Написот објаснува што се Quick Steps во Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 и Outlook 2013 и како да ги интегрирате во работниот тек на е-пошта за да ги автоматизирате повторените дејства и да ги елиминирате непотребните кликови.

Кога ги правите истите работи од ден на ден, најиритирачко е неопходното правете го тоа од нула секој пат. Што би рекле ако наместо досадни процеси во повеќе чекори би можеле да ги постигнете вашите рутини за е-пошта со кликнување на копче? Тоа е она за што се работи за Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Quick Steps во Outlook се вид на кратенки што ви дозволуваат да извршите одреден редослед на дејства со еден клик.

На пример, ако често ги преместувате или копирате дојдовните пораки во некоја папка за подоцна преглед, брз чекор може да ја забрза задачата. Или можете автоматски да испратите одговор и да ја избришете оригиналната порака, така што вашето сандаче нема да се преполни со ирелевантни е-пошта. Она што е особено корисно е способноста да се вклучат повеќе дејства во еден чекор. На пример, може да имате преместена порака во одредена папка, означена како непрочитана, проследена до соиграчите и Bcc' до вашиот менаџер, сето тоа со една кратенка!

Друга одлична карактеристика на Quick Steps е тоа што тие се целосно приспособливи, така што можете да ги автоматизирате речиси сите рутински операции со приспособена команда.

За да поставите Quick Steps во вашиот Outlook, можете да изберете една одследните пристапи:

• Приспособете ги стандардните чекори.
• Создадете свој.
• Дуплирајте и уредете кој било од постоечките чекори.

Понатаму, детално ќе разговараме за секоја опција, за да можете веднаш да започнете со користење на оваа прекрасна функција.

Брзите чекори се достапни во сите модерни верзии за десктоп, вклучувајќи Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook 2013. Во Outlook Online, оваа функција не е поддржана.

Стандардни брзи чекори во Outlook

Microsoft Outlook има пет претходно поставени чекори. Можете да ги најдете на картичката Дома , во групата Брзи чекори :

• Премести во - ја преместува избраната е-пошта во одредена папка и ја означува како прочитана.
• До менаџер - ја препраќа избраната порака до вашиот менаџер. Ако вашата организација користи Microsoft 365 или Exchange Server, името на менаџерот може да се наоѓа во Глобалниот список со адреси и автоматски да се вметне во полето To; во спротивно можете да го наведете рачно.
• Тимска е-пошта - ја препраќа избраната порака до вашите колеги. Во зависност од тоа како администраторот на Exchange Server го конфигурирал вашето поштенско сандаче, адресите на членовите на вашиот тим може да бидат откриени и пополнети од Outlook. Ако не, ќе треба сами да ги пополните.
• Готово - ја означува пораката како прочитана и завршена, а потоа се префрла во одредена папка.
• Одговори & засилувач; Избриши - се отвора aодговори на избраната порака, а потоа ја преместува оригиналната порака во папката Избришани ставки .

Овие однапред дефинирани чекори се речиси подготвени за употреба, „скоро“ е клучот збор овде. Кога се обидувате да користите вграден брз чекор за прв пат, ќе ви биде побарано да го конфигурирате. Но, не се обесхрабрувајте - конфигурацијата не е потешка од изборот на целна папка или обезбедување на адреса за е-пошта. За да добиете подобра идеја за тоа како функционира, ајде да погледнеме практичен пример.

Да речеме дека сакате да препратите дадена порака до вашиот менаџер. Кликнете на чекорот To Manager и се појавува прозорецот First Time Setup . Она што треба да направите е само да ја напишете адресата на е-пошта на менаџерот во полето Да... и кликнете Зачувај .

За да добиете дополнителни опции, кликнете на копчето Опции во долниот лев агол, а потоа кликнете Прикажи опции под полето До... :

Сега, можете да поставите приоритет, да ја означите пораката или да наведете адреси на е-пошта за копии Cc и Bcc.

Совети:

• За да вклучите повеќе дејства во истиот чекор, кликнете на копчето Додај дејство .
• За да се изврши брз чекор без да ги тргнете рацете од тастатурата , можете да му доделите одредена комбинација на копчиња - видете го полето Копче за кратенки близу до дното на прозорецот.

Како да креирате Quick Step воOutlook

Ако ниту еден од вградените чекори не автоматизира збир на дејства што ви се потребни, можете лесно да креирате своја. За да поставите брз чекор од нула, ова е она што треба да го направите:

1. Во полето Брзи чекори , кликнете Креирај нов .

   

   Исто така види: Спојување на пошта во Outlook: испраќајте масовни е-пошта поединечно
2. Во полето за дијалог Уреди брз чекор , првото нешто што го правите е име вашиот чекор. За ова, напишете некој описен текст во полето Име , на пример Одговори & следете .

   

3. Следно, изберете го дејството што сакате да го извршите. Кликнете на паѓачкото поле Избери дејство , скролувајте низ списокот и изберете го соодветното. Некои дејства ќе ви дадат дополнителни опции за избор подоцна.

   Во овој пример, нашата цел е да одговориме на порака со шаблон, па затоа избираме Одговори на сите .

   

4. За конфигурирање вашиот одговор, кликнете на врската Прикажи опции под полето До... , а потоа внесете го вашиот одговор во полето Текст . По избор, можете да додадете примачи на Cc и/или Bcc, да ја означите пораката и да поставите приоритет. Бидејќи имаме намера да продолжиме, го поставивме Знамето на Оваа недела .

   

5. Ако вашиот брз чекор не треба да бидете ограничени на само едно дејство, кликнете на копчето Додај дејство и изберете го второто дејство. Во нашиот случај, тоа е преместување порака во папката Следење .

   

6. На сличен начин, поставете ги сите други дејства што сакате да гиспроведе. На пример, можете да ја препратите оригиналната порака до вашите колеги или да ја препратите е-поштата како прилог до вашиот претпоставен.
7. Изборно, доделете едно од претходно дефинираните копчиња за кратенки на вашиот брз чекор.
8. Изборно, напишете tooltip што ќе се прикаже кога лебдите над овој брз чекор со глувчето (ова може да биде особено корисно кога имате многу различни ставки).

   По сите прилагодувања, нашиот финализиран шаблон Quick Steps го има следниов изглед:

   • Изведува три дејства : одговорете со шаблон (1), преместете ја оригиналната порака во специјална папка за следење подоцна (2), проследете ја пораката до колегите (3).
   • Може да се активира со притискање на Ctrl + Shift + 1 кратенката (4).
   • совет за алатка што потсетува што всушност прави овој брз чекор ќе се појави кога ќе го поместите курсорот над него (5).

   

9. Кога ќе завршите, кликнете Заврши и вашиот новосоздаден брз чекор веднаш ќе се појави во лентата.

   

Како да се дуплира постоечки брз чекор

Во ситуација кога сакате да креирате брз чекор многу сличен на оној што веќе го имате, но со мала варијација (на пример, препратете порака до друго лице или преместете во друга папка), најбрзиот начин е да се дуплира постоечка ставка. Еве како:

1. Во групата Брзи чекори , кликнете на мала стрелка на днотодесен агол.
2. Во прозорецот Управување со брзи чекори што се отвора, изберете го чекорот што сакате да го копирате и кликнете Дупликат .

   

3. Во Уреди брз чекор , напишете друго име, променете ги дејствата по потреба и кликнете Заврши .

Како да користете Брзи чекори во Outlook

За да ги извршите дејствата вклучени во брз чекор, едноставно изберете ја пораката, а потоа кликнете на брзиот чекор на лентата или притиснете ја кратенката на тастатурата доделена на неа.

Ве молиме имајте предвид дека не сите дејства се извршуваат тивко . Во случај на Одговори или Пропрати , ќе се отвори одговор или препратена порака, за да можете да ја прегледате и да направите потребни промени. Пораката ќе излезе само кога ќе кликнете на копчето Испрати . Доколку е потребно, можете да се потсетите на испратената е-пошта.

Само чекорите што се достапни во дадено време се активни . Оние кои се недостапни се сиви, што покажува дека не можете да ги користите во моментов. На пример, ако не е избрана ниту една порака, од сите вградени чекори, само Тимската е-пошта ќе биде активна бидејќи другите стандардни поставки се применуваат на постоечка порака.

Како да управувате, изменете и бришете Quick Steps

За да управувате со вашите брзи чекори, кликнете на стрелката за стартување дијалог во долниот десен агол на групата Quick Steps :

Ова ќе го отвори прозорецот Управување со брзи чекори кој ви го обезбедува следновоопции:

1. Уреди - сменете го постоечкиот брз чекор, или стандардниот или вашиот прилагоден.
2. Дупликат - направете копија од избраниот брз чекор.
3. Избриши - трајно отстранете ја избраната ставка.
4. Стрелките нагоре и надолу - повторно распоредете ги вашите брзи чекори на лентата.
5. Ново - креирајте нов брз чекор.
6. Ресетирање на стандардни - вратете ги стандардните брзи чекори во нивната почетна состојба и избришете оние што сте ги создале. Бидејќи ова дејство не може да се врати, ве молиме размислете внимателно пред да го извршите ресетирањето.

Настрана од прозорецот за дијалог Управување со брзи чекори погоре, можете брзо да промените , копирате или бришете одредена ставка со десен клик на неа и избирање дејство од контекстното мени:

Каде се складирани Outlook Quick Steps?

Outlook Quick Steps се во скриена папка во вашето поштенско сандаче или датотека .pst.

Ако користите сметка POP3 , можете едноставно да ја увезете вашата оригинална датотека .pst на нов компјутер, а Quick Steps исто така ќе патува со неа (се разбира, ако сè е направено правилно). За повеќе детали, погледнете Како да извезете и увезете датотека .pst.

За корисниците на Exchange, не се потребни посебни дејства - штом ќе ја конфигурирате вашата сметка на Exchange на нов компјутер, вашите Брзи чекори ќе бидат таму.

За сметките IMAP, миграцијата е потешка - можете да ја користитеалатката MFCMAPI за пристап до податоците на вашето поштенско сандаче и извоз/увоз на Quick Steps на нов компјутер.

Така се креира и користи Quick Steps во Outlook. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!