Hướng dẫn giải thích những điều cơ bản về định dạng Excel cho số, văn bản, tiền tệ, tỷ lệ phần trăm, số kế toán, ký hiệu khoa học, v.v. Ngoài ra, nó trình bày các cách nhanh chóng để định dạng ô trong tất cả các phiên bản Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 trở xuống.

Khi nói đến định dạng ô trong Excel, hầu hết người dùng biết cách áp dụng các định dạng văn bản và số cơ bản. Nhưng bạn có biết cách hiển thị số vị trí thập phân bắt buộc hoặc một ký hiệu tiền tệ nhất định và cách áp dụng đúng ký hiệu khoa học hoặc định dạng số kế toán không? Và bạn có biết các phím tắt định dạng số Excel để áp dụng định dạng mong muốn trong một cú nhấp chuột không?

Thông tin cơ bản về Định dạng Excel

Theo mặc định, tất cả các ô trong trang tính Microsoft Excel đều được định dạng với định dạng Chung . Với định dạng mặc định, mọi thứ bạn nhập vào một ô thường được giữ nguyên và hiển thị như đã nhập.

Trong một số trường hợp, Excel có thể không hiển thị giá trị ô chính xác như bạn đã nhập, mặc dù ô định dạng còn lại là General. Ví dụ: nếu bạn nhập một số lớn vào một cột hẹp, Excel có thể hiển thị số đó ở định dạng Ký hiệu khoa học, chẳng hạn như 2.5E+07. Nhưng nếu bạn xem số trong thanh công thức, bạn sẽ thấy số ban đầu mà bạn đã nhập (25000000).

Có những trường hợp Excel có thể tự động thay đổi định dạng Chung thành định dạng khác dựa trên giá trị bạn nhập.trên tab Trang chủ , trong nhóm Số và chọn định dạng bạn muốn:

Tùy chọn định dạng kế toán trên dải băng

Ngoài việc thay đổi định dạng ô, nhóm Number cung cấp một số tùy chọn định dạng Kế toán được sử dụng nhiều nhất:

• Để áp dụng định dạng số Kế toán Excel với ký hiệu tiền tệ mặc định , hãy chọn (các) ô và nhấp vào biểu tượng Định dạng số kế toán .
• Để chọn ký hiệu tiền tệ , nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Kế toán Số và chọn đơn vị tiền tệ được yêu cầu từ danh sách. Nếu bạn muốn sử dụng một số ký hiệu tiền tệ khác, hãy nhấp vào Định dạng kế toán khác… ở cuối danh sách, thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng ô với nhiều tùy chọn hơn.

• Để sử dụng dấu tách hàng nghìn , hãy nhấp vào biểu tượng có dấu phẩy .
• Để hiển thị nhiều hơn hoặc ít hơn số thập phân , hãy nhấp vào biểu tượng Tăng số thập phân hoặc Giảm số thập phân tương ứng. Tùy chọn này có thể được sử dụng cho định dạng Kế toán Excel cũng như cho các định dạng Số, Tỷ lệ phần trăm và Tiền tệ.

Các tùy chọn định dạng khác trên dải băng

Trên tab Trang chủ của dải băng Excel, bạn có thể tìm thấy nhiều tùy chọn định dạng hơn như thay đổi đường viền ô, màu nền và phông chữ, căn chỉnh, hướng văn bản, v.v.

Ví dụ: , để nhanh chóng thêm đường viền vào các ô đã chọn,nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Đường viền trong nhóm Phông chữ và chọn bố cục, màu sắc và kiểu mong muốn:

Phím tắt định dạng Excel

Nếu bạn đã theo dõi kỹ các phần trước của hướng dẫn này, thì bạn đã biết hầu hết các phím tắt định dạng Excel. Bảng bên dưới cung cấp thông tin tóm tắt.

Định dạng số Excel không hoạt động

Nếu một số ký hiệu băm (######) xuất hiện trong một ô sau khi bạn đã áp dụng một trong các định dạng số Excel, thì đó thường là do một trong những lý do sau:

• Ô không đủ rộng để hiển thị dữ liệu ở định dạng đã chọn. Để khắc phục, tất cả những gì bạn cần làm là tăng chiều rộng cột bằng cách kéo ranh giới bên phải. Hoặc, bấm đúp vào ranh giới bên phải để tự động thay đổi kích thước cột cho vừa với cột lớn nhấtgiá trị trong cột.
• Một ô chứa ngày âm hoặc ngày nằm ngoài phạm vi ngày được hỗ trợ (1/1/1900 đến 31/12/9999).

Để phân biệt giữa hai trường hợp, hãy di chuột qua một ô có dấu thăng. Nếu ô chứa một giá trị hợp lệ quá lớn để vừa với ô, Excel sẽ hiển thị chú giải công cụ có giá trị đó. Nếu ô chứa ngày không hợp lệ, bạn sẽ được thông báo về sự cố:

Đây là cách bạn sử dụng các tùy chọn định dạng số cơ bản trong Excel. Trong hướng dẫn tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về các cách nhanh nhất để sao chép và xóa định dạng ô, sau đó khám phá các kỹ thuật nâng cao để tạo định dạng số tùy chỉnh. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp lại bạn vào tuần tới!

Một cách nhanh chóng để kiểm tra định dạng được áp dụng cho một ô nhất định là chọn ô và xem hộp Định dạng số trên tab Trang chủ , trong nhóm Số :

Điều quan trọng cần nhớ là việc định dạng các ô trong Excel chỉ thay đổi hình thức hoặc biểu diễn trực quan của một giá trị ô chứ không thay đổi chính giá trị đó.

Ví dụ: nếu bạn có số 0,5678 trong ô nào đó và bạn định dạng ô đó chỉ hiển thị 2 chữ số thập phân thì số sẽ hiện là 0,57. Tuy nhiên, giá trị cơ bản sẽ không thay đổi và Excel sẽ sử dụng giá trị ban đầu (0,5678) trong tất cả các phép tính.

Tương tự, bạn có thể thay đổi cách hiển thị giá trị ngày và giờ theo cách bạn muốn, nhưng Excel sẽ giữ nguyên giá trị ban đầu (số sê-ri cho ngày và phân số thập phân cho thời gian) và sử dụng các giá trị đó trong tất cả các hàm Ngày và Giờ cũng như các công thức khác.

Để xem giá trị cơ bản đằng sau định dạng số, hãy chọn một ô và tìm tại thanh công thức:

Cách định dạng ô trong Excel

Bất cứ khi nào bạn muốn sửa đổi hình thức của một số hoặc ngày, hiển thị đường viền ô, hãy thay đổi căn chỉnh và định hướng văn bản hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi định dạng nào khác, hộp thoại Định dạng ô là tính năng chính để sử dụng. Và bởi vì nótính năng được sử dụng nhiều nhất để định dạng ô trong Excel, Microsoft đã làm cho tính năng này có thể truy cập được theo nhiều cách khác nhau.

4 cách để mở hộp thoại Định dạng ô

Để thay đổi định dạng của một ô hoặc một khối nhất định trong số các ô, chọn (các) ô bạn muốn định dạng và thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

1. Nhấn phím tắt Ctrl + 1.
2. Nhấp chuột phải vào ô (hoặc nhấn Shift +F10 ), và chọn Định dạng ô… từ menu bật lên.

   

3. Nhấp vào mũi tên Trình chạy hộp thoại ở góc dưới cùng bên phải của Số , Căn chỉnh hoặc Phông chữ để mở tab tương ứng của hộp thoại Định dạng ô :

   

4. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Ô , hãy nhấp vào nút Định dạng rồi nhấp vào Định dạng ô…

   

Hộp thoại Định dạng ô sẽ hiển thị và bạn có thể bắt đầu định dạng (các) ô đã chọn bằng cách sử dụng các tùy chọn khác nhau trên bất kỳ tab nào trong sáu tab.

Hộp thoại Định dạng ô trong Excel

Cửa sổ hộp thoại Định dạng ô có sáu tab cung cấp các tùy chọn định dạng khác nhau cho các ô đã chọn. Để tìm hiểu thêm về từng tab, hãy nhấp vào liên kết tương ứng:

Tab số - áp dụng định dạng cụ thể cho các giá trị số

Sử dụng tab này để áp dụng định dạng mong muốn trong số, ngày tháng, tiền tệ, thời gian, tỷ lệ phần trăm, phân số, ký hiệu khoa học, định dạng số kế toán hoặc văn bản. Định dạng có sẵncác tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào Danh mục đã chọn.

Định dạng số Excel

Đối với số, bạn có thể thay đổi các tùy chọn sau:

• Số lượng chữ số thập phân để hiển thị.
• Hiển thị hoặc ẩn dấu tách hàng nghìn .
• Định dạng cụ thể cho số âm .

Theo mặc định, định dạng Số trong Excel sẽ căn chỉnh các giá trị ngay trong các ô.

Mẹo. Trong Mẫu , bạn có thể xem bản xem trước trực tiếp về cách số sẽ được định dạng trên trang tính.

Định dạng tiền tệ và kế toán

Định dạng Tiền tệ cho phép bạn định cấu hình ba tùy chọn sau:

• Số lượng chữ số thập phân sẽ hiển thị
• Ký hiệu tiền tệ sử dụng
• Định dạng áp dụng cho số âm

Mẹo. Để nhanh chóng áp dụng định dạng tiền tệ mặc định với 2 chữ số thập phân, hãy chọn ô hoặc dải ô và nhấn phím tắt Ctrl+Shift+$.

Định dạng Excel Kế toán chỉ cung cấp hai tùy chọn đầu tiên ở trên, số âm luôn được hiển thị trong ngoặc đơn:

Cả Tiền tệ và Kế toán các định dạng được sử dụng để hiển thị các giá trị tiền tệ. Sự khác biệt như sau:

• Định dạng Excel Tiền tệ đặt ký hiệu tiền tệ ngay trước chữ số đầu tiên trong ô.
• Kế toán Excel định dạng số căn chỉnh ký hiệu tiền tệ ở bên trái và các giá trị ở bên phải, số 0 làđược hiển thị dưới dạng dấu gạch ngang.

Mẹo. Một số tùy chọn định dạng Kế toán thường được sử dụng nhất cũng có sẵn trên ruy-băng. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Tùy chọn định dạng kế toán trên ruy-băng.

Định dạng Ngày và Giờ

Microsoft Excel cung cấp nhiều định dạng Ngày và Giờ được xác định trước cho các ngôn ngữ khác nhau:

Để biết thêm thông tin và hướng dẫn chi tiết về cách tạo định dạng ngày và giờ tùy chỉnh trong Excel, vui lòng xem:

• Định dạng ngày trong Excel
• Định dạng Thời gian trong Excel

Định dạng phần trăm

Định dạng Phần trăm hiển thị giá trị ô có ký hiệu phần trăm. Tùy chọn duy nhất bạn có thể thay đổi là số vị trí thập phân.

Để nhanh chóng áp dụng định dạng Phần trăm không có vị trí thập phân, hãy sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+%.

Lưu ý. Nếu bạn áp dụng định dạng Tỷ lệ phần trăm cho các số hiện có, các số đó sẽ được nhân với 100.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách hiển thị tỷ lệ phần trăm trong Excel.

Định dạng phân số

Định dạng này cho phép bạn chọn từ nhiều kiểu phân số tích hợp sẵn:

Lưu ý. Khi nhập phân số vào một ô không được định dạng là Phân số , bạn có thể phải nhập số 0 và khoảng trắng trước phần phân số. Ví dụ: nếu bạn nhập 1/8 là một ô có định dạng là General , Excel sẽ chuyển đổi nó thành ngày (08-Jan). Để nhập phân số, gõ0 1/8 trong ô.

Định dạng khoa học

Định dạng khoa học (còn được gọi là biểu mẫu Tiêu chuẩn hoặc Chỉ mục tiêu chuẩn ) là một cách thu gọn để hiển thị các số rất lớn hoặc rất nhỏ. Nó thường được các nhà toán học, kỹ sư và nhà khoa học sử dụng.

Ví dụ: thay vì viết 0,0000000012, bạn có thể viết 1,2 x 10-9. Và nếu bạn áp dụng định dạng ký hiệu Khoa học Excel cho ô chứa 0,0000000012, số sẽ được hiển thị là 1.2E-09.

Khi sử dụng định dạng ký hiệu Khoa học trong Excel, tùy chọn duy nhất bạn có thể đặt là số chữ số thập phân:

Để nhanh chóng áp dụng định dạng ký hiệu Excel Scientific mặc định với 2 chữ số thập phân, hãy nhấn Ctrl+Shift+^ trên bàn phím.

Excel Định dạng văn bản

Khi một ô được định dạng là Văn bản, Excel sẽ coi giá trị ô là một chuỗi văn bản, ngay cả khi bạn nhập số hoặc ngày. Theo mặc định, định dạng Văn bản Excel sẽ căn chỉnh các giá trị còn lại trong một ô. Khi áp dụng định dạng Văn bản cho các ô đã chọn qua cửa sổ hộp thoại Định dạng Ô , không có tùy chọn nào để thay đổi.

Xin lưu ý rằng định dạng Văn bản của Excel được áp dụng cho số hoặc ngày ngăn không cho chúng được sử dụng trong các hàm và tính toán của Excel. Các giá trị số được định dạng dưới dạng văn bản buộc hình tam giác nhỏ màu xanh lá cây xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của ô cho biết có thể có điều gì đó không ổn với ôđịnh dạng. Và nếu công thức Excel có vẻ đúng của bạn không hoạt động hoặc trả về kết quả sai, thì một trong những điều đầu tiên cần kiểm tra là các số được định dạng dưới dạng văn bản.

Để sửa số văn bản, đặt định dạng ô thành Chung hoặc Số là không đủ. Cách dễ nhất để chuyển đổi văn bản thành số là chọn (các) ô có vấn đề, nhấp vào dấu hiệu cảnh báo xuất hiện rồi nhấp vào Chuyển đổi thành Số trong menu bật lên. Một số phương pháp khác được mô tả trong Cách chuyển đổi các chữ số có định dạng văn bản thành số.

Định dạng đặc biệt

Định dạng đặc biệt cho phép bạn hiển thị các số ở định dạng thông thường cho mã zip, số điện thoại và mạng xã hội số bảo mật:

Định dạng tùy chỉnh

Nếu không có định dạng sẵn có nào hiển thị dữ liệu theo cách bạn muốn, bạn có thể tạo định dạng riêng cho số, ngày tháng và lần. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sửa đổi một trong các định dạng được xác định trước gần với kết quả mong muốn của mình hoặc bằng cách sử dụng các ký hiệu định dạng trong các kết hợp của riêng bạn. Trong bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và các ví dụ để tạo định dạng số tùy chỉnh trong Excel.

Tab Căn chỉnh - thay đổi căn chỉnh, vị trí và hướng

Như tên gọi của nó, tab này cho phép bạn thay đổi căn chỉnh văn bản trong một ô. Ngoài ra, nó còn cung cấp một số tùy chọn khác, bao gồm:

• Căn chỉnh nội dung ô theo chiều ngang, chiều dọc hoặc căn giữa. Bạn cũng có thể căn giữa giá trị trên vùng chọn (một giải pháp thay thế tuyệt vời cho việc hợp nhất các ô!) hoặc thụt lề từ bất kỳ cạnh nào của ô.

• Ngắt dòng văn bản thành nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài của nội dung ô.
• Thu nhỏ cho vừa - tùy chọn này tự động giảm phông chữ hiển thị kích thước sao cho tất cả dữ liệu trong một ô vừa với cột mà không bị ngắt dòng. Kích thước phông chữ thực được áp dụng cho một ô không bị thay đổi.
• Hợp nhất hai hoặc nhiều ô thành một ô.
• Thay đổi hướng văn bản để xác định thứ tự đọc và căn chỉnh. Cài đặt mặc định là Ngữ cảnh nhưng bạn có thể thay đổi cài đặt này thành Từ phải sang trái hoặc Từ trái sang phải.
• Thay đổi hướng văn bản . Nhập số dương vào hộp Độ sẽ xoay nội dung ô từ phía dưới bên trái sang phía trên bên phải và mức độ âm thực hiện xoay từ phía trên bên trái sang phía dưới bên phải. Tùy chọn này có thể không khả dụng nếu các tùy chọn căn chỉnh khác được chọn cho một ô nhất định.

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị cài đặt tab Căn chỉnh mặc định:

Tab Phông chữ - thay đổi loại, màu sắc và kiểu phông chữ

Sử dụng các tùy chọn tab Phông chữ để thay đổi loại phông chữ, màu sắc, kích thước, kiểu, hiệu ứng phông chữ và các thành phần phông chữ khác:

Tab Đường viền - tạo các đường viền ô có kiểu khác nhau

Sử dụng các tùy chọn tab Đường viền để tạo đường viền xung quanh các ô đã chọn theo màu vàphong cách của sự lựa chọn của bạn. Nếu bạn không muốn xóa đường viền hiện có, hãy chọn Không có .

Mẹo. Để ẩn đường lưới trong một phạm vi ô nhất định, bạn có thể áp dụng viền trắng (Đường viền ngoài và Bên trong) cho các ô đã chọn, như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Để biết thêm chi tiết, hãy xem Cách tạo, thay đổi và xóa đường viền ô Excel.

Tab điền - thay đổi màu nền của ô

Bằng cách sử dụng các tùy chọn của tab này, bạn có thể tô các ô bằng các màu khác nhau , mẫu và các hiệu ứng tô đặc biệt.

Tab Bảo vệ - khóa và ẩn các ô

Sử dụng các tùy chọn Bảo vệ để khóa hoặc ẩn các ô nhất định khi bảo vệ trang tính . Để biết thêm thông tin, vui lòng xem các hướng dẫn sau:

• Cách khóa và mở khóa ô trong Excel
• Cách ẩn và khóa công thức trong Excel

Các tùy chọn định dạng ô trên dải băng

Như bạn vừa thấy, hộp thoại Định dạng ô cung cấp rất nhiều tùy chọn định dạng. Để thuận tiện cho chúng tôi, các tính năng được sử dụng thường xuyên nhất cũng có sẵn trên dải băng.

Cách nhanh nhất để áp dụng các định dạng số mặc định của Excel

Để nhanh chóng áp dụng một trong các định dạng số mặc định của Excel , ngày, giờ, tiền tệ, tỷ lệ phần trăm, v.v., hãy làm như sau:

• Chọn một ô hoặc một dải ô có định dạng bạn muốn thay đổi.
• Nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh hộp Định dạng số