La artikolo klarigas, kio estas Rapidaj Paŝoj en Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 kaj Outlook 2013, kaj kiel integri ilin en via retpoŝta laborfluo por aŭtomatigi ripetajn agojn kaj forigi nenecesajn klakojn.

Kiam oni faras la samajn aferojn ĉiutage, plej agaciĝe estas la necese fari ĝin de nulo ĉiufoje. Kion vi dirus, se anstataŭ tedaj plurpaŝaj procezoj vi povus plenumi viajn retpoŝtajn rutinojn per butonklako? Jen pri kio temas Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Rapidaj Paŝoj en Outlook estas specoj de ŝparvojoj kiuj ebligas al vi plenumi certa sinsekvo de agoj per unu klako.

Ekzemple, se vi ofte movas aŭ kopias envenantajn mesaĝojn al iu dosierujo por posta revizio, rapida paŝo povas akceli la taskon. Aŭ vi povas aŭtomate sendi respondon kaj forigi la originalan mesaĝon, por ke via enirkesto ne pleniĝos per sensignivaj retpoŝtoj. Kio estas precipe utila estas la kapablo inkludi plurajn agojn en ununura paŝo. Ekzemple, vi povas havi mesaĝon movita al specifa dosierujo, markita kiel nelegita, plusendita al viaj samteamanoj, kaj Bcc'ed al via administranto, ĉio kun unu ŝparvojo!

Alia bonega funkcio de Quick Steps estas ke ili estas plene agordeblaj, do vi povas aŭtomatigi preskaŭ ajnajn rutinajn operaciojn per kutima komando.

Por agordi Rapidajn Paŝojn en via Outlook, vi povas elekti unu ella jenaj aliroj:

• Agordu la defaŭltajn paŝojn.
• Kreu vian propran.
• Dobligu kaj redaktu iun ajn el la ekzistantaj paŝoj.

Plue, ni diskutos pri ĉiu opcio detale, por ke vi povu tuj uzi ĉi tiun mirindan funkcion.

Rapidaj Paŝoj estas haveblaj en ĉiuj modernaj labortablaj versioj inkluzive de Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016. kaj Outlook 2013. En Outlook Online, ĉi tiu funkcio ne estas subtenata.

Defaŭltaj Rapidaj Paŝoj en Outlook

Microsoft Outlook havas kvin antaŭdifinitajn paŝojn. Vi povas trovi ilin en la langeto Hejmo , en la grupo Rapidaj Paŝoj :

• Movi al - movas la elektitan retpoŝton al specifita dosierujo kaj markas ĝin kiel legita.
• Al Administranto - plusendas la elektitan mesaĝon al via administranto. Se via organizo uzas Microsoft 365 aŭ Exchange Server, la nomo de la administranto povas troviĝi en la Tutmonda Adreslisto kaj enmeti aŭtomate en la Al skatolo; alie vi povas specifi ĝin permane.
• TeamRetpoŝto - plusendas la elektitan mesaĝon al viaj kolegoj. Depende de kiel via Exchange Server-administranto agordis vian leterkeston, la adresoj de viaj teamanoj povas esti detektitaj kaj plenigitaj de Outlook. Se ne, vi devos plenigi ilin mem.
• Fine - markas la mesaĝon kiel legita kaj kompleta, kaj poste movas al specifa dosierujo.
• Respondu & Forigi - malfermas arespondu al la elektita mesaĝo, kaj poste movas la originan mesaĝon al la dosierujo Forigitaj Eroj .

Ĉi tiuj antaŭdifinitaj paŝoj estas preskaŭ pretaj por vi uzi, "preskaŭ" estas la ŝlosilo. vorto ĉi tie. Kiam vi provas uzi enkonstruitan rapidan paŝon por la unua fojo, oni petos vin agordi ĝin. Sed ne sentu malkuraĝigon - la agordo ne estas pli malfacila ol elekti celdosierujon aŭ provizi retpoŝtadreson. Por havi pli bonan ideon pri kiel ĝi funkcias, ni rigardu praktikan ekzemplon.

Ni diru, ke vi volas plusendi donitan mesaĝon al via administranto. Vi alklakas la paŝon Al Administranto , kaj aperas la fenestro Unua Agordo . Kion vi devas fari estas simple tajpi la retadreson de la administranto en la skatolo Al... kaj alklaku Konservi .

Por akiri aldonaj opcioj, alklaku la butonon Opcioj ĉe la malsupra maldekstra angulo, kaj poste alklaku Montri Opciojn sub la skatolo Al... :

Nun, vi povas agordi prioritaton, marki la mesaĝon aŭ specifi retadresojn por Cc kaj Bcc kopioj.

Konsiletoj:

• Por korpigi pliajn agojn en la sama paŝo, alklaku la butonon Aldoni Agon .
• Por fari rapidan paŝon sen depreni viajn manojn de la klavaro. , vi povas asigni certan klavokombinon al ĝi - vidu la skatolon Mallongklavo apud la fundo de la fenestro.

Kiel krei Rapidan Paŝon enOutlook

Se neniu el la enkonstruitaj paŝoj aŭtomatigas aron da agoj, kiujn vi bezonas, vi povas facile krei vian propran. Por agordi rapidan paŝon de nulo, jen kion vi devas fari:

1. En la skatolo Rapidaj Paŝoj , alklaku Krei novan .

   

2. En la dialogkesto Redakti Rapidan Paŝon , la unua afero, kiun vi faras, estas nomu vian paŝon. Por tio, tajpu iun priskriban tekston en la kampo Nomo , ekzemple Respondi & sekvu .

   

3. Sekva, elektu la ago kiun vi volas plenumi. Alklaku la falbutonon Elektu Agon , rulumu tra la listo kaj elektu la koncernan. Iuj agoj donos al vi pliajn elektojn por elekti poste.

   En ĉi tiu ekzemplo, nia celo estas respondi al mesaĝo kun ŝablono, do ni elektas Respondi ĉiujn .

   

4. Por agordi vian respondon, alklaku la ligilon Montri Opciojn sub la kampo Al... , kaj poste enigu vian respondon en la skatolo Teksto . Laŭvole, vi povas aldoni Cc kaj/aŭ Bcc ricevantojn, marki la mesaĝon kaj agordi prioritaton. Ĉar ni ja intencas daŭrigi, ni agordas Flagon al Ĉi tiu Semajno .

   

5. Se via rapida paŝo ne devas estu limigita al nur unu ago, alklaku la butonon Aldoni Agon kaj elektu la duan agon. En nia kazo, ĝi movas mesaĝon al la dosierujo Sekvu .

   

6. Simile, agordu ĉiujn aliajn agojn, kiujn vi volas.efektivigi. Ekzemple, vi povas plusendi la originan mesaĝon al viaj kunuloj aŭ plusendi la retpoŝton kiel aldonaĵon al via kontrolisto.
7. Laŭvole, asignu unu el la antaŭdifinitaj mallongaj klavoj al via rapida paŝo.
8. Laŭvole, tajpu ilokonsileton por esti montrata kiam vi ŝvebas super ĉi tiun rapidan paŝon per via muso (ĉi tio povus esti speciale utila kiam vi havas multajn malsamajn aĵojn).

   Post ĉiuj personigoj, nia finpretigita Quick Steps ŝablono havas la jenan aspekton:

   • Ĝi plenumas tri agojn : respondu per ŝablono (1), movu la originan mesaĝon al speciala dosierujo por sekvi poste (2), plusendu la mesaĝon al kolegoj (3).
   • Ĝi povas esti ekigita per premado de la klavkomo Ctrl + Shift + 1 (4).
   • Konsileto memoriganta kion efektive faras ĉi tiu rapida paŝo aperos kiam vi ŝvebas la kursoron super ĝi (5).

   

9. Kiam finite, alklaku Fini , kaj via lastatempe kreita rapida paŝo tuj aperos en la rubando.

   

   Vidu ankaŭ: Kiel fari uskle-distintan Vlookup en Excel - formulekzemploj

Kiel duobligi ekzistanta rapida paŝo

En situacio, kiam vi volas krei rapidan paŝon tre similan al tiu, kiun vi jam havas sed kun eta vario (ekz. plusendi mesaĝon al alia persono aŭ movi al alia dosierujo), la plej rapida maniero estas duobligi ekzistantan objekton. Jen kiel:

1. En la grupo Rapidaj Paŝoj , alklaku malgrandan sagon malsupredekstra angulo.
2. En la fenestro Administri Rapidajn Paŝojn kiu malfermiĝas, elektu la paŝon, kiun vi volas kopii, kaj alklaku Dupliki .

   

3. En la Redakti Rapidan Paŝon , tajpu alian nomon, ŝanĝu la agojn laŭbezone, kaj alklaku Fini .

Kiel fari uzu Rapidajn Paŝojn en Outlook

Por plenumi la agojn inkluzivitajn en rapida paŝo, simple elektu la mesaĝon, kaj poste aŭ alklaku la rapidan paŝon sur la rubando aŭ premu la klavaran ŝparvojon atribuitan al ĝi.

Bonvolu konscii, ke ne ĉiuj agoj estas ekzekutaj silente . Kaze de Respondo aŭ Plusendu , respondo aŭ plusendita mesaĝo malfermos, do vi povas revizii ĝin kaj fari ŝanĝojn laŭbezone. Mesaĝo eliĝos nur kiam vi alklakas la butonon Sendu . Se necesas, vi povas rememori senditan retmesaĝon.

Nur la paŝoj disponeblaj en difinita tempo estas aktivaj . Tiuj, kiuj estas neatingeblaj, estas grizitaj, indikante ke vi ne povas uzi ilin nun. Ekzemple, se neniu mesaĝo estas elektita, el ĉiuj enkonstruitaj paŝoj, nur TeamRetpoŝto estos aktiva ĉar la aliaj defaŭltoj estas aplikataj al ekzistanta mesaĝo.

Kiel administri, modifi kaj forigi Rapidajn Paŝojn

Por administri viajn rapidajn paŝojn, alklaku la dialogan lanĉilan sagon ĉe la malsupra dekstra angulo de la grupo Rapidaj Paŝoj :

Ĉi tio malfermos la fenestron Administri Rapidajn Paŝojn , kiu provizas al vi la jenajnopcioj:

1. Redakti - ŝanĝu ekzistantan rapidan paŝon, ĉu la defaŭltan aŭ vian propran.
2. Dupliku - faru kopion. de la elektita rapida paŝo.
3. Forigi - konstante forigi la elektitan eron.
4. Supren kaj malsupren sagoj - reordigu viajn rapidajn paŝojn pri la rubando.
5. Nova - kreu novan rapidan paŝon.
6. Restarigi al defaŭltoj - restarigi la defaŭltajn rapidajn paŝojn al ilia komenca stato kaj forigu tiujn, kiujn vi kreis. Ĉar ĉi tiu ago ne povas esti malfarita, bonvolu pripensi zorge antaŭ ol fari la rekomencon okazi.

Krom la supra dialogfenestro Administri Rapidajn Paŝojn , vi povas rapide ŝanĝi , kopii aŭ forigi apartan eron per dekstre alklakante ĝin kaj elektante agon el la kunteksta menuo:

Kie estas konservita Outlook Quick Steps?

Outlook Quick Steps estas en kaŝita dosierujo en via leterkesto aŭ .pst-dosiero.

Se vi uzas POP3-konton. , vi povas simple importi vian originalan .pst dosieron al nova komputilo, kaj Quick Steps ankaŭ vojaĝos kun ĝi (kompreneble, se ĉio estas farita ĝuste). Por pliaj detaloj, bonvolu vidi Kiel eksporti kaj importi .pst-dosieron.

Por uzantoj de Exchange, ne necesas specialaj agoj - tuj kiam vi agordas vian Exchange-konton en nova komputilo, viaj Rapidaj Paŝoj estos tie.

Por IMAP-kontoj, la migrado estas pli malfacila - vi povas uzila MFCMAPI-ilo por aliri viajn leterkeston datumojn kaj eksporti/importi Rapidajn Paŝojn al nova komputilo.

Tiel krei kaj uzi Rapidajn Paŝojn en Outlook. Mi dankas vin pro legado kaj esperas vidi vin en nia blogo venontsemajne!