บทความอธิบายว่า Quick Steps คืออะไรใน Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 และ Outlook 2013 รวมถึงวิธีรวมขั้นตอนเหล่านี้ไว้ในเวิร์กโฟลว์อีเมลของคุณเพื่อดำเนินการซ้ำๆ โดยอัตโนมัติและกำจัดคลิกที่ไม่จำเป็น

เมื่อทำสิ่งเดิมๆ วันแล้ววันเล่า สิ่งที่น่าหงุดหงิดใจที่สุดคือต้องทำตั้งแต่เริ่มต้นทุกครั้ง คุณจะว่าอย่างไรถ้าแทนที่จะใช้กระบวนการหลายขั้นตอนที่น่าเบื่อ คุณสามารถทำกิจวัตรอีเมลให้สำเร็จได้ด้วยการคลิกปุ่ม นี่คือสิ่งที่เกี่ยวกับ Outlook Quick Steps

Outlook Quick Steps

Quick Steps ใน Outlook เป็นทางลัดชนิดหนึ่งที่ให้คุณดำเนินการ ลำดับการดำเนินการบางอย่างด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ตัวอย่างเช่น หากคุณย้ายหรือคัดลอกข้อความขาเข้าไปยังบางโฟลเดอร์บ่อยๆ เพื่อตรวจสอบในภายหลัง ขั้นตอนสั้นๆ อาจทำให้งานเร็วขึ้นได้ หรือคุณสามารถตอบกลับโดยอัตโนมัติและลบข้อความต้นฉบับ เพื่อให้กล่องขาเข้าของคุณไม่รกไปด้วยอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง สิ่งที่มีประโยชน์อย่างยิ่งคือความสามารถในการรวมการดำเนินการหลายอย่างในขั้นตอนเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน ส่งต่อไปยังเพื่อนร่วมทีมของคุณ และส่งต่อไปยังผู้จัดการของคุณ ทั้งหมดนี้ทำได้ด้วยทางลัดเดียว!

คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมอีกประการของ Quick Steps คือสามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นคุณจึงสามารถดำเนินการตามปกติเกือบทุกอย่างด้วยคำสั่งที่กำหนดเอง

ในการตั้งค่าขั้นตอนด่วนใน Outlook คุณสามารถเลือกหนึ่งในวิธีการต่อไปนี้:

• กำหนดขั้นตอนเริ่มต้นเอง
• สร้างขั้นตอนของคุณเอง
• ทำซ้ำและแก้ไขขั้นตอนที่มีอยู่

ต่อไป เราจะหารือเกี่ยวกับแต่ละตัวเลือกโดยละเอียด เพื่อให้คุณสามารถเริ่มใช้คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมนี้ได้ทันที

ขั้นตอนด่วนมีให้ใช้งานในเวอร์ชันเดสก์ท็อปสมัยใหม่ทั้งหมด รวมถึง Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 และ Outlook 2013 ใน Outlook Online คุณลักษณะนี้ไม่ได้รับการสนับสนุน

ขั้นตอนด่วนเริ่มต้นใน Outlook

Microsoft Outlook มีขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าห้าขั้นตอน คุณสามารถค้นหาได้ในแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ขั้นตอนด่วน :

• ย้ายไปที่ - ย้ายอีเมลที่เลือกไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุและทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว
• ถึงผู้จัดการ - ส่งต่อข้อความที่เลือกไปยังผู้จัดการของคุณ ถ้าองค์กรของคุณใช้ Microsoft 365 หรือ Exchange Server ชื่อของผู้จัดการอาจอยู่ใน Global Address List และถูกแทรกในกล่อง To โดยอัตโนมัติ มิฉะนั้น คุณสามารถระบุได้ด้วยตนเอง
• อีเมลของทีม - ส่งต่อข้อความที่เลือกไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณ Outlook อาจตรวจพบและกรอกข้อมูลที่อยู่ของสมาชิกในทีมของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้ดูแลระบบ Exchange Server กำหนดค่ากล่องจดหมายของคุณ ถ้าไม่ คุณจะต้องกรอกข้อมูลเอง
• เสร็จสิ้น - ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วและเสร็จสิ้น จากนั้นย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ
• ตอบกลับ & amp; ลบ - เปิดขึ้นตอบกลับข้อความที่เลือก จากนั้นย้ายข้อความต้นฉบับไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

ขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเหล่านี้เกือบจะพร้อมให้คุณใช้งานแล้ว "เกือบ" คือกุญแจสำคัญ คำที่นี่ เมื่อพยายามใช้ขั้นตอนด่วนในตัวเป็นครั้งแรก คุณจะได้รับแจ้งให้กำหนดค่า แต่อย่าเพิ่งหมดกำลังใจ การกำหนดค่านั้นไม่ยากไปกว่าการเลือกโฟลเดอร์เป้าหมายหรือระบุที่อยู่อีเมล เพื่อให้ได้แนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำงาน มาดูตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง

สมมติว่าคุณต้องการส่งต่อข้อความที่กำหนดให้กับผู้จัดการของคุณ คุณคลิกที่ขั้นตอน ถึงผู้จัดการ และหน้าต่าง การตั้งค่าครั้งแรก จะปรากฏขึ้น สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้จัดการในช่อง ถึง... แล้วคลิก บันทึก .

เพื่อรับ ตัวเลือกเพิ่มเติม คลิกปุ่ม ตัวเลือก ที่มุมล่างซ้าย จากนั้นคลิก แสดงตัวเลือก ใต้ช่อง ถึง... :

ตอนนี้ คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญ ตั้งค่าสถานะข้อความ หรือระบุที่อยู่อีเมลสำหรับสำเนา Cc และ Bcc ได้

เคล็ดลับ:

• หากต้องการรวม การดำเนินการเพิ่มเติม ในขั้นตอนเดียวกัน ให้คลิกปุ่ม เพิ่มการดำเนินการ
• หากต้องการดำเนินการขั้นตอนอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องละมือจากแป้นพิมพ์ คุณสามารถกำหนด คีย์ผสม ให้กับคีย์นั้น - ดูช่อง คีย์ลัด ที่ด้านล่างของหน้าต่าง

วิธีสร้างขั้นตอนด่วนในOutlook

หากไม่มีขั้นตอนใดในตัวที่ทำให้ชุดการดำเนินการที่คุณต้องการเป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างขั้นตอนของคุณเองได้ง่ายๆ ในการตั้งค่าขั้นตอนด่วนตั้งแต่ต้น คุณต้องทำดังนี้:

1. ในกล่อง ขั้นตอนด่วน ให้คลิก สร้างใหม่ .<0
2. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขขั้นตอนด่วน สิ่งแรกที่คุณทำคือ ตั้งชื่อ ขั้นตอนของคุณ สำหรับสิ่งนี้ ให้พิมพ์ข้อความอธิบายในช่อง ชื่อ เช่น ตอบกลับ & ติดตาม .

   

3. ถัดไป เลือก การดำเนินการ ที่คุณต้องการดำเนินการ คลิกช่องแบบเลื่อนลง เลือกการดำเนินการ เลื่อนดูรายการและเลือกรายการที่เกี่ยวข้อง การดำเนินการบางอย่างจะให้ตัวเลือกเพิ่มเติมแก่คุณเพื่อเลือกในภายหลัง

   ในตัวอย่างนี้ เป้าหมายของเราคือการตอบกลับข้อความด้วยเทมเพลต เราจึงเลือก ตอบกลับทั้งหมด

   

4. เพื่อกำหนดค่า คำตอบของคุณ คลิกลิงก์ แสดงตัวเลือก ใต้ช่อง ถึง... จากนั้นป้อนคำตอบของคุณในช่อง ข้อความ คุณสามารถเพิ่มผู้รับ Cc และ/หรือ Bcc ตั้งค่าสถานะข้อความ และกำหนดลำดับความสำคัญ เนื่องจากเราต้องการติดตามผล เราจึงตั้งค่า ตั้งค่าสถานะ เป็น สัปดาห์นี้

   

5. หากขั้นตอนด่วนของคุณไม่ควร จำกัดเพียงหนึ่งการกระทำ คลิกปุ่ม เพิ่มการกระทำ และเลือกการกระทำที่สอง ในกรณีของเรา ระบบจะย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ ติดตามผล

   

   ดูสิ่งนี้ด้วย: วิธีใช้ฟังก์ชัน QUERY ของ Google ชีต – ส่วนคำสั่งมาตรฐานและเครื่องมือสำรอง
6. ในลักษณะเดียวกัน ให้ตั้งค่าการดำเนินการอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณต้องการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งต่อข้อความต้นฉบับให้เพื่อนร่วมงานหรือส่งต่ออีเมลเป็นไฟล์แนบให้กับหัวหน้างานของคุณ
7. เลือกกำหนด ปุ่มลัด ปุ่มใดปุ่มหนึ่งที่กำหนดไว้ล่วงหน้าให้กับขั้นตอนด่วนของคุณ
8. หรือพิมพ์ คำแนะนำเครื่องมือ เพื่อให้แสดงเมื่อคุณวางเมาส์เหนือขั้นตอนด่วนนี้ (ซึ่งอาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณมีรายการต่างๆ จำนวนมาก)

   หลังจากปรับแต่งทั้งหมดแล้ว เทมเพลต Quick Steps ที่สรุปแล้วของเรามีรูปลักษณ์ดังต่อไปนี้:

   • ดำเนินการ สามการกระทำ : ตอบกลับด้วยเทมเพลต (1) ย้ายข้อความต้นฉบับไปที่ โฟลเดอร์พิเศษเพื่อติดตามในภายหลัง (2) ส่งต่อข้อความไปยังเพื่อนร่วมงาน (3)
   • สามารถเรียกใช้ได้โดยการกด Ctrl + Shift + 1 ทางลัด (4)
   • คำแนะนำเครื่องมือ เตือนว่าขั้นตอนสั้นๆ นี้ทำอะไรบ้าง ซึ่งจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือ (5)

   

9. เมื่อเสร็จแล้ว คลิก เสร็จสิ้น และขั้นตอนด่วนที่สร้างขึ้นใหม่ของคุณจะปรากฏใน Ribbon ทันที

   

วิธีการทำซ้ำ ขั้นตอนด่วนที่มีอยู่

ในสถานการณ์ที่คุณต้องการสร้างขั้นตอนด่วนที่คล้ายกับขั้นตอนที่คุณมีอยู่แล้วแต่มีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย (เช่น ส่งต่อข้อความไปยังบุคคลอื่นหรือย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น) วิธีที่เร็วที่สุดคือทำซ้ำรายการที่มีอยู่ โดยมีวิธีการดังนี้:

1. ในกลุ่ม ขั้นตอนด่วน คลิกลูกศรเล็กๆ ที่ด้านล่างสุดมุมขวา
2. ในหน้าต่าง จัดการขั้นตอนด่วน ที่เปิดขึ้น ให้เลือกขั้นตอนที่คุณต้องการคัดลอกแล้วคลิก ทำสำเนา .

   

3. ใน แก้ไขขั้นตอนด่วน ให้พิมพ์ชื่ออื่น เปลี่ยนการดำเนินการตามต้องการ แล้วคลิก เสร็จสิ้น .

วิธีการ ใช้ขั้นตอนด่วนใน Outlook

หากต้องการดำเนินการต่างๆ ที่รวมอยู่ในขั้นตอนด่วน เพียงเลือกข้อความ จากนั้นคลิกขั้นตอนด่วนบน Ribbon หรือกดแป้นพิมพ์ลัดที่กำหนดไว้

โปรดทราบว่า ไม่ใช่การดำเนินการทั้งหมด ที่ ดำเนินการอย่างเงียบๆ ในกรณีของ ตอบกลับ หรือ ส่งต่อ ข้อความตอบกลับหรือส่งต่อจะเปิดขึ้น เพื่อให้คุณตรวจสอบและทำการเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ ข้อความจะถูกส่งออกไปเมื่อคุณคลิกปุ่ม ส่ง เท่านั้น หากจำเป็น คุณสามารถเรียกคืนอีเมลที่ส่งไปได้

เฉพาะขั้นตอนที่พร้อมใช้งานในเวลาที่กำหนดเท่านั้นที่ ใช้งานอยู่ ที่ไม่พร้อมใช้งานจะเป็นสีเทาแสดงว่าคุณไม่สามารถใช้งานได้ในขณะนี้ ตัวอย่างเช่น ถ้าไม่มีข้อความใดถูกเลือก จากขั้นตอนที่มีอยู่ทั้งหมด จะมีเพียง อีเมลของทีม เท่านั้นที่จะใช้งานได้ เนื่องจากค่าเริ่มต้นอื่นๆ จะถูกนำไปใช้กับข้อความที่มีอยู่

วิธีจัดการ แก้ไขและลบขั้นตอนด่วน

ในการจัดการขั้นตอนด่วนของคุณ ให้คลิกลูกศรเปิดใช้กล่องโต้ตอบที่มุมขวาล่างของกลุ่ม ขั้นตอนด่วน :

<3

ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง จัดการขั้นตอนด่วน ซึ่งให้ข้อมูลต่อไปนี้แก่คุณตัวเลือก:

1. แก้ไข - เปลี่ยนขั้นตอนด่วนที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นค่าเริ่มต้นหรือขั้นตอนที่คุณกำหนดเอง
2. ทำซ้ำ - ทำสำเนา ของขั้นตอนด่วนที่เลือก
3. ลบ - ลบรายการที่เลือกอย่างถาวร
4. ลูกศรขึ้นและลง - จัดเรียงขั้นตอนด่วนของคุณใหม่บน ริบบิ้น
5. ใหม่ - สร้างขั้นตอนด่วนใหม่
6. รีเซ็ตเป็นค่าเริ่มต้น - คืนค่าขั้นตอนด่วนเริ่มต้นเป็นสถานะเริ่มต้นและลบ สิ่งที่คุณสร้างขึ้น เนื่องจากการดำเนินการนี้ไม่สามารถยกเลิกได้ โปรดคิดอย่างรอบคอบก่อนที่จะทำการรีเซ็ต

นอกเหนือจากหน้าต่างโต้ตอบ จัดการขั้นตอนด่วน ด้านบน คุณสามารถ เปลี่ยน , คัดลอก หรือ ลบ รายการใดรายการหนึ่งได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกขวาที่รายการนั้นและเลือกการดำเนินการจากเมนูบริบท:

Outlook Quick Steps จัดเก็บอยู่ที่ไหน

Outlook Quick Steps อยู่ในโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ภายในกล่องจดหมายหรือไฟล์ .pst ของคุณ

หากคุณใช้บัญชี POP3 คุณสามารถนำเข้าไฟล์ .pst ดั้งเดิมของคุณไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ได้ และ Quick Steps จะร่วมเดินทางไปด้วย (แน่นอน หากทำทุกอย่างถูกต้อง) สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูที่วิธีส่งออกและนำเข้าไฟล์ .pst

สำหรับผู้ใช้ Exchange ไม่จำเป็นต้องดำเนินการพิเศษ - ทันทีที่คุณกำหนดค่าบัญชี Exchange ของคุณบนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ ขั้นตอนด่วนของคุณจะเป็น ที่นั่น.

สำหรับบัญชี IMAP การย้ายข้อมูลจะยากกว่า - คุณสามารถทำได้เครื่องมือ MFCMAPI เพื่อเข้าถึงข้อมูลกล่องจดหมายของคุณและส่งออก/นำเข้าขั้นตอนด่วนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่

นั่นคือวิธีสร้างและใช้ขั้นตอนด่วนใน Outlook ฉันขอขอบคุณสำหรับการอ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!