Mục lục
Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn macro ấn tượng nhất trong Mẫu email được chia sẻ – Nhập GÌ. Nó có thể dán bất kỳ văn bản, số hoặc ngày nào bạn muốn vào email và mở danh sách thả xuống với các tùy chọn được điền sẵn mà bạn có thể chọn để điền thông báo của mình. Bạn thậm chí có thể dán cùng một giá trị nhiều lần và kết hợp macro này với các macro khác.
Hãy đồng hành cùng tôi cho đến hết hướng dẫn này và tôi sẽ thuyết phục bạn rằng một macro nhỏ sẽ giúp tránh được rất nhiều công việc thủ công mà bạn thậm chí không thể tưởng tượng được ;)
Macro là gì?
Trước khi chúng ta bắt đầu khám phá từng tính năng của macro NHẬP GÌ, tôi muốn chỉ ra rằng nó có dạng sau:
~ %WHAT_TO_ENTER[ options]Để thuận tiện và dễ đọc, tôi sẽ gọi nó là WHAT TO ENTER hoặc thậm chí ngắn hơn – WTE. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng nó trong các mẫu của mình, hãy ghi nhớ cách đánh vần này.
Bây giờ, hãy để tôi nhanh chóng hướng dẫn bạn những điều cơ bản:
- Mẫu email được chia sẻ là gì? Chúng tôi đã tạo ứng dụng Outlook này để hàng triệu người dùng trên khắp thế giới có thể tránh thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại và xử lý thư từ email thông thường của họ chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Với bổ trợ này, bạn có thể tạo một tập hợp các mẫu, thêm định dạng, liên kết, chỉ định các tệp sẽ được đính kèm và các trường sẽ được điền, v.v. Hơn nữa, những mẫu đó bạn có thể chạy trên một số máy (PC, Mac và Windowsmáy tính bảng) và chia sẻ với đồng nghiệp của bạn.
- Macro có ý nghĩa gì đối với Mẫu email được chia sẻ? Đó là một trình giữ chỗ đặc biệt có thể giúp bạn chèn họ và tên của người nhận vào email, đính kèm tệp, dán hình ảnh nội tuyến, thêm địa chỉ email vào các trường CC/BCC, điền chủ đề email của bạn, bao gồm cùng một văn bản ở một số nơi email của bạn, v.v. Có, v.v., vì danh sách này thậm chí còn chưa đầy đủ :)
Nghe có vẻ hứa hẹn phải không? Sau đó, hãy bắt đầu :)
Macro NHẬP GÌ – nó làm gì và khi nào có thể sử dụng nó
Nói tóm lại, macro NHẬP GÌ thêm các trình giữ chỗ đặc biệt vào các mẫu của bạn để bạn nhận được một email hoàn thành một cách nhanh chóng. Bạn có thể điền vào trình giữ chỗ này bất kỳ giá trị tùy chỉnh nào – văn bản, số, liên kết, ngày tháng, v.v. Ngoài ra, bạn có thể thêm danh sách thả xuống và chọn một trong các tùy chọn từ đó.
Hơn nữa, khi có nhiều địa điểm trong tin nhắn của bạn, bạn cần điền vào, CÁI GÌ ĐỂ NHẬP sẽ yêu cầu bạn chỉ định văn bản để dán chỉ một lần và tự động điền vào tất cả những nơi đó.
Bây giờ, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn tùy chọn của từng macro và tìm hiểu cách đặt nó lên chính xác cho từng và mọi trường hợp.
Thêm thông tin liên quan vào email Outlook một cách linh hoạt
Cách dễ nhất là làm trước :) Hãy tưởng tượng điều này: bạn gửi lời nhắc tới khách hàng của mình để thông báo cho họ về trạng thái đơn đặt hàng của họ. Tất nhiên, mỗi đơn đặt hàng cómột id duy nhất, vì vậy bạn sẽ cần dán một mẫu, sau đó tìm vị trí của số thứ tự trong văn bản và nhập thủ công. Bạn sắp hiểu rồi ;) Không, bạn sẽ không cần điều đó vì CÁI GÌ ĐỂ NHẬP sẽ hiển thị cho bạn hộp nhập nơi bạn dán số chính xác được chèn vào vị trí cần thiết trong email của bạn ngay lập tức.
Hãy xem làm thế nào nó hoạt động. Bạn tạo một mẫu mới, thêm văn bản của thông báo và bao gồm macro:
Mẹo. Nếu bạn muốn thay đổi hoặc xóa văn bản trong trường điền vào, không cần thêm lại macro, chỉ cần sửa đổi nó một chút. Hãy xem, trong ví dụ của tôi ở trên, macro trông như thế này: ~%WHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title:"order number"}]
Nếu bạn xóa “enter order number here” (hoặc thay thế bằng văn bản bạn thích hơn), chỉ cần sửa đổi tham số đầu tiên của macro:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title:"order number"}] 
Lưu ý. Điều quan trọng là phải để lại dấu chấm phẩy để không làm hỏng giao diện hộp nhập liệu.
Dán các giá trị được xác định trước vào tin nhắn
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn mẫu lời nhắc ở trên. Mặc dù không giới hạn số lượng đơn đặt hàng, nhưng có thể chỉ có một vài trạng thái đơn hàng. Giả sử, gõ một trong ba lựa chọn mỗi lần không tiết kiệm thời gian cho lắm, phải không? Đây là ý kiến “ Danh sách thả xuống ” về NHẬP GÌ. Bạn chỉ cần thêm một macro, đặt tất cả các giá trị có thể và dán mẫu của bạn:
~%WHAT_TO_ENTER[“Finalized”;“Đang chờ thanh toán”;“Kiểm tra thanh toán”;{title:"Status"}] 
Tùy chọn Danh sách thả xuống cung cấp hai tham số mà tôi muốn thu hút sự chú ý của bạn:
- Người dùng có thể chỉnh sửa (các) mục đã chọn – hãy chọn tùy chọn này và bạn sẽ có thể chỉnh sửa các mục đã chọn giá trị trong danh sách thả xuống trước khi bạn dán nó vào tin nhắn của mình.
- Người dùng có thể chọn nhiều mục được phân tách bằng – sau khi ý kiến này được chọn, bạn có thể kiểm tra nhiều giá trị cùng lúc. Bạn có thể chỉ định dấu phân cách hoặc để nguyên mọi thứ và dấu phân cách sẽ là dấu phẩy.
Bạn có thể nhận thấy rằng cửa sổ của macro hiện có hai trình giữ chỗ để điền – thứ tự và trạng thái. Vì tôi đã thêm hai WTE nên có một trường đặc biệt cho mỗi WTE. Sau khi tôi thêm cái thứ ba (vâng, tôi sẽ làm), sẽ có ba điểm. Do đó, bạn sẽ không cảm thấy nhàm chán với nhiều cửa sổ bật lên cho mỗi và mọi macro mà hãy điền vào tất cả thông tin và nhấn OK chỉ một lần trước khi nhận được email sẵn sàng gửi.
Chèn ngày vào Mẫu Outlook
Macro CẦN NHẬP GÌ có thể xử lý không chỉ văn bản và số mà còn cả ngày tháng. Bạn có thể nhập thủ công, chọn từ lịch hoặc nhấn Hôm nay và ngày hiện tại sẽ được điền tự động. Điều đó tùy thuộc vào bạn.
Vì vậy, nếu bạn cần chỉ định thời gian, macro sẽ giúp bạn rất nhiều.
Quay lại lời nhắc của chúng tôi, hãy cải thiện nó một chútthêm chút nữa và đặt ngày đến hạn cho đơn đặt hàng.
~%WHAT_TO_ENTER[{date,title:"Due date"}] 
Thấy chưa? Ba trường để đặt, như đã hứa;)
Đặt các giá trị lặp lại vào các vị trí khác nhau của thông báo
Bạn có thể nghĩ rằng mình sẽ cần nhập bao nhiêu giá trị bằng với CẦN NHẬP GÌ trong mẫu ngay cả khi bạn cần dán cùng một văn bản ở những nơi khác nhau. Vì macro được thiết kế để tiết kiệm thời gian của bạn nên nó sẽ không yêu cầu bạn thực hiện thêm bất kỳ lần nhấn nút nào :)
Hãy cùng xem cửa sổ của macro. Nếu bạn chuyển đổi các tùy chọn, bạn sẽ thấy rằng bất kể tùy chọn nào được chọn, một mục sẽ không thay đổi. Tôi đang đề cập đến trường “ Tiêu đề cửa sổ ” vì đây là chìa khóa để dán cùng một giá trị vào các vị trí khác nhau trong một lần.
Không bất kể bạn chọn tùy chọn dán nào – văn bản, danh sách thả xuống hoặc ngày – nếu bạn có Tiêu đề cửa sổ giống hệt nhau, giá trị giống nhau sẽ được dán. Vì vậy, bạn có thể tạo macro này một lần, sao chép tất cả macro này trên mẫu của mình và tận hưởng :)
NỘI GÌ ĐỂ NHẬP hoặc cách kết hợp nhiều macro
WTE có thể được sử dụng cùng với hầu hết mọi macro khác từ Mẫu email được chia sẻ. Bạn có thể đã nhận thấy các macro FILLSUBJECT và WHAT TO ENTER lồng nhau trong ví dụ của tôi từ phần trước. Thấy chưa, tôi vừa đặt một giá trị cho WTE, giá trị này đã được thêm vào văn bản từ FILLSUBJECT và kết quả là một dòng chủ đề.
~%FILLSUBJECT[Lưu ý vềorder ~%WHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title:"order number"}]]Tuy nhiên, không phải tất cả các macro đều có thể được hợp nhất với WHAT TO ENTER. Hãy bật chế độ “hợp nhất macro như chuyên nghiệp” và tham gia một vài macro để xem liệu chúng có hoạt động như thế nào và tại sao chúng có thể hữu ích cho bạn;)
Ví dụ về việc sử dụng nhiều macro cùng nhau
Việc hợp nhất các macro là một thử nghiệm thú vị mà cuối cùng kết thúc bằng việc tiết kiệm thời gian. Nếu bạn đã xem danh sách macro cho Mẫu email được chia sẻ, bạn có thể nghĩ “Chà, có quá nhiều macro để khám phá!”. Cảnh báo spoiler – không phải tất cả chúng đều có thể được hợp nhất với NHẬP GÌ. Bây giờ tôi sẽ chỉ cho bạn các trường hợp khi kiểu hợp nhất này hoạt động. Trong chương tiếp theo, bạn sẽ thấy các macro không hoạt động theo cách này.
Nói chung, bạn có thể tham gia WHAT TO ENTER với tất cả các macro FILL và ADD. Theo cách này, bạn có thể kết hợp WHAT TO ENTER với FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC và điền địa chỉ của người nhận. Do đó, trường TO/CC/BCC của bạn sẽ chứa email bạn nhập khi dán mẫu.
Hoặc, hãy lấy macro CHÈN HÌNH ẢNH TỪ URL. Nếu bạn nhớ lại một trong những hướng dẫn trước đây của tôi, thì macro này sẽ yêu cầu url của hình ảnh và dán hình ảnh này vào thư. Vì vậy, nếu bạn không chắc chắn nên dán hình ảnh nào hoặc muốn chọn một hình ảnh cho từng trường hợp cụ thể, bạn có thể thay thế liên kết bằng NHẬP GÌ và thêm liên kết khi dán mẫu.
Mẹo. Nếu bạn biết chắc chắn những hình ảnh bạn sẽ chọn, bạn có thể nhúng danh sách thả xuống bằng WTE và chọn liên kết bạn cần từ đó.
Không thể hợp nhất các macro mà GÌ ĐỂ NHẬP VÀO với
Như chúng ta đã thảo luận trước đây, không phải tất cả các macro đều có thể được hợp nhất. Dưới đây là các macro bạn sẽ không thể tham gia bằng NHỮNG GÌ CẦN NHẬP:
- CLEARBODY – vì tính năng này chỉ xóa phần nội dung của email trước khi dán mẫu nên không có gì để chỉ định cho nó.
- LƯU Ý – nó thêm một ghi chú nội bộ nhỏ cho mẫu. Không có gì để điền vào thời điểm dán mẫu, do đó, WTE không có gì để làm ở đây.
- CHỦ ĐỀ – macro chủ đề này không điền vào trường chủ đề của email nhưng lấy văn bản chủ đề từ đó và dán nó vào nội dung email của bạn. Không hoạt động đối với WTE.
- NGÀY VÀ GIỜ – những macro đó chèn ngày và giờ hiện tại, vì vậy không có gì CÁI GÌ ĐỂ NHẬP có thể giúp bạn ở đây.
- TO, CC và BCC – những macro đó các macro nhỏ sẽ kiểm tra email trong TO/CC/BCC và dán vào thư.
- VỊ TRÍ – bộ macro này giúp bạn gửi email về một cuộc hẹn. Khi họ nhận được thông tin từ các cuộc hẹn mà bạn đã sắp xếp, không có thông tin nào có thể được thêm hoặc thay đổi khi dán mẫu.
ĐÍNH KÈM macro GÌ trong Mẫu email được chia sẻ
Tôi muốn bạn làm quen với một macro nữa. Đó là “HÃY NHẬP GÌ Junior” được gọi là LÀM GÌGẮN. Nếu bạn để ý đến blog của chúng tôi, bạn sẽ biết chúng tôi có một loạt hướng dẫn về tệp đính kèm. Bạn có thể cập nhật kiến thức của mình và xem các bài viết về cách đính kèm tệp từ OneDrive, SharePoint và URL. Trong trường hợp bộ nhớ trực tuyến không dành cho bạn và bạn muốn có các tệp cục bộ trên máy của mình, thì GÌ ĐỂ ĐÍNH KÈM sẽ là một giải pháp tốt.
Khi bạn chèn macro này vào mẫu của mình, macro sẽ có cú pháp sau:
~%WHAT_TO_ATTACHNhư bạn có thể nhận thấy, không có cách nào đặt vị trí của tệp để tự động đính kèm. Khi bạn dán mẫu bằng macro này, bạn sẽ thấy cửa sổ “ Chọn tệp để đính kèm ” nhắc bạn duyệt tìm tệp trên PC của mình:
Kết luận – sử dụng macro, tránh sao chép lặp đi lặp lại :)
Tôi thực sự hy vọng bạn sẽ thích sử dụng Mẫu email được chia sẻ với tất cả các macro của nó nhiều như tôi làm hàng ngày :) Nếu bạn chưa thử Mẫu Email được chia sẻ của chúng tôi, đã đến lúc! Cài đặt phần bổ trợ này ngay từ Microsoft Store và dùng thử. Tin tôi đi, nó đáng giá đấy ;)
Trong trường hợp bạn có bất kỳ câu hỏi nào cần hỏi hoặc có thể bạn đã nảy ra ý tưởng về cách cải thiện macro hoặc bổ trợ của chúng tôi, vui lòng dành vài phút để rời đi suy nghĩ của bạn trong Bình luận. Cảm ơn bạn và tất nhiên, hãy chú ý theo dõi!
Các bản tải xuống có sẵn
Bản trình bày Mẫu email được chia sẻ (tệp .pdf)
