Hướng dẫn này giải thích các khía cạnh khác nhau của chữ ký Outlook. Bạn sẽ tìm thấy các bước chi tiết để tạo và thay đổi chữ ký trong Outlook, tự động thêm chữ ký vào tất cả các email gửi đi và chèn chữ ký vào thư theo cách thủ công. Ngoài ra, bạn sẽ học cách tạo chữ ký Outlook chuyên nghiệp bằng hình ảnh và các biểu tượng mạng xã hội có thể nhấp được. Hướng dẫn sẽ áp dụng cho tất cả các phiên bản Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 trở về trước.

Nếu bạn thường xuyên liên lạc với bạn bè và gia đình, đặc biệt là nếu bạn thực hiện kinh doanh qua e-mail, chữ ký của bạn là một trong những điểm giao tiếp quan trọng nhất. Họ nói rằng ấn tượng đầu tiên rất quan trọng và ấn tượng cuối cùng cũng vậy, bởi vì ấn tượng tích cực cuối cùng là ấn tượng lâu dài!

Trên web, có rất nhiều bài viết, mẹo và công cụ đặc biệt để tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tập trung chủ yếu vào các hướng dẫn "cách thực hiện" thực tế để tạo, sử dụng và thay đổi chữ ký trong Outlook. Ở đâu đó, bạn cũng sẽ tìm thấy một số mẹo để tạo chữ ký email Outlook được cá nhân hóa, cung cấp thông tin và thu hút sự chú ý.

Cách tạo chữ ký trong Outlook

Tạo chữ ký đơn giản trong Outlook thật dễ dàng. Nếu bạn có một vài tài khoản e-mail khác nhau, bạn có thể đặt một chữ ký khác cho từng tài khoản. Ngoài ra, bạn có thể tự động thêm mộtmũi tên hai đầu chéo ở góc hình ảnh của bạn để thay đổi kích thước hình ảnh theo tỷ lệ nếu cần.

Điều này sẽ cho phép bạn sắp xếp hình ảnh ở bất kỳ vị trí nào trong cột đầu tiên bằng cách sử dụng các tùy chọn Căn chỉnh trên tab Bố cục .

Đảm bảo chọn toàn bộ bảng, sau đó chuyển đến tab Thiết kế , nhấp vào Đường viền và chọn Không viền .

Theo tùy chọn, để phân tách nội dung chữ ký, bạn có thể vẽ một vài đường viền dọc hoặc ngang bằng cách sử dụng tùy chọn Border Painter và Pen Color của bạn chọn:

Để làm cho dải phân cách mỏng hơn hoặc dày hơn, hãy thử nghiệm với Kiểu đường kẻ và Trọng lượng đường kẻ khác nhau (các tùy chọn này nằm bên phải phía trên Pen Color trên tab Thiết kế trong nhóm Đường viền ).

Sau đó, dán chữ ký của bạn bằng cách nhấn Ctrl + V hoặc nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong hộp văn bản bên dưới Chỉnh sửa chữ ký và chọn Dán từ menu ngữ cảnh:

Và đây là một ví dụ về chữ ký email Outlook khác được tạo theo cách tương tự nhưng với bảng màu và bố cục khác:

Cách sao lưu chữ ký Outlook của bạn

Sau khi tạo chữ ký email Outlook đẹp mắt, có thể bạn sẽ muốn sao lưu hoặc xuất chúng sang máy tính khác.

Như đã đề cập, gần như mọi thứ liên quan đến chữ ký Outlook đều rất dễ thực hiện. Quá trình sao lưu không phải là một ngoại lệ. Bạn chỉ cần sao chép toàn bộ nội dung của thư mục Signatures vào vị trí sao lưu của mình. Để khôi phục chữ ký email Outlook của bạn, chỉ cần sao chép các tệp và thư mục đó trở lại thư mục Signatures trên máy tính của bạn.

Vị trí mặc định của thư mục Signature như sau :

• Trên Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Một cách nhanh chóng để định vị thư mục Chữ ký trên máy của bạn là mở Outlook, nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Thư , rồi giữ phím Ctrl khi nhấp vào nút Chữ ký… :

Tùy chỉnh phiên bản văn bản thuần túy của chữ ký email Outlook HTML

Khi tạo chữ ký email HTML vớimàu sắc, hình ảnh và liên kết tùy chỉnh của bạn, hãy lưu ý rằng nó có thể không xuất hiện theo cách bạn thiết kế cho mọi người.

Ví dụ: một số người nhận email của bạn có thể có tùy chọn Đọc tất cả thư tiêu chuẩn ở dạng văn bản thuần túy được chọn trong cài đặt Trung tâm tin cậy của Outlook và kết quả là tất cả định dạng, ảnh và liên kết sẽ bị tắt trong chữ ký email của bạn cũng như trong toàn bộ nội dung thư. Ví dụ: trong một tin nhắn văn bản về kế hoạch, chữ ký html Outlook đáng yêu của tôi biến thành:

Mặc dù bạn không thể làm gì về định dạng, biểu trưng thương hiệu hoặc ảnh cá nhân của bạn vì chữ ký đơn giản định dạng văn bản không hỗ trợ bất kỳ điều nào trong số này, ít nhất bạn có thể sửa các siêu liên kết chứa thông tin liên quan của mình. Khi tôi nói "sửa chữa", ý tôi là làm cho URL đầy đủ xuất hiện trong phiên bản văn bản thuần túy của chữ ký html Outlook của bạn.

Để chỉ chỉnh sửa chữ ký văn bản thuần túy, hãy mở trực tiếp tệp .txt tương ứng trong Thư mục chữ ký và thực hiện các thay đổi cần thiết. Các bước chi tiết làm theo bên dưới.

1. Mở thư mục Chữ ký của bạn như được giải thích tại đây.
2. Tìm tệp .txt có tên tương ứng với tên chữ ký Outlook của bạn. Trong ví dụ này, tôi sẽ sửa một liên kết trong chữ ký có tên " Formal ", vì vậy tôi tìm tệp Formal.txt :

Mẹo. Tôi thực sự khuyên bạn nên sao lưu chữ ký Outlook của mình sau đó, vì các chỉnh sửa bạn đã thực hiện trong chữ ký văn bản thuần túy sẽ bị ghi đè sau khi bạn thay đổi chữ ký html ban đầu của mình trong Outlook.

Trình tạo chữ ký email Outlook

Tin vui là có rất nhiều trình tạo chữ ký email trực tuyến cung cấp tuyển chọn các mẫu chữ ký email được thiết kế đẹp mắt. Tin xấu là rất ít trong số họ cho phép xuất chữ ký email của họ sang Outlook miễn phí. Tuy nhiên, một số vẫn làm được.

Ví dụ: để sao chép chữ ký email được tạo bằng trình tạo Newoldstamp sang Outlook, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Outlook và sẽ thấy hướng dẫn chi tiết từng bước:

Ngoài ra, còn có một số công cụ chuyên dụng để tạo và quản lý chữ ký email Outlook, ví dụ:

• Exclaimer Signature Manager - giải pháp phần mềm tạo chữ ký email cho Microsoft Outlook. Nó cung cấp một số mẫu chữ ký email cho phép bạn tạo chữ ký Outlook chuyên nghiệp kết hợp văn bản tĩnh với hình ảnh và dữ liệu động.
• Xink - giúp dễ dàng cập nhật chữ ký email của bạn trên các ứng dụng email khác nhau, chẳng hạn nhưnhư Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce và các ứng dụng khác.
• Switch Chữ ký - một tiện ích bổ sung của Outlook giúp cải thiện việc sử dụng chữ ký dựa trên HTML.

Cả ba là các công cụ trả phí, mặc dù có sẵn các phiên bản dùng thử.

Đây là cách bạn tạo, thêm và thay đổi chữ ký trong Outlook. Và bây giờ, nó kết thúc với bạn! Chúc bạn vui vẻ khi thiết kế chữ ký Outlook hoàn toàn mới của mình, giữ cho phông chữ dễ đọc, màu sắc đẹp, đồ họa đơn giản và chắc chắn bạn sẽ để lại ấn tượng lâu dài đối với tất cả những người nhận email của mình.

Để thiết lập chữ ký trong Outlook, hãy thực hiện các bước sau.

1. Trên Trang chủ , nhấp vào nút Email mới . Sau đó nhấp vào Chữ ký > Chữ ký… trên tab Thông báo , trong nhóm Bao gồm .

   

   Một cách khác để truy cập tính năng Chữ ký là thông qua phần Tệp > Tùy chọn > Thư > Chữ ký… trong Outlook 2010 trở lên. Trong Outlook 2007 và các phiên bản trước đó, đó là thẻ Công cụ > Tùy chọn > Định dạng thư > Chữ ký… .

2. Dù bằng cách nào, cửa sổ hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm sẽ mở và hiển thị danh sách các chữ ký đã tạo trước đó, nếu có.

   Để thêm chữ ký mới, hãy nhấp vào nút Mới bên dưới Chọn chữ ký để chỉnh sửa và nhập tên cho chữ ký trong hộp thoại Chữ ký mới .

   

3. Trong phần Chọn chữ ký mặc định , hãy làm như sau:
   • Trong E-mail danh sách thả xuống tài khoản , hãy chọn một tài khoản email để liên kết với chữ ký mới tạo.
   • Trong danh sách thả xuống Tin nhắn mới , hãy chọn chữ ký sẽ tự động được thêm vào tất cả các tin nhắn mới. Nếu bạn không muốn Outlook tự động thêm bất kỳ chữ ký email nào vào thư mới, hãy để tùy chọn mặc định (không có).
   • Từdanh sách Trả lời/chuyển tiếp , hãy chọn chữ ký cho thư trả lời và thư được chuyển tiếp hoặc để tùy chọn mặc định là (không).
4. Nhập chữ ký vào Chỉnh sửa chữ ký và nhấp vào OK để lưu chữ ký email Outlook mới của bạn. Xong!

   

Theo cách tương tự, bạn có thể tạo chữ ký khác cho tài khoản khác , ví dụ: một chữ ký cho email cá nhân và một chữ ký khác cho email doanh nghiệp.

Bạn thậm chí có thể tạo hai chữ ký email khác nhau cho cùng một tài khoản , chẳng hạn như chữ ký dài hơn cho thư mới và chữ ký ngắn hơn và đơn giản hơn cho trả lời và chuyển tiếp. Ngay sau khi bạn thiết lập chữ ký email của mình, tất cả chúng sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống Thư mới và Trả lời/chuyển tiếp :

Mẹo. Ví dụ này cho thấy một chữ ký văn bản rất đơn giản chỉ dành cho mục đích trình diễn. Nếu bạn đang tạo chữ ký email chính thức, bạn có thể muốn thiết kế nó theo cách giống như kinh doanh và bao gồm biểu trưng thương hiệu có thể nhấp và các biểu tượng mạng xã hội. Bạn sẽ tìm thấy thông tin liên quan và các bước chi tiết trong phần này: Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp trong Outlook.

Cách thêm chữ ký trong Outlook

Microsoft Outlook cho phép bạn định cấu hình cài đặt chữ ký mặc định để chữ ký đã chọn sẽ được thêm vào tất cả thư mới và/hoặc trả lời và tự động chuyển tiếp; hoặc bạn có thể chèn mộtchữ ký trong một email cá nhân theo cách thủ công.

Cách tự động thêm chữ ký trong Outlook

Nếu bạn đã theo dõi kỹ phần trước của hướng dẫn này, bạn đã biết cách tạo chữ ký tự động được thêm vào thư mới, trả lời và chuyển tiếp.

Tất cả những gì bạn phải làm là chọn (các) chữ ký mặc định mong muốn cho từng tài khoản của mình. Như bạn nhớ, các tùy chọn này nằm trong phần Chọn chữ ký mặc định của cửa sổ hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm và có sẵn khi tạo chữ ký Outlook mới hoặc thay đổi chữ ký hiện có.

Ví dụ: trong ảnh chụp màn hình sau, tôi thiết lập chữ ký cho tài khoản ' Bán hàng ' của mình và chọn chữ ký Chính thức cho thư mới và Ngắn chữ ký cho thư trả lời và chuyển tiếp.

Chèn chữ ký email Outlook vào thư theo cách thủ công

Nếu bạn không muốn tự động ký email của mình, cách khác là để thêm chữ ký vào mỗi tin nhắn theo cách thủ công. Trong trường hợp này, bạn đặt chữ ký mặc định thành (none) :

Và sau đó, khi soạn thư mới hoặc trả lời email, hãy nhấp vào nút Chữ ký trên tab Thông báo > Bao gồm và chọn chữ ký mong muốn:

Cách thay đổi chữ ký trong Outlook

Như bạn vừa thấy, việc tạo chữ ký trong Outlook không có gì to tát.Thay đổi chữ ký email hiện có cũng dễ dàng không kém. Chỉ cần mở cửa sổ Chữ ký và Văn phòng phẩm với tổng quan về các chữ ký hiện có của bạn, như được trình bày trong Cách tạo chữ ký trong Outlook - Bước 1 và thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

• Để đổi tên chữ ký Outlook, nhấp vào chữ ký bên dưới Chọn chữ ký để chỉnh sửa và nhấp vào Đổi tên Hộp Đổi tên chữ ký sẽ hiển thị lên, nơi bạn nhập tên mới và nhấp vào OK để lưu các thay đổi.
• Để thay đổi hình thức của bất kỳ văn bản nào trong chữ ký email Outlook của bạn, hãy sử dụng thanh công cụ định dạng nhỏ ở trên cùng của Chỉnh sửa chữ ký
• Để thay đổi tài khoản email được liên kết với chữ ký hoặc thay đổi loại thư (tin nhắn mới, trả lời/chuyển tiếp ), hãy sử dụng danh sách thả xuống tương ứng bên dưới Chọn chữ ký mặc định ở phần bên phải của cửa sổ hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm .

Cách thêm hình ảnh vào chữ ký Outlook

Nếu bạn đang giao tiếp với nhiều người bên ngoài tổ chức của bạn, bạn có thể muốn cá nhân hóa chữ ký email của mình bằng cách thêm logo công ty, ảnh cá nhân, biểu tượng mạng xã hội, hình ảnh quét chữ ký viết tay của bạn hoặc ảnh khác.

Như mọi thứ khác liên quan đến chữ ký Outlook , việc thêm hình ảnh rất dễ dàng và đơn giản.

1. Mở Chữ ký vàCửa sổ hộp thoại Văn phòng phẩm (như bạn nhớ rằng cách nhanh nhất là nhấp vào Email mới trên tab Trang chủ , sau đó nhấp vào Chữ ký > Chữ ký… trên tab Thông báo ).
2. Trong Chọn chữ ký để chỉnh sửa, nhấp vào chữ ký mà bạn muốn thêm hình ảnh hoặc nhấp vào nút Mới để tạo chữ ký mới.
3. Trong hộp Chỉnh sửa chữ ký , nhấp vào nơi bạn muốn thêm hình ảnh rồi nhấp vào Chèn chữ ký picture trên thanh công cụ.

Outlook cho phép thêm ảnh ở các định dạng sau: .png, .jpg, .bmp và .gif.

Nếu thay vì (hoặc cùng với) logo công ty của bạn, bạn đã thêm các biểu tượng mạng xã hội, rõ ràng là bạn muốn liên kết những biểu tượng đó vào các cấu hình tương ứng và phần tiếp theo giải thích cách thực hiện.

Cách thêm siêu liên kết vào chữ ký Outlook

Đương nhiên, không có gì ngăn cản bạn thêm liên kết vào trang web của mình bằng cách đánh máy đầy đủ. Nhưng tên công ty liên kết đến trang web công ty của bạn chắc chắn sẽ đẹp hơn.

Để làm cho bất kỳ văn bản nào trong chữ ký Outlook của bạn có thể nhấp được, chỉ cần thực hiện như sau:

1. Trong Chỉnh sửahộp chữ ký , chọn văn bản và nhấp vào nút Siêu liên kết trên thanh công cụ.

   Nếu văn bản siêu liên kết chưa được thêm vào chữ ký, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào nơi bạn muốn thêm liên kết và nhấp vào nút Siêu liên kết .

   

2. Trong cửa sổ Chèn siêu liên kết , hãy thực hiện như sau:
   • Trong hộp Văn bản hiển thị , hãy nhập văn bản mà bạn muốn có thể nhấp được (nếu bạn đã chọn bất kỳ văn bản nào trước khi nhấp vào nút Siêu liên kết , văn bản đó sẽ tự động xuất hiện trong hộp).
   • Trong Địa chỉ hộp, nhập URL đầy đủ.
   • Nhấp vào OK .

   

3. Trong Chữ ký và Văn phòng phẩm , hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Cách tạo hình ảnh trong chữ ký Outlook của bạn có thể nhấp được

Để tạo biểu trưng, ​​mạng xã hội biểu tượng hoặc hình ảnh khác trong chữ ký email Outlook của bạn có thể nhấp được, hãy thêm siêu kết nối vào những hình ảnh đó. Đối với điều này, hãy thực hiện các bước trên, với sự khác biệt duy nhất là bạn chọn một hình ảnh thay vì văn bản. Ví dụ: đây là cách bạn có thể làm cho biểu trưng công ty của mình có thể nhấp được:

1. Trong hộp Chỉnh sửa chữ ký , hãy chọn biểu trưng và nhấp vào nút Siêu liên kết trên thanh công cụ.

Chính là nó! Logo thương hiệu của bạn đã có thể nhấp được thông qua một siêu liên kết. Trongtheo cách tương tự, bạn có thể thêm liên kết vào các biểu tượng mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, v.v.

Tạo chữ ký Outlook dựa trên danh thiếp

Một cách nhanh chóng khác để tạo chữ ký trong Outlook là bao gồm danh thiếp (vCard) có chứa thông tin liên hệ của bạn.

Bởi vì danh thiếp được Outlook tạo tự động dựa trên các liên hệ được lưu trữ trong sổ địa chỉ của bạn, trước tiên hãy đảm bảo tạo liên hệ của riêng bạn. Đối với điều này, hãy nhấp vào Mọi người ở cuối màn hình trong Outlook 2013 trở lên ( Danh bạ trong Outlook 2010 trở về trước), chuyển đến tab Trang chủ > Mới nhóm và nhấp vào Liên hệ mới . Phần chính của công việc đã hoàn thành!

Và bây giờ, hãy tạo chữ ký Outlook mới và nhấp vào nút Danh thiếp trên thanh công cụ nhỏ như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách liên hệ Outlook của bạn, nơi bạn chọn liên hệ của riêng mình và nhấp vào OK.

Lưu ý. Chèn chữ ký dựa trên vCard vào email sẽ tự động đính kèm tệp .vcf chứa danh thiếp của bạn. Để ngăn điều này xảy ra, bạn có thể sao chép danh thiếp trực tiếp từ danh bạ Outlook, sau đó chèn hình ảnh đã sao chép vào chữ ký Outlook của mình:

Tạo chữ ký email Outlook chuyên nghiệp (có hình ảnh, liên kết và biểu tượng mạng xã hội)

Phần này cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước về cáchtạo một chữ ký email phức tạp hơn, bao gồm thông tin liên hệ, ảnh và các biểu tượng mạng xã hội của bạn với các liên kết đến các trang hồ sơ tương ứng. Vì thanh công cụ chữ ký nhỏ của Outlook cung cấp một số tùy chọn hạn chế nên chúng tôi sẽ tạo chữ ký trong thư mới, sau đó sao chép chữ ký đó vào Chữ ký Outlook.

1. Tạo thư mới bằng cách nhấp vào Email mới trên tab Trang chủ .
2. Chèn một bảng để giữ và tắt chi tiết liên hệ và hình ảnh của bạn.

   Trong cửa sổ thư mới, chuyển sang tab Chèn , nhấp vào Bảng và kéo con trỏ trong lưới bảng để chọn số hàng và cột tương ứng với email của bạn bố cục chữ ký.

   

   Bảng sẽ giúp bạn căn chỉnh các yếu tố đồ họa và văn bản, đồng thời mang lại sự hài hòa cho thiết kế chữ ký email Outlook của bạn.

   Nếu bạn không chắc chắn bạn thực sự cần bao nhiêu hàng và cột, bạn có thể thêm 3 hàng và 3 cột như chúng tôi làm trong ví dụ này và thêm mới hoặc xóa các hàng/cột bổ sung sau nếu cần.

3. Chèn logo thương hiệu hoặc ảnh cá nhân của bạn vào một số ô của bảng (ô đầu tiên trong ví dụ này).

   Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ vào ô mà bạn muốn thêm hình ảnh và nhấp vào nút Hình ảnh trên tab Chèn .

   

   Duyệt tìm hình ảnh trên máy tính của bạn, chọn hình ảnh đó và nhấp vào nút Chèn .

4. Kéo một