В статье объясняется, что такое быстрые шаги в Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 и Outlook 2013, и как интегрировать их в рабочий процесс электронной почты для автоматизации повторяющихся действий и устранения ненужных кликов.

Когда изо дня в день выполняешь одни и те же действия, больше всего раздражает необходимость каждый раз делать это заново. Что бы вы сказали, если бы вместо утомительных многоэтапных процессов вы могли выполнять свои почтовые процедуры одним нажатием кнопки? Именно это и есть "Быстрые шаги Outlook".

Быстрые шаги Outlook

Быстрые шаги в Outlook - это своего рода ярлыки, которые позволяют выполнять определенную последовательность действий одним щелчком мыши.

Например, если вы часто перемещаете или копируете входящие сообщения в какую-либо папку для последующего просмотра, быстрый шаг может ускорить выполнение задачи. Или вы можете автоматически отправить ответ и удалить исходное сообщение, чтобы ваш почтовый ящик не загромождался неактуальными письмами. Особенно полезной является возможность включать несколько действий в один шаг. Например, вы можете переместить сообщение в папкув определенную папку, пометить как непрочитанное, переслать товарищам по команде и отправить Bcc руководителю - и все это с помощью одного ярлыка!

Еще одной замечательной особенностью Quick Steps является то, что они полностью настраиваемые, поэтому вы можете автоматизировать практически любые рутинные операции с помощью пользовательской команды.

Чтобы настроить Quick Steps в Outlook, вы можете выбрать один из следующих подходов:

• Настройте шаги по умолчанию.
• Создайте свой собственный.
• Дублируйте и редактируйте любой из существующих шагов.

Далее мы подробно рассмотрим каждый вариант, чтобы вы могли сразу же приступить к использованию этой замечательной функции.

Быстрые шаги доступны во всех современных настольных версиях, включая Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook 2013. В Outlook Online эта функция не поддерживается.

Быстрые шаги по умолчанию в Outlook

В Microsoft Outlook есть пять предустановленных шагов. Их можно найти на странице Главная во вкладке Быстрые шаги группа:

• Перейти к - перемещает выбранное письмо в указанную папку и помечает его как прочитанное.
• Менеджеру - переслать выбранное сообщение руководителю. Если ваша организация использует Microsoft 365 или Exchange Server, имя руководителя может находиться в списке глобальных адресов и вставляться в поле Кому автоматически; в противном случае вы можете указать его вручную.
• Электронная почта команды - переслать выбранное сообщение коллегам. В зависимости от того, как администратор Exchange Server настроил ваш почтовый ящик, адреса членов вашей команды могут быть обнаружены и заполнены Outlook. Если нет, вам придется заполнить их самостоятельно.
• Выполнено - помечает сообщение как прочитанное и завершенное, а затем перемещает его в указанную папку.
• Ответить & Удалить - открывает ответ на выбранное сообщение, а затем перемещает исходное сообщение в Удаленные элементы папка.

Эти предопределенные шаги почти готовы к использованию, "почти" - ключевое слово здесь. При первой попытке использовать встроенный быстрый шаг вам будет предложено настроить его. Но не расстраивайтесь - настройка не сложнее, чем выбор целевой папки или ввод адреса электронной почты. Чтобы лучше понять, как это работает, давайте рассмотрим практический пример.

Допустим, вы хотите переслать данное сообщение своему менеджеру. Вы нажимаете на кнопку Менеджеру шаг, и Первая установка Появится окно, в котором нужно просто ввести адрес электронной почты менеджера в поле Чтобы... и нажмите кнопку Сохранить .

Чтобы получить дополнительные опции, нажмите кнопку Опции кнопку в левом нижнем углу, а затем нажмите кнопку Показать параметры под Чтобы... коробка:

Теперь можно установить приоритет, пометить сообщение или указать адреса электронной почты для копий Cc и Bcc.

Советы:

• Включить дополнительные действия в том же шаге нажмите кнопку Добавить действие кнопка.
• Чтобы выполнить быстрое действие, не отрывая рук от клавиатуры, можно назначить определенный комбинация клавиш к нему - см. Клавиша быстрого доступа поле в нижней части окна.

Как создать быстрый шаг в Outlook

Если ни один из встроенных шагов не автоматизирует нужный вам набор действий, вы можете легко создать свой собственный. Чтобы создать быстрый шаг с нуля, вот что вам нужно сделать:

1. В Быстрые шаги нажмите Создать новый .

   

2. В Редактировать быстрый шаг диалоговое окно, самое первое, что вы делаете, это имя Для этого введите описательный текст в поле Имя поле, например Ответить & следить .

   

3. Далее выберите действие которые вы хотите выполнить. Нажмите кнопку Выберите действие Выпадающее поле, прокрутите список и выберите нужный вариант. Некоторые действия предоставят вам дополнительные опции для последующего выбора.

   В этом примере наша цель - ответить на сообщение с шаблоном, поэтому мы выбираем Ответить всем .

   

4. Чтобы настроить ответ, нажмите кнопку Показать параметры ссылка под Чтобы... поле, а затем введите свой ответ в поле Текст Вы можете добавить адресатов Cc и/или Bcc, отметить сообщение и установить приоритет. Поскольку мы намерены следить за ходом событий, мы установили следующие параметры Флаг на На этой неделе .

   

5. Если ваш быстрый шаг не должен ограничиваться только одним действием, нажмите кнопку Добавить действие и выберите второе действие. В нашем случае это перемещение сообщения в Последующие действия папка.

   

6. Аналогичным образом настройте все остальные действия, которые вы хотите выполнить. Например, вы можете переслать исходное сообщение своим коллегам или переслать письмо в виде вложения своему руководителю.
7. По желанию, назначьте один из предопределенных клавиши быстрого доступа на твой быстрый шаг.
8. По желанию введите всплывающая подсказка отображаться при наведении курсора мыши на этот быстрый шаг (это может быть особенно полезно при наличии большого количества различных элементов).

   После всех настроек наш готовый шаблон Quick Steps имеет следующий вид:

   • Он выполняет три действия : ответить с помощью шаблона (1), переместить исходное сообщение в специальную папку для последующей обработки (2), переслать сообщение коллегам (3).
   • Его можно вызвать, нажав клавиши Ctrl + Shift + 1 ярлык (4).
   • A всплывающая подсказка напоминание о том, что на самом деле делает этот быстрый шаг, появится при наведении на него курсора (5).

   

9. После этого нажмите Отделка , и ваш только что созданный быстрый шаг сразу же появится на ленте.

   

Как дублировать существующий быстрый шаг

В ситуации, когда вы хотите создать быстрое действие, очень похожее на то, которое у вас уже есть, но с небольшими изменениями (например, переслать сообщение другому человеку или переместить в другую папку), самый быстрый способ - продублировать существующий элемент. Вот как это сделать:

1. В Быстрые шаги группу, нажмите на маленькую стрелку в правом нижнем углу.
2. В Управление быстрыми шагами В открывшемся окне выберите шаг, который вы хотите скопировать, и нажмите кнопку Дубликат .

   

3. В Редактировать быстрый шаг введите другое имя, измените действия по необходимости и нажмите кнопку Отделка .

Как использовать быстрые шаги в Outlook

Чтобы выполнить действия, включенные в быстрый шаг, просто выберите сообщение, а затем либо щелкните быстрый шаг на ленте, либо нажмите назначенную ему комбинацию клавиш.

Пожалуйста, имейте в виду, что не все действия являются выполняется молча . В случае Ответить или Вперед откроется ответное или пересланное сообщение, и вы сможете просмотреть его и внести необходимые изменения. Сообщение будет отправлено только тогда, когда вы нажмете кнопку Отправить кнопка. При необходимости можно отозвать отправленное письмо.

Только те шаги, которые доступны в данный момент времени. активный Те, которые недоступны, выделены серым цветом, что означает, что вы не можете использовать их в данный момент. Например, если не выбрано сообщение, из всех встроенных шагов только Электронная почта команды будет активным, поскольку другие значения по умолчанию применяются к существующему сообщению.

Как управлять, изменять и удалять Быстрые шаги

Чтобы управлять быстрыми шагами, нажмите стрелку запуска диалога в правом нижнем углу окна Быстрые шаги группа:

В результате откроется Управление быстрыми шагами окно, в котором представлены следующие параметры:

1. Редактировать - изменить существующий быстрый шаг, либо шаг по умолчанию, либо ваш собственный шаг.
2. Дубликат - создать копию выбранного быстрого шага.
3. Удалить - окончательно удалить выбранный элемент.
4. Стрелки вверх и вниз - перестройте свои быстрые шаги на ленте.
5. Новый - создайте новый быстрый шаг.
6. Сброс настроек по умолчанию - восстановить исходное состояние быстрых шагов по умолчанию и удалить созданные вами. Поскольку это действие нельзя отменить, пожалуйста, хорошо подумайте, прежде чем выполнять сброс.

Помимо Управление быстрыми шагами диалоговое окно выше, вы можете быстро изменить , копия или удалить определенный элемент, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав действие из контекстного меню:

Где хранятся быстрые шаги Outlook?

Быстрые шаги Outlook находятся в скрытой папке внутри почтового ящика или файла .pst.

Если вы используете учетную запись POP3, вы можете просто импортировать ваш оригинальный файл .pst на новый компьютер, и Quick Steps также отправится вместе с ним (конечно, если все сделано правильно). Более подробную информацию вы найдете в разделе Как экспортировать и импортировать файл .pst.

Для пользователей Exchange не требуется никаких специальных действий - как только вы настроите свою учетную запись Exchange на новом компьютере, ваши Quick Steps будут там.

Для учетных записей IMAP миграция сложнее - вы можете использовать инструмент MFCMAPI для доступа к данным вашего почтового ящика и экспорта/импорта Quick Steps на новый компьютер.

Вот как создавать и использовать Quick Steps в Outlook. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!