U članku se objašnjava što su Quick Steps u Outlooku 365, Outlooku 2021, Outlooku 2016 i Outlooku 2013 te kako ih integrirati u radni tijek e-pošte za automatiziranje ponovljenih radnji i uklanjanje nepotrebnih klikova.

Kad radite iste stvari iz dana u dan, najviše iritira to što morate svaki put to učiniti ispočetka. Što biste rekli da umjesto zamornih procesa u više koraka svoju rutinu e-pošte možete izvršiti pritiskom na gumb? To je ono o čemu se radi u brzim koracima programa Outlook.

Brzi koraci programa Outlook

Brzi koraci u programu Outlook svojevrsni su prečaci koji vam omogućuju izvođenje određeni niz radnji jednim klikom.

Na primjer, ako često premještate ili kopirate dolazne poruke u neku mapu za kasniji pregled, brzi korak može ubrzati zadatak. Ili možete automatski poslati odgovor i izbrisati originalnu poruku, tako da vaš inbox neće biti zatrpan nevažnim porukama e-pošte. Ono što je posebno korisno je mogućnost uključivanja više radnji u jednom koraku. Na primjer, možete premjestiti poruku u određenu mapu, označiti je kao nepročitanu, proslijediti je svojim suigračima i poslati Bcc svom upravitelju, sve jednim prečacem!

Još jedna sjajna značajka Quick Steps je da su potpuno prilagodljivi, tako da možete automatizirati gotovo sve rutinske operacije s prilagođenom naredbom.

Da biste postavili Brze korake u svom Outlooku, možete odabrati jedan odsljedeće pristupe:

• Prilagodite zadane korake.
• Stvorite vlastiti.
• Duplicirajte i uredite bilo koji od postojećih koraka.

U nastavku ćemo detaljno razgovarati o svakoj opciji, tako da možete odmah početi koristiti ovu izvrsnu značajku.

Brzi koraci dostupni su u svim modernim verzijama za stolna računala uključujući Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013. U programu Outlook Online ova značajka nije podržana.

Zadani brzi koraci u programu Outlook

Microsoft Outlook ima pet unaprijed postavljenih koraka. Možete ih pronaći na kartici Početna , u grupi Brzi koraci :

• Premjesti u - premješta odabranu e-poštu u određenu mapu i označava je kao pročitanu.
• Upravitelju - prosljeđuje odabranu poruku vašem upravitelju. Ako vaša organizacija koristi Microsoft 365 ili Exchange Server, ime upravitelja može se nalaziti na popisu globalnih adresa i automatski umetnuti u okvir Prima; inače je možete odrediti ručno.
• E-pošta tima - prosljeđuje odabranu poruku vašim kolegama. Ovisno o tome kako je vaš administrator Exchange Servera konfigurirao vaš poštanski sandučić, Outlook može otkriti i ispuniti adrese članova vašeg tima. Ako ne, morat ćete ih sami ispuniti.
• Gotovo - označava poruku kao pročitanu i dovršenu, a zatim premješta u određenu mapu.
• Odgovori & Izbriši - otvara aodgovara na odabranu poruku, a zatim premješta izvornu poruku u mapu Izbrisane stavke .

Ovi unaprijed definirani koraci gotovo su spremni za korištenje, ključ je "skoro" riječ ovdje. Kada prvi put pokušate koristiti ugrađeni brzi korak, od vas će se tražiti da ga konfigurirate. Ali nemojte se obeshrabriti - konfiguracija nije ništa teža od odabira ciljne mape ili unosa adrese e-pošte. Da biste bolje shvatili kako to funkcionira, pogledajmo praktičan primjer.

Recimo da želite proslijediti određenu poruku svom upravitelju. Kliknite na korak To Manager i pojavit će se prozor First Time Setup . Ono što trebate učiniti je samo upisati adresu e-pošte upravitelja u okvir Za… i kliknuti Spremi .

Da biste dobili dodatne opcije, kliknite gumb Opcije u donjem lijevom kutu, a zatim kliknite Prikaži opcije ispod okvira Za… :

Sada možete postaviti prioritet, označiti poruku ili odrediti adrese e-pošte za Cc i Bcc kopije.

Savjeti:

• Da biste uključili više akcija u isti korak, kliknite gumb Dodaj radnju .
• Da biste izvršili brzi korak bez skidanja ruku s tipkovnice , možete mu dodijeliti određenu kombinaciju tipki - pogledajte okvir Tipka prečaca pri dnu prozora.

Kako stvoriti Quick Step uOutlook

Ako niti jedan od ugrađenih koraka ne automatizira skup radnji koje su vam potrebne, jednostavno možete izraditi vlastiti. Za postavljanje brzog koraka od nule, ovo je ono što trebate učiniti:

1. U okviru Brzi koraci kliknite Stvori novo .

   

2. U dijaloškom okviru Uređivanje brzog koraka prva stvar koju morate napraviti je nazvati svoj korak. U tu svrhu upišite neki opisni tekst u polje Ime , na primjer Odgovori & praćenje .

   

3. Zatim odaberite akciju koju želite izvršiti. Kliknite padajući okvir Odaberi radnju , pomičite se kroz popis i odaberite relevantnu. Neke radnje dat će vam dodatne opcije za odabir kasnije.

   U ovom primjeru, cilj nam je odgovoriti na poruku s predloškom, pa odabiremo Odgovori svima .

   

4. Za konfiguriranje svoj odgovor, kliknite vezu Prikaži opcije ispod polja Za… , a zatim unesite svoj odgovor u okvir Tekst . Po želji možete dodati Cc i/ili Bcc primatelje, označiti poruku i postaviti prioritet. Budući da namjeravamo nastaviti, postavili smo Zastavu na Ovaj tjedan .

   

5. Ako vaš brzi korak ne bi trebao biti ograničen na samo jednu radnju, kliknite gumb Dodaj radnju i odaberite drugu radnju. U našem slučaju, to je premještanje poruke u mapu Follow up .

   

6. Na sličan način postavite sve druge radnje koje želiteizvršiti. Na primjer, možete proslijediti izvornu poruku svojim kolegama ili proslijediti e-poštu kao privitak svom nadređenom.
7. Opcionalno, dodijelite jednu od unaprijed definiranih tipki prečaca svom brzom koraku.
8. Opcionalno, upišite tooltip koji će se prikazati kada mišem prijeđete iznad ovog brzog koraka (ovo bi moglo biti posebno korisno kada imate mnogo različitih stavki).

   Nakon svih prilagodbi, naš finalizirani predložak Brzih koraka ima sljedeći izgled:

   • Obavlja tri radnje : odgovori s predloškom (1), premjesti izvornu poruku u posebnu mapu za naknadno praćenje (2), proslijedite poruku kolegama (3).
   • Može se pokrenuti pritiskom na Ctrl + Shift + 1 prečac (4).
   • Opis alata koji podsjeća što ovaj brzi korak zapravo radi pojavit će se kada pokazivač postavite iznad njega (5).

   

9. Kada završite, kliknite Završi i vaš novostvoreni brzi korak odmah će se pojaviti na vrpci.

   

Kako duplicirati postojeći brzi korak

U situaciji kada želite stvoriti brzi korak vrlo sličan onom koji već imate, ali s malom varijacijom (npr. proslijedite poruku drugoj osobi ili premjestite u drugu mapu), najbrži način je dupliciranje postojeće stavke. Evo kako:

1. U grupi Brzi koraci kliknite malu strelicu na dnudesnom kutu.
2. U prozoru Upravljanje brzim koracima koji se otvori odaberite korak koji želite kopirati i kliknite Duplikat .

   

3. U Brzom koraku za uređivanje upišite drugo ime, promijenite radnje prema potrebi i kliknite Završi .

Kako koristite brze korake u programu Outlook

Da biste izvršili radnje uključene u brzi korak, jednostavno odaberite poruku, a zatim kliknite brzi korak na vrpci ili pritisnite tipkovni prečac koji mu je dodijeljen.

Imajte na umu da se ne izvode sve radnje tiho . U slučaju Odgovori ili Proslijedi , otvorit će se odgovor ili proslijeđena poruka, tako da je možete pregledati i unijeti potrebne izmjene. Poruka će izaći tek kada kliknete gumb Pošalji . Ako je potrebno, možete pozvati poslanu e-poštu.

Samo koraci koji su dostupni u određenom trenutku su aktivni . Oni koji nisu dostupni zasivljeni su što znači da ih trenutno ne možete koristiti. Na primjer, ako nije odabrana nijedna poruka, od svih ugrađenih koraka samo će Timska e-pošta biti aktivna jer se ostale zadane vrijednosti primjenjuju na postojeću poruku.

Kako upravljati, mijenjati i brisati brze korake

Za upravljanje brzim koracima, kliknite strelicu pokretača dijaloga u donjem desnom kutu grupe Brzi koraci :

Ovo će otvoriti prozor Upravljanje brzim koracima koji vam nudi sljedećeopcije:

1. Uredi - promijenite postojeći brzi korak, bilo zadani ili prilagođeni.
2. Duplikat - napravite kopiju odabranog brzog koraka.
3. Izbriši - trajno uklonite odabranu stavku.
4. Strelice gore i dolje - ponovno rasporedite svoje brze korake na vrpcu.
5. Novo - stvorite novi brzi korak.
6. Vrati na zadane postavke - vratite zadane brze korake u početno stanje i izbrišite one koje si ti stvorio. Budući da se ova radnja ne može poništiti, dobro razmislite prije nego što izvršite resetiranje.

Osim gornjeg dijaloškog prozora Upravljanje brzim koracima , možete brzo promijeniti , kopirati ili izbrisati određenu stavku tako da je kliknete desnom tipkom miša i odaberete radnju iz kontekstnog izbornika:

Gdje su pohranjeni brzi koraci programa Outlook?

Brzi koraci programa Outlook nalaze se u skrivenoj mapi unutar vašeg poštanskog sandučića ili .pst datoteke.

Ako koristite POP3 račun , možete jednostavno uvesti svoju izvornu .pst datoteku na novo računalo, a Quick Steps će također putovati s njom (naravno, ako je sve ispravno napravljeno). Za više detalja pogledajte Kako izvesti i uvesti .pst datoteku.

Za korisnike sustava Exchange nisu potrebne nikakve posebne radnje - čim konfigurirate svoj račun za Exchange na novom računalu, vaši će Brzi koraci biti tamo.

Za IMAP račune, migracija je teža - možete koristitialat MFCMAPI za pristup podacima vašeg poštanskog sandučića i izvoz/uvoz brzih koraka na novo računalo.

Tako se stvaraju i koriste brzi koraci u programu Outlook. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!