Makalede Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 ve Outlook 2013'te Hızlı Adımların neler olduğu ve tekrarlanan eylemleri otomatikleştirmek ve gereksiz tıklamaları ortadan kaldırmak için bunları e-posta iş akışınıza nasıl entegre edeceğiniz açıklanmaktadır.

Her gün aynı şeyleri yaparken, en rahatsız edici olanı her seferinde sıfırdan yapmaktır. Sıkıcı çok adımlı işlemler yerine e-posta rutinlerinizi tek bir düğmeye tıklayarak gerçekleştirebilseydiniz ne derdiniz? Outlook Hızlı Adımlar tam olarak bununla ilgilidir.

Outlook Hızlı Adımlar

Hızlı Adımlar Outlook'taki kısayollar, tek bir tıklamayla belirli bir dizi eylemi gerçekleştirmenize olanak tanıyan bir tür kısayoldur.

Örneğin, gelen mesajları daha sonra incelemek üzere sık sık bir klasöre taşıyor veya kopyalıyorsanız, hızlı bir adım görevi hızlandırabilir. Veya otomatik olarak bir yanıt gönderebilir ve orijinal mesajı silebilirsiniz, böylece gelen kutunuz alakasız e-postalarla dolmaz. Özellikle yararlı olan şey, tek bir adıma birden fazla eylem ekleme yeteneğidir. Örneğin, bir mesajın bir klasöre taşınmasını sağlayabilirsiniz.Belirli bir klasör, okunmamış olarak işaretlenmiş, ekip arkadaşlarınıza iletilmiş ve yöneticinize Bcc'lenmiş, hepsi tek bir kısayolla!

Hızlı Adımların bir başka harika özelliği de tamamen özelleştirilebilir olmalarıdır, böylece neredeyse tüm rutin işlemleri özel bir komutla otomatikleştirebilirsiniz.

Outlook'unuzda Hızlı Adımlar'ı ayarlamak için aşağıdaki yaklaşımlardan birini seçebilirsiniz:

• Varsayılan adımları özelleştirin.
• Kendiniz bir tane yaratın.
• Mevcut adımlardan herhangi birini çoğaltın ve düzenleyin.

Daha sonra, her seçeneği ayrıntılı olarak tartışacağız, böylece bu harika özelliği hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.

Hızlı Adımlar Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 ve Outlook 2013 dahil olmak üzere tüm modern masaüstü sürümlerinde kullanılabilir. Outlook Online'da bu özellik desteklenmez.

Outlook'ta Varsayılan Hızlı Adımlar

Microsoft Outlook'ta önceden ayarlanmış beş adım vardır. Ev sekmesinde Hızlı Adımlar Grup:

• Şuraya git - Seçilen e-postayı belirtilen bir klasöre taşır ve okundu olarak işaretler.
• Müdür'e - Kuruluşunuz Microsoft 365 veya Exchange Server kullanıyorsa, yöneticinin adı Genel Adres Listesi'nde bulunabilir ve Kime kutusuna otomatik olarak eklenebilir; aksi takdirde manuel olarak belirtebilirsiniz.
• Ekip E-postası - Exchange Server yöneticinizin posta kutunuzu nasıl yapılandırdığına bağlı olarak, ekip üyelerinizin adresleri Outlook tarafından algılanabilir ve doldurulabilir. Aksi takdirde, bunları kendiniz doldurmanız gerekecektir.
• Bitti - iletiyi okundu ve tamamlandı olarak işaretler ve ardından belirtilen bir klasöre taşır.
• Yanıtla & Sil - seçili mesaja bir yanıt açar ve ardından orijinal mesajı Silinmiş Öğeler Klasör.

Bu önceden tanımlanmış adımlar neredeyse kullanıma hazırdır, burada anahtar kelime "neredeyse". Dahili bir hızlı adımı ilk kez kullanmaya çalıştığınızda, onu yapılandırmanız istenecektir. Ancak cesaretiniz kırılmasın - yapılandırma, bir hedef klasör seçmekten veya bir e-posta adresi sağlamaktan daha zor değildir. Nasıl çalıştığı hakkında daha iyi bir fikir edinmek için pratik bir örneğe bakalım.

Diyelim ki belirli bir mesajı yöneticinize iletmek istiyorsunuz. Müdür'e adımı ve İlk Kez Kurulum penceresi görünür. Yapmanız gereken şey, yöneticinin e-posta adresini Şuna... kutusuna tıklayın ve Kaydet .

Ek seçenekler almak için Seçenekler düğmesine tıklayın ve ardından Seçenekleri Göster altında Şuna... Kutu:

Artık önceliği ayarlayabilir, mesajı işaretleyebilir veya Cc ve Bcc kopyaları için e-posta adresleri belirleyebilirsiniz.

İpuçları:

• Birleştirmek için daha fazla eylem aynı adımda Eylem Ekle Düğme.
• Ellerinizi klavyeden çekmeden hızlı bir adımın gerçekleştirilmesini sağlamak için, belirli bir tuş kombinasyonu ona - bkz. Kısayol tuşu pencerenin alt kısmındaki kutuyu işaretleyin.

Outlook'ta Hızlı Adım nasıl oluşturulur

Dahili adımlardan hiçbiri ihtiyacınız olan bir dizi eylemi otomatikleştirmiyorsa, kendi adımınızı kolayca oluşturabilirsiniz. Sıfırdan hızlı bir adım oluşturmak için yapmanız gerekenler şunlardır:

1. İçinde Hızlı Adımlar kutusunu seçin, tıklayın Yeni Oluştur .

   

2. İçinde Hızlı Adımı Düzenle iletişim kutusunda yapacağınız ilk şey isim Bunun için, aşağıdaki alana açıklayıcı bir metin yazın İsim alanı, örneğin Yanıtla & takip et .

   

3. Ardından, şu öğeyi seçin eylem Gerçekleştirmek istediğiniz Bir Eylem Seçin açılır kutusunu seçin, listede ilerleyin ve ilgili olanı seçin. Bazı eylemler size daha sonra seçmeniz için ek seçenekler sunacaktır.

   Bu örnekte, amacımız bir iletiye şablonla yanıt vermektir, bu nedenle Hepsini yanıtla .

   

4. Yanıtınızı yapılandırmak için Seçenekleri Göster altındaki bağlantı Şuna... alanına girin ve ardından yanıtınızı Metin İsteğe bağlı olarak, Cc ve/veya Bcc alıcıları ekleyebilir, mesajı işaretleyebilir ve önceliği ayarlayabilirsiniz. Bayrak için Bu Hafta .

   

5. Hızlı adımınızın yalnızca bir eylemle sınırlı olmaması gerekiyorsa Eylem Ekle düğmesine basın ve ikinci eylemi seçin. Bizim durumumuzda, bir mesajı Takip edin Klasör.

   

6. Benzer şekilde, gerçekleştirmek istediğiniz diğer tüm eylemleri de ayarlayın. Örneğin, orijinal mesajı iş arkadaşlarınıza iletebilir veya e-postayı ek olarak amirinize iletebilirsiniz.
7. İsteğe bağlı olarak, önceden tanımlanmış kısayol tuşları hızlı adımlarına.
8. İsteğe bağlı olarak, bir tooltip farenizle bu hızlı adımın üzerine geldiğinizde görüntülenmesi için (bu özellikle çok sayıda farklı öğeniz olduğunda yararlı olabilir).

   Tüm özelleştirmelerden sonra, son halini alan Hızlı Adımlar şablonumuz aşağıdaki görünüme sahiptir:

   • Bu gerçekleştirir üç eylem : şablonla yanıtlayın (1), orijinal mesajı daha sonra takip etmek için özel bir klasöre taşıyın (2), mesajı iş arkadaşlarınıza iletin (3).
   • Ctrl + Shift + 1 tuşlarına basılarak tetiklenebilir kısayol (4).
   • A tooltip imleci üzerine getirdiğinizde bu hızlı adımın gerçekte ne işe yaradığını hatırlatan bir görüntü belirecektir (5).

   

9. Bitirdiğinizde, tıklayın Bitirmek öğesine dokunduğunuzda yeni oluşturduğunuz hızlı adım hemen şeritte görünecektir.

   

Mevcut bir hızlı adım nasıl çoğaltılır

Halihazırda sahip olduğunuz bir adıma çok benzer ancak küçük bir değişiklikle (örneğin, bir mesajı başka bir kişiye iletmek veya farklı bir klasöre taşımak) hızlı bir adım oluşturmak istediğinizde, en hızlı yol mevcut bir öğeyi çoğaltmaktır. İşte nasıl yapılacağı:

1. İçinde Hızlı Adımlar grubunda küçük bir oka tıklayın sağ alt köşede.
2. İçinde Hızlı Adımları Yönetme penceresi açılır, kopyalamak istediğiniz adımı seçin ve Yinelenen .

   

3. İçinde Hızlı Adımı Düzenle 'a tıklayın, farklı bir ad yazın, eylemleri gerektiği gibi değiştirin ve Bitirmek .

Outlook'ta Hızlı Adımlar nasıl kullanılır?

Bir hızlı adımda yer alan eylemleri gerçekleştirmek için mesajı seçmeniz ve ardından şeritte hızlı adıma tıklamanız ya da ona atanmış klavye kısayoluna basmanız yeterlidir.

Lütfen unutmayın ki tüm eylemler değil vardır sessizce yürütülür . durumunda Yanıtla veya İleri 'ye tıkladığınızda, bir yanıt veya iletilen mesaj açılacaktır, böylece mesajı inceleyebilir ve gerektiğinde değişiklik yapabilirsiniz. Gönder düğmesine basın. Gerekirse, gönderilen bir e-postayı geri çağırabilirsiniz.

Yalnızca belirli bir zamanda mevcut olan adımlar aktif Kullanılamayanlar gri renkte gösterilir ve şu anda kullanamayacağınızı belirtir. Örneğin, hiçbir mesaj seçilmezse, tüm yerleşik adımlardan yalnızca Ekip E-postası aktif olacaktır çünkü diğer varsayılanlar mevcut bir mesaja uygulanır.

Hızlı Adımlar nasıl yönetilir, değiştirilir ve silinir

Hızlı adımlarınızı yönetmek için, ekranın sağ alt köşesindeki iletişim kutusu başlatıcı okuna tıklayın. Hızlı Adımlar Grup:

Bu, şu pencereyi açacaktır Hızlı Adımları Yönetme penceresi size aşağıdaki seçenekleri sunar:

1. Düzenle - Mevcut bir hızlı adımı, varsayılanı veya kendi özel adımınızı değiştirin.
2. Yinelenen - Seçilen hızlı adımın bir kopyasını oluşturun.
3. Silme - Seçilen öğeyi kalıcı olarak kaldırır.
4. Yukarı ve aşağı oklar - Şerit üzerindeki hızlı adımlarınızı yeniden düzenleyin.
5. Yeni - yeni bir hızlı adım oluşturun.
6. Varsayılanlara Sıfırla - varsayılan hızlı adımları ilk durumlarına geri yükleyin ve oluşturduklarınızı silin. Bu eylem geri alınamayacağından, sıfırlama işlemini gerçekleştirmeden önce lütfen dikkatlice düşünün.

Bunun yanı sıra Hızlı Adımları Yönetme iletişim penceresini kullanarak hızlı bir şekilde değişim , kopya veya silme Belirli bir öğeye sağ tıklayarak ve içerik menüsünden bir eylem seçerek:

Outlook Hızlı Adımları nerede saklanır?

Outlook Hızlı Adımlar, posta kutunuz veya .pst dosyanız içindeki gizli bir klasördedir.

Bir POP3 hesabı kullanıyorsanız, orijinal .pst dosyanızı yeni bir bilgisayara aktarabilirsiniz ve Hızlı Adımlar da onunla birlikte seyahat eder (tabii ki her şey doğru yapılırsa). Daha fazla ayrıntı için lütfen .pst dosyası nasıl dışa ve içe aktarılır bölümüne bakın.

Exchange kullanıcıları için özel bir işlem gerekmez - Exchange hesabınızı yeni bir bilgisayarda yapılandırır yapılandırmaz Hızlı Adımlarınız orada olacaktır.

IMAP hesapları için geçiş daha zordur - posta kutusu verilerinize erişmek ve Hızlı Adımları yeni bir bilgisayara aktarmak/ithal etmek için MFCMAPI aracını kullanabilirsiniz.

Outlook'ta Hızlı Adımlar'ın nasıl oluşturulacağı ve kullanılacağı bu şekilde açıklanmıştır. Okuduğunuz için teşekkür eder, gelecek hafta blogumuzda görüşmek dileğiyle!