Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 మరియు Outlook 2013లో త్వరిత దశలు ఏమిటో మరియు పునరావృత చర్యలను ఆటోమేట్ చేయడానికి మరియు అనవసరమైన క్లిక్‌లను తొలగించడానికి వాటిని మీ ఇమెయిల్ వర్క్‌ఫ్లోలో ఎలా సమగ్రపరచాలో కథనం వివరిస్తుంది.

రోజు విడిచి రోజు ఒకే పనులు చేస్తున్నప్పుడు, ప్రతిసారీ మొదటి నుండి చేయడం చాలా చికాకు కలిగిస్తుంది. దుర్భరమైన బహుళ-దశల ప్రక్రియలకు బదులుగా మీరు బటన్ క్లిక్‌తో మీ ఇమెయిల్ రొటీన్‌లను పూర్తి చేయగలిగితే మీరు ఏమి చెబుతారు? Outlook త్వరిత దశలు అంటే ఇదే.

Outlook త్వరిత దశలు

క్విక్ స్టెప్స్ Outlookలో ఒక రకమైన సత్వర మార్గాలు ఒక క్లిక్‌తో నిర్దిష్ట చర్యల క్రమం.

ఉదాహరణకు, మీరు ఇన్‌కమింగ్ మెసేజ్‌లను తర్వాత రివ్యూ కోసం తరచుగా ఏదైనా ఫోల్డర్‌కి తరలించడం లేదా కాపీ చేయడం వంటివి చేస్తే, త్వరిత దశ పనిని వేగవంతం చేస్తుంది. లేదా మీరు స్వయంచాలకంగా ప్రత్యుత్తరాన్ని పంపవచ్చు మరియు అసలు సందేశాన్ని తొలగించవచ్చు, కాబట్టి మీ ఇన్‌బాక్స్ అసంబద్ధ ఇమెయిల్‌లతో చిందరవందరగా ఉండదు. ఒక దశలో బహుళ చర్యలను చేర్చగల సామర్థ్యం ప్రత్యేకించి ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక నిర్దిష్ట ఫోల్డర్‌కి సందేశాన్ని తరలించి, చదవనిదిగా గుర్తుపెట్టి, మీ బృంద సభ్యులకు ఫార్వార్డ్ చేయవచ్చు మరియు మీ మేనేజర్‌కి Bcc' చేయవచ్చు, అన్నీ ఒకే సత్వరమార్గంతో!

త్వరిత దశల యొక్క మరొక గొప్ప ఫీచర్ అవి పూర్తిగా అనుకూలీకరించదగినవి, కాబట్టి మీరు కస్టమ్ కమాండ్‌తో దాదాపు ఏదైనా సాధారణ కార్యకలాపాలను ఆటోమేట్ చేయవచ్చు.

మీ Outlookలో త్వరిత దశలను సెటప్ చేయడానికి, మీరు వీటిలో ఒకదాన్ని ఎంచుకోవచ్చుక్రింది విధానాలు:

• డిఫాల్ట్ దశలను అనుకూలీకరించండి.
• మీ స్వంతదానిని సృష్టించండి.
• ఇప్పటికే ఉన్న ఏవైనా దశలను నకిలీ చేయండి మరియు సవరించండి.

ఇంకా, మేము ప్రతి ఎంపికను వివరంగా చర్చిస్తాము, కాబట్టి మీరు ఈ అద్భుతమైన లక్షణాన్ని వెంటనే ఉపయోగించుకోవచ్చు.

Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016తో సహా అన్ని ఆధునిక డెస్క్‌టాప్ వెర్షన్‌లలో త్వరిత దశలు అందుబాటులో ఉన్నాయి. మరియు Outlook 2013. Outlook ఆన్‌లైన్‌లో, ఈ లక్షణానికి మద్దతు లేదు.

Outlookలో డిఫాల్ట్ త్వరిత దశలు

Microsoft Outlook ఐదు ప్రీసెట్ దశలను కలిగి ఉంది. మీరు వాటిని త్వరిత దశలు సమూహంలో హోమ్ ట్యాబ్‌లో కనుగొనవచ్చు:

• కి తరలించు - ఎంచుకున్న ఇమెయిల్‌ను పేర్కొన్న ఫోల్డర్‌కి తరలించి, దాన్ని చదివినట్లు గుర్తు చేస్తుంది.
• మేనేజర్‌కి - ఎంచుకున్న సందేశాన్ని మీ మేనేజర్‌కి ఫార్వార్డ్ చేస్తుంది. మీ సంస్థ Microsoft 365 లేదా Exchange సర్వర్‌ని ఉపయోగిస్తుంటే, మేనేజర్ పేరు గ్లోబల్ అడ్రస్ లిస్ట్‌లో ఉండవచ్చు మరియు స్వయంచాలకంగా To బాక్స్‌లో చేర్చబడుతుంది; లేకుంటే మీరు దానిని మాన్యువల్‌గా పేర్కొనవచ్చు.
• బృంద ఇమెయిల్ - ఎంచుకున్న సందేశాన్ని మీ సహోద్యోగులకు ఫార్వార్డ్ చేస్తుంది. మీ ఎక్స్ఛేంజ్ సర్వర్ అడ్మినిస్ట్రేటర్ మీ మెయిల్‌బాక్స్‌ని ఎలా కాన్ఫిగర్ చేశారనే దానిపై ఆధారపడి, మీ బృంద సభ్యుల చిరునామాలు Outlook ద్వారా గుర్తించబడవచ్చు మరియు పూరించబడతాయి. కాకపోతే, మీరు వాటిని మీరే పూరించవలసి ఉంటుంది.
• పూర్తయింది - సందేశాన్ని చదివినట్లు మరియు పూర్తయినట్లు గుర్తుపెట్టి, ఆపై పేర్కొన్న ఫోల్డర్‌కి తరలించబడుతుంది.
• ప్రత్యుత్తరం & తొలగించు - తెరుచుకుంటుంది aఎంచుకున్న సందేశానికి ప్రత్యుత్తరం పంపి, ఆపై అసలు సందేశాన్ని తొలగించిన అంశాలు ఫోల్డర్‌కి తరలిస్తుంది.

ఈ ముందే నిర్వచించిన దశలు మీరు ఉపయోగించడానికి దాదాపు సిద్ధంగా ఉన్నాయి, "దాదాపు" అనేది కీలకం ఇక్కడ పదం. మొదటి సారి అంతర్నిర్మిత త్వరిత దశను ఉపయోగించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు, దాన్ని కాన్ఫిగర్ చేయమని మీరు ప్రాంప్ట్ చేయబడతారు. కానీ నిరుత్సాహపడకండి - లక్ష్య ఫోల్డర్‌ను ఎంచుకోవడం లేదా ఇమెయిల్ చిరునామాను అందించడం కంటే కాన్ఫిగరేషన్ కష్టం కాదు. ఇది ఎలా పని చేస్తుందనే దాని గురించి మంచి ఆలోచన పొందడానికి, ఆచరణాత్మక ఉదాహరణను చూద్దాం.

మీరు ఇచ్చిన సందేశాన్ని మీ మేనేజర్‌కి ఫార్వార్డ్ చేయాలనుకుంటున్నారని అనుకుందాం. మీరు నిర్వాహకునికి దశపై క్లిక్ చేసి, మొదటిసారి సెటప్ విండో కనిపిస్తుంది. మీరు చేయాల్సింది టు... బాక్స్‌లో మేనేజర్ ఇమెయిల్ చిరునామాను టైప్ చేసి, సేవ్ క్లిక్ చేయండి.

పొందడానికి అదనపు ఎంపికలు, దిగువ ఎడమ మూలలో ఉన్న ఐచ్ఛికాలు బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, ఆపై టు... బాక్స్ కింద ఆప్షన్‌లను చూపు క్లిక్ చేయండి:

ఇప్పుడు, మీరు ప్రాధాన్యతను సెట్ చేయవచ్చు, సందేశాన్ని ఫ్లాగ్ చేయవచ్చు లేదా Cc మరియు Bcc కాపీల కోసం ఇమెయిల్ చిరునామాలను పేర్కొనవచ్చు.

చిట్కాలు:

త్వరిత దశను ఎలా సృష్టించాలిOutlook

ఇన్‌బిల్ట్ దశలు ఏవీ మీకు అవసరమైన చర్యల సమితిని ఆటోమేట్ చేయకుంటే, మీరు మీ స్వంతంగా సులభంగా సృష్టించుకోవచ్చు. స్క్రాచ్ నుండి శీఘ్ర దశను సెటప్ చేయడానికి, మీరు చేయాల్సింది ఇది:

1. త్వరిత దశలు బాక్స్‌లో, కొత్తది సృష్టించు క్లిక్ చేయండి.<0
2. శీఘ్ర దశను సవరించు డైలాగ్ బాక్స్‌లో, మీరు చేసే మొదటి పని పేరు మీ దశ. దీని కోసం, పేరు ఫీల్డ్‌లో కొంత వివరణాత్మక వచనాన్ని టైప్ చేయండి, ఉదాహరణకు ప్రత్యుత్తరం & అనుసరించండి .

   

3. తర్వాత, మీరు చేయాలనుకుంటున్న చర్య ని ఎంచుకోండి. చర్యను ఎంచుకోండి డ్రాప్-డౌన్ బాక్స్‌ను క్లిక్ చేసి, జాబితాను స్క్రోల్ చేసి, సంబంధితమైనదాన్ని ఎంచుకోండి. కొన్ని చర్యలు మీకు తర్వాత ఎంచుకోవడానికి అదనపు ఎంపికలను అందిస్తాయి.

   ఈ ఉదాహరణలో, టెంప్లేట్‌తో సందేశానికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం మా లక్ష్యం, కాబట్టి మేము అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి ని ఎంచుకుంటాము.

   

4. కాన్ఫిగర్ చేయడానికి మీ ప్రతిస్పందన, టు... ఫీల్డ్ క్రింద ఉన్న ఆప్షన్లను చూపు లింక్‌ని క్లిక్ చేసి, ఆపై టెక్స్ట్ బాక్స్‌లో మీ ప్రత్యుత్తరాన్ని నమోదు చేయండి. ఐచ్ఛికంగా, మీరు Cc మరియు/లేదా Bcc గ్రహీతలను జోడించవచ్చు, సందేశాన్ని ఫ్లాగ్ చేయవచ్చు మరియు ప్రాధాన్యతను సెట్ చేయవచ్చు. మేము అనుసరించాలనుకుంటున్నాము కాబట్టి, మేము ఫ్లాగ్ ని ఈ వారం కి సెట్ చేసాము.

   

   ఇది కూడ చూడు: Excel: నిర్దిష్ట వచనాన్ని కలిగి ఉన్న కణాలను లెక్కించండి (ఖచ్చితమైన మరియు పాక్షిక సరిపోలిక)
5. మీ శీఘ్ర అడుగు చేయకూడదనుకుంటే కేవలం ఒక చర్యకు పరిమితం చేయబడి, యాడ్ యాడ్ బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, రెండవ చర్యను ఎంచుకోండి. మా విషయంలో, ఇది ఫాలో అప్ ఫోల్డర్‌కి సందేశాన్ని తరలిస్తోంది.

   

6. అదే పద్ధతిలో, మీరు చేయాలనుకుంటున్న అన్ని ఇతర చర్యలను సెటప్ చేయండిచేపట్టు. ఉదాహరణకు, మీరు అసలు సందేశాన్ని మీ సహచరులకు ఫార్వార్డ్ చేయవచ్చు లేదా ఇమెయిల్‌ను అటాచ్‌మెంట్‌గా మీ సూపర్‌వైజర్‌కి ఫార్వార్డ్ చేయవచ్చు.
7. ఐచ్ఛికంగా, మీ శీఘ్ర దశకు ముందుగా నిర్వచించిన షార్ట్‌కట్ కీలు లో ఒకదాన్ని కేటాయించండి.
8. ఐచ్ఛికంగా, మీరు మీ మౌస్‌తో ఈ శీఘ్ర స్టెప్‌పై హోవర్ చేసినప్పుడు ప్రదర్శించబడే టూల్‌టిప్ ని టైప్ చేయండి (మీకు చాలా విభిన్న అంశాలు ఉన్నప్పుడు ఇది ప్రత్యేకంగా సహాయపడుతుంది).

   అన్ని అనుకూలీకరణల తర్వాత, మా ఖరారు చేసిన త్వరిత దశల టెంప్లేట్ క్రింది రూపాన్ని కలిగి ఉంది:

   • ఇది మూడు చర్యలను చేస్తుంది : టెంప్లేట్ (1)తో ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి, అసలు సందేశాన్ని దీనికి తరలించండి తర్వాత అనుసరించడానికి ఒక ప్రత్యేక ఫోల్డర్ (2), సహోద్యోగులకు (3) సందేశాన్ని ఫార్వార్డ్ చేయండి.
   • Ctrl + Shift + 1 షార్ట్‌కట్ (4) నొక్కడం ద్వారా దీన్ని ట్రిగ్గర్ చేయవచ్చు. 11>
   • ఒక టూల్‌టిప్ మీరు కర్సర్‌ను దానిపై ఉంచినప్పుడు ఈ శీఘ్ర దశ ఏమి చేస్తుందో గుర్తుచేస్తుంది (5).

   

<11
9. పూర్తయిన తర్వాత, ముగించు క్లిక్ చేయండి మరియు మీరు కొత్తగా సృష్టించిన శీఘ్ర దశ వెంటనే రిబ్బన్‌లో కనిపిస్తుంది.

   

నకిలీ ఎలా చేయాలి ఇప్పటికే ఉన్న శీఘ్ర దశ

పరిస్థితుల్లో మీరు ఇప్పటికే కలిగి ఉన్న దానితో సమానమైన శీఘ్ర దశను సృష్టించాలనుకున్నప్పుడు కానీ కొంచెం వైవిధ్యంతో (ఉదా. మరొక వ్యక్తికి సందేశాన్ని ఫార్వార్డ్ చేయండి లేదా వేరే ఫోల్డర్‌కు తరలించండి), ఇప్పటికే ఉన్న వస్తువును నకిలీ చేయడం వేగవంతమైన మార్గం. ఇక్కడ ఎలా ఉంది:

1. త్వరిత దశలు సమూహంలో, దిగువన ఉన్న చిన్న బాణం ని క్లిక్ చేయండికుడి మూలలో.
2. తెరవబడే త్వరిత దశలను నిర్వహించండి విండోలో, మీరు కాపీ చేయాలనుకుంటున్న దశను ఎంచుకుని, నకిలీ ని క్లిక్ చేయండి.

   

3. శీఘ్ర దశను సవరించు లో, వేరే పేరును టైప్ చేసి, అవసరమైన విధంగా చర్యలను మార్చండి మరియు ముగించు క్లిక్ చేయండి.

ఎలా చేయాలి Outlookలో త్వరిత దశలను ఉపయోగించండి

శీఘ్ర దశలో చేర్చబడిన చర్యలను అమలు చేయడానికి, కేవలం సందేశాన్ని ఎంచుకోండి, ఆపై రిబ్బన్‌పై శీఘ్ర దశను క్లిక్ చేయండి లేదా దానికి కేటాయించిన కీబోర్డ్ సత్వరమార్గాన్ని నొక్కండి.

దయచేసి అన్ని చర్యలు నిశ్శబ్దంగా అమలు చేయబడవు . ప్రత్యుత్తరం లేదా ఫార్వార్డ్ విషయంలో, ప్రత్యుత్తరం లేదా ఫార్వార్డ్ చేయబడిన సందేశం తెరవబడుతుంది, కాబట్టి మీరు దాన్ని సమీక్షించవచ్చు మరియు అవసరమైన మార్పులు చేయవచ్చు. మీరు పంపు బటన్‌ను క్లిక్ చేసినప్పుడు మాత్రమే సందేశం బయటకు వెళ్తుంది. అవసరమైతే, మీరు పంపిన ఇమెయిల్‌ను రీకాల్ చేయవచ్చు.

నిర్ణీత సమయంలో అందుబాటులో ఉండే దశలు మాత్రమే యాక్టివ్ . అందుబాటులో లేని వాటిని మీరు ప్రస్తుతం ఉపయోగించలేరని సూచిస్తూ బూడిద రంగులో ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, అన్ని అంతర్నిర్మిత దశల్లో ఏ సందేశం ఎంచుకోబడకపోతే, ఇప్పటికే ఉన్న సందేశానికి ఇతర డిఫాల్ట్‌లు వర్తింపజేయబడినందున బృంద ఇమెయిల్ మాత్రమే సక్రియంగా ఉంటుంది.

ఎలా నిర్వహించాలి, త్వరిత దశలను సవరించండి మరియు తొలగించండి

మీ శీఘ్ర దశలను నిర్వహించడానికి, త్వరిత దశలు సమూహం యొక్క దిగువ కుడి మూలన ఉన్న డైలాగ్ లాంచర్ బాణంపై క్లిక్ చేయండి:

ఇది మీకు కింది వాటిని అందించే త్వరిత దశలను నిర్వహించండి విండోను తెరుస్తుందిఎంపికలు:

1. సవరించు - ఇప్పటికే ఉన్న శీఘ్ర దశను, డిఫాల్ట్ లేదా మీ అనుకూల దశను మార్చండి.
2. నకిలీ - కాపీని రూపొందించండి ఎంచుకున్న శీఘ్ర దశ.
3. తొలగించు - ఎంచుకున్న అంశాన్ని శాశ్వతంగా తీసివేయండి.
4. పైకి మరియు క్రిందికి బాణాలు - మీ త్వరిత దశలను మళ్లీ అమర్చండి రిబ్బన్.
5. కొత్త - కొత్త త్వరిత దశను సృష్టించండి.
6. డిఫాల్ట్‌లకు రీసెట్ చేయండి - డిఫాల్ట్ త్వరిత దశలను వాటి ప్రారంభ స్థితికి పునరుద్ధరించండి మరియు తొలగించండి మీరు సృష్టించినవి. ఈ చర్యను రద్దు చేయడం సాధ్యం కానందున, దయచేసి రీసెట్ చేసే ముందు జాగ్రత్తగా ఆలోచించండి.

పైన త్వరిత దశలను నిర్వహించండి డైలాగ్ విండో, మీరు నిర్దిష్ట అంశాన్ని కుడి-క్లిక్ చేసి, సందర్భ మెను నుండి చర్యను ఎంచుకోవడం ద్వారా త్వరగా మార్చవచ్చు , కాపీ లేదా తొలగించవచ్చు :

29>

Outlook త్వరిత దశలు ఎక్కడ నిల్వ చేయబడ్డాయి?

Outlook త్వరిత దశలు మీ మెయిల్‌బాక్స్ లేదా .pst ఫైల్‌లోని దాచిన ఫోల్డర్‌లో ఉన్నాయి.

మీరు POP3 ఖాతాను ఉపయోగిస్తుంటే , మీరు మీ అసలు .pst ఫైల్‌ని కొత్త కంప్యూటర్‌కి దిగుమతి చేసుకోవచ్చు మరియు త్వరిత దశలు కూడా దానితో ప్రయాణిస్తాయి (అయితే, ప్రతిదీ సరిగ్గా జరిగితే). మరిన్ని వివరాల కోసం, దయచేసి .pst ఫైల్‌ని ఎలా ఎగుమతి మరియు దిగుమతి చేయాలో చూడండి.

Exchange వినియోగదారుల కోసం, ప్రత్యేక చర్యలు అవసరం లేదు - మీరు మీ Exchange ఖాతాను కొత్త కంప్యూటర్‌లో కాన్ఫిగర్ చేసిన వెంటనే, మీ త్వరిత దశలు అక్కడ.

IMAP ఖాతాల కోసం, మైగ్రేషన్ కష్టం - మీరు ఉపయోగించవచ్చుమీ మెయిల్‌బాక్స్ డేటాను యాక్సెస్ చేయడానికి మరియు త్వరిత దశలను కొత్త కంప్యూటర్‌కి ఎగుమతి/దిగుమతి చేయడానికి MFCMAPI సాధనం.

Outlookలో త్వరిత దశలను ఎలా సృష్టించాలి మరియు ఉపయోగించాలి. నేను చదివినందుకు ధన్యవాదాలు మరియు వచ్చే వారం మిమ్మల్ని మా బ్లాగ్‌లో చూడాలని ఆశిస్తున్నాను!