مضمون میں بتایا گیا ہے کہ آؤٹ لک 365، آؤٹ لک 2021، آؤٹ لک 2016 اور آؤٹ لک 2013 میں فوری اقدامات کیا ہیں، اور انہیں اپنے ای میل ورک فلو میں کیسے ضم کیا جائے تاکہ بار بار کی جانے والی کارروائیوں کو خودکار بنایا جائے اور غیر ضروری کلکس کو ختم کیا جائے۔

جب ایک ہی کام دن بہ دن کرتے ہیں، تو سب سے زیادہ چڑچڑا پن ہر بار شروع سے کرنا ضروری ہوتا ہے۔ آپ کیا کہیں گے اگر تھکا دینے والے ملٹی سٹیپ پروسیس کے بجائے آپ بٹن کے کلک سے اپنے ای میل کے معمولات کو پورا کر سکتے ہیں؟ آؤٹ لک کوئیک اسٹیپس اسی کے بارے میں ہیں۔

آؤٹ لک کوئیک اسٹیپس

کوئیک اسٹیپس آؤٹ لک میں اس قسم کے شارٹ کٹ ہیں جو آپ کو ایک کام انجام دینے دیتے ہیں۔ ایک کلک کے ساتھ اعمال کا مخصوص سلسلہ۔

مثال کے طور پر، اگر آپ اکثر آنے والے پیغامات کو بعد میں جائزہ لینے کے لیے کسی فولڈر میں منتقل یا کاپی کرتے ہیں، تو ایک تیز قدم کام کو تیز کر سکتا ہے۔ یا آپ خود بخود ایک جواب بھیج سکتے ہیں اور اصل پیغام کو حذف کر سکتے ہیں، تاکہ آپ کا ان باکس غیر متعلقہ ای میلز سے بے ترتیبی کا شکار نہ ہو۔ جو چیز خاص طور پر مفید ہے وہ ایک ہی قدم میں متعدد اعمال کو شامل کرنے کی صلاحیت ہے۔ مثال کے طور پر، آپ ایک پیغام کو ایک مخصوص فولڈر میں منتقل کر سکتے ہیں، جسے بغیر پڑھے ہوئے کے بطور نشان زد کیا گیا ہے، آپ کے ٹیم کے ساتھیوں کو بھیج دیا گیا ہے، اور آپ کے مینیجر کو Bcc'ed کیا جا سکتا ہے، یہ سب ایک شارٹ کٹ کے ساتھ ہے!

کوئیک سٹیپس کی ایک اور زبردست خصوصیت۔ یہ ہے کہ وہ مکمل طور پر حسب ضرورت ہیں، لہذا آپ اپنی مرضی کے مطابق کمانڈ کے ساتھ تقریباً کسی بھی معمول کی کارروائیوں کو خودکار کر سکتے ہیں۔درج ذیل نقطہ نظر:

• پہلے سے طے شدہ اقدامات کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں۔
• اپنا خود بنائیں۔
• موجودہ مراحل میں سے کسی ایک کو نقل اور ترمیم کریں۔

مزید آگے، ہم ہر آپشن پر تفصیل سے بات کریں گے، تاکہ آپ اس زبردست فیچر کو فوراً استعمال کر سکیں۔

آؤٹ لک 365، آؤٹ لک 2019، آؤٹ لک 2016 سمیت تمام جدید ڈیسک ٹاپ ورژنز میں Quick Steps دستیاب ہیں۔ اور آؤٹ لک 2013۔ آؤٹ لک آن لائن میں، یہ فیچر تعاون یافتہ نہیں ہے۔

آؤٹ لک میں پہلے سے طے شدہ فوری اقدامات

مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں پانچ پیش سیٹ اقدامات ہیں۔ آپ انہیں ہوم ٹیب پر، فوری اقدامات گروپ میں تلاش کر سکتے ہیں:

• منتقل کریں - منتخب ای میل کو ایک مخصوص فولڈر میں منتقل کرتا ہے اور اسے پڑھے ہوئے کے طور پر نشان زد کرتا ہے۔
• منیجر کو - منتخب پیغام کو آپ کے مینیجر کو بھیجتا ہے۔ اگر آپ کی تنظیم مائیکروسافٹ 365 یا ایکسچینج سرور استعمال کرتی ہے، تو مینیجر کا نام گلوبل ایڈریس لسٹ میں موجود ہو سکتا ہے اور ٹو باکس میں خودکار طور پر داخل ہو سکتا ہے۔ بصورت دیگر آپ اسے دستی طور پر بتا سکتے ہیں۔
• ٹیم ای میل - منتخب کردہ پیغام کو اپنے ساتھیوں کو بھیجتا ہے۔ اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کے ایکسچینج سرور کے منتظم نے آپ کے میل باکس کو کس طرح ترتیب دیا ہے، آپ کی ٹیم کے اراکین کے پتے آؤٹ لک کے ذریعے دریافت اور پُر کیے جا سکتے ہیں۔ اگر نہیں، تو آپ کو انہیں خود بھرنا پڑے گا۔
• ہو گیا - پیغام کو پڑھا ہوا اور مکمل کے طور پر نشان زد کرتا ہے، اور پھر ایک مخصوص فولڈر میں چلا جاتا ہے۔
• جواب دیں & حذف کریں - کھلتا ہے aمنتخب کردہ پیغام کا جواب دیں، اور پھر اصل پیغام کو حذف کردہ آئٹمز فولڈر میں منتقل کریں۔

یہ پہلے سے طے شدہ مراحل آپ کے استعمال کے لیے تقریباً تیار ہیں، "تقریباً" کلید ہے۔ یہاں لفظ پہلی بار ان بلٹ کوئیک سٹیپ استعمال کرنے کی کوشش کرتے وقت، آپ کو اسے کنفیگر کرنے کے لیے کہا جائے گا۔ لیکن حوصلہ شکنی نہ کریں - ترتیب ٹارگٹ فولڈر کو منتخب کرنے یا ای میل ایڈریس فراہم کرنے سے زیادہ مشکل نہیں ہے۔ یہ کیسے کام کرتا ہے اس کا بہتر اندازہ حاصل کرنے کے لیے، آئیے ایک عملی مثال دیکھیں۔

آئیے کہتے ہیں کہ آپ اپنے مینیجر کو دیئے گئے پیغام کو آگے بڑھانا چاہتے ہیں۔ آپ منیجر کے لیے قدم پر کلک کرتے ہیں، اور فرسٹ ٹائم سیٹ اپ ونڈو ظاہر ہوتی ہے۔ آپ کو بس مینیجر کا ای میل ایڈریس To… باکس میں ٹائپ کرنا ہے اور محفوظ کریں پر کلک کریں۔

حاصل کرنے کے لیے اضافی اختیارات، نیچے بائیں کونے میں اختیارات بٹن پر کلک کریں، اور پھر ٹو… باکس کے نیچے اختیارات دکھائیں پر کلک کریں:

<14

اب، آپ ترجیح مقرر کر سکتے ہیں، پیغام کو جھنڈا لگا سکتے ہیں، یا Cc اور Bcc کاپیوں کے لیے ای میل پتے بتا سکتے ہیں۔

تجاویز:

کوئیک اسٹیپ ان بنانے کا طریقہآؤٹ لک

اگر ان بلٹ میں سے کوئی بھی قدم آپ کو درکار کارروائیوں کے سیٹ کو خودکار نہیں کرتا ہے، تو آپ آسانی سے اپنا اپنا بنا سکتے ہیں۔ شروع سے ایک تیز قدم ترتیب دینے کے لیے، آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے:

1. فوری اقدامات باکس میں، نیا بنائیں پر کلک کریں۔<0
2. فوری قدم میں ترمیم کریں ڈائیلاگ باکس میں، آپ جو سب سے پہلے کام کرتے ہیں وہ ہے نام آپ کا قدم۔ اس کے لیے، نام فیلڈ میں کچھ وضاحتی متن ٹائپ کریں، مثال کے طور پر Reply & فالو اپ کریں ایک عمل کا انتخاب کریں ڈراپ ڈاؤن باکس پر کلک کریں، فہرست میں اسکرول کریں، اور متعلقہ کو چنیں۔ کچھ کارروائیاں آپ کو بعد میں منتخب کرنے کے لیے اضافی اختیارات فراہم کریں گی۔ 0 آپ کا جواب، To… فیلڈ کے نیچے اختیارات دکھائیں لنک پر کلک کریں، اور پھر متن باکس میں اپنا جواب درج کریں۔ اختیاری طور پر، آپ Cc اور/یا Bcc وصول کنندگان کو شامل کر سکتے ہیں، پیغام کو جھنڈا لگا سکتے ہیں، اور ترجیح مقرر کر سکتے ہیں۔ چونکہ ہم فالو اپ کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، اس لیے ہم نے پرچم کو اس ہفتے پر سیٹ کیا ہے۔

   

3. اگر آپ کا تیز قدم نہیں سمجھا جاتا ہے صرف ایک کارروائی تک محدود رہیں، ایکشن شامل کریں بٹن پر کلک کریں اور دوسری کارروائی کا انتخاب کریں۔ ہمارے معاملے میں، یہ ایک پیغام کو فالو اپ فولڈر میں منتقل کر رہا ہے۔

   

4. اسی طرح، تمام دیگر کارروائیوں کو ترتیب دیں جو آپ کرنا چاہتے ہیں۔باہر لے. مثال کے طور پر، آپ اصل پیغام کو اپنے ساتھیوں کو بھیج سکتے ہیں یا ای میل کو بطور منسلکہ اپنے سپروائزر کو آگے بھیج سکتے ہیں۔
5. اختیاری طور پر، پہلے سے طے شدہ شارٹ کٹ کیز کو اپنے تیز قدم کے لیے تفویض کریں۔
6. اختیاری طور پر، ایک ٹول ٹپ ٹائپ کریں جس کو ظاہر کیا جائے جب آپ اپنے ماؤس کے ساتھ اس تیز قدم پر ہوور کریں (یہ خاص طور پر اس وقت مددگار ثابت ہوسکتا ہے جب آپ کے پاس بہت سی مختلف اشیاء ہوں)۔

   تمام تخصیصات کے بعد، ہمارے حتمی کیے گئے کوئیک اسٹیپس ٹیمپلیٹ کی شکل درج ذیل ہے:

   • یہ تین اعمال انجام دیتا ہے: ٹیمپلیٹ کے ساتھ جواب دیں (1)، اصل پیغام کو اس پر منتقل کریں بعد میں فالو اپ کرنے کے لیے ایک خصوصی فولڈر (2)، پیغام کو ساتھیوں کو آگے بھیجیں (3)۔
   • اسے Ctrl + Shift + 1 شارٹ کٹ (4) دباکر متحرک کیا جاسکتا ہے۔ 11>
   • ایک ٹول ٹِپ یہ یاد دلانا کہ یہ فوری قدم دراصل کیا کرتا ہے اس وقت ظاہر ہوگا جب آپ اس پر کرسر کو ہوور کریں گے (5)۔

   

<11 10 ایک موجودہ فوری قدم

اس صورت حال میں جب آپ ایک تیز قدم بنانا چاہتے ہیں جیسا کہ آپ کے پاس پہلے سے موجود ہے لیکن تھوڑی سی تبدیلی کے ساتھ (مثلاً کسی دوسرے شخص کو پیغام بھیجنا یا کسی دوسرے فولڈر میں منتقل کرنا)، سب سے تیز طریقہ یہ ہے کہ کسی موجودہ شے کی نقل تیار کی جائے۔ یہ طریقہ ہے:

1. فوری اقدامات گروپ میں، نیچے ایک چھوٹے تیر پر کلک کریںدائیں کونے۔
2. کھلنے والی فوری اقدامات کا نظم کریں ونڈو میں، وہ مرحلہ منتخب کریں جسے آپ کاپی کرنا چاہتے ہیں اور ڈپلیکیٹ پر کلک کریں۔

   

3. فوری قدم میں ترمیم کریں میں، ایک مختلف نام ٹائپ کریں، ضرورت کے مطابق اعمال کو تبدیل کریں، اور ختم کریں پر کلک کریں۔

کیسے آؤٹ لک میں فوری اقدامات کا استعمال کریں

ایک تیز قدم میں شامل اعمال کو انجام دینے کے لیے، بس پیغام کو منتخب کریں، اور پھر یا تو ربن پر فوری قدم پر کلک کریں یا اس کے لیے تفویض کردہ کی بورڈ شارٹ کٹ کو دبائیں۔

<0 براہ کرم آگاہ رہیں کہ تمام اعمال کو خاموشی سے انجام نہیں دیا جاتا ہے ۔ جواب یا فارورڈ کی صورت میں، ایک جواب یا فارورڈ پیغام کھل جائے گا، تاکہ آپ اس کا جائزہ لے سکیں اور ضرورت کے مطابق تبدیلیاں کر سکیں۔ پیغام تب ہی نکلے گا جب آپ بھیجیں بٹن پر کلک کریں گے۔ اگر ضرورت ہو تو، آپ بھیجی گئی ای میل کو یاد کر سکتے ہیں۔

صرف وہ مراحل جو ایک مقررہ وقت پر دستیاب ہیں فعال ہیں۔ جو دستیاب نہیں ہیں ان کو خاکستر کر دیا گیا ہے جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ آپ انہیں ابھی استعمال نہیں کر سکتے۔ مثال کے طور پر، تمام بلٹ ان مراحل میں سے اگر کوئی پیغام منتخب نہیں کیا جاتا ہے، تو صرف ٹیم ای میل فعال ہوگا کیونکہ دیگر ڈیفالٹس موجودہ پیغام پر لاگو ہوتے ہیں۔

منظم کرنے کا طریقہ، فوری اقدامات میں ترمیم اور حذف کریں

اپنے فوری اقدامات کو منظم کرنے کے لیے، فوری اقدامات گروپ کے نیچے دائیں کونے میں ڈائیلاگ لانچر تیر پر کلک کریں:



بھی دیکھو: فارمولہ مثالوں کے ساتھ گوگل شیٹس میں VLOOKUP

اس سے فوری اقدامات کا نظم کریں ونڈو کھل جائے گی جو آپ کو درج ذیل فراہم کرتی ہے۔اختیارات:

1. ترمیم کریں - ایک موجودہ فوری قدم کو تبدیل کریں، یا تو پہلے سے طے شدہ یا اپنی مرضی کے مطابق۔
2. ڈپلیکیٹ - ایک کاپی بنائیں منتخب کردہ فوری قدم کا۔
3. حذف کریں - منتخب آئٹم کو مستقل طور پر ہٹا دیں۔
4. اوپر اور نیچے تیر - اپنے فوری اقدامات کو دوبارہ ترتیب دیں۔ ربن۔
5. نیا - ایک نیا فوری مرحلہ بنائیں۔
6. ڈیفالٹس پر ری سیٹ کریں - پہلے سے طے شدہ فوری اقدامات کو ان کی ابتدائی حالت میں بحال کریں اور حذف کریں جن کو آپ نے بنایا ہے۔ چونکہ اس عمل کو کالعدم نہیں کیا جا سکتا، براہ کرم دوبارہ ترتیب دینے سے پہلے احتیاط سے سوچیں۔



اوپر فوری اقدامات کا نظم کریں ڈائیلاگ ونڈو کے علاوہ، آپ کسی خاص آئٹم پر دائیں کلک کرکے اور سیاق و سباق کے مینو میں سے ایک عمل کا انتخاب کرکے تیزی سے تبدیل ، کاپی یا حذف کرسکتے ہیں:



Outlook Quick Steps کہاں محفوظ ہیں؟

Outlook Quick Steps آپ کے میل باکس یا .pst فائل کے اندر ایک پوشیدہ فولڈر میں ہیں۔

اگر آپ POP3 اکاؤنٹ استعمال کر رہے ہیں ، آپ آسانی سے اپنی اصل .pst فائل کو نئے کمپیوٹر میں درآمد کر سکتے ہیں، اور Quick Steps بھی اس کے ساتھ سفر کریں گے (یقیناً، اگر سب کچھ صحیح طریقے سے کیا گیا ہے)۔ مزید تفصیلات کے لیے، براہ کرم دیکھیں کہ .pst فائل کیسے برآمد اور درآمد کی جاتی ہے۔

Exchange کے صارفین کے لیے، کسی خاص کارروائی کی ضرورت نہیں ہے - جیسے ہی آپ اپنے ایکسچینج اکاؤنٹ کو نئے کمپیوٹر پر کنفیگر کریں گے، آپ کے فوری اقدامات ہوں گے۔ وہاں.

IMAP اکاؤنٹس کے لیے، منتقلی مشکل ہے - آپ استعمال کر سکتے ہیں۔MFCMAPI ٹول آپ کے میل باکس ڈیٹا تک رسائی حاصل کرنے اور ایک نئے کمپیوٹر پر فوری اقدامات برآمد/درآمد کرنے کے لیے۔

اس طرح آؤٹ لک میں کوئیک اسٹیپس بنانے اور استعمال کرنے کا طریقہ ہے۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!