Өгүүлэлд Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 болон Outlook 2013-д Quick Steps гэж юу болох, тэдгээрийг дахин давтагдах үйлдлийг автоматжуулах, шаардлагагүй товшилтуудыг арилгахын тулд имэйлийн ажлын урсгалдаа хэрхэн нэгтгэх талаар тайлбарласан болно.

Өдөр бүр ижил зүйл хийх үед хамгийн их бухимддаг зүйл бол үүнийг бүр эхнээс нь хийх явдал юм. Хэрэв та уйтгартай олон шат дамжлагатай процессуудын оронд нэг товчлуур дээр дарж цахим шуудангаа хийх боломжтой бол та юу хэлэх вэ? Энэ бол Outlook-ийн Шуурхай алхамуудын тухай юм.

Outlook-н шуурхай алхамууд

Түргэн алхамууд нь Outlook-ийн нэг төрлийн товчлол юм. нэг товшилтоор тодорхой үйлдлүүдийн дараалал.

Жишээ нь, хэрэв та ирж буй мессежийг дараа нь хянах зорилгоор зарим фолдер руу байнга зөөж эсвэл хуулж байвал хурдан алхам хийх нь ажлыг хурдасгах боломжтой. Эсвэл та автоматаар хариу илгээж, анхны мессежийг устгаж болох бөгөөд ингэснээр таны ирсэн имэйл хайрцагт хамааралгүй имэйлүүд дарагдахгүй. Ялангуяа ашигтай зүйл бол нэг алхамд олон үйлдлийг оруулах чадвар юм. Жишээлбэл, та мессежийг тодорхой фолдер руу зөөж, уншаагүй гэж тэмдэглэж, багийнхан руугаа дамжуулж, менежер рүүгээ нууцалсан файлыг нэг товчлолоор хийж болно!

Шуурхай алхамуудын өөр нэг гайхалтай боломж. Эдгээрийг бүрэн тохируулах боломжтой тул та захиалгат тушаалаар бараг бүх ердийн үйлдлүүдийг автоматжуулж болно.

Өөрийн Outlook програмдаа Quick Steps-г тохируулахын тулд та эдгээрийн аль нэгийг сонгож болно.дараах аргууд:

• Өгөгдмөл алхмуудыг тохируулна уу.
• Өөрийгөө үүсгээрэй.
• Одоо байгаа алхмуудын аль нэгийг нь олшруулж засварлана.

Цаашид бид сонголт бүрийг нарийвчлан авч үзэх бөгөөд ингэснээр та энэ гайхалтай функцийг шууд ашиглах боломжтой болно.

Шуурхай алхамуудыг Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 зэрэг орчин үеийн бүх ширээний хувилбарт ашиглах боломжтой. болон Outlook 2013. Outlook Online-д энэ функцийг дэмждэггүй.

Outlook-н өгөгдмөл хурдан алхамууд

Microsoft Outlook нь урьдчилан тохируулсан таван алхамтай. Та тэдгээрийг Нүүр таб, Түргэн алхам бүлгээс олох боломжтой:

• Зөөх - сонгосон имэйлийг заасан хавтас руу зөөж уншсан гэж тэмдэглэнэ.
• Менежер рүү - сонгосон мессежийг менежер рүүгээ дамжуулна. Хэрэв танай байгууллага Microsoft 365 эсвэл Exchange Server ашигладаг бол менежерийн нэрийг Глобал хаягийн жагсаалтад байрлуулж, To хайрцагт автоматаар оруулж болно; эс бөгөөс та үүнийг гараар зааж өгч болно.
• Багийн имэйл - сонгосон мессежийг хамт олондоо дамжуулна. Таны Exchange Server администратор таны шуудангийн хайрцгийг хэрхэн тохируулснаас шалтгаалж таны багийн гишүүдийн хаягийг Outlook илрүүлж бөглөж болно. Үгүй бол та өөрөө бөглөх хэрэгтэй болно.
• Дууссан - мессежийг уншсан, дууссан гэж тэмдэглээд дараа нь заасан хавтас руу шилжинэ.
• Хариулах & Устгах - нээгдэнэ aСонгосон зурваст хариу бичих ба дараа нь анхны мессежийг Устгасан зүйлс хавтас руу зөөнө.

Эдгээр урьдчилан тодорхойлсон алхмууд нь таныг ашиглахад бараг бэлэн, "бараг" нь түлхүүр юм. энд үг. Шуурхай алхамыг анх удаа ашиглах гэж оролдох үед та үүнийг тохируулахыг хүсэх болно. Гэхдээ сэтгэлээр унах хэрэггүй - тохиргоо нь зорилтот хавтас сонгох эсвэл имэйл хаяг өгөхөөс илүү хэцүү биш юм. Энэ нь хэрхэн ажилладаг талаар илүү сайн ойлголттой болохын тулд практик жишээг харцгаая.

Та өгөгдсөн мессежийг менежертээ дамжуулахыг хүсэж байна гэж бодъё. Та Менежер рүү алхам дээр дарахад Анхны тохиргоо цонх гарч ирнэ. Таны хийх ёстой зүйл бол Хэнд... талбарт менежерийн имэйл хаягийг бичээд Хадгалах -г дарахад л хангалттай.

Олохын тулд нэмэлт сонголтуудын хувьд зүүн доод буланд байгаа Сонголтууд товчийг дараад Хэнд... нүдэн доор байгаа Сонголтуудыг харуулах дээр товшино уу:

Одоо та давуу эрх тогтоох, мессежийг дарцаглах эсвэл Cc болон Bcc хуулбаруудад имэйл хаяг зааж өгөх боломжтой.

Зөвлөмж:

• Ижил алхамд өөр үйлдлүүдийг оруулахын тулд Үйлдэл нэмэх товчийг дарна уу.
• Гараа гараас салгалгүйгээр хурдан алхмыг гүйцэтгэхийн тулд , та түүнд тодорхой товчлуурын хослол оноож болно - цонхны доод талд байрлах Богино холболтын нүдийг харна уу.

Хэрхэн хурдан алхам үүсгэх вэOutlook

Хэрэв суулгасан алхмуудын аль нь ч танд хэрэгтэй үйлдлүүдийг автоматжуулахгүй бол та өөрөө хялбархан үүсгэж болно. Шуурхай алхамыг эхнээс нь тохируулахын тулд та дараах зүйлийг хийх хэрэгтэй:

1. Түргэн алхам талбарт Шинэ үүсгэх гэснийг товшино уу.

   

2. Түргэн алхамыг засварлах харилцах цонхонд таны хийх хамгийн эхний зүйл бол алхамаа нэр болгох явдал юм. Үүний тулд Нэр талбарт тодорхой текст бичнэ үү, жишээ нь Хариу бичих & дагаж мөрдөөрэй .

   

3. Дараа нь гүйцэтгэхийг хүсэж буй үйлдлээ сонгоно уу. Үйлдэл сонгох унадаг хайрцгийг товшоод, жагсаалтыг гүйлгээд, тохирохыг сонгоно уу. Зарим үйлдэл нь дараа сонгох нэмэлт сонголтуудыг танд өгөх болно.

   Энэ жишээн дээр бидний зорилго бол загвар бүхий мессежэнд хариу бичих тул Бүгдэнд хариу бичих -г сонгоно.

   Мөн_үзнэ үү: Excel нүднээс текст эсвэл тоог хэрхэн устгах

   

4. Тохиргоог хийхийн тулд Хариултаа бичихийн тулд Хэнд... талбарын доорх Сонголтуудыг харуулах холбоос дээр товшоод Текст талбарт хариултаа оруулна уу. Сонголтоор та Cc болон/эсвэл Bcc хүлээн авагчийг нэмж, мессежийг дарцаглаж, давуу эрх тохируулах боломжтой. Бид дагаж мөрдөх бодолтой байгаа тул Туг -г Энэ долоо хоногт гэж тохируулсан.

   

5. Хэрэв таны хурдан алхам хийх ёсгүй бол зөвхөн нэг үйлдлээр хязгаарлагдах ба Add action товчийг дараад хоёр дахь үйлдлийг сонгоно уу. Манай тохиолдолд энэ нь мессежийг Дагах хавтас руу зөөж байна.

   

6. Үүнтэй адилаар өөрийн хүссэн бусад бүх үйлдлээ тохируулна уу.хэрэгжүүлэх. Жишээлбэл, та анхны мессежийг үе тэнгийнхэн рүүгээ дамжуулах эсвэл имэйлийг хавсралт болгон удирдагч руугаа дамжуулах боломжтой.
7. Хүсэл биш бол урьдчилан тодорхойлсон богино холбоосын аль нэгийг хурдан алхамдаа оноож өгнө үү.
8. Заавал хулганаараа энэ хурдан алхам дээр хулганаа гүйлгэх үед гарч ирэх хэрэгслийн зөвлөгөө -г бичнэ үү (энэ нь танд олон төрлийн зүйл байгаа тохиолдолд тустай байж болно).

   Бүх тохируулгын дараа бидний эцсийн байдлаар боловсруулсан Шуурхай алхамын загвар дараах байдалтай байна:

   • Энэ нь гурван үйлдэл гүйцэтгэдэг: загвараар (1) хариу бичих, эх мессежийг дараах руу зөөх. дараа нь дагах тусгай хавтас (2), мессежийг хамтран ажиллагсаддаа дамжуулах (3).
   • Үүнийг Ctrl + Shift + 1 товчлолын (4) дарснаар идэвхжүүлж болно.
   • Энэ хурдан алхам яг юу болохыг сануулсан хэрэгслийн зөвлөгөө нь курсорыг түүн дээр аваачихад гарч ирнэ (5).

   

9. Хийж дуусаад Дуусгах товчийг дарснаар таны шинээр үүсгэсэн хурдан алхам туузан дээр гарч ирнэ.

   

Хэрхэн хуулбарлах вэ одоо байгаа хурдан алхам

Хэрэв та өөрт байгаа алхамтай маш төстэй боловч бага зэрэг өөрчлөлттэй (жишээ нь, мессежийг өөр хүнд дамжуулах эсвэл өөр хавтас руу зөөх) хурдан алхам үүсгэхийг хүссэн нөхцөлд Хамгийн хурдан арга бол одоо байгаа зүйлийг хуулбарлах явдал юм. Үүнд:

1. Түргэн алхамууд бүлгийн доод талд байгаа жижиг сумыг товшино уу.баруун булан.
2. Нээх Түргэн алхмуудыг удирдах цонхноос хуулах алхамаа сонгоод Давхлах дээр дарна уу.

   

3. Засварлах хурдан алхам хэсэгт өөр нэр бичиж, шаардлагатай бол үйлдлүүдийг өөрчилж, Дуусгах дээр дарна уу.

Хэрхэн Outlook-д Шуурхай алхамуудыг ашиглаарай

Шуурхай алхамд багтсан үйлдлүүдийг гүйцэтгэхийн тулд зүгээр л зурвасыг сонгоод туузан дээрх хурдан алхмыг товшино уу эсвэл түүнд хуваарилагдсан гарын товчлолыг дарна уу.

бүх үйлдлүүд чимээгүй хийгддэггүй гэдгийг анхаарна уу. Хариулт эсвэл Дамжуулах тохиолдолд хариулах эсвэл дамжуулсан мессеж нээгдэх тул та үүнийг хянаж, шаардлагатай өөрчлөлтүүдийг хийх боломжтой. Та Илгээх товчийг дарахад л мессеж гарах болно. Шаардлагатай бол та илгээсэн имэйлийг эргэн санах боломжтой.

Зөвхөн тухайн үед боломжтой алхмууд идэвхтэй байна. Боломжгүй байгаа нь саарал өнгөтэй байгаа нь та тэдгээрийг яг одоо ашиглах боломжгүй гэдгийг харуулж байна. Жишээлбэл, хэрэв мессеж сонгоогүй бол бүх суулгасан алхмуудаас зөвхөн Багийн Имэйл идэвхтэй байх болно, учир нь бусад өгөгдмөл тохиргоонууд нь одоо байгаа зурваст хэрэгждэг.

Хэрхэн удирдах, Түргэн алхмуудыг өөрчлөх, устгах

Шуурхай алхмуудаа удирдахын тулд Түргэн алхам бүлгийн баруун доод буланд байрлах харилцах цонхны эхлүүлэгч сумыг товшино уу:

Энэ нь танд дараах зүйлсийг өгөх Шуурхай алхмуудыг удирдах цонхыг нээх болно.сонголтууд:

1. Засварлах - өгөгдмөл эсвэл өөрийн хүссэн алхамыг өөрчлөх.
2. Давхардах - хуулбар хийх сонгосон хурдан алхамын.
3. Устгах - сонгосон зүйлийг бүрмөсөн устгах.
4. Дээш, доош сум - хурдан алхмуудаа дахин цэгцлээрэй. тууз.
5. Шинэ - шинэ хурдан алхам үүсгэх.
6. Өгөгдмөл рүү дахин тохируулах - өгөгдмөл хурдан алхмуудыг анхны байдалд нь сэргээж устгах таны бүтээсэн хүмүүс. Энэ үйлдлийг буцаах боломжгүй тул дахин тохируулахаасаа өмнө сайтар бодож үзээрэй.

Дээрх Түргэн алхмуудыг удирдах харилцах цонхноос гадна, та тодорхой зүйлийг хурдан өөрчлөх , хуулах эсвэл устгах боломжтой бөгөөд хулганы баруун товчийг дараад контекст цэснээс үйлдлийг сонгоно уу:

Outlook Quick Steps хаана хадгалагддаг вэ?

Outlook Quick Steps нь таны шуудангийн хайрцаг эсвэл .pst файл доторх далд хавтсанд байна.

Хэрэв та POP3 бүртгэл ашиглаж байгаа бол , та зүгээр л өөрийн анхны .pst файлыг шинэ компьютерт импортлох боломжтой бөгөөд Quick Steps програмууд нь үүнтэй хамт явах болно (мэдээж хэрэг, хэрэв бүх зүйл зөв хийгдсэн бол). Дэлгэрэнгүй мэдээллийг .pst файлыг хэрхэн экспортлох, импортлох талаар үзнэ үү.

Exchange хэрэглэгчдийн хувьд ямар нэгэн тусгай үйлдэл хийх шаардлагагүй - та Exchange бүртгэлээ шинэ компьютер дээр тохируулангуут ​​"Шуурхай алхам"-ыг үзнэ үү. Тэнд.

IMAP бүртгэлүүдийн хувьд шилжих нь илүү хэцүү байдаг - та ашиглаж болноMFCMAPI хэрэглүүр нь таны шуудангийн хайрцгийн өгөгдөлд хандаж, Quick Steps-ийг шинэ компьютерт экспорт/импортлох боломжтой.

Ингэж Outlook дээр Quick Steps-ийг үүсгэж ашиглах боломжтой. Уншиж байгаад баярлалаа, дараа долоо хоногт манай блог дээр уулзана гэж найдаж байна!