L'article explica què són els passos ràpids a Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 i Outlook 2013 i com integrar-los al vostre flux de treball de correu electrònic per automatitzar accions repetides i eliminar clics innecessaris.

Quan feu les mateixes coses dia rere dia, el més irritant és el necessari fer-ho des de zero cada vegada. Què diries si en comptes de processos tediosos de diversos passos poguessis realitzar les teves rutines de correu electrònic amb un clic de botó? És el que es tracta d'Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Quick Steps a Outlook són una mena de dreceres que us permeten realitzar una determinada seqüència d'accions amb un sol clic.

Per exemple, si moveu o copieu sovint els missatges entrants a alguna carpeta per a una revisió posterior, un pas ràpid pot accelerar la tasca. O podeu enviar automàticament una resposta i suprimir el missatge original, de manera que la vostra safata d'entrada no s'ocupi de correus electrònics irrellevants. El que és especialment útil és la possibilitat d'incloure diverses accions en un sol pas. Per exemple, podeu fer moure un missatge a una carpeta específica, marcar-lo com a no llegit, reenviar-lo als vostres companys d'equip i enviar-lo en CCO al vostre gestor, tot amb una drecera!

Una altra característica fantàstica de Quick Steps és que són totalment personalitzables, de manera que podeu automatitzar gairebé totes les operacions rutinàries amb una ordre personalitzada.

Per configurar els passos ràpids al vostre Outlook, podeu triar una de lesels enfocaments següents:

• Personalitza els passos predeterminats.
• Creeu-ne un.
• Duplica i edita qualsevol dels passos existents.

Més endavant, parlarem de cada opció en detall, de manera que pugueu fer servir aquesta increïble funció immediatament.

Els passos ràpids estan disponibles a totes les versions d'escriptori modernes, com ara Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013. A Outlook Online, aquesta funció no és compatible.

Passos ràpids predeterminats a l'Outlook

Microsoft Outlook té cinc passos predefinits. Els podeu trobar a la pestanya Inici , al grup Passos ràpids :

• Mou a : mou el correu electrònic seleccionat a una carpeta especificada i el marca com a llegit.
• Al gestor : reenvia el missatge seleccionat al vostre gestor. Si la vostra organització utilitza Microsoft 365 o Exchange Server, és possible que el nom del gestor es trobi a la Llista global d'adreces i s'insereixi automàticament al quadre Per; en cas contrari, podeu especificar-ho manualment.
• Correu electrònic de l'equip : reenvia el missatge seleccionat als vostres companys. Depenent de com l'administrador de l'Exchange Server hagi configurat la vostra bústia de correu, les adreces dels membres del vostre equip poden ser detectades i emplenes per Outlook. Si no, haureu d'omplir-los vosaltres mateixos.
• Fet : marca el missatge com a llegit i complet, i després es mou a una carpeta especificada.
• Respon & Suprimeix - obre arespon al missatge seleccionat i, a continuació, mou el missatge original a la carpeta Elements suprimits .

Aquests passos predefinits estan gairebé a punt perquè els feu servir, "gairebé" és la clau. paraula aquí. Quan intenteu utilitzar un pas ràpid integrat per primera vegada, se us demanarà que el configureu. Però no us sentiu desanimat: la configuració no és més difícil que seleccionar una carpeta de destinació o proporcionar una adreça de correu electrònic. Per tenir una millor idea de com funciona, mirem un exemple pràctic.

Suposem que voleu reenviar un missatge determinat al vostre gestor. Feu clic al pas Al gestor i apareix la finestra Configuració per primera vegada . El que heu de fer és escriure l'adreça de correu electrònic del gestor al quadre Per a... i fer clic a Desa .

Per obtenir opcions addicionals, feu clic al botó Opcions a l'extrem inferior esquerre i, a continuació, feu clic a Mostra les opcions a sota del quadre A... :

Ara, podeu establir la prioritat, marcar el missatge o especificar adreces de correu electrònic per a còpies Cc i Cco.

Consells:

• Per incorporar més accions al mateix pas, feu clic al botó Afegeix acció .
• Per executar un pas ràpid sense treure les mans del teclat , podeu assignar-li una determinada combinació de tecles ; vegeu el quadre tecla de drecera a prop de la part inferior de la finestra.

Com crear un pas ràpid aOutlook

Si cap dels passos integrats automatitza un conjunt d'accions que necessiteu, podeu crear-ne la vostra fàcilment. Per configurar un pas ràpid des de zero, això és el que heu de fer:

1. Al quadre Passos ràpids , feu clic a Crea nou .

   

2. Al quadre de diàleg Edita el pas ràpid , el primer que feu és anomenar el vostre pas. Per a això, escriviu un text descriptiu al camp Nom , per exemple Resposta & seguiment .

   

3. A continuació, trieu l' acció que voleu dur a terme. Feu clic al quadre desplegable Tria una acció , desplaceu-vos per la llista i trieu-ne la corresponent. Algunes accions us donaran opcions addicionals per seleccionar més endavant.

   En aquest exemple, el nostre objectiu és respondre un missatge amb una plantilla, de manera que triem Respondre a tots .

   

4. Per configurar la vostra resposta, feu clic a l'enllaç Mostra les opcions sota el camp Per a... i, a continuació, introduïu la vostra resposta al quadre Text . Opcionalment, podeu afegir destinataris Cc i/o Cco, marcar el missatge i establir la prioritat. Com que tenim la intenció de fer un seguiment, hem establert Marca a Aquesta setmana .

   

5. Si se suposa que el vostre pas ràpid no ho ha de fer. limitar-se a una sola acció, feu clic al botó Afegeix acció i trieu la segona acció. En el nostre cas, es mou un missatge a la carpeta Seguiment .

   

6. De manera similar, configureu totes les altres accions que vulgueu fer.dur a terme. Per exemple, podeu reenviar el missatge original als vostres companys o reenviar el correu electrònic com a fitxer adjunt al vostre supervisor.
7. Opcionalment, assigneu una de les tecles de drecera predefinides al vostre pas ràpid.
8. Opcionalment, escriviu una informació eina que es mostrarà quan passeu el cursor per sobre d'aquest pas ràpid amb el ratolí (això podria ser especialment útil quan teniu molts elements diferents).

   Després de totes les personalitzacions, la nostra plantilla de passos ràpids finalitzada té l'aspecte següent:

   • Realitza tres accions : respon amb la plantilla (1), mou el missatge original a una carpeta especial per fer un seguiment més tard (2), reenviar el missatge als companys (3).
   • Es pot activar prement la drecera Ctrl + Maj + 1 drecera (4).
   • Una informació eina que recorda el que fa realment aquest pas ràpid apareixerà quan passeu el cursor per sobre (5).

   

9. Quan hagis acabat, fes clic a Finalitza i el pas ràpid que acabes de crear apareixerà immediatament a la cinta.

   

Com duplicar un pas ràpid existent

En la situació en què voleu crear un pas ràpid molt semblant al que ja teniu però amb una lleugera variació (per exemple, reenviar un missatge a una altra persona o moure's a una carpeta diferent), el La manera més ràpida és duplicar un element existent. A continuació us indiquem com:

1. Al grup Passos ràpids , feu clic a una petita fletxa a la part inferiorcantonada dreta.
2. A la finestra Gestiona els passos ràpids que s'obre, seleccioneu el pas que voleu copiar i feu clic a Duplicar .

   

3. A Edita el pas ràpid , escriviu un nom diferent, canvieu les accions segons calgui i feu clic a Finalitza .

Com utilitzeu Passos ràpids a l'Outlook

Per dur a terme les accions incloses en un pas ràpid, només cal que seleccioneu el missatge i, a continuació, feu clic al pas ràpid de la cinta o premeu la drecera de teclat assignada.

Si us plau, tingueu en compte que no totes les accions s' executen en silenci . En cas de Resposta o Reenviar , s'obrirà una resposta o un missatge reenviat, perquè pugueu revisar-lo i fer els canvis necessaris. Un missatge només sortirà quan feu clic al botó Envia . Si cal, podeu recuperar un correu electrònic enviat.

Només els passos que estan disponibles en un moment determinat estan actius . Els que no estan disponibles apareixen en gris per indicar que no els podeu utilitzar ara mateix. Per exemple, si no se selecciona cap missatge, de tots els passos integrats, només estarà actiu Correu electrònic de l'equip perquè els altres valors predeterminats s'apliquen a un missatge existent.

Com gestionar-ho, modificar i suprimir passos ràpids

Per gestionar els passos ràpids, feu clic a la fletxa del llançador de diàleg a l'extrem inferior dret del grup Passos ràpids :

Això obrirà la finestra Gestiona els passos ràpids que us ofereix el següentopcions:

1. Edita : canvieu un pas ràpid existent, ja sigui el predeterminat o el personalitzat.
2. Duplicar : feu una còpia del pas ràpid seleccionat.
3. Suprimeix : elimina permanentment l'element seleccionat.
4. Fletxes amunt i avall : torna a organitzar els passos ràpids. la cinta.
5. Nou : crea un pas ràpid nou.
6. Restablir els valors predeterminats : restaura els passos ràpids predeterminats al seu estat inicial i suprimeix-los els que has creat. Com que aquesta acció no es pot desfer, penseu-ho bé abans de fer el restabliment.

A part de la finestra de diàleg Gestiona els passos ràpids de dalt, podeu canviar , copiar o suprimir ràpidament un element concret fent-hi clic amb el botó dret i escollint una acció al menú contextual:

On s'emmagatzemen els passos ràpids d'Outlook?

Els passos ràpids d'Outlook es troben en una carpeta oculta dins de la vostra bústia de correu o fitxer .pst.

Si feu servir un compte POP3 , simplement podeu importar el vostre fitxer .pst original a un ordinador nou i Quick Steps també viatjarà amb ell (per descomptat, si tot es fa correctament). Per obtenir-ne més detalls, vegeu Com exportar i importar un fitxer .pst.

Per als usuaris d'Exchange, no calen accions especials; tan aviat com configureu el vostre compte d'Exchange en un ordinador nou, els vostres passos ràpids seran allà.

Per als comptes IMAP, la migració és més difícil: podeu utilitzar-lol'eina MFCMAPI per accedir a les dades de la vostra bústia de correu i exportar/importar Quick Steps a un ordinador nou.

Així és com podeu crear i utilitzar Quick Steps a l'Outlook. Us agraeixo la lectura i esperem veure-us al nostre blog la setmana vinent!