Artiklis selgitatakse, millised on Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 ja Outlook 2013 kiired sammud ning kuidas neid oma e-posti töövoogudesse integreerida, et automatiseerida korduvaid toiminguid ja kõrvaldada ebavajalikud klõpsud.

Kui teete päevast päeva samu asju, siis kõige tüütum on vajalik teha seda iga kord otsast peale. Mida ütleksite, kui tüütute mitmeastmeliste protsesside asemel saaksite oma e-posti rutiinide täitmist ühe nupuvajutusega? See ongi Outlooki kiirkäigud.

Outlooki kiired sammud

Kiired sammud Outlookis on omamoodi otseteed, mis võimaldavad teil ühe klõpsuga sooritada teatud tegevuste jada.

Näiteks kui te sageli liigutate või kopeerite saabunud sõnumeid mõnda kausta hilisemaks läbivaatamiseks, võib üks kiire samm seda ülesannet kiirendada. Või saate automaatselt saata vastuse ja kustutada algse sõnumi, nii et teie postkast ei ummistuks ebaoluliste kirjadega. Eriti kasulik on võimalus lisada mitu tegevust ühte sammu. Näiteks võite lasta sõnumi liigutada aadressilkonkreetne kaust, märgistatud lugemata, edastatud oma meeskonnakaaslastele ja Bcc-ga oma juhile, ja seda kõike ühe otsetee abil!

Teine Quick Steps'i suurepärane omadus on see, et need on täielikult kohandatavad, nii et saate automatiseerida peaaegu kõiki rutiinseid toiminguid kohandatud käsuga.

Outlooki kiirete sammude seadistamiseks saate valida ühe järgmistest lähenemisviisidest:

• Kohandage vaikimisi samme.
• Looge ise üks.
• dubleerige ja redigeerige mis tahes olemasolevaid samme.

Edaspidi arutame iga võimalust üksikasjalikult, et saaksite selle suurepärase funktsiooni kohe kasutama hakata.

Kiirteed on saadaval kõigis kaasaegsetes töölauaversioonides, sealhulgas Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 ja Outlook 2013. Outlook Online'is seda funktsiooni ei toetata.

Outlooki vaikimisi kiired sammud

Microsoft Outlookil on viis eelseadistatud sammu. Need leiate aadressilt Kodu vahekaardil Kiired sammud rühm:

• Liigu - liigutab valitud e-kirja määratud kausta ja märgib selle loetud olekuks.
• Juhile - edastab valitud sõnumi oma juhile. Kui teie organisatsioon kasutab Microsoft 365 või Exchange Server'i, võib juhi nimi asuda ülemaailmses aadressiloendis ja olla automaatselt sisestatud lahtrisse "Kellele"; vastasel juhul saate selle määrata käsitsi.
• Meeskonna e-kiri - edastab valitud sõnumi oma kolleegidele. Sõltuvalt sellest, kuidas teie Exchange serveri administraator teie postkasti konfigureeris, võib Outlook teie meeskonnaliikmete aadressid tuvastada ja täita. Kui mitte, peate need ise täitma.
• Valmis - märgib sõnumi loetud ja lõpetatuks ning liigub seejärel määratud kausta.
• Vasta & Kustuta - avab vastuse valitud sõnumile ja seejärel liigutab algse sõnumi algsesse Kustutatud elemendid kaust.

Need eeldefineeritud sammud on peaaegu valmis kasutamiseks, "peaaegu" on siinkohal võtmesõna. Kui proovite esimest korda kasutada sisseehitatud kiiret sammu, palutakse teil seda konfigureerida. Kuid ärge tundke end heidutatuna - konfigureerimine ei ole raskem kui sihtkausta valimine või e-posti aadressi sisestamine. Et saada parem ülevaade selle toimimisest, vaatame praktilist näidet.

Oletame, et soovite edastada antud sõnumi oma juhile. Te klõpsate nupule Juhile samm ja Esmakordne seadistamine Ilmub aken. Selleks tuleb lihtsalt sisestada juhi e-posti aadressi väljal Et... kasti ja klõpsake Salvesta .

Täiendavate valikute saamiseks klõpsake nuppu Valikud nuppu vasakus alumises nurgas ja seejärel klõpsake nuppu Näita valikuid all Et... kast:

Nüüd saate määrata prioriteedi, märgistada sõnumi või määrata e-posti aadressid Cc- ja Bcc-kopiate jaoks.

Näpunäited:

• Kaasata rohkem tegevusi samas etapis, klõpsake nuppu Lisa tegevus nupp.
• Et kiiret sammu saaksite teha ilma käsi klaviatuurilt võtmata, saate määrata teatud klahvikombinatsioon sellele - vt. Pikaklahv kasti akna allosas.

Kuidas luua Outlooki kiiret sammu

Kui ükski sisseehitatud sammudest ei automatiseeri teile vajalikke tegevusi, saate hõlpsasti luua omaenda sammu. Kiirete sammude loomiseks nullist, tuleb teha järgmist:

1. In the Kiired sammud kasti, klõpsake Loo uus .

   

2. In the Redigeeri kiiret sammu dialoogiaknas, siis kõige esimene asi, mida teete, on see, et nimi oma sammu. Selleks kirjutage mõni kirjeldav tekst lahtrisse Nimi näiteks väljal Vastus & järelmeetmed .

   

3. Seejärel valige tegevus mida soovite teha. Klõpsake Vali tegevus rippmenüüst, kerige nimekirja ja valige sobiv. Mõne toimingu puhul saate hiljem valida lisavõimalusi.

   Selles näites on meie eesmärk vastata sõnumile malliga, seega valime Vastus Kõik .

   

4. Vastuse konfigureerimiseks klõpsake nuppu Näita valikuid linki all Et... ja seejärel sisestage oma vastus väljale Tekst Valikuliselt saab lisada Cc ja/või Bcc adressaadid, märgistada sõnumi ja määrata prioriteedi. Kuna meil on kavas järelmeetmeid võtta, siis seadistame Lipu aadressile Sel nädalal .

   

5. Kui teie kiiret sammu ei tohi piirata ainult ühe tegevusega, klõpsake nuppu Lisa tegevus nuppu ja vali teine tegevus. Meie puhul on see sõnumi liigutamine sõnumi Järelmeetmed kaust.

   

6. Samamoodi määrake kõik muud toimingud, mida soovite teostada. Näiteks võite edastada algse sõnumi oma kolleegidele või edastada e-kirja manusena oma ülemusele.
7. Valikuliselt määrake üks etteantud kiirklahvid teie kiirele sammule.
8. Valikuliselt võib sisestada tooltip kuvatakse, kui liigute selle kiire sammu kohal hiirega (see võib olla eriti kasulik, kui teil on palju erinevaid objekte).

   Pärast kõiki kohandusi on meie lõplik Quick Steps malli välimus järgmine:

   • See täidab kolm tegevust : vastata malliga (1), liigutada algne sõnum spetsiaalsesse kausta hilisemaks jälgimiseks (2), edastada sõnum kolleegidele (3).
   • Seda saab käivitada, vajutades Ctrl + Shift + 1. otsetee (4).
   • A tooltip mis meenutab, mida see kiire samm tegelikult teeb, ilmub, kui viid kursori selle kohale (5).

   

9. Kui olete lõpetanud, klõpsake Lõpeta , ja teie äsja loodud kiire samm ilmub kohe ribale.

   

Kuidas dubleerida olemasolevat kiiret sammu

Olukorras, kus soovite luua kiiret sammu, mis on väga sarnane juba olemasolevale, kuid väikese variatsiooniga (nt edastada sõnum teisele inimesele või liikuda teise kausta), on kõige kiirem viis olemasoleva elemendi dubleerimine. Siin on, kuidas:

1. In the Kiired sammud rühma, klõpsake väikest noolt all paremas nurgas.
2. In the Halda kiireid samme avanevas aknas valige samm, mida soovite kopeerida, ja klõpsake nuppu Duplikaat .

   

3. In the Redigeeri kiiret sammu , sisestage teine nimi, muutke tegevusi vastavalt vajadusele ja klõpsake nuppu Lõpeta .

Kuidas kasutada Outlooki kiiret sammu

Kiiretapis sisalduvate toimingute tegemiseks valige lihtsalt sõnum ja seejärel klõpsake kiiretapis lintil või vajutage sellele määratud klahvikombinatsiooni.

Pange tähele, et mitte kõik tegevused on täidetakse vaikselt Juhul, kui Vastus või Edasi , avaneb vastus või edastatud sõnum, nii et saate selle üle vaadata ja vajadusel muudatusi teha. Sõnum läheb välja ainult siis, kui klõpsate nuppu Saada nuppu. Vajaduse korral saate saadetud e-kirja tagasi kutsuda.

Ainult need sammud, mis on antud ajahetkel kättesaadavad, on aktiivne Need, mis ei ole kättesaadavad, on hallid, mis näitab, et neid ei saa praegu kasutada. Näiteks kui ühtegi sõnumit ei ole valitud, siis on kõikidest sisseehitatud sammudest ainult Meeskonna e-post on aktiivne, sest teised vaikimisi seadistused on rakendatud olemasolevale sõnumile.

Kuidas hallata, muuta ja kustutada Quick Steps'i.

Kiirtehingute haldamiseks klõpsake dialoogi käivitamise noolega all paremas nurgas oleval dialoogiakna Kiired sammud rühm:

See avab Halda kiireid samme aken, mis pakub järgmisi võimalusi:

1. Muuda - muuta olemasolevat kiiret sammu, kas vaikimisi või teie kohandatud sammu.
2. Duplikaat - teha valitud kiirest sammust koopia.
3. Kustuta - eemaldada valitud objekt lõplikult.
4. Nooltega üles ja alla - korraldage oma kiired sammud lindil ümber.
5. Uus - luua uus kiire samm.
6. Lähtestamine vaikimisi seadistustele - taastada vaikimisi kiired sammud algsesse olekusse ja kustutada loodud sammud. Kuna seda toimingut ei saa tagasi võtta, siis palun mõtle hoolikalt enne lähtestamise tegemist.

Lisaks Halda kiireid samme dialoogiaknas ülalpool, saate kiiresti muuta , koopia või kustutada konkreetset elementi, tehes sellel paremklõpsu ja valides kontekstmenüüst tegevuse:

Kus on salvestatud Outlooki kiired sammud?

Outlooki kiired sammud on teie postkasti või .pst-faili varjatud kaustas.

Kui kasutate POP3-kontot, võite lihtsalt importida oma algse .pst-faili uude arvutisse ja Quick Steps reisib ka sellega kaasa (muidugi, kui kõik on tehtud õigesti). Täpsemalt vt Kuidas eksportida ja importida .pst-faili.

Exchange'i kasutajate jaoks ei ole vaja erilisi toiminguid - niipea, kui te seadistate oma Exchange'i konto uues arvutis, on teie Quick Steps olemas.

IMAP-kontode puhul on migratsioon raskem - saate kasutada tööriista MFCMAPI, et pääseda ligi oma postkasti andmetele ja eksportida/importida Quick Steps uude arvutisse.

See on, kuidas luua ja kasutada Quick Steps Outlookis. Tänan teid lugemise eest ja loodan, et näeme teid järgmisel nädalal meie blogis!