Het artikel legt uit wat Quick Steps zijn in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 en Outlook 2013, en hoe u ze kunt integreren in uw e-mailworkflow om herhaalde acties te automatiseren en onnodig klikken te elimineren.

Wanneer u dag in, dag uit dezelfde dingen doet, is het meest irritant dat u het elke keer opnieuw moet doen. Wat zou u ervan zeggen als u in plaats van vervelende processen in meerdere stappen uw e-mailroutines met één druk op de knop zou kunnen afwerken? Dat is waar Outlook Snelle Stappen om draait.

Outlook Snelle Stappen

Snelle stappen in Outlook zijn een soort snelkoppelingen waarmee u met één klik een bepaalde reeks handelingen kunt verrichten.

Als u bijvoorbeeld vaak inkomende berichten verplaatst of kopieert naar een bepaalde map om ze later te bekijken, kan een snelle stap de taak versnellen. Of u kunt automatisch een antwoord sturen en het oorspronkelijke bericht verwijderen, zodat uw inbox niet vol komt te zitten met irrelevante e-mails. Wat vooral handig is, is de mogelijkheid om meerdere acties in één stap op te nemen. U kunt bijvoorbeeld een bericht laten verplaatsen naar eenspecifieke map, gemarkeerd als ongelezen, doorgestuurd naar je teamgenoten en gebcc'ed naar je manager, allemaal met één snelkoppeling!

Een andere geweldige eigenschap van Quick Steps is dat ze volledig aanpasbaar zijn, zodat u bijna elke routinehandeling kunt automatiseren met een aangepaste opdracht.

Om Quick Steps in uw Outlook in te stellen, kunt u een van de volgende benaderingen kiezen:

• Pas de standaard stappen aan.
• Maak je eigen.
• De bestaande stappen dupliceren en bewerken.

Verderop bespreken we elke optie in detail, zodat u meteen aan de slag kunt met deze geweldige functie.

Snelle stappen zijn beschikbaar in alle moderne desktopversies, waaronder Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 en Outlook 2013. In Outlook Online wordt deze functie niet ondersteund.

Standaard snelle stappen in Outlook

Microsoft Outlook heeft vijf vooraf ingestelde stappen. U vindt ze op het Home tabblad, in de Snelle stappen groep:

• Ga naar - verplaatst de geselecteerde e-mail naar een opgegeven map en markeert deze als gelezen.
• Naar Manager - stuurt het geselecteerde bericht door naar uw manager. Als uw organisatie Microsoft 365 of Exchange Server gebruikt, kan de naam van de manager in de Global Address List staan en automatisch in het vak Aan worden ingevoegd; anders kunt u deze handmatig opgeven.
• Team e-mail - Stuur het geselecteerde bericht door naar uw collega's. Afhankelijk van hoe uw Exchange Server-beheerder uw mailbox heeft geconfigureerd, worden de adressen van uw teamleden mogelijk gedetecteerd en ingevuld door Outlook. Zo niet, dan moet u ze zelf invullen.
• Gedaan - markeert het bericht als gelezen en compleet, en verplaatst het naar een opgegeven map.
• Reply & Delete - opent een antwoord op het geselecteerde bericht, en verplaatst vervolgens het oorspronkelijke bericht naar het Verwijderde items map.

Deze voorgedefinieerde stappen zijn bijna klaar voor gebruik, "bijna" is hier het sleutelwoord. Wanneer u een ingebouwde snelle stap voor het eerst probeert te gebruiken, wordt u gevraagd deze te configureren. Maar voel u niet ontmoedigd - de configuratie is niet moeilijker dan het selecteren van een doelmap of het opgeven van een e-mailadres. Om een beter idee te krijgen van hoe het werkt, laten we eens kijken naar een praktisch voorbeeld.

Stel dat u een bepaald bericht wilt doorsturen naar uw manager. U klikt op de knop Naar Manager stap, en de Eerste keer instellen Wat u moet doen is het e-mailadres van de manager invoeren in het venster Om... vak en klik op Sla .

Voor extra opties klikt u op de Opties knop in de linker benedenhoek, en klik dan op Toon opties onder de Om... doos:

Nu kunt u prioriteit instellen, het bericht markeren of e-mailadressen opgeven voor Cc- en Bcc-kopieën.

Tips:

• Om meer acties in dezelfde stap op de Actie toevoegen knop.
• Om een snelle stap te laten uitvoeren zonder uw handen van het toetsenbord te halen, kunt u een bepaalde toetsencombinatie naar het - zie de Sneltoets vakje onderaan het venster.

Hoe maak je Quick Step in Outlook?

Als geen van de ingebouwde stappen een reeks acties automatiseert die u nodig hebt, kunt u gemakkelijk uw eigen stap aanmaken. Om een snelle stap vanuit het niets op te zetten, moet u het volgende doen:

1. In de Snelle stappen vak, klik op Nieuw aanmaken .

   

2. In de Snelle stap bewerken dialoogvenster, is het allereerste wat u doet naam Je stap. Typ hiervoor wat beschrijvende tekst in het Naam veld, bijvoorbeeld Reply & follow up .

   

3. Kies vervolgens de actie die u wilt uitvoeren. Klik op de Kies een actie Sommige acties geven u extra opties om later te selecteren.

   In dit voorbeeld is ons doel een bericht te beantwoorden met een sjabloon, dus kiezen we voor Alle antwoorden .

   

4. Om uw antwoord te configureren, klikt u op de Toon opties link onder de Om... veld, en voer dan uw antwoord in het Tekst Je kunt Cc en/of Bcc geadresseerden toevoegen, het bericht markeren en de prioriteit instellen. Omdat we wel van plan zijn op te volgen, zetten we Vlag naar Deze week .

   

5. Als uw snelle stap niet beperkt mag blijven tot één actie, klikt u op de knop Actie toevoegen knop en kies de tweede actie. In ons geval is dat het verplaatsen van een bericht naar de Follow-up map.

   

6. Op dezelfde manier stelt u alle andere acties in die u wilt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld het oorspronkelijke bericht doorsturen naar uw collega's of de e-mail als bijlage doorsturen naar uw supervisor.
7. Wijs optioneel een van de vooraf gedefinieerde sneltoetsen naar je snelle stap.
8. Typ eventueel een tooltip weergegeven wanneer u met uw muis over deze snelle stap gaat (dit kan vooral nuttig zijn wanneer u veel verschillende items hebt).

   Na alle aanpassingen ziet ons definitieve Quick Steps-sjabloon er als volgt uit:

   • Het voert drie acties : antwoord met sjabloon (1), verplaats het oorspronkelijke bericht naar een speciale map om later op te volgen (2), stuur het bericht door naar collega's (3).
   • Het kan worden geactiveerd door op Ctrl + Shift + 1 te drukken. snelkoppeling (4).
   • A tooltip die u eraan herinnert wat deze snelle stap eigenlijk doet, verschijnt wanneer u de cursor erover houdt (5).

   

9. Wanneer u klaar bent, klikt u op Afwerking en uw nieuw aangemaakte snelle stap verschijnt onmiddellijk in het lint.

   

   Zie ook: Gewogen gemiddelde berekenen in Excel (SUM en SUMPRODUCT formules)

Een bestaande snelle stap dupliceren

In situaties waarin u een snelle stap wilt maken die erg lijkt op de stap die u al hebt, maar met een kleine variatie (bv. een bericht doorsturen naar een andere persoon of verplaatsen naar een andere map), is de snelste manier om een bestaand item te dupliceren. Hier leest u hoe:

1. In de Snelle stappen groep, klik op een kleine pijl in de rechter benedenhoek.
2. In de Snelle stappen beheren venster dat opent, selecteer de stap die u wilt kopiëren en klik op Dubbele .

   

3. In de Snelle stap bewerken , typ een andere naam, verander de acties indien nodig, en klik op Afwerking .

Hoe gebruik je Snelle Stappen in Outlook

Om de acties in een snelle stap uit te voeren, selecteert u het bericht en klikt u op de snelle stap op het lint of drukt u op de sneltoets die eraan is toegewezen.

Houd er rekening mee dat niet alle acties zijn in stilte uitgevoerd In geval van Antwoord of Vooruit wordt een antwoord of doorgestuurd bericht geopend, zodat u het kunt bekijken en zo nodig wijzigen. Een bericht wordt alleen verzonden wanneer u op de knop Stuur Indien nodig kunt u een verzonden e-mail terugroepen.

Alleen de stappen die op een bepaald moment beschikbaar zijn, zijn actief De stappen die niet beschikbaar zijn, worden grijs weergegeven om aan te geven dat u ze nu niet kunt gebruiken. Als er bijvoorbeeld geen bericht is geselecteerd, kunnen van alle ingebouwde stappen alleen Team e-mail zal actief zijn omdat de andere standaardwaarden worden toegepast op een bestaand bericht.

Snelstappen beheren, wijzigen en verwijderen

Om uw snelle stappen te beheren, klikt u op de pijl van het dialoogvenster in de rechterbenedenhoek van het Snelle stappen groep:

Dit opent de Snelle stappen beheren venster dat u de volgende opties biedt:

1. Bewerk - een bestaande snelle stap wijzigen, hetzij de standaard, hetzij uw aangepaste stap.
2. Dubbele - een kopie maken van de geselecteerde snelle stap.
3. Verwijder - het geselecteerde item permanent verwijderen.
4. Pijlen omhoog en omlaag - je snelle stappen op het lint herschikken.
5. Nieuw - maak een nieuwe snelle stap.
6. Terugzetten naar standaardwaarden - Zet de standaard snelle stappen terug naar hun oorspronkelijke staat en verwijder de stappen die u hebt gemaakt. Omdat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt, moet u goed nadenken voordat u de reset uitvoert.

Afgezien van de Snelle stappen beheren dialoogvenster hierboven, kunt u snel verandering , kopie of verwijder een bepaald item door er met de rechter muisknop op te klikken en een actie te kiezen uit het contextmenu:

Waar worden Outlook Quick Steps opgeslagen?

Outlook Quick Steps zitten in een verborgen map in uw mailbox of .pst bestand.

Als u een POP3-account gebruikt, kunt u uw oorspronkelijke .pst-bestand gewoon importeren naar een nieuwe computer, en Quick Steps reist dan ook mee (natuurlijk, als alles correct is gedaan). Zie voor meer details Hoe exporteert en importeert u een .pst-bestand?

Voor Exchange-gebruikers zijn geen speciale handelingen nodig - zodra u uw Exchange-account op een nieuwe computer configureert, zijn uw Quick Steps aanwezig.

Voor IMAP-accounts is de migratie moeilijker - u kunt de MFCMAPI-tool gebruiken om toegang te krijgen tot uw mailboxgegevens en Quick Steps te exporteren/importeren naar een nieuwe computer.

Zo maak en gebruik je Snelle Stappen in Outlook. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien!