Ipinapaliwanag ng artikulo kung ano ang Mga Mabilis na Hakbang sa Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 at Outlook 2013, at kung paano isama ang mga ito sa iyong daloy ng trabaho sa email upang i-automate ang mga paulit-ulit na pagkilos at alisin ang mga hindi kinakailangang pag-click.

Kapag ginagawa ang parehong mga bagay araw-araw, ang pinaka nakakainis ay ang kinakailangang gawin ito mula sa simula sa bawat oras. Ano ang sasabihin mo kung sa halip na nakakapagod na maraming hakbang na proseso ay magagawa mo ang iyong mga nakagawiang email sa isang pag-click sa pindutan? Ito ay tungkol sa Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Quick Steps sa Outlook ay mga uri ng mga shortcut na nagbibigay-daan sa iyong magsagawa ng isang ilang pagkakasunod-sunod ng mga aksyon sa isang pag-click.

Halimbawa, kung madalas mong ililipat o kinokopya ang mga papasok na mensahe sa ilang folder para sa pagsusuri sa ibang pagkakataon, ang isang mabilis na hakbang ay maaaring mapabilis ang gawain. O maaari kang awtomatikong magpadala ng tugon at tanggalin ang orihinal na mensahe, para hindi kalat ang iyong inbox ng mga hindi nauugnay na email. Ang partikular na kapaki-pakinabang ay ang kakayahang magsama ng maraming pagkilos sa isang hakbang. Halimbawa, maaari mong ilipat ang isang mensahe sa isang partikular na folder, minarkahan bilang hindi pa nababasa, ipapasa sa iyong mga kasamahan sa koponan, at i-Bcc sa iyong manager, lahat ay may isang shortcut!

Isa pang magandang feature ng Quick Steps ay ang mga ito ay ganap na nako-customize, kaya maaari mong i-automate ang halos anumang nakagawiang pagpapatakbo gamit ang isang custom na command.

Upang i-set up ang Mga Mabilis na Hakbang sa iyong Outlook, maaari kang pumili ng isa saang mga sumusunod na diskarte:

• I-customize ang mga default na hakbang.
• Gumawa ng sarili mong hakbang.
• I-duplicate at i-edit ang alinman sa mga kasalukuyang hakbang.

Sa higit pa, tatalakayin namin ang bawat opsyon nang detalyado, para magamit mo kaagad ang kahanga-hangang feature na ito.

Available ang Mga Mabilisang Hakbang sa lahat ng modernong bersyon ng desktop kabilang ang Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 at Outlook 2013. Sa Outlook Online, hindi sinusuportahan ang feature na ito.

Mga Default na Mabilisang Hakbang sa Outlook

May limang preset na hakbang ang Microsoft Outlook. Mahahanap mo sila sa tab na Home , sa grupong Mga Mabilisang Hakbang :

• Ilipat sa - inililipat ang napiling email sa isang tinukoy na folder at minarkahan ito bilang nabasa na.
• Sa Manager - ipinapasa ang napiling mensahe sa iyong manager. Kung ang iyong organisasyon ay gumagamit ng Microsoft 365 o Exchange Server, ang pangalan ng manager ay maaaring matatagpuan sa Listahan ng Global Address at awtomatikong ipasok sa To box; kung hindi, maaari mo itong tukuyin nang manu-mano.
• Email ng Koponan - ipinapasa ang napiling mensahe sa iyong mga kasamahan. Depende sa kung paano na-configure ng iyong Exchange Server administrator ang iyong mailbox, ang mga address ng mga miyembro ng iyong team ay maaaring makita at mapunan ng Outlook. Kung hindi, kakailanganin mong punan ang mga ito sa iyong sarili.
• Tapos na - minarkahan ang mensahe bilang nabasa at kumpleto na, at pagkatapos ay ililipat sa isang tinukoy na folder.
• Tumugon & Tanggalin ang - nagbubukas ng atumugon sa napiling mensahe, at pagkatapos ay ililipat ang orihinal na mensahe sa folder na Mga Tinanggal na Item .

Ang mga paunang natukoy na hakbang na ito ay halos handa nang gamitin, "halos" ang susi salita dito. Kapag sinusubukang gumamit ng inbuilt quick step sa unang pagkakataon, ipo-prompt kang i-configure ito. Ngunit huwag masiraan ng loob - ang pagsasaayos ay hindi mas mahirap kaysa sa pagpili ng isang target na folder o pagbibigay ng isang email address. Upang makakuha ng mas mahusay na ideya kung paano ito gumagana, tingnan natin ang isang praktikal na halimbawa.

Sabihin nating gusto mong ipasa ang isang ibinigay na mensahe sa iyong manager. Mag-click ka sa hakbang na To Manager , at lalabas ang window na First Time Setup . Ang kailangan mong gawin ay i-type lang ang email address ng manager sa kahon na Para kay… at i-click ang I-save .

Upang makuha karagdagang mga opsyon, i-click ang button na Mga Opsyon sa kaliwang sulok sa ibaba, at pagkatapos ay i-click ang Ipakita ang Mga Opsyon sa ilalim ng kahon ng Para... :

Ngayon, maaari kang magtakda ng priyoridad, i-flag ang mensahe, o tukuyin ang mga email address para sa mga Cc at Bcc na kopya.

Mga Tip:

• Upang isama ang higit pang pagkilos sa parehong hakbang, i-click ang button na Magdagdag ng Aksyon .
• Upang maisagawa ang mabilis na hakbang nang hindi inaalis ang iyong mga kamay sa keyboard , maaari kang magtalaga ng partikular na kombinasyon ng key dito - tingnan ang kahon na Shortcut key malapit sa ibaba ng window.

Paano gumawa ng Mabilis na Hakbang saOutlook

Kung wala sa mga inbuilt na hakbang ang nag-automate ng isang hanay ng mga pagkilos na kailangan mo, madali kang makakagawa ng sarili mong aksyon. Upang mag-set up ng mabilis na hakbang mula sa simula, ito ang kailangan mong gawin:

1. Sa kahon ng Mga Mabilisang Hakbang , i-click ang Gumawa ng Bago .

   

2. Sa dialog box na I-edit ang Mabilisang Hakbang , ang pinakaunang bagay na gagawin mo ay pangalanan ang iyong hakbang. Para dito, mag-type ng ilang mapaglarawang text sa field na Pangalan , halimbawa Tumugon & follow up .

   

3. Susunod, piliin ang aksyon na gusto mong isagawa. I-click ang drop-down na box na Pumili ng Pagkilos , mag-scroll sa listahan, at piliin ang nauugnay. Ang ilang mga pagkilos ay magbibigay sa iyo ng mga karagdagang opsyon upang pumili sa ibang pagkakataon.

   Sa halimbawang ito, ang aming layunin ay tumugon sa isang mensahe na may template, kaya pipiliin namin ang Tumugon Lahat .

   

4. Upang i-configure ang iyong tugon, i-click ang link na Ipakita ang Mga Opsyon sa ilalim ng field na Kay… , at pagkatapos ay ilagay ang iyong tugon sa kahon na Text . Opsyonal, maaari kang magdagdag ng mga tatanggap ng Cc at/o Bcc, i-flag ang mensahe, at itakda ang priyoridad. Dahil nilalayon naming mag-follow up, itinakda namin ang I-flag sa Ngayong Linggo .

   

5. Kung ang iyong mabilis na hakbang ay hindi dapat maging limitado sa isang aksyon lang, i-click ang button na Magdagdag ng Aksyon at piliin ang pangalawang aksyon. Sa aming kaso, naglilipat ito ng mensahe sa folder na Follow up .

   

6. Sa katulad na paraan, i-set up ang lahat ng iba pang pagkilos na gusto mong gawinisagawa. Halimbawa, maaari mong ipasa ang orihinal na mensahe sa iyong mga kapantay o ipasa ang email bilang attachment sa iyong superbisor.
7. Opsyonal, italaga ang isa sa mga paunang natukoy na mga shortcut key sa iyong mabilis na hakbang.
8. Opsyonal, mag-type ng tooltip na ipapakita kapag nag-hover ka sa mabilis na hakbang na ito gamit ang iyong mouse (maaaring maging kapaki-pakinabang ito lalo na kapag marami kang iba't ibang item).

   Pagkatapos ng lahat ng mga pagpapasadya, ang aming na-finalize na template ng Quick Steps ay may sumusunod na hitsura:

   • Nagsasagawa ito ng tatlong pagkilos : tumugon gamit ang template (1), ilipat ang orihinal na mensahe sa isang espesyal na folder na susubaybayan mamaya (2), ipasa ang mensahe sa mga kasamahan (3).
   • Maaari itong ma-trigger sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + Shift + 1 shortcut (4).
   • Isang tooltip na nagpapaalala kung ano talaga ang ginagawa ng mabilis na hakbang na ito kapag ini-hover mo ang cursor sa ibabaw nito (5).

   

9. Kapag tapos na, i-click ang Tapos na , at ang iyong bagong likhang mabilis na hakbang ay lalabas kaagad sa ribbon.

   

Paano i-duplicate isang umiiral nang mabilis na hakbang

Sa sitwasyon kung kailan mo gustong gumawa ng mabilis na hakbang na halos kapareho ng mayroon ka na ngunit may kaunting pagkakaiba-iba (hal. magpasa ng mensahe sa ibang tao o lumipat sa ibang folder), ang pinakamabilis na paraan ay ang pagdoble ng isang umiiral na item. Ganito:

1. Sa grupong Mga Mabilisang Hakbang , mag-click ng maliit na arrow sa ibabakanang sulok.
2. Sa bubukas na window na Manage Quick Steps , piliin ang hakbang na gusto mong kopyahin at i-click ang Duplicate .

   

3. Sa I-edit ang Mabilisang Hakbang , mag-type ng ibang pangalan, baguhin ang mga aksyon kung kinakailangan, at i-click ang Tapos na .

Paano gamitin ang Mabilis na Hakbang sa Outlook

Upang isagawa ang mga pagkilos na kasama sa isang mabilis na hakbang, piliin lang ang mensahe, at pagkatapos ay i-click ang mabilis na hakbang sa ribbon o pindutin ang keyboard shortcut na nakatalaga dito.

Pakitandaan na hindi lahat ng pagkilos ay isinasagawa nang tahimik . Sa kaso ng Tumugon o Ipasa , magbubukas ang isang tugon o ipinasa na mensahe, upang masuri mo ito at gumawa ng mga pagbabago kung kinakailangan. Lalabas lang ang isang mensahe kapag na-click mo ang button na Ipadala . Kung kinakailangan, maaari mong maalala ang isang ipinadalang email.

Ang mga hakbang lang na available sa isang partikular na oras ang aktibo . Ang mga hindi available ay naka-gray out na nagpapahiwatig na hindi mo magagamit ang mga ito sa ngayon. Halimbawa, kung walang piniling mensahe, sa lahat ng built-in na hakbang, ang Email ng Koponan lang ang magiging aktibo dahil ang iba pang mga default ay inilalapat sa isang umiiral nang mensahe.

Paano pamahalaan, baguhin at tanggalin ang Mga Mabilisang Hakbang

Upang pamahalaan ang iyong mga mabilisang hakbang, i-click ang dialog launcher arrow sa kanang sulok sa ibaba ng grupong Mga Mabilisang Hakbang :

Bubuksan nito ang window na Manage Quick Steps na nagbibigay sa iyo ng sumusunodmga opsyon:

1. I-edit - baguhin ang isang umiiral nang mabilis na hakbang, alinman sa default o iyong custom na hakbang.
2. I-duplicate - gumawa ng kopya ng napiling mabilis na hakbang.
3. Tanggalin - permanenteng alisin ang napiling item.
4. Mga pataas at pababang arrow - muling ayusin ang iyong mabilis na mga hakbang sa ang ribbon.
5. Bago - lumikha ng bagong mabilis na hakbang.
6. I-reset sa Mga Default - ibalik ang mga default na mabilis na hakbang sa kanilang unang estado at tanggalin ang mga nilikha mo. Dahil hindi na mababawi ang pagkilos na ito, mangyaring pag-isipang mabuti bago gawin ang pag-reset.

Bukod sa Manage Quick Steps dialog window sa itaas, mabilis mong baguhin , kopyahin o tanggalin ang isang partikular na item sa pamamagitan ng pag-right click dito at pagpili ng aksyon mula sa menu ng konteksto:

Saan nakaimbak ang Outlook Quick Steps?

Ang Outlook Quick Steps ay nasa isang nakatagong folder sa loob ng iyong mailbox o .pst file.

Kung gumagamit ka ng POP3 account , maaari mo lamang i-import ang iyong orihinal na .pst file sa isang bagong computer, at ang Quick Steps ay maglalakbay din kasama nito (siyempre, kung ang lahat ay tapos na nang tama). Para sa higit pang mga detalye, pakitingnan ang Paano mag-export at mag-import ng .pst file.

Para sa mga user ng Exchange, walang mga espesyal na pagkilos ang kailangan - sa sandaling i-configure mo ang iyong Exchange account sa isang bagong computer, ang iyong Mga Mabilisang Hakbang ay magiging doon.

Para sa mga IMAP account, mas mahirap ang paglipat - maaari mong gamitinang tool ng MFCMAPI upang ma-access ang data ng iyong mailbox at mag-export/mag-import ng Mga Mabilis na Hakbang sa isang bagong computer.

Ganyan gumawa at gumamit ng Mga Mabilis na Hakbang sa Outlook. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!