Mae'r erthygl yn esbonio beth yw Camau Cyflym yn Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 ac Outlook 2013, a sut i'w hintegreiddio yn eich llif gwaith e-bost i awtomeiddio gweithredoedd ailadroddus a dileu cliciau diangen.

Wrth wneud yr un pethau o ddydd i ddydd, y mwyaf cythruddo yw'r peth angenrheidiol i'w wneud o'r dechrau bob tro. Beth fyddech chi'n ei ddweud pe gallech chi, yn lle prosesau aml-gam diflas, gyflawni'ch arferion e-bost gyda chlicio botwm? Dyna hanfod Camau Cyflym Outlook.

Outlook Quick Steps

Camau Cyflym yn Outlook yn fath o lwybrau byr sy'n gadael i chi berfformio a dilyniant penodol o gamau gweithredu gydag un clic.

Er enghraifft, os ydych yn symud neu'n copïo negeseuon sy'n dod i mewn i ryw ffolder i'w hadolygu'n ddiweddarach, gall cam cyflym gyflymu'r dasg. Neu gallwch anfon ateb yn awtomatig a dileu'r neges wreiddiol, fel na fydd eich mewnflwch yn mynd yn anniben gyda negeseuon e-bost amherthnasol. Yr hyn sy'n arbennig o ddefnyddiol yw'r gallu i gynnwys gweithredoedd lluosog mewn un cam. Er enghraifft, gallwch gael neges wedi'i symud i ffolder benodol, wedi'i marcio fel heb ei darllen, ei hanfon ymlaen at eich cyd-chwaraewyr, a Bcc'ed at eich rheolwr, i gyd ag un llwybr byr!

Nodwedd wych arall o Quick Steps yw eu bod yn gwbl addasadwy, felly gallwch awtomeiddio bron unrhyw weithrediadau arferol gyda gorchymyn personol.

I sefydlu Camau Cyflym yn eich Outlook, gallwch ddewis un oyr ymagweddau canlynol:

• Addasu'r camau rhagosodedig.
• Creu eich un eich hun.
• Dyblygu a golygu unrhyw un o'r camau presennol.

Ymhellach ymlaen, byddwn yn trafod pob opsiwn yn fanwl, fel y gallwch chi neidio i mewn i ddefnyddio'r nodwedd anhygoel hon ar unwaith.

Mae Camau Cyflym ar gael ym mhob fersiwn bwrdd gwaith modern gan gynnwys Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 ac Outlook 2013. Yn Outlook Ar-lein, ni chefnogir y nodwedd hon.

Camau Cyflym Rhagosodedig yn Outlook

Mae gan Microsoft Outlook bum cam rhagosodedig. Gallwch ddod o hyd iddynt ar y tab Cartref , yn y grŵp Camau Cyflym :

• Symud i - yn symud yr e-bost a ddewiswyd i ffolder penodol ac yn ei nodi fel wedi'i ddarllen.
• At Manager - yn anfon y neges a ddewiswyd ymlaen at eich rheolwr. Os yw'ch sefydliad yn defnyddio Microsoft 365 neu Exchange Server, mae'n bosibl bod enw'r rheolwr wedi'i leoli yn y Rhestr Gyfeiriadau Fyd-eang a'i fewnosod yn y blwch To yn awtomatig; fel arall gallwch ei nodi â llaw.
• E-bost Tîm - yn anfon y neges a ddewiswyd ymlaen at eich cydweithwyr. Yn dibynnu ar sut y gwnaeth gweinyddwr eich Exchange Server ffurfweddu eich blwch post, efallai y bydd Outlook yn canfod a llenwi cyfeiriadau aelodau eich tîm. Os na, bydd yn rhaid i chi eu llenwi eich hun.
• Gwneud - marciwch y neges wedi'i darllen a'i chwblhau, ac yna'n symud i ffolder penodedig.
• Ateb & Dileu - yn agor i fyny aateb y neges a ddewiswyd, ac yna symud y neges wreiddiol i'r ffolder Eitemau wedi'u Dileu .

Mae'r camau rhagddiffiniedig hyn bron yn barod i chi eu defnyddio, "bron" yw'r allwedd gair yma. Wrth geisio defnyddio cam cyflym cynwysedig am y tro cyntaf, fe'ch anogir i'w ffurfweddu. Ond peidiwch â digalonni - nid yw'r ffurfwedd yn fwy anodd na dewis ffolder targed neu roi cyfeiriad e-bost. I gael gwell syniad o sut mae'n gweithio, gadewch i ni edrych ar enghraifft ymarferol.

Dewch i ni ddweud eich bod am anfon neges benodol ymlaen at eich rheolwr. Rydych chi'n clicio ar y cam I Reolwr , ac mae'r ffenestr Gosodiadau Tro Cyntaf yn ymddangos. Yr hyn sydd angen i chi ei wneud yw teipio cyfeiriad e-bost y rheolwr yn y blwch I… a chlicio Cadw .

I gael opsiynau ychwanegol, cliciwch ar y botwm Dewisiadau yn y gornel chwith isaf, ac yna cliciwch ar Dangos Opsiynau o dan y blwch I… :

<14

Nawr, gallwch osod blaenoriaeth, fflagio'r neges, neu nodi cyfeiriadau e-bost ar gyfer copïau Cc a Bcc.

Awgrymiadau:

Sut i greu Cam Cyflym i MewnOutlook

Os nad yw unrhyw un o'r camau sydd wedi'u cynnwys yn awtomeiddio'r set o gamau gweithredu sydd eu hangen arnoch, gallwch greu eich un eich hun yn hawdd. I sefydlu cam cyflym o'r dechrau, dyma beth sydd angen i chi ei wneud:

1. Yn y blwch Camau Cyflym , cliciwch Creu Newydd .<0
2. Yn y blwch deialog Golygu Cam Cyflym , y peth cyntaf a wnewch yw enw eich cam. Ar gyfer hyn, teipiwch destun disgrifiadol yn y maes Enw , er enghraifft Ateb & dilyn i fyny .

   

3. Nesaf, dewiswch y gweithred rydych am ei pherfformio. Cliciwch y gwymplen Dewis Gweithred , sgroliwch drwy'r rhestr, a dewiswch yr un perthnasol. Bydd rhai gweithredoedd yn rhoi opsiynau ychwanegol i chi eu dewis yn ddiweddarach.

   Yn yr enghraifft hon, ein nod yw ymateb i neges gyda thempled, felly rydym yn dewis Ymateb i Bawb .

   

4. I ffurfweddu eich ymateb, cliciwch ar y ddolen Dangos Opsiynau o dan y maes I… , ac yna rhowch eich ateb yn y blwch Testun . Yn ddewisol, gallwch ychwanegu derbynwyr Cc a / neu Bcc, fflagio'r neges, a gosod blaenoriaeth. Oherwydd ein bod yn bwriadu gwneud gwaith dilynol, rydym yn gosod Flag i Yr Wythnos Hon .

   

5. Os nad yw eich cam cyflym i fod i wneud hynny. cael ei gyfyngu i un weithred yn unig, cliciwch y botwm Ychwanegu Gweithred a dewis yr ail weithred. Yn ein hachos ni, mae'n symud neges i'r ffolder Dilyn i fyny .

   

6. Yn yr un modd, gosodwch bob gweithred arall yr hoffech ei wneudcario allan. Er enghraifft, gallwch anfon y neges wreiddiol ymlaen at eich cyfoedion neu anfon yr e-bost ymlaen fel atodiad i'ch goruchwyliwr.
7. Yn ddewisol, aseinio un o'r bysellau llwybr byr rhagosodedig i'ch cam cyflym.
8. Yn ddewisol, teipiwch tip offer i'w ddangos pan fyddwch chi'n hofran dros y cam cyflym hwn gyda'ch llygoden (gallai hyn fod yn arbennig o ddefnyddiol pan fydd gennych chi lawer o eitemau gwahanol).

   Ar ôl yr holl addasiadau, mae ein templed Camau Cyflym terfynol yn edrych fel a ganlyn:

   • Mae'n perfformio tri cham gweithredu : ateb gyda thempled (1), symudwch y neges wreiddiol i ffolder arbennig i ddilyn i fyny yn ddiweddarach (2), anfon y neges ymlaen at gydweithwyr (3).
   • Gellir ei sbarduno trwy wasgu'r llwybr byr Ctrl + Shift + 1 (4).
   • Bydd tip offer yn atgoffa beth mae'r cam cyflym hwn yn ei wneud mewn gwirionedd yn ymddangos pan fyddwch yn hofran y cyrchwr drosto (5).

   

   <11
9. Ar ôl gorffen, cliciwch Gorffen , a bydd eich cam cyflym newydd yn ymddangos yn syth yn y rhuban.

   

>

Sut i ddyblygu cam cyflym presennol

Mewn sefyllfa pan fyddwch am greu cam cyflym tebyg iawn i'r un sydd gennych yn barod ond gydag amrywiad bach (e.e. anfon neges ymlaen at berson arall neu symud i ffolder arall), y y ffordd gyflymaf yw dyblygu eitem sy'n bodoli eisoes. Dyma sut:

1. Yn y grŵp Camau Cyflym , cliciwch saeth fach ar y gwaelodcornel dde.
2. Yn y ffenestr Rheoli Camau Cyflym sy'n agor, dewiswch y cam rydych am ei gopïo a chliciwch Dyblygu .

   

3. Yn y Golygu Cam Cyflym , teipiwch enw gwahanol, newidiwch y gweithredoedd yn ôl yr angen, a chliciwch Gorffen .

Sut i defnyddio Camau Cyflym yn Outlook

I gyflawni'r gweithredoedd sydd wedi'u cynnwys mewn cam cyflym, dewiswch y neges, ac yna naill ai cliciwch ar y cam cyflym ar y rhuban neu gwasgwch y llwybr byr bysellfwrdd sydd wedi'i neilltuo iddo.

Byddwch yn ymwybodol nad mae pob cam yn cael ei gyflawni'n dawel . Yn achos Ymateb neu Ymlaen , bydd ateb neu neges a anfonwyd ymlaen yn agor, fel y gallwch ei adolygu a gwneud y newidiadau sydd eu hangen. Dim ond pan fyddwch chi'n clicio ar y botwm Anfon y bydd neges yn mynd allan. Os oes angen, gallwch gofio e-bost a anfonwyd.

Dim ond y camau sydd ar gael ar amser penodol sy'n weithredol . Mae'r rhai nad ydynt ar gael wedi'u llwydo gan nodi na allwch eu defnyddio ar hyn o bryd. Er enghraifft, os nad oes neges wedi'i dewis, o'r holl gamau adeiledig, dim ond E-bost Tîm fydd yn weithredol oherwydd bod y rhagosodiadau eraill yn cael eu cymhwyso i neges sy'n bodoli.

Sut i reoli, addasu a dileu Camau Cyflym

I reoli eich camau cyflym, cliciwch y saeth lansiwr deialog yng nghornel dde isaf y grŵp Camau Cyflym :

<3

Bydd hyn yn agor y ffenestr Rheoli Camau Cyflym sy'n rhoi'r canlynol i chiopsiynau:

1. Golygu - newid cam cyflym sy'n bodoli eisoes, naill ai'r rhagosodedig neu'ch un personol.
2. Dyblygu - gwneud copi o'r cam cyflym a ddewiswyd.
3. Dileu - tynnwch yr eitem a ddewiswyd yn barhaol.
4. Saethau i fyny ac i lawr - aildrefnwch eich camau cyflym ymlaen y rhuban.
5. New - creu cam cyflym newydd.
6. Ailosod i'r Rhagosodiadau - adfer y camau cyflym rhagosodedig i'w cyflwr cychwynnol a dileu y rhai rydych chi wedi'u creu. Gan na ellir dadwneud y weithred hon, meddyliwch yn ofalus cyn i'r ailosod ddigwydd.



Ar wahân i'r ffenestr ddeialog Rheoli Camau Cyflym uchod, gallwch newid yn gyflym, gopïo neu ddileu eitem benodol drwy dde-glicio arni a dewis gweithred o'r ddewislen cyd-destun:

29>

Ble mae Camau Cyflym Outlook yn cael eu storio?

Mae Camau Cyflym Outlook mewn ffolder cudd o fewn eich blwch post neu ffeil .pst.

Os ydych yn defnyddio cyfrif POP3 , gallwch yn syml fewnforio eich ffeil .pst gwreiddiol i gyfrifiadur newydd, a bydd Camau Cyflym hefyd yn teithio gydag ef (wrth gwrs, os gwneir popeth yn gywir). Am ragor o fanylion, gweler Sut i allforio a mewnforio ffeil .pst.

Ar gyfer defnyddwyr Exchange, nid oes angen unrhyw gamau gweithredu arbennig - cyn gynted ag y byddwch yn ffurfweddu eich cyfrif Exchange ar gyfrifiadur newydd, eich Camau Cyflym fydd yno.

Ar gyfer cyfrifon IMAP, mae'r mudo yn anoddach - gallwch chi ei ddefnyddioyr offeryn MFCMAPI i gael mynediad at ddata eich blwch post ac allforio/mewnforio Camau Cyflym i gyfrifiadur newydd.

Dyna sut i greu a defnyddio Camau Cyflym yn Outlook. Diolch i chi am ddarllen a gobeithio gweld chi ar ein blog wythnos nesaf!