Artikel ini menjelaskan apa itu Langkah Cepat di Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 dan Outlook 2013, dan cara mengintegrasikannya dalam alur kerja email Anda untuk mengotomatiskan tindakan berulang dan menghilangkan klik yang tidak perlu.

Saat melakukan hal yang sama setiap hari, yang paling menjengkelkan adalah melakukannya dari awal setiap saat. Apa yang akan Anda katakan jika alih-alih proses multi-langkah yang membosankan, Anda dapat menyelesaikan rutinitas email Anda dengan satu klik tombol? Inilah yang dimaksud dengan Outlook Quick Steps.

Outlook Langkah Cepat

Langkah Cepat di Outlook adalah jenis pintasan yang memungkinkan Anda melakukan urutan tindakan tertentu dengan satu klik.

Misalnya, jika Anda sering memindahkan atau menyalin pesan masuk ke beberapa folder untuk ditinjau nanti, langkah cepat dapat mempercepat tugas. Atau Anda dapat secara otomatis mengirim balasan dan menghapus pesan asli, sehingga kotak masuk Anda tidak akan berantakan dengan email yang tidak relevan. Apa yang sangat berguna adalah kemampuan untuk memasukkan beberapa tindakan dalam satu langkah. Misalnya, Anda dapat memindahkan pesan ke folderfolder tertentu, ditandai sebagai belum dibaca, diteruskan ke rekan-rekan tim Anda, dan Bcc ke manajer Anda, semuanya dengan satu pintasan!

Fitur hebat lainnya dari Quick Steps adalah, bahwa Quick Steps sepenuhnya dapat disesuaikan, sehingga Anda bisa mengotomatisasi hampir semua operasi rutin dengan perintah khusus.

Untuk menyiapkan Langkah Cepat di Outlook Anda, Anda dapat memilih salah satu pendekatan berikut:

• Sesuaikan langkah-langkah default.
• Buat sendiri.
• Duplikat dan edit salah satu langkah yang sudah ada.

Selanjutnya, kami akan membahas setiap opsi secara mendetail, sehingga Anda bisa langsung menggunakan fitur mengagumkan ini.

Langkah Cepat tersedia di semua versi desktop modern termasuk Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, dan Outlook 2013. Di Outlook Online, fitur ini tidak didukung.

Langkah Cepat Default di Outlook

Microsoft Outlook memiliki lima langkah yang telah ditetapkan sebelumnya. Rumah tab, di tab Langkah Cepat kelompok:

• Pindah ke - memindahkan email yang dipilih ke folder tertentu dan menandainya sebagai sudah dibaca.
• Kepada Manajer - meneruskan pesan yang dipilih ke manajer Anda. Jika organisasi Anda menggunakan Microsoft 365 atau Exchange Server, nama manajer dapat ditemukan di Daftar Alamat Global dan dimasukkan ke dalam kotak Kepada secara otomatis; jika tidak, Anda dapat menentukannya secara manual.
• Email Tim - Tergantung pada bagaimana administrator Exchange Server Anda mengkonfigurasi kotak surat Anda, alamat anggota tim Anda mungkin terdeteksi dan diisi oleh Outlook. Jika tidak, Anda harus mengisinya sendiri.
• Selesai - menandai pesan sebagai sudah dibaca dan selesai, lalu memindahkannya ke folder tertentu.
• Balas &; Hapus - membuka balasan ke pesan yang dipilih, dan kemudian memindahkan pesan asli ke Item yang Dihapus folder.

Langkah-langkah yang sudah ditentukan sebelumnya ini hampir siap untuk Anda gunakan, "hampir" adalah kata kuncinya di sini. Ketika mencoba menggunakan langkah cepat bawaan untuk pertama kalinya, Anda akan diminta untuk mengkonfigurasinya. Tetapi jangan berkecil hati - konfigurasinya tidak lebih sulit daripada memilih folder target atau memberikan alamat email. Untuk mendapatkan ide yang lebih baik tentang cara kerjanya, mari kita lihat contoh praktisnya.

Katakanlah Anda ingin meneruskan pesan yang diberikan kepada manajer Anda. Anda klik pada tombol Kepada Manajer langkah, dan Penyiapan Pertama Kali Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengetikkan alamat email manajer di jendela Untuk... kotak dan klik Simpan .

Untuk mendapatkan opsi tambahan, klik tombol Opsi di pojok kiri bawah, kemudian klik Tampilkan Pilihan di bawah Untuk... kotak:

Sekarang, Anda dapat menetapkan prioritas, menandai pesan, atau menentukan alamat email untuk salinan Cc dan Bcc.

Tips:

• Untuk menggabungkan lebih banyak tindakan pada langkah yang sama, klik tombol Tambahkan Tindakan tombol.
• Agar langkah cepat dieksekusi tanpa melepaskan tangan Anda dari keyboard, Anda dapat menetapkan kombinasi tombol untuk itu - lihat Tombol pintas kotak di dekat bagian bawah jendela.

Cara membuat Langkah Cepat di Outlook

Jika tidak ada langkah bawaan yang mengotomatiskan serangkaian tindakan yang Anda perlukan, Anda dapat dengan mudah membuat langkah Anda sendiri. Untuk menyiapkan langkah cepat dari awal, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Dalam Langkah Cepat kotak, klik Buat Baru .

   

2. Dalam Edit Langkah Cepat kotak dialog, hal pertama yang Anda lakukan adalah nama Untuk ini, ketik beberapa teks deskriptif di dalam Nama bidang, misalnya Balas &; tindak lanjut .

   

3. Berikutnya, pilih tindakan yang ingin Anda lakukan. Pilih Tindakan Beberapa tindakan akan memberi Anda opsi tambahan untuk dipilih nanti.

   Dalam contoh ini, tujuan kita adalah membalas pesan dengan templat, jadi kita memilih Balas Semua .

   

4. Untuk mengonfigurasi respons Anda, klik tombol Tampilkan Pilihan tautan di bawah Untuk... dan kemudian masukkan jawaban Anda di kolom Teks Anda dapat menambahkan penerima Cc dan/atau Bcc, menandai pesan, dan menetapkan prioritas. Karena kami bermaksud untuk menindaklanjuti, kami menetapkan Bendera untuk Minggu ini .

   

5. Jika langkah cepat Anda tidak seharusnya dibatasi hanya pada satu tindakan, klik tombol Tambahkan Tindakan dan pilih tindakan kedua. Dalam kasus kita, ini memindahkan pesan ke Tindak lanjut folder.

   

6. Dengan cara yang sama, atur semua tindakan lain yang ingin Anda lakukan. Misalnya, Anda bisa meneruskan pesan asli ke rekan-rekan Anda atau meneruskan email sebagai lampiran ke supervisor Anda.
7. Secara opsional, tetapkan salah satu dari tombol pintas untuk langkah cepat Anda.
8. Secara opsional, ketik a tooltip untuk ditampilkan apabila Anda mengarahkan mouse ke langkah cepat ini (ini bisa sangat membantu apabila Anda memiliki banyak item yang berbeda).

   Setelah semua penyesuaian, templat Langkah Cepat kami yang telah diselesaikan memiliki tampilan berikut ini:

   • Ini melakukan tiga tindakan : balas dengan template (1), pindahkan pesan asli ke folder khusus untuk ditindaklanjuti nanti (2), teruskan pesan ke kolega (3).
   • Ini bisa dipicu dengan menekan Ctrl + Shift + 1 jalan pintas (4).
   • A tooltip mengingatkan apa yang sebenarnya dilakukan oleh langkah cepat ini akan muncul apabila Anda mengarahkan kursor di atasnya (5).

   

9. Setelah selesai, klik Selesai dan langkah cepat yang baru Anda buat akan segera muncul di pita.

   

Cara menduplikasi langkah cepat yang sudah ada

Dalam situasi ketika Anda ingin membuat langkah cepat yang sangat mirip dengan langkah yang sudah Anda miliki tetapi dengan sedikit variasi (misalnya meneruskan pesan ke orang lain atau pindah ke folder yang berbeda), cara tercepat adalah dengan menduplikasi item yang sudah ada:

1. Dalam Langkah Cepat kelompok, klik panah kecil di sudut kanan bawah.
2. Dalam Kelola Langkah Cepat yang terbuka, pilih langkah yang ingin Anda salin dan klik Duplikat .

   

3. Dalam Edit Langkah Cepat , ketik nama yang berbeda, ubah tindakan sesuai kebutuhan, dan klik Selesai .

Cara menggunakan Langkah Cepat di Outlook

Untuk melakukan tindakan yang disertakan dalam langkah cepat, cukup pilih pesan, kemudian klik langkah cepat pada pita atau tekan pintasan keyboard yang ditetapkan untuk itu.

Perlu diketahui bahwa tidak semua tindakan adalah Dieksekusi secara diam-diam Dalam kasus Balas atau Maju Pesan balasan atau pesan yang diteruskan akan terbuka, sehingga Anda dapat memeriksanya dan membuat perubahan yang diperlukan. Pesan akan keluar hanya ketika Anda mengklik tombol Kirim Jika diperlukan, Anda dapat memanggil kembali email yang sudah terkirim.

Hanya langkah-langkah yang tersedia pada waktu tertentu yang aktif Yang tidak tersedia berwarna abu-abu yang menunjukkan bahwa Anda tidak dapat menggunakannya sekarang. Misalnya, jika tidak ada pesan yang dipilih, dari semua langkah bawaan, hanya Email Tim akan aktif karena default lainnya diterapkan pada pesan yang sudah ada.

Cara mengelola, memodifikasi dan menghapus Langkah Cepat

Untuk mengelola langkah cepat Anda, klik panah peluncur dialog di pojok kanan bawah Langkah Cepat kelompok:

Ini akan membuka Kelola Langkah Cepat yang memberi Anda opsi berikut ini:

1. Edit - mengubah langkah cepat yang sudah ada, baik yang default atau yang Anda sesuaikan.
2. Duplikat - membuat salinan dari langkah cepat yang dipilih.
3. Hapus - menghapus item yang dipilih secara permanen.
4. Panah atas dan bawah - atur kembali langkah cepat Anda pada pita.
5. Baru - membuat langkah cepat baru.
6. Atur Ulang ke Default - mengembalikan quick steps default ke keadaan awal dan menghapus quick steps yang sudah Anda buat. Karena tindakan ini tidak dapat dibatalkan, harap pikirkan baik-baik sebelum melakukan reset.

Selain dari Kelola Langkah Cepat jendela dialog di atas, Anda dapat dengan cepat perubahan , salinan atau hapus item tertentu dengan mengklik kanan dan memilih tindakan dari menu konteks:

Di mana Outlook Quick Steps disimpan?

Langkah Cepat Outlook berada di folder tersembunyi di dalam kotak surat atau file .pst Anda.

Jika Anda menggunakan akun POP3, Anda cukup mengimpor file .pst asli Anda ke komputer baru, dan Quick Steps juga akan ikut serta dengannya (tentu saja, jika semuanya dilakukan dengan benar). Untuk detail lebih lanjut, silakan lihat Cara mengekspor dan mengimpor file .pst.

Untuk pengguna Exchange, tidak ada tindakan khusus yang diperlukan - segera setelah Anda mengonfigurasi akun Exchange Anda di komputer baru, Langkah Cepat Anda akan ada di sana.

Untuk akun IMAP, migrasi lebih sulit - Anda bisa menggunakan alat MFCMAPI untuk mengakses data kotak surat Anda dan mengekspor/mengimpor Quick Steps ke komputer baru.

Itulah cara membuat dan menggunakan Langkah Cepat di Outlook. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!