanje . Ono što trebate učiniti je samo upisati adresu e-pošte upravitelja u polje Za… i kliknuti na Sačuvaj .

Da biste dobili dodatne opcije, kliknite na dugme Opcije u donjem levom uglu, a zatim kliknite na Prikaži opcije ispod okvira Za… :

Sada možete postaviti prioritet, označiti poruku ili odrediti adrese e-pošte za Cc i Bcc kopije.

Savjeti:

• Da inkorporirate više radnji u istom koraku, kliknite na dugme Dodaj akciju .
• Da biste izvršili brzi korak bez skidanja ruku s tastature , možete mu dodijeliti određenu kombinaciju tipki - pogledajte okvir Taster prečice pri dnu prozora.

Kako kreirati Quick Step uOutlook

Ako nijedan od ugrađenih koraka ne automatizira skup radnji koje su vam potrebne, lako možete kreirati svoj vlastiti. Da biste postavili brzi korak od nule, ovo je ono što trebate učiniti:

1. U okviru Brzi koraci kliknite na Kreiraj novo .

   

2. U dijaloškom okviru Uredi brzi korak , prva stvar koju uradite je imenujte svoj korak. Za ovo unesite neki opisni tekst u polje Ime , na primjer Odgovori & nastavak .

   

3. Sljedeće odaberite radnju koju želite izvršiti. Kliknite na padajući okvir Odaberi radnju , skrolujte kroz listu i odaberite odgovarajuću. Neke radnje će vam dati dodatne opcije za odabir kasnije.

   U ovom primjeru, naš cilj je odgovoriti na poruku sa šablonom, pa biramo Odgovori svima .

   

4. Da konfigurišemo Vaš odgovor, kliknite na vezu Prikaži opcije ispod polja Za… , a zatim unesite svoj odgovor u polje Tekst . Opciono, možete dodati Cc i/ili Bcc primaoce, označiti poruku i postaviti prioritet. Budući da namjeravamo pratiti, postavili smo Flag na Ove sedmice .

   

5. Ako vaš brzi korak ne bi trebao biti ograničen na samo jednu radnju, kliknite na dugme Dodaj radnju i odaberite drugu radnju. U našem slučaju, to je premještanje poruke u mapu Follow up .

   

6. Na sličan način podesite sve druge radnje koje želiteizvršiti. Na primjer, možete proslijediti originalnu poruku svojim kolegama ili proslijediti e-poštu kao prilog svom nadređenom.
7. Po želji, svom brzom koraku dodijelite jednu od unaprijed definiranih prečica .
8. Opcionalno, unesite opis alata koji će se prikazati kada mišem pređete preko ovog brzog koraka (ovo bi moglo biti posebno korisno kada imate mnogo različitih stavki).

   Nakon svih prilagodbi, naš finalizirani predložak Brzi koraci ima sljedeći izgled:

   • Izvodi tri radnje : odgovori sa šablonom (1), premjesti originalnu poruku na poseban folder za naknadno praćenje (2), proslijedite poruku kolegama (3).
   • Može se pokrenuti pritiskom na Ctrl + Shift + 1 prečicu (4).
   • Opis tooltip koji podsjeća šta ovaj brzi korak zapravo radi pojavit će se kada zadržite pokazivač iznad njega (5).

   

9. Kada završite, kliknite na Završi i vaš novokreirani brzi korak će se odmah pojaviti na traci.

   

Kako duplirati postojeći brzi korak

U situaciji kada želite da napravite brzi korak vrlo sličan onom koji već imate, ali sa malom varijacijom (npr. proslijediti poruku drugoj osobi ili premjestiti u drugu mapu), najbrži način je dupliranje postojeće stavke. Evo kako:

1. U grupi Brzi koraci kliknite na malu strelicu na dnudesnom uglu.
2. U prozoru Upravljanje brzim koracima koji se otvori, odaberite korak koji želite kopirati i kliknite na Duplicate .

   

3. U Brzi korak uređivanja , upišite drugo ime, promijenite radnje po potrebi i kliknite Završi .

Kako koristite brze korake u programu Outlook

Da izvršite radnje uključene u brzi korak, jednostavno odaberite poruku, a zatim kliknite na brzi korak na traci ili pritisnite prečicu na tipkovnici koja mu je dodijeljena.

Imajte na umu da se nisu sve akcije izvršavaju tiho . U slučaju Odgovori ili Proslijedi , otvorit će se odgovor ili proslijeđena poruka, tako da je možete pregledati i izvršiti potrebne izmjene. Poruka će izaći samo kada kliknete na dugme Pošalji . Ako je potrebno, možete opozvati poslanu e-poštu.

Samo koraci koji su dostupni u datom trenutku su aktivni . Oni koji su nedostupni su zasivljeni što znači da ih trenutno ne možete koristiti. Na primjer, ako nije odabrana nijedna poruka, od svih ugrađenih koraka, samo će E-pošta tima biti aktivna jer se ostale zadane postavke primjenjuju na postojeću poruku.

Kako upravljati, izmijenite i izbrišite brze korake

Da upravljate svojim brzim koracima, kliknite na strelicu pokretača dijaloga u donjem desnom uglu grupe Brzi koraci :

Ovo će otvoriti prozor Upravljanje brzim koracima koji vam pruža sljedećeopcije:

1. Uredi - promijenite postojeći brzi korak, bilo zadani ili vaš prilagođeni.
2. Duplikat - napravite kopiju odabranog brzog koraka.
3. Izbriši - trajno uklonite odabranu stavku.
4. Strelice gore i dolje - ponovo rasporedite svoje brze korake na traku.
5. Novo - kreirajte novi brzi korak.
6. Vrati na zadane postavke - vratite zadane brze korake u njihovo početno stanje i izbrišite one koje ste kreirali. Budući da se ova radnja ne može poništiti, dobro razmislite prije nego što izvršite resetiranje.

Osim gornjeg dijaloškog prozora Upravljanje brzim koracima , možete brzo promijeniti , kopirati ili obrisati određenu stavku desnim klikom miša i odabirom radnje iz kontekstnog menija:

Gdje su pohranjeni Outlook Quick Steps?

Outlook Quick Steps su u skrivenoj mapi unutar vašeg poštanskog sandučeta ili .pst datoteke.

Ako koristite POP3 račun , možete jednostavno uvesti svoju originalnu .pst datoteku na novi računar, a Brzi koraci će također putovati s njom (naravno, ako je sve urađeno kako treba). Za više detalja pogledajte Kako izvesti i uvesti .pst datoteku.

Za korisnike Exchangea nisu potrebne nikakve posebne radnje - čim konfigurirate svoj Exchange račun na novom računaru, vaši Brzi koraci će biti tamo.

Za IMAP račune, migracija je teža - možete koristitiMFCMAPI alat za pristup podacima vašeg poštanskog sandučeta i izvoz/uvoz brzih koraka na novi računar.

Tako možete kreirati i koristiti brze korake u Outlooku. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!