El artículo explica qué son los Pasos rápidos en Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 y Outlook 2013, y cómo integrarlos en el flujo de trabajo del correo electrónico para automatizar acciones repetidas y eliminar clics innecesarios.

Cuando se hacen las mismas cosas día tras día, lo más irritante es tener que hacerlo desde cero cada vez. ¿Qué te parecería si en lugar de tediosos procesos de varios pasos pudieras llevar a cabo tus rutinas de correo electrónico con sólo pulsar un botón? En eso consisten los Pasos Rápidos de Outlook.

Pasos rápidos de Outlook

Pasos rápidos en Outlook son una especie de atajos que permiten realizar una determinada secuencia de acciones con un solo clic.

Por ejemplo, si suele mover o copiar los mensajes entrantes a alguna carpeta para revisarlos más tarde, un paso rápido puede agilizar la tarea. O puede enviar automáticamente una respuesta y eliminar el mensaje original, para que su bandeja de entrada no se llene de correos electrónicos irrelevantes. Lo que resulta especialmente útil es la posibilidad de incluir varias acciones en un solo paso. Por ejemplo, puede hacer que un mensaje se mueva a una carpeta decarpeta específica, marcada como no leída, reenviada a tus compañeros de equipo y enviada como CCO a tu jefe, ¡todo con un solo atajo!

Otra gran característica de los Pasos Rápidos es que son totalmente personalizables, por lo que puede automatizar casi cualquier operación rutinaria con un comando personalizado.

Para configurar Pasos Rápidos en tu Outlook, puedes elegir uno de los siguientes enfoques:

• Personaliza los pasos por defecto.
• Crea el tuyo propio.
• Duplicar y editar cualquiera de los pasos existentes.

Más adelante, hablaremos de cada opción en detalle, para que pueda empezar a utilizar esta increíble función de inmediato.

Los Pasos rápidos están disponibles en todas las versiones de escritorio modernas, incluidas Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013. En Outlook Online, esta función no es compatible.

Pasos rápidos predeterminados en Outlook

Microsoft Outlook dispone de cinco pasos preestablecidos. Puede encontrarlos en la sección Inicio en la pestaña Pasos rápidos grupo:

• Mover a - mueve el correo electrónico seleccionado a una carpeta especificada y lo marca como leído.
• Al Director - reenvía el mensaje seleccionado a su gestor. Si su organización utiliza Microsoft 365 o Exchange Server, es posible que el nombre del gestor se encuentre en la Lista global de direcciones y se inserte en el cuadro Para automáticamente; de lo contrario, puede especificarlo manualmente.
• Correo electrónico del equipo - reenvía el mensaje seleccionado a tus compañeros. Dependiendo de cómo haya configurado tu buzón el administrador de Exchange Server, es posible que Outlook detecte y rellene las direcciones de los miembros de tu equipo. Si no es así, tendrás que rellenarlas tú mismo.
• Hecho - marca el mensaje como leído y completo, y luego se mueve a una carpeta especificada.
• Responder & Borrar - abre una respuesta al mensaje seleccionado y, a continuación, desplaza el mensaje original a la carpeta Elementos eliminados carpeta.

Estos pasos predefinidos están casi listos para su uso, "casi" es la palabra clave aquí. Al intentar utilizar un paso rápido incorporado por primera vez, se le pedirá que lo configure. Pero no se desanime, la configuración no es más difícil que seleccionar una carpeta de destino o proporcionar una dirección de correo electrónico. Para tener una mejor idea de cómo funciona, veamos un ejemplo práctico.

Supongamos que desea reenviar un mensaje determinado a su jefe. Haga clic en el botón Al Director y el paso Configuración inicial Lo que tiene que hacer es escribir la dirección de correo electrónico del gestor en el campo Para... y haga clic en Guardar .

Para obtener opciones adicionales, pulse el botón Opciones situado en la esquina inferior izquierda y, a continuación, haga clic en Mostrar opciones debajo del Para... caja:

Ahora, puede establecer la prioridad, marcar el mensaje o especificar direcciones de correo electrónico para las copias CC y CCO.

Consejos:

• Para incorporar más acciones en el mismo paso, haga clic en el botón Añadir acción botón.
• Para que se ejecute un paso rápido sin quitar las manos del teclado, puede asignar un determinado combinación de teclas a la misma - véase el Tecla de acceso directo situado en la parte inferior de la ventana.

Cómo crear Quick Step en Outlook

Si ninguno de los pasos incorporados automatiza un conjunto de acciones que necesitas, puedes crear uno propio fácilmente. Para configurar un paso rápido desde cero, esto es lo que tienes que hacer:

1. En el Pasos rápidos haga clic en Crear nuevo .

   

2. En el Editar Paso Rápido lo primero que hay que hacer es nombre Para ello, escriba un texto descriptivo en el campo Nombre campo, por ejemplo Responder & seguimiento .

   

3. A continuación, elija la opción acción Haga clic en el botón Elija una acción Desplácese por la lista y elija la que desee. Algunas acciones le ofrecerán opciones adicionales que podrá seleccionar más adelante.

   En este ejemplo, nuestro objetivo es responder a un mensaje con plantilla, por lo que elegimos Responder a todos .

   

4. Para configurar su respuesta, haga clic en el botón Mostrar opciones en el enlace Para... y, a continuación, introduzca su respuesta en el campo Texto Opcionalmente, puede añadir destinatarios CC y/o CCO, marcar el mensaje y establecer la prioridad. Como tenemos la intención de hacer un seguimiento, establecemos la siguiente opción Bandera a Esta semana .

   

5. Si su paso rápido no debe limitarse a una sola acción, haga clic en el botón Añadir acción y elija la segunda acción. En nuestro caso, se trata de mover un mensaje a la carpeta Seguimiento carpeta.

   

   Ver también: Borrar formato en Excel: cómo eliminar todos los formatos de una celda
6. Por ejemplo, puede reenviar el mensaje original a sus compañeros o reenviar el correo electrónico como archivo adjunto a su supervisor.
7. Opcionalmente, asigne uno de los teclas de acceso rápido a tu paso rápido.
8. Opcionalmente, escriba un información sobre herramientas que se mostrará cuando pase el ratón por encima de este paso rápido (esto podría ser especialmente útil cuando tenga muchos elementos diferentes).

   Después de todas las personalizaciones, nuestra plantilla Quick Steps finalizada tiene el siguiente aspecto:

   • Realiza tres acciones responder con una plantilla (1), mover el mensaje original a una carpeta especial para hacer un seguimiento más tarde (2), reenviar el mensaje a los compañeros (3).
   • Puede activarse pulsando las teclas Ctrl + Mayús + 1 acceso directo (4).
   • A información sobre herramientas que le recordará lo que realmente hace este paso rápido aparecerá cuando pase el cursor por encima (5).

   

9. Cuando haya terminado, pulse Acabado y su paso rápido recién creado aparecerá inmediatamente en la cinta.

   

Cómo duplicar un paso rápido existente

En situaciones en las que quieras crear un paso rápido muy similar al que ya tienes pero con una ligera variación (por ejemplo, reenviar un mensaje a otra persona o moverlo a una carpeta diferente), la forma más rápida es duplicar un elemento existente. A continuación te explicamos cómo:

1. En el Pasos rápidos grupo, haga clic en una flecha pequeña en la esquina inferior derecha.
2. En el Gestionar Pasos Rápidos que se abre, seleccione el paso que desea copiar y haga clic en Duplicar .

   

3. En el Editar Paso Rápido escriba un nombre diferente, cambie las acciones según sea necesario y haga clic en Acabado .

Cómo utilizar Pasos rápidos en Outlook

Para realizar las acciones incluidas en un paso rápido, sólo tiene que seleccionar el mensaje y, a continuación, hacer clic en el paso rápido de la cinta o pulsar el método abreviado de teclado que tiene asignado.

Tenga en cuenta que no todas las acciones son ejecutado silenciosamente En caso de Respuesta o Adelante se abrirá un mensaje de respuesta o reenviado, para que pueda revisarlo y realizar los cambios necesarios. Un mensaje sólo se enviará cuando haga clic en el botón Enviar Si es necesario, puede recuperar un correo electrónico enviado.

Sólo los pasos que están disponibles en un momento dado son activo Los que no están disponibles aparecen en gris, lo que indica que no se pueden utilizar en este momento. Por ejemplo, si no se selecciona ningún mensaje, de todos los pasos incorporados, sólo se pueden utilizar los siguientes Correo electrónico del equipo estará activo porque los otros valores predeterminados se aplican a un mensaje existente.

Cómo gestionar, modificar y eliminar los Pasos Rápidos

Para gestionar sus pasos rápidos, haga clic en la flecha del lanzador de diálogos situada en la esquina inferior derecha de la pantalla Pasos rápidos grupo:

Se abrirá la ventana Gestionar Pasos Rápidos que le ofrece las siguientes opciones:

1. Editar - cambiar un paso rápido existente, ya sea el predeterminado o el personalizado.
2. Duplicar - hacer una copia del paso rápido seleccionado.
3. Borrar - eliminar permanentemente el elemento seleccionado.
4. Flechas arriba y abajo - reordena tus pasos rápidos en la cinta.
5. Nuevo - crear un nuevo paso rápido.
6. Restablecer valores por defecto - restablecer los pasos rápidos predeterminados a su estado inicial y eliminar los que hayas creado. Dado que esta acción no se puede deshacer, piénsatelo bien antes de realizar el restablecimiento.

Aparte del Gestionar Pasos Rápidos de arriba, puede cambiar , copia o borrar un elemento concreto haciendo clic con el botón derecho del ratón y eligiendo una acción del menú contextual:

¿Dónde se almacenan los pasos rápidos de Outlook?

Los Pasos Rápidos de Outlook se encuentran en una carpeta oculta dentro de su buzón de correo o archivo .pst.

Si está utilizando una cuenta POP3, puede simplemente importar su archivo .pst original a un nuevo ordenador, y Quick Steps también viajará con él (por supuesto, si todo se hace correctamente). Para más detalles, consulte Cómo exportar e importar un archivo .pst.

Para los usuarios de Exchange, no se requiere ninguna acción especial - tan pronto como configure su cuenta de Exchange en un nuevo ordenador, sus Pasos Rápidos estarán allí.

Para las cuentas IMAP, la migración es más difícil - puede utilizar la herramienta MFCMAPI para acceder a los datos de su buzón y exportar/importar Pasos Rápidos a un nuevo ordenador.

Así es como se crean y utilizan los Pasos Rápidos en Outlook. Te doy las gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!