Artykuł wyjaśnia, czym są Szybkie Kroki w Outlooku 365, Outlooku 2021, Outlooku 2016 i Outlooku 2013 oraz jak zintegrować je z przepływem pracy poczty elektronicznej, aby zautomatyzować powtarzające się czynności i wyeliminować niepotrzebne kliknięcia.

Podczas wykonywania tych samych czynności dzień w dzień, najbardziej irytująca jest konieczność robienia ich od nowa za każdym razem. Co byś powiedział, gdybyś zamiast żmudnych wieloetapowych procesów, mógł wykonać swoje rutynowe czynności związane z pocztą elektroniczną za pomocą jednego kliknięcia? To właśnie są Szybkie Kroki Outlooka.

Szybkie kroki w programie Outlook

Szybkie kroki w Outlooku są rodzajem skrótów, które pozwalają wykonać pewną sekwencję czynności za pomocą jednego kliknięcia.

Na przykład, jeśli często przenosisz lub kopiujesz przychodzące wiadomości do jakiegoś folderu w celu późniejszego przejrzenia, szybki krok może przyspieszyć to zadanie. Możesz też automatycznie wysłać odpowiedź i usunąć oryginalną wiadomość, dzięki czemu Twoja skrzynka odbiorcza nie będzie zapchana nieistotnymi e-mailami. Szczególnie przydatna jest możliwość włączenia wielu akcji do jednego kroku. Na przykład, możesz zlecić przeniesienie wiadomości do folderuokreślony folder, oznaczony jako nieprzeczytany, przekazany do kolegów z zespołu i Bcc'ed do kierownika, a wszystko to za pomocą jednego skrótu!

Inną wspaniałą cechą Quick Steps jest to, że są one w pełni konfigurowalne, więc możesz zautomatyzować prawie wszystkie rutynowe operacje za pomocą niestandardowego polecenia.

Aby skonfigurować Szybkie kroki w programie Outlook, możesz wybrać jedno z następujących podejść:

• Dostosuj domyślne kroki.
• Stwórz swój własny.
• Powielanie i edycja dowolnego z istniejących kroków.

Dalej omówimy każdą opcję szczegółowo, więc możesz od razu wskoczyć do korzystania z tej niesamowitej funkcji.

Szybkie kroki są dostępne we wszystkich nowoczesnych wersjach desktopowych, w tym w Outlooku 365, Outlooku 2019, Outlooku 2016 i Outlooku 2013. W Outlooku Online ta funkcja nie jest obsługiwana.

Domyślne szybkie kroki w programie Outlook

Microsoft Outlook posiada pięć predefiniowanych kroków. Można je znaleźć na Strona główna zakładka, w Szybkie kroki grupa:

• Przesunąć się do - przenosi wybraną wiadomość e-mail do określonego folderu i oznacza ją jako przeczytaną.
• Do kierownika - Przekazuje wybraną wiadomość do menedżera. Jeśli Twoja organizacja korzysta z usługi Microsoft 365 lub serwera Exchange, nazwa menedżera może znajdować się na globalnej liście adresów i być wstawiona w polu Do automatycznie; w przeciwnym razie możesz określić ją ręcznie.
• Email zespołu - Przekazuje wybraną wiadomość swoim współpracownikom. W zależności od tego, jak administrator serwera Exchange skonfigurował Twoją skrzynkę pocztową, adresy członków Twojego zespołu mogą zostać wykryte i wypełnione przez Outlooka. Jeśli nie, będziesz musiał wypełnić je samodzielnie.
• Gotowe - oznacza wiadomość jako przeczytaną i kompletną, a następnie przenosi ją do określonego folderu.
• Odpowiedz & Usuń - otwiera odpowiedź na wybraną wiadomość, a następnie przenosi oryginalną wiadomość do Usunięte elementy folder.

Te predefiniowane kroki są prawie gotowe do użycia, "prawie" jest tu słowem kluczowym. Przy próbie użycia wbudowanego szybkiego kroku po raz pierwszy, zostaniesz poproszony o jego skonfigurowanie. Nie czuj się jednak zniechęcony - konfiguracja nie jest trudniejsza niż wybór folderu docelowego lub podanie adresu e-mail. Aby lepiej zrozumieć, jak to działa, przyjrzyjmy się praktycznemu przykładowi.

Załóżmy, że chcesz przekazać daną wiadomość swojemu menedżerowi. Klikasz na Do kierownika krok, i Ustawienie po raz pierwszy Wystarczy, że wpiszesz adres e-mail menadżera w okienku Do (...) i kliknąć Zapisz .

Aby uzyskać dodatkowe opcje, kliknij przycisk Opcje w lewym dolnym rogu, a następnie kliknij przycisk Pokaż opcje pod Do (...) pudełko:

Teraz możesz ustawić priorytet, oznaczyć wiadomość flagą lub określić adresy e-mail dla kopii Cc i Bcc.

Wskazówki:

• Włączenie więcej działań w tym samym kroku, kliknij przycisk Dodaj działanie przycisk.
• Aby wykonać szybki krok bez odrywania rąk od klawiatury, można przypisać określoną kombinacja klawiszy do niego - zob. Klawisz skrótu pole w dolnej części okna.

Jak stworzyć Szybki krok w Outlooku

Jeśli żaden z wbudowanych kroków nie automatyzuje zestawu czynności, których potrzebujesz, możesz łatwo stworzyć własny. Aby skonfigurować szybki krok od podstaw, oto co musisz zrobić:

1. W Szybkie kroki kliknąć Utwórz nowy .

   

2. W Edytuj Szybki krok okno dialogowe, pierwszą rzeczą, którą robisz jest nazwa W tym celu wpisz jakiś tekst opisowy w Nazwa pole, na przykład Reply & follow up .

   

3. Następnie należy wybrać działanie chcesz wykonać. kliknij na Wybierz działanie Niektóre akcje dają dodatkowe opcje, które można wybrać później.

   W tym przykładzie naszym celem jest odpowiedź na wiadomość z szablonem, więc wybieramy Odpowiedz wszystkim .

   

4. Aby skonfigurować swoją odpowiedź, kliknij przycisk Pokaż opcje link pod Do (...) a następnie wpisz swoją odpowiedź w polu Tekst Opcjonalnie możesz dodać odbiorców Cc i/lub Bcc, oznaczyć wiadomość i ustawić priorytet. Ponieważ zamierzamy kontynuować działania, ustawiamy Flaga do W tym tygodniu .

   

5. Jeśli twój szybki krok nie ma być ograniczony do jednej czynności, kliknij Dodaj działanie i wybrać drugą akcję. W naszym przypadku jest to przeniesienie wiadomości do Kontynuacja folder.

   

6. W podobny sposób ustaw wszystkie inne akcje, które chcesz wykonać. Na przykład możesz przekazać oryginalną wiadomość do swoich rówieśników lub przesłać e-mail jako załącznik do swojego przełożonego.
7. Opcjonalnie przypisz jeden z predefiniowanych klawisze skrótu do twojego szybkiego kroku.
8. Opcjonalnie, wpisz tabliczka narzędziowa do wyświetlenia po najechaniu myszką na ten szybki krok (może to być szczególnie pomocne, gdy mamy dużo różnych elementów).

   Po wszystkich dostosowaniach, nasz sfinalizowany szablon Quick Steps ma następujący wygląd:

   • Wykonuje on trzy działania : odpowiedzieć za pomocą szablonu (1), przenieść oryginalną wiadomość do specjalnego folderu, aby móc ją później śledzić (2), przekazać wiadomość współpracownikom (3).
   • Można go uruchomić naciskając Ctrl + Shift + 1 skrót (4).
   • A tabliczka narzędziowa przypomnienie, co właściwie robi ten szybki krok, pojawi się po najechaniu na niego kursorem (5).

   

9. Po zakończeniu kliknij Wykończenie , a twój nowo utworzony szybki krok natychmiast pojawi się na wstążce.

   

   Zobacz też: Automatyczne wypełnianie tabel w szablonach wiadomości e-mail w programie Outlook

Jak powielić istniejący szybki krok

W sytuacji, gdy chcesz stworzyć szybki krok bardzo podobny do tego, który już posiadasz, ale z drobnymi zmianami (np. przekaż wiadomość innej osobie lub przenieś do innego folderu), najszybszym sposobem jest zduplikowanie istniejącego elementu.Oto jak:

1. W Szybkie kroki grupę, kliknij małą strzałkę w prawym dolnym rogu.
2. W Zarządzaj szybkimi krokami W otwartym oknie wybierz krok, który chcesz skopiować i kliknij Duplikat .

   

3. W Edytuj Szybki krok wpisać inną nazwę, zmienić działania w zależności od potrzeb i kliknąć Wykończenie .

Jak używać szybkich kroków w programie Outlook

Aby wykonać czynności zawarte w szybkim kroku, wystarczy zaznaczyć wiadomość, a następnie kliknąć szybki krok na wstążce lub nacisnąć przypisany do niego skrót klawiaturowy.

Należy pamiętać, że nie wszystkie działania są wykonywany bezgłośnie W przypadku Odpowiedz lub Do przodu Otworzy się odpowiedź lub przekazana wiadomość, aby można było ją przejrzeć i w razie potrzeby wprowadzić zmiany. Wiadomość zostanie wysłana dopiero po kliknięciu przycisku Wyślij W razie potrzeby można przywołać wysłaną wiadomość e-mail.

Tylko te kroki, które są dostępne w danym momencie są aktywny Te, które są niedostępne, są wyszarzone, co oznacza, że nie można ich teraz użyć. Na przykład, jeśli nie wybrano żadnej wiadomości, ze wszystkich wbudowanych kroków tylko Email zespołu będzie aktywny, ponieważ pozostałe ustawienia domyślne są stosowane do istniejącej wiadomości.

Jak zarządzać, modyfikować i usuwać Quick Steps

Aby zarządzać szybkimi krokami, kliknij strzałkę uruchamiającą okno dialogowe w prawym dolnym rogu ekranu. Szybkie kroki grupa:

Spowoduje to otwarcie Zarządzaj szybkimi krokami okno, w którym dostępne są następujące opcje:

1. Edytuj - zmienić istniejący szybki krok, domyślny lub własny.
2. Duplikat - wykonać kopię wybranego szybkiego kroku.
3. Usuń - trwale usunąć wybrany element.
4. Strzałki w górę i w dół - ponownie ułożyć swoje szybkie kroki na wstążce.
5. Nowy - utworzyć nowy szybki krok.
6. Resetuj do ustawień domyślnych - Przywróć domyślne szybkie kroki do stanu początkowego i usuń te, które utworzyłeś. Ponieważ tej czynności nie można cofnąć, zastanów się dobrze, zanim dokonasz resetu.

Poza Zarządzaj szybkimi krokami W powyższym oknie dialogowym można szybko zmiana , kopia lub usuń konkretnego elementu poprzez kliknięcie go prawym przyciskiem myszy i wybranie akcji z menu kontekstowego:

Gdzie przechowywane są Szybkie kroki programu Outlook?

Outlook Quick Steps znajdują się w ukrytym folderze wewnątrz skrzynki pocztowej lub pliku .pst.

Jeśli używasz konta POP3, możesz po prostu zaimportować oryginalny plik .pst na nowy komputer, a Quick Steps również się z nim przeniesie (oczywiście, jeśli wszystko jest zrobione poprawnie). Więcej szczegółów znajdziesz w części Jak eksportować i importować plik .pst.

W przypadku użytkowników programu Exchange nie są wymagane żadne specjalne działania - gdy tylko skonfigurujesz swoje konto Exchange na nowym komputerze, pojawią się tam Twoje Szybkie kroki.

W przypadku kont IMAP migracja jest trudniejsza - można użyć narzędzia MFCMAPI, aby uzyskać dostęp do danych skrzynki pocztowej i eksportować/importować Quick Steps na nowy komputer.

Tak wygląda tworzenie i używanie Quick Steps w Outlooku. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!