L'article explique ce que sont les étapes rapides dans Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 et Outlook 2013, et comment les intégrer dans votre flux de travail de messagerie pour automatiser les actions répétées et éliminer les clics inutiles.

Lorsque l'on fait les mêmes choses jour après jour, le plus irritant est de devoir recommencer à zéro à chaque fois. Que diriez-vous si, au lieu de processus fastidieux en plusieurs étapes, vous pouviez accomplir vos routines de messagerie en cliquant sur un bouton ? C'est ce que sont les étapes rapides d'Outlook.

Étapes rapides d'Outlook

Étapes rapides dans Outlook sont des sortes de raccourcis qui vous permettent d'effectuer une certaine séquence d'actions en un seul clic.

Par exemple, si vous déplacez ou copiez fréquemment les messages entrants dans un dossier pour les examiner plus tard, une étape rapide peut accélérer la tâche. Ou vous pouvez envoyer automatiquement une réponse et supprimer le message original, de sorte que votre boîte de réception ne soit pas encombrée d'e-mails non pertinents. Ce qui est particulièrement utile, c'est la possibilité d'inclure plusieurs actions dans une seule étape. Par exemple, vous pouvez déplacer un message dans un dossierdans un dossier spécifique, marqués comme non lus, transférés à vos coéquipiers et envoyés en copie à votre responsable, le tout avec un seul raccourci !

Une autre grande caractéristique des Quick Steps est qu'ils sont entièrement personnalisables, de sorte que vous pouvez automatiser presque toutes les opérations de routine avec une commande personnalisée.

Pour configurer les étapes rapides dans votre Outlook, vous pouvez choisir l'une des approches suivantes :

• Personnalisez les étapes par défaut.
• Créez le vôtre.
• Dupliquer et modifier n'importe quelle étape existante.

Plus loin, nous examinerons chaque option en détail, afin que vous puissiez commencer à utiliser cette formidable fonctionnalité dès maintenant.

Les étapes rapides sont disponibles dans toutes les versions modernes de bureau, notamment Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook 2013. Dans Outlook Online, cette fonctionnalité n'est pas prise en charge.

Étapes rapides par défaut dans Outlook

Microsoft Outlook dispose de cinq étapes prédéfinies, que vous trouverez sur le site Web de l'entreprise. Accueil dans l'onglet Étapes rapides groupe :

• Déplacez-vous vers - déplace l'e-mail sélectionné vers un dossier spécifié et le marque comme lu.
• Au manager - transmet le message sélectionné à votre responsable. Si votre organisation utilise Microsoft 365 ou Exchange Server, le nom du responsable peut se trouver dans la liste d'adresses globale et être inséré automatiquement dans la zone À ; sinon, vous pouvez le spécifier manuellement.
• Courriel de l'équipe - transmettre le message sélectionné à vos collègues. Selon la façon dont l'administrateur de votre serveur Exchange a configuré votre boîte aux lettres, les adresses des membres de votre équipe peuvent être détectées et remplies par Outlook. Sinon, vous devrez les remplir vous-même.
• Terminé - marque le message comme lu et complet, puis le déplace vers un dossier spécifié.
• Répondre et supprimer - ouvre une réponse au message sélectionné, puis déplace le message d'origine vers la page d'accueil. Éléments supprimés dossier.

Ces étapes prédéfinies sont presque prêtes à être utilisées, "presque" étant le mot clé ici. Lorsque vous essayez d'utiliser une étape rapide intégrée pour la première fois, vous serez invité à la configurer. Mais ne vous découragez pas - la configuration n'est pas plus difficile que de sélectionner un dossier cible ou de fournir une adresse électronique. Pour avoir une meilleure idée de la façon dont cela fonctionne, regardons un exemple pratique.

Imaginons que vous souhaitiez transférer un message donné à votre supérieur hiérarchique. Vous cliquez sur le bouton Au directeur et l'étape Première installation Ce que vous devez faire, c'est taper l'adresse e-mail du manager dans la fenêtre de l'adresse e-mail. Pour... et cliquez sur Sauvez .

Pour obtenir des options supplémentaires, cliquez sur le bouton Options dans le coin inférieur gauche, puis cliquez sur Afficher les options sous le Pour... boîte :

Vous pouvez maintenant définir la priorité, signaler le message ou spécifier des adresses électroniques pour les copies Cc et Bcc.

Conseils :

• Pour incorporer plus d'actions dans la même étape, cliquez sur le bouton Ajouter une action bouton.
• Pour qu'une étape rapide soit exécutée sans quitter le clavier, vous pouvez attribuer une certaine valeur à la touche combinaison de touches à ce sujet - voir le Touche de raccourci situé en bas de la fenêtre.

Comment créer une étape rapide dans Outlook

Si aucune des étapes intégrées n'automatise une série d'actions dont vous avez besoin, vous pouvez facilement créer la vôtre. Pour configurer une étape rapide à partir de zéro, voici ce que vous devez faire :

1. Dans le Étapes rapides cliquez sur Créer un nouveau .

   

2. Dans le Modifier l'étape rapide la toute première chose que vous faites est de nom Pour ce faire, saisissez un texte descriptif dans le champ Nom par exemple Réponse et suivi .

   

3. Ensuite, choisissez le action que vous souhaitez effectuer. Cliquez sur le bouton Choisissez une action Certaines actions vous offrent des options supplémentaires à sélectionner ultérieurement.

   Dans cet exemple, notre but est de répondre à un message avec un modèle, donc nous choisissons Répondre à tous .

   Voir également: Comment compter les mots dans Excel - exemples de formules

   

4. Pour configurer votre réponse, cliquez sur le bouton Afficher les options lien sous le Pour... puis saisissez votre réponse dans le champ Texte En option, vous pouvez ajouter des destinataires Cc et/ou Bcc, marquer le message et définir une priorité. Comme nous avons l'intention d'assurer un suivi, nous avons défini le paramètre Drapeau à Cette semaine .

   

5. Si votre étape rapide n'est pas censée se limiter à une seule action, cliquez sur le bouton Ajouter une action et choisissez la deuxième action. Dans notre cas, il s'agit de déplacer un message dans le dossier de l'utilisateur. Suivi dossier.

   

6. De la même manière, configurez toutes les autres actions que vous souhaitez effectuer. Par exemple, vous pouvez transférer le message original à vos pairs ou transférer l'e-mail en pièce jointe à votre superviseur.
7. Si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer l'une des fonctions prédéfinies de l'interface utilisateur. touches de raccourci à votre pas rapide.
8. En option, tapez un infobulle à afficher lorsque vous survolez cette étape rapide avec votre souris (cela peut être particulièrement utile lorsque vous avez beaucoup d'éléments différents).

   Après toutes les personnalisations, notre modèle final d'étapes rapides a le look suivant :

   • Il effectue trois actions Vous pouvez répondre à l'aide d'un modèle (1), déplacer le message original vers un dossier spécial pour y donner suite ultérieurement (2), transférer le message à des collègues (3).
   • Il peut être déclenché en appuyant sur les touches Ctrl + Shift + 1. raccourci (4).
   • A infobulle rappelant ce que fait réellement cette étape rapide apparaîtra lorsque vous passerez le curseur dessus (5).

   

9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Finition et votre nouvelle étape rapide apparaîtra immédiatement dans le ruban.

   

Comment dupliquer une étape rapide existante

Lorsque vous souhaitez créer une étape rapide très similaire à celle que vous avez déjà, mais avec une légère variation (par exemple, transférer un message à une autre personne ou le déplacer vers un autre dossier), le moyen le plus rapide est de dupliquer un élément existant :

1. Dans le Étapes rapides cliquez sur une petite flèche dans le coin inférieur droit.
2. Dans le Gérer les étapes rapides qui s'ouvre, sélectionnez l'étape que vous voulez copier et cliquez sur Duplicate .

   

3. Dans le Modifier l'étape rapide tapez un nom différent, modifiez les actions si nécessaire, puis cliquez sur Finition .

Comment utiliser les étapes rapides dans Outlook

Pour effectuer les actions incluses dans une étape rapide, il suffit de sélectionner le message, puis de cliquer sur l'étape rapide sur le ruban ou d'appuyer sur le raccourci clavier qui lui est attribué.

Veuillez noter que pas toutes les actions sont exécuté en silence En cas de Réponse ou Avant un message de réponse ou de transfert s'ouvrira, ce qui vous permettra de le consulter et d'y apporter des modifications si nécessaire. Un message ne sera envoyé que si vous cliquez sur le bouton Envoyer Si nécessaire, vous pouvez rappeler un e-mail envoyé.

Seules les étapes qui sont disponibles à un moment donné sont actif Ceux qui ne sont pas disponibles sont grisés, ce qui indique que vous ne pouvez pas les utiliser pour l'instant. Par exemple, si aucun message n'est sélectionné, parmi toutes les étapes intégrées, seules les étapes suivantes seront disponibles. Courriel de l'équipe sera active car les autres valeurs par défaut sont appliquées à un message existant.

Comment gérer, modifier et supprimer les étapes rapides ?

Pour gérer vos étapes rapides, cliquez sur la flèche de lancement de la boîte de dialogue dans le coin inférieur droit de l'écran. Étapes rapides groupe :

Cela ouvrira le Gérer les étapes rapides qui vous offre les options suivantes :

1. Modifier - modifier une étape rapide existante, qu'il s'agisse de l'étape par défaut ou de votre étape personnalisée.
2. Duplicate - faire une copie de l'étape rapide sélectionnée.
3. Supprimer - supprimer définitivement l'élément sélectionné.
4. Flèches haut et bas - réorganiser vos pas rapides sur le ruban.
5. Nouveau - créer une nouvelle étape rapide.
6. Réinitialisation des valeurs par défaut - rétablir les étapes rapides par défaut à leur état initial et supprimer celles que vous avez créées. Comme cette action ne peut être annulée, réfléchissez bien avant de procéder à la réinitialisation.

En dehors de la Gérer les étapes rapides ci-dessus, vous pouvez rapidement changement , copie ou supprimer un élément particulier en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en choisissant une action dans le menu contextuel :

Où sont stockées les étapes rapides d'Outlook ?

Les étapes rapides d'Outlook se trouvent dans un dossier caché de votre boîte aux lettres ou du fichier .pst.

Si vous utilisez un compte POP3, vous pouvez simplement importer votre fichier .pst d'origine sur un nouvel ordinateur, et Quick Steps voyagera également avec lui (bien sûr, si tout est fait correctement). Pour plus de détails, veuillez consulter la section Comment exporter et importer un fichier .pst.

Pour les utilisateurs d'Exchange, aucune action particulière n'est requise - dès que vous aurez configuré votre compte Exchange sur un nouvel ordinateur, vos étapes rapides seront présentes.

Pour les comptes IMAP, la migration est plus difficile - vous pouvez utiliser l'outil MFCMAPI pour accéder aux données de votre boîte aux lettres et exporter/importer des Quick Steps vers un nouvel ordinateur.

Voilà comment créer et utiliser les étapes rapides dans Outlook. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !