Der Artikel erklärt, was Quick Steps in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 und Outlook 2013 sind und wie Sie sie in Ihren E-Mail-Workflow integrieren, um wiederholte Aktionen zu automatisieren und unnötige Klicks zu vermeiden.

Wenn Sie tagein, tagaus die gleichen Dinge tun, ist es besonders ärgerlich, wenn Sie jedes Mal von vorne anfangen müssen. Was würden Sie sagen, wenn Sie Ihre E-Mail-Routinen statt in mühsamen Mehrschrittverfahren mit einem Mausklick erledigen könnten? Genau darum geht es bei den Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Schnelle Schritte in Outlook sind eine Art Verknüpfungen, mit denen Sie eine bestimmte Abfolge von Aktionen mit einem Klick ausführen können.

Wenn Sie beispielsweise häufig eingehende Nachrichten in einen Ordner verschieben oder kopieren, um sie später zu überprüfen, kann ein kurzer Schritt diese Aufgabe beschleunigen. Oder Sie können automatisch eine Antwort senden und die ursprüngliche Nachricht löschen, damit Ihr Posteingang nicht mit irrelevanten E-Mails überfüllt wird. Besonders nützlich ist die Möglichkeit, mehrere Aktionen in einen einzigen Schritt einzubinden. So können Sie beispielsweise eine Nachricht in einenbestimmten Ordner, als ungelesen markiert, an Ihre Teamkollegen weitergeleitet und als Bcc an Ihren Vorgesetzten gesendet werden - und das alles mit nur einer Tastenkombination!

Ein weiteres großartiges Merkmal von Quick Steps ist, dass sie vollständig anpassbar sind, so dass Sie fast alle Routinevorgänge mit einem eigenen Befehl automatisieren können.

Um Quick Steps in Ihrem Outlook einzurichten, können Sie eine der folgenden Methoden wählen:

• Passen Sie die Standardschritte an.
• Erstellen Sie Ihr eigenes.
• Duplizieren und bearbeiten Sie einen der vorhandenen Schritte.

Im Folgenden werden wir jede Option im Detail besprechen, damit Sie diese großartige Funktion sofort nutzen können.

Quick Steps sind in allen modernen Desktop-Versionen verfügbar, einschließlich Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook 2013. In Outlook Online wird diese Funktion nicht unterstützt.

Standardschnellschritte in Outlook

Microsoft Outlook verfügt über fünf voreingestellte Schritte, die Sie auf der Seite Startseite auf der Registerkarte Schnelle Schritte Gruppe:

• Umzug nach - verschiebt die ausgewählte E-Mail in einen bestimmten Ordner und markiert sie als gelesen.
• An den Manager - Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 oder Exchange Server verwendet, kann der Name des Managers in der globalen Adressliste gefunden und automatisch in das Feld An eingefügt werden; andernfalls können Sie ihn manuell angeben.
• Team E-Mail - die ausgewählte Nachricht an Ihre Kollegen weiterleiten. Je nachdem, wie Ihr Exchange Server-Administrator Ihr Postfach konfiguriert hat, werden die Adressen Ihrer Teammitglieder möglicherweise von Outlook erkannt und ausgefüllt. Wenn nicht, müssen Sie sie selbst eintragen.
• Erledigt - markiert die Nachricht als gelesen und vollständig und verschiebt sie dann in einen angegebenen Ordner.
• Antworten & Löschen - öffnet eine Antwort auf die ausgewählte Nachricht und verschiebt die ursprüngliche Nachricht in den Bereich Gelöschte Objekte Ordner.

Diese vordefinierten Schritte sind fast einsatzbereit, "fast" ist hier das Schlüsselwort. Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, einen eingebauten Schnellschritt zu verwenden, werden Sie aufgefordert, ihn zu konfigurieren. Aber lassen Sie sich nicht entmutigen - die Konfiguration ist nicht schwieriger als die Auswahl eines Zielordners oder die Angabe einer E-Mail-Adresse. Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie es funktioniert, sehen wir uns ein praktisches Beispiel an.

Wenn Sie eine bestimmte Nachricht an Ihren Vorgesetzten weiterleiten möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche An den Manager Schritt, und die Erstmalige Einrichtung Geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des Managers in das Feld Zu... Feld und klicken Sie auf Speichern Sie .

Um zusätzliche Optionen zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen in der linken unteren Ecke, und klicken Sie dann auf Optionen anzeigen unter dem Zu... Box:

Jetzt können Sie eine Priorität festlegen, die Nachricht kennzeichnen oder E-Mail-Adressen für Cc- und Bcc-Kopien angeben.

Tipps:

• Einbinden mehr Aktionen klicken Sie im selben Schritt auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen Taste.
• Um einen schnellen Schritt auszuführen, ohne die Hände von der Tastatur zu nehmen, können Sie eine bestimmte Tastenkombination dazu - siehe die Tastenkürzel am unteren Rand des Fensters.

So erstellen Sie einen Schnellschritt in Outlook

Wenn keiner der eingebauten Schritte eine Reihe von Aktionen automatisiert, die Sie benötigen, können Sie ganz einfach einen eigenen Schritt erstellen:

1. In der Schnelle Schritte Feld, klicken Sie auf Neu erstellen .

   

2. In der Quick Step bearbeiten ist das erste, was Sie tun müssen Name Geben Sie dazu einen beschreibenden Text in das Feld Name Feld, zum Beispiel Antworten & Nachfassen .

   

3. Wählen Sie dann die Aktion Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie eine Aktion Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Aktion aus. Bei einigen Aktionen können Sie später weitere Optionen auswählen.

   In diesem Beispiel ist unser Ziel, auf eine Nachricht mit einer Vorlage zu antworten, also wählen wir Alle antworten .

   

4. Um Ihre Antwort zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen anzeigen Link unter dem Zu... und geben Sie dann Ihre Antwort in das Feld Text Optional können Sie Cc- und/oder Bcc-Empfänger hinzufügen, die Nachricht kennzeichnen und die Priorität festlegen. Da wir beabsichtigen, die Nachricht weiterzuverfolgen, setzen wir Flagge zu Diese Woche .

   

5. Wenn Ihr Schnellschritt nicht auf eine einzige Aktion beschränkt sein soll, klicken Sie auf das Aktion hinzufügen und wählen Sie die zweite Aktion aus. In unserem Fall ist es das Verschieben einer Nachricht in den Ordner Weiterverfolgung Ordner.

   

6. Richten Sie in ähnlicher Weise alle anderen Aktionen ein, die Sie durchführen möchten, z. B. die Weiterleitung der Originalnachricht an Ihre Kollegen oder die Weiterleitung der E-Mail als Anhang an Ihren Vorgesetzten.
7. Optional können Sie eine der vordefinierten Tastenkombinationen zu Ihrem schnellen Schritt.
8. Optional können Sie ein Tooltip angezeigt werden, wenn Sie mit der Maus über diesen Schnellschritt fahren (dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie viele verschiedene Artikel haben).

   Nach all diesen Anpassungen sieht unsere fertige Quick Steps-Vorlage wie folgt aus:

   • Sie führt aus drei Aktionen : Antwort mit Vorlage (1), Verschieben der Originalnachricht in einen speziellen Ordner zur späteren Weiterbearbeitung (2), Weiterleitung der Nachricht an Kollegen (3).
   • Sie kann durch Drücken der Tastenkombination Strg + Umschalt + 1 ausgelöst werden. Abkürzung (4).
   • A Tooltip Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erscheint ein Hinweis, der Sie daran erinnert, was dieser Schnellschritt eigentlich bewirkt (5).

   

9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Oberfläche und Ihr neu erstellter Schnellschritt wird sofort in der Multifunktionsleiste angezeigt.

   

Duplizieren eines vorhandenen Schnellschrittes

Wenn Sie einen Schnellschritt erstellen möchten, der dem bereits vorhandenen Schritt sehr ähnlich ist, aber leicht abgewandelt wird (z. B. eine Nachricht an eine andere Person weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben), ist der schnellste Weg, ein vorhandenes Element zu duplizieren:

1. In der Schnelle Schritte Gruppe, klicken Sie auf einen kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke.
2. In der Verwalten von Quick Steps Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Schritt aus, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf Duplizieren Sie .

   

3. In der Quick Step bearbeiten ein, geben Sie einen anderen Namen ein, ändern Sie die Aktionen nach Bedarf und klicken Sie auf Oberfläche .

So verwenden Sie Quick Steps in Outlook

Um die in einem Schnellschritt enthaltenen Aktionen auszuführen, wählen Sie einfach die Nachricht aus und klicken dann entweder auf den Schnellschritt in der Multifunktionsleiste oder drücken die ihm zugewiesene Tastenkombination.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Aktionen sind stillschweigend ausgeführt Im Falle von Antwort oder Weiterleiten wird eine Antwort oder eine weitergeleitete Nachricht geöffnet, so dass Sie sie überprüfen und bei Bedarf Änderungen vornehmen können. Eine Nachricht wird nur dann versendet, wenn Sie auf die Schaltfläche Senden Sie Bei Bedarf können Sie eine gesendete E-Mail zurückrufen.

Es werden nur die Schritte angezeigt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind. aktiv Diejenigen, die nicht verfügbar sind, sind ausgegraut, was bedeutet, dass Sie sie im Moment nicht verwenden können. Wenn beispielsweise keine Nachricht ausgewählt ist, können von allen integrierten Schritten nur Team E-Mail ist aktiv, weil die anderen Vorgaben auf eine bestehende Nachricht angewendet werden.

Verwalten, Ändern und Löschen von Quick Steps

Um Ihre Quick Steps zu verwalten, klicken Sie auf den Pfeil in der unteren rechten Ecke des Dialogfelds Schnelle Schritte Gruppe:

Dies öffnet die Verwalten von Quick Steps das Ihnen die folgenden Optionen bietet:

1. bearbeiten - einen vorhandenen Schnellschritt ändern, entweder den Standardschritt oder Ihren eigenen Schritt.
2. Duplizieren Sie - eine Kopie des ausgewählten Schnellschrittes erstellen.
3. Löschen - das ausgewählte Element dauerhaft entfernen.
4. Pfeile nach oben und unten - ordnen Sie Ihre schnellen Schritte auf dem Band neu an.
5. Neu - einen neuen Schnellschritt anlegen.
6. Auf Standardwerte zurücksetzen - die Standard-Schnellschritte auf ihren ursprünglichen Zustand zurücksetzen und die von Ihnen erstellten Schritte löschen. Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie sich die Rücksetzung gut überlegen.

Abgesehen von der Verwalten von Quick Steps Dialogfenster oben, können Sie schnell ändern , kopieren. oder löschen ein bestimmtes Element, indem Sie es mit der rechten Maustaste anklicken und eine Aktion aus dem Kontextmenü wählen:

Wo werden die Outlook Quick Steps gespeichert?

Outlook Quick Steps befinden sich in einem versteckten Ordner innerhalb Ihres Postfachs oder Ihrer .pst-Datei.

Wenn Sie ein POP3-Konto verwenden, können Sie Ihre ursprüngliche .pst-Datei einfach auf einen neuen Computer importieren, und Quick Steps reist mit ihr mit (natürlich nur, wenn Sie alles richtig gemacht haben). Weitere Einzelheiten finden Sie unter Export und Import einer .pst-Datei.

Für Exchange-Benutzer sind keine besonderen Maßnahmen erforderlich - sobald Sie Ihr Exchange-Konto auf einem neuen Computer konfigurieren, sind Ihre Quick Steps bereits vorhanden.

Für IMAP-Konten ist die Migration schwieriger - Sie können das MFCMAPI-Tool verwenden, um auf Ihre Postfachdaten zuzugreifen und Quick Steps auf einen neuen Computer zu exportieren/importieren.

So erstellen und verwenden Sie Quick Steps in Outlook. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!