Outlook 365、Outlook 2021、Outlook 2016、Outlook 2013のクイックステップとは何か、メールワークフローに組み込むことで繰り返しの操作を自動化し、不要なクリックをなくす方法について解説しています。

毎日同じことをするとき、最もイライラするのは、毎回一からやり直す必要があることです。 もし、面倒な複数のステップのプロセスの代わりに、ボタンをクリックするだけでメールのルーチンを達成できるとしたら、どう思いますか？ それが、Outlook Quick Stepsのすべてなのです。

Outlookクイックステップ

クイックステップ は、ワンクリックで一連の操作を実行できるショートカットのようなものです。

例えば、受信したメールを後で確認するために、頻繁にフォルダに移動したりコピーしたりする場合、簡単なステップでタスクを完了させることができます。 また、自動的に返信を送信して元のメールを削除すれば、受信箱が無関係なメールでいっぱいになることもありません。 特に便利なのは、1つのステップに複数のアクションを含めることができる点です。 例えば、あるメールを特定のフォルダーに未読マークを付け、チームメイトに転送し、上司にBccを送ることができます。

また、クイックステップはフルカスタマイズが可能なので、カスタムコマンドでほとんど全ての定型操作を自動化できるのも大きな特徴です。

Outlookにクイックステップを設定するには、以下の方法のいずれかを選択します。

• デフォルトのステップをカスタマイズする。
• 自分だけの1枚を作る。
• 既存のステップを複製し、編集することができます。

この素晴らしい機能をすぐに使えるように、それぞれのオプションについて詳しく説明します。

クイックステップは、Outlook 365、Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013を含むすべての最新のデスクトップ版で利用できます。 Outlook Onlineでは、この機能はサポートされていません。

Outlookのデフォルトのクイックステップ

Microsoft Outlookには5つのプリセットステップがあります。 ホーム タブで クイックステップ のグループです。

• に移動します。 - 選択した電子メールを指定したフォルダに移動し、既読にします。
• マネージャーへ - 選択したメッセージを上司に転送します。 お客様の組織がMicrosoft 365またはExchange Serverを使用している場合、上司の名前がグローバルアドレスリストに表示され、宛先ボックスに自動的に挿入されることがあります。
• チームメール - 選択したメッセージを同僚に転送します。 Exchange Server 管理者がメールボックスをどのように設定したかによって、チームメンバーのアドレスが Outlook で検出され、入力される場合があります。 そうでない場合は、自分で入力する必要があります。
• 完了 - は、メッセージを読み取り完了とマークし、指定されたフォルダに移動します。
• 返信・削除 - は、選択したメッセージに対する返信を開き、元のメッセージを 削除された項目 フォルダーに格納されます。

内蔵のクイックステップを初めて使うときは、設定するように促されます。 設定といっても、対象フォルダを選択したり、電子メールアドレスを入力したりする程度のものです。 どのように機能するかを理解するために、実際の例を見てみましょう。

例えば、あるメッセージを上司に転送したい場合、「転送」ボタンをクリックします。 マネージャーへ ステップと 初回セットアップ というウィンドウが表示されるので、その中にマネージャーのメールアドレスを入力します。 に... をクリックします。 セーブ .

追加のオプションを取得するには オプション ボタンをクリックし、左下にある オプションの表示 の下にある。 に... ボックスを使用します。

優先順位の設定やフラグの設定、CcやBccのコピーにメールアドレスを指定することができるようになりました。

ヒント

• 組み込むこと もりもりアクション をクリックすると、同じ手順で アクションの追加 ボタンをクリックします。
• キーボードから手を離さずにクイックステップを実行させるには、ある特定の キーコンビネーション をご覧ください。 ショートカットキー をクリックすると、ウィンドウの下部にあるボックスが表示されます。

Outlookでクイックステップを作成する方法

内蔵のステップで必要なアクションを自動化できない場合は、独自のステップを簡単に作成できます。 クイックステップをゼロからセットアップするには、次のようにします。

1. での クイックステップ をクリックします。 新規作成 .

   

   関連項目: ExcelでAutoFitする方法：データサイズに合わせて列と行を調整する
2. での クイックステップを編集する ダイアログボックスで、一番最初にすることは 名前 に説明文を入力します。 名称 分野、例えば 返信& フォローアップ .

   

3. 次に、以下を選択します。 アクション をクリックします。 アクションを選択する アクションによっては、後で選択する追加オプションが表示されます。

   この例では、メッセージに返信することが目的なので、テンプレートで すべて返信 .

   

4. レスポンスを設定するには オプションの表示 の下にあるリンクをクリックします。 に... の欄に、返信内容を入力してください。 テキスト また、CcやBccの受信者、フラグ、優先順位を設定することもできます。 我々はフォローアップをするつもりなので フラッグ まで 今週 .

   

5. クイックステップの動作が1つだけに限定されない場合は アクションの追加 ボタンをクリックして、2番目のアクションを選択します。 この例では、メッセージを フォローアップ フォルダーに格納されます。

   

6. 同様に、元のメールを同僚に転送したり、添付ファイルとして上司に転送するなど、実行したい操作をすべて設定します。
7. オプションで、あらかじめ定義された1つの ショートカットキー を、あなたの素早いステップに。
8. オプションで ツールチップ をクリックすると、このクイックステップの上にマウスを置いたときに表示されます（これは、さまざまな項目がたくさんある場合に特に便利です）。

   すべてのカスタマイズを終え、完成したQuick Stepsのテンプレートは以下のような外観になりました。

   • を実行します。 三業 : テンプレートで返信（1）、元のメッセージを特別なフォルダに移動して後でフォローアップ（2）、同僚に転送（3）。
   • Ctrl + Shift + 1 で起動します。 ショートカット (4).
   • A ツールチップ カーソルを合わせると、このクイックステップの動作を説明するリマインダーが表示されます（5）。

   

9. をクリックします。 仕上がり をクリックすると、新しく作成したクイックステップがすぐにリボンに表示されます。

   

既存のクイックステップを複製する方法

すでにあるステップとよく似ているが、少し違うステップを作りたい場合（例えば、メッセージを別の人に転送したり、別のフォルダに移動したり）、既存のアイテムを複製するのが一番早い方法です。 その方法は次のとおりです。

1. での クイックステップ グループ内の小さな矢印をクリックします。 を右下に表示します。
2. での クイックステップの管理 ウィンドウが表示されたら、コピーしたいステップを選択し デュプリケート .

   

3. での クイックステップの編集 をクリックし、別の名前を入力し、必要に応じてアクションを変更し、クリックします。 仕上がり .

Outlookでクイックステップを使用する方法

クイックステップに含まれるアクションを実行するには、メッセージを選択し、リボン上のクイックステップをクリックするか、そのクイックステップに割り当てられているキーボードショートカットを押すだけでよい。

ご了承ください。 まんざらでもない アール 黙殺 ...の場合 返信 または フォワード をクリックすると、返信または転送されたメッセージが表示されますので、内容を確認して必要な変更を加えることができます。 メッセージの送信は、「送信」ボタンをクリックしたときにのみ行われます。 送信 ボタンをクリックします。 必要に応じて、送信したメールを呼び出すことができます。

ある時点で利用可能なステップのみが アクティブ 例えば、「メッセージなし」を選択した場合、内蔵されたステップのうち、以下のステップのみが使用可能です。 チームメール は、他のデフォルトが既存のメッセージに適用されるため、アクティブになります。

クイックステップの管理・変更・削除方法

クイックステップを管理するには、「クイックステップ」の右下にあるダイアログランチャーの矢印をクリックします。 クイックステップ のグループです。

を開くことができます。 クイックステップの管理 のウィンドウが表示され、以下のオプションが提供されます。

1. 編集 - 既存のクイックステップ（デフォルトまたはカスタマイズしたもの）を変更します。
2. デュプリケート - 選択したクイックステップのコピーを作成します。
3. 削除 - 選択した項目を永久に削除します。
4. 上・下矢印 - リボン上のクイックステップを並べ替える。
5. 新規 - は、新しいクイックステップを作成します。
6. 初期設定に戻す - この操作は元に戻すことができないので、よく考えてからリセットを実行してください。

はともかくとして クイックステップの管理 上のダイアログウィンドウで、素早く かわりめ , コピー または 消す 特定の項目を右クリックし、コンテキストメニューからアクションを選択することで、その項目に対応します。

Outlook Quick Stepsはどこに保存されていますか？

Outlook Quick Steps は、メールボックスまたは .pst ファイル内の隠しフォルダーにあります。

POP3アカウントを使用している場合、元の.pstファイルを新しいコンピュータにインポートするだけで、クイックステップも一緒に移動できます(もちろん、すべてが正しく行われた場合)。 詳細については、.pstファイルをエクスポートおよびインポートする方法をご覧ください。

Exchange ユーザーの場合、特別な操作は必要ありません。新しいコンピュータで Exchange アカウントを設定すると、すぐにクイック ステップが利用できるようになります。

IMAPアカウントの場合、移行はより困難です。MFCMAPIツールを使用してメールボックスデータにアクセスし、新しいコンピュータにクイックステップをエクスポート/インポートすることができます。

以上、Outlookのクイックステップの作成と使い方でした。 読んでくださってありがとうございました！また来週のブログでお会いしましょう