लेख बताता है कि आउटलुक 365, आउटलुक 2021, आउटलुक 2016 और आउटलुक 2013 में क्विक स्टेप्स क्या हैं, और बार-बार की जाने वाली कार्रवाइयों को स्वचालित करने और अनावश्यक क्लिक को खत्म करने के लिए उन्हें अपने ईमेल वर्कफ़्लो में कैसे एकीकृत करें।

दिन-प्रतिदिन एक ही काम करते समय, सबसे ज्यादा परेशान करने वाला जरूरी है कि इसे हर बार बिल्कुल नए सिरे से करें। यदि थकाऊ बहु-चरण प्रक्रियाओं के बजाय आप एक बटन क्लिक के साथ अपने ईमेल रूटीन को पूरा कर सकते हैं तो आप क्या कहेंगे? यह आउटलुक क्विक स्टेप्स के बारे में है। एक क्लिक के साथ क्रियाओं का कुछ क्रम।

उदाहरण के लिए, यदि आप बाद में समीक्षा के लिए आने वाले संदेशों को अक्सर किसी फ़ोल्डर में स्थानांतरित या कॉपी करते हैं, तो एक त्वरित कदम कार्य को तेज कर सकता है। या आप स्वचालित रूप से उत्तर भेज सकते हैं और मूल संदेश को हटा सकते हैं, ताकि अप्रासंगिक ईमेल के साथ आपका इनबॉक्स अव्यवस्थित न हो। जो विशेष रूप से उपयोगी है वह एक ही चरण में कई क्रियाओं को शामिल करने की क्षमता है। उदाहरण के लिए, आप एक संदेश को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं, अपठित के रूप में चिह्नित किया जा सकता है, आपके टीम-साथियों को अग्रेषित किया जा सकता है, और आपके प्रबंधक को बीसीसी किया जा सकता है, सब कुछ एक शॉर्टकट से!

त्वरित कदमों की एक और बड़ी सुविधा यह है कि वे पूरी तरह से अनुकूलन योग्य हैं, इसलिए आप कस्टम कमांड के साथ लगभग किसी भी नियमित संचालन को स्वचालित कर सकते हैं।

अपने आउटलुक में त्वरित कदम सेट करने के लिए, आप इनमें से एक चुन सकते हैंनिम्नलिखित दृष्टिकोण:

• डिफ़ॉल्ट चरणों को अनुकूलित करें।
• अपना स्वयं का एक बनाएं।
• किसी भी मौजूदा चरण को डुप्लिकेट करें और संपादित करें।

आगे, हम प्रत्येक विकल्प पर विस्तार से चर्चा करेंगे, ताकि आप तुरंत इस भयानक सुविधा का उपयोग कर सकें।

त्वरित चरण आउटलुक 365, आउटलुक 2019, आउटलुक 2016 सहित सभी आधुनिक डेस्कटॉप संस्करणों में उपलब्ध हैं। और आउटलुक 2013। आउटलुक ऑनलाइन में, यह सुविधा समर्थित नहीं है।

आउटलुक में डिफ़ॉल्ट त्वरित कदम

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में पांच प्रीसेट चरण हैं। आप उन्हें होम टैब पर, त्वरित कदम समूह में पा सकते हैं:

• यहां जाएं - चयनित ईमेल को एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है और इसे पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है।
• प्रबंधक को - चयनित संदेश को आपके प्रबंधक को अग्रेषित करता है। यदि आपका संगठन Microsoft 365 या Exchange Server का उपयोग करता है, तो प्रबंधक का नाम वैश्विक पता सूची में स्थित हो सकता है और प्रति बॉक्स में स्वचालित रूप से डाला जा सकता है; अन्यथा आप इसे मैन्युअल रूप से निर्दिष्ट कर सकते हैं।
• टीम ईमेल - आपके सहयोगियों को चयनित संदेश अग्रेषित करता है। आपके एक्सचेंज सर्वर व्यवस्थापक ने आपके मेलबॉक्स को कैसे कॉन्फ़िगर किया है, इसके आधार पर, आपकी टीम के सदस्यों के पते का पता लगाया जा सकता है और आउटलुक द्वारा भरा जा सकता है। यदि नहीं, तो आपको उन्हें अपने आप में भरना होगा।
• पूर्ण - संदेश को पढ़ा और पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है, और फिर एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है।
• जवाब दें & हटाएं - एक को खोलता हैचयनित संदेश का उत्तर दें, और फिर मूल संदेश को हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाएं।

ये पूर्वनिर्धारित चरण आपके उपयोग के लिए लगभग तैयार हैं, "लगभग" कुंजी है यहाँ शब्द। पहली बार इनबिल्ट क्विक स्टेप का उपयोग करने का प्रयास करते समय, आपको इसे कॉन्फ़िगर करने के लिए कहा जाएगा। लेकिन निराश न हों - लक्ष्य फ़ोल्डर चुनने या ईमेल पता प्रदान करने की तुलना में कॉन्फ़िगरेशन अधिक कठिन नहीं है। यह कैसे काम करता है इसका एक बेहतर विचार प्राप्त करने के लिए, आइए एक व्यावहारिक उदाहरण देखें।

मान लें कि आप किसी दिए गए संदेश को अपने प्रबंधक को अग्रेषित करना चाहते हैं। आप टू मैनेजर स्टेप पर क्लिक करते हैं, और फर्स्ट टाइम सेटअप विंडो दिखाई देती है। आपको बस प्रबंधक का ईमेल पता प्रति... बॉक्स में टाइप करना है और सहेजें पर क्लिक करना है।

प्राप्त करने के लिए अतिरिक्त विकल्प, नीचे बाएँ कोने में विकल्प बटन क्लिक करें, और फिर प्रति... बॉक्स के नीचे विकल्प दिखाएं क्लिक करें:

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अब, आप प्राथमिकता निर्धारित कर सकते हैं, संदेश को ध्वजांकित कर सकते हैं, या सीसी और बीसीसी प्रतियों के लिए ईमेल पते निर्दिष्ट कर सकते हैं।

युक्तियाँ:

क्विक स्टेप इन कैसे बनाएंआउटलुक

अगर कोई भी इनबिल्ट चरण आपके लिए आवश्यक कार्यों के सेट को स्वचालित नहीं करता है, तो आप आसानी से अपना खुद का बना सकते हैं। शुरुआत से एक त्वरित चरण सेट अप करने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. त्वरित चरण बॉक्स में, नया बनाएं क्लिक करें।<0
2. त्वरित चरण संपादित करें डायलॉग बॉक्स में, सबसे पहले आप अपने कदम का नाम करते हैं। इसके लिए नाम फील्ड में कुछ वर्णनात्मक टेक्स्ट टाइप करें, उदाहरण के लिए Reply & फ़ॉलो अप ।

   

3. अगला, वह कार्रवाई चुनें जिसे आप करना चाहते हैं। एक क्रिया चुनें ड्रॉप-डाउन बॉक्स पर क्लिक करें, सूची में स्क्रॉल करें, और संबंधित को चुनें। कुछ कार्रवाइयाँ आपको बाद में चुनने के लिए अतिरिक्त विकल्प देंगी।

   इस उदाहरण में, हमारा लक्ष्य टेम्पलेट के साथ एक संदेश का जवाब देना है, इसलिए हम सभी को जवाब दें चुनते हैं।

   

4. कॉन्फ़िगर करने के लिए आपकी प्रतिक्रिया, प्रति... फ़ील्ड के अंतर्गत विकल्प दिखाएं लिंक पर क्लिक करें, और फिर पाठ बॉक्स में अपना उत्तर दर्ज करें। वैकल्पिक रूप से, आप Cc और/या Bcc प्राप्तकर्ता जोड़ सकते हैं, संदेश को फ़्लैग कर सकते हैं और प्राथमिकता सेट कर सकते हैं। चूंकि हम फ़ॉलो अप करने का इरादा रखते हैं, इसलिए हम फ़्लैग को इस सप्ताह पर सेट करते हैं.

   

5. यदि आपके त्वरित कदम की अपेक्षा नहीं की जाती है केवल एक क्रिया तक सीमित रहें, क्रिया जोड़ें बटन पर क्लिक करें और दूसरी क्रिया चुनें। हमारे मामले में, यह एक संदेश को अनुसरण करें फ़ोल्डर में ले जा रहा है।कार्यान्वित करना। उदाहरण के लिए, आप मूल संदेश को अपने साथियों को अग्रेषित कर सकते हैं या ईमेल को अपने पर्यवेक्षक के साथ संलग्नक के रूप में अग्रेषित कर सकते हैं। 11>
6. वैकल्पिक रूप से, एक टूलटिप टाइप करें जिसे प्रदर्शित करने के लिए आप अपने माउस के साथ इस त्वरित कदम पर होवर करें (यह विशेष रूप से तब सहायक हो सकता है जब आपके पास बहुत से अलग-अलग आइटम हों)।

   सभी अनुकूलन के बाद, हमारे अंतिम त्वरित चरण टेम्पलेट में निम्न रूप है:

   • यह तीन कार्य करता है : टेम्पलेट (1) के साथ उत्तर दें, मूल संदेश को स्थानांतरित करें बाद में फ़ॉलो अप करने के लिए एक विशेष फ़ोल्डर (2), सहकर्मियों को संदेश अग्रेषित करें (3).
   • इसे Ctrl + Shift + 1 शॉर्टकट (4) दबाकर ट्रिगर किया जा सकता है.
   • एक टूलटिप जो यह याद दिलाता है कि यह त्वरित कदम वास्तव में क्या करता है, जब आप इस पर कर्सर घुमाते हैं तो यह दिखाई देगा (5)।

   

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7. जब पूरा हो जाए, तो समाप्त करें पर क्लिक करें, और आपका नया बनाया गया त्वरित कदम तुरंत रिबन में दिखाई देगा।

   

नकल कैसे करें एक मौजूदा त्वरित चरण

ऐसी स्थिति में जब आप अपने पहले वाले के समान एक त्वरित चरण बनाना चाहते हैं, लेकिन थोड़े बदलाव के साथ (उदाहरण के लिए किसी अन्य व्यक्ति को संदेश अग्रेषित करना या किसी भिन्न फ़ोल्डर में जाना), तो सबसे तेज़ तरीका किसी मौजूदा आइटम की नकल करना है। इसका तरीका यहां दिया गया है:

1. त्वरित चरण समूह में, नीचे एक छोटा तीर क्लिक करेंदाहिने कोने में।
2. खुलने वाली त्वरित कदम प्रबंधित करें विंडो में, उस चरण का चयन करें जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं और डुप्लिकेट पर क्लिक करें।

   

3. त्वरित चरण संपादित करें में, एक अलग नाम टाइप करें, आवश्यकतानुसार क्रियाओं को बदलें, और समाप्त करें क्लिक करें।

कैसे करें आउटलुक में त्वरित चरणों का उपयोग करें

एक त्वरित चरण में शामिल कार्यों को करने के लिए, बस संदेश का चयन करें, और फिर या तो रिबन पर त्वरित चरण पर क्लिक करें या इसे निर्दिष्ट कीबोर्ड शॉर्टकट दबाएं।

कृपया ध्यान रखें कि सभी कार्य चुपचाप निष्पादित नहीं किए जाते हैं। जवाब या आगे के मामले में, एक उत्तर या अग्रेषित संदेश खुल जाएगा, इसलिए आप इसकी समीक्षा कर सकते हैं और आवश्यक परिवर्तन कर सकते हैं। एक संदेश तभी बाहर जाएगा जब आप भेजें बटन पर क्लिक करेंगे। यदि आवश्यक हो, तो आप भेजे गए ईमेल को वापस बुला सकते हैं।

किसी दिए गए समय पर उपलब्ध चरण केवल सक्रिय हैं। जो उपलब्ध नहीं हैं उन्हें धूसर कर दिया गया है जो दर्शाता है कि आप अभी उनका उपयोग नहीं कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई संदेश चयनित नहीं है, तो सभी अंतर्निहित चरणों में से केवल टीम ईमेल सक्रिय होगा क्योंकि अन्य डिफ़ॉल्ट मौजूदा संदेश पर लागू होते हैं।

कैसे प्रबंधित करें, त्वरित चरणों को संशोधित करें और हटाएं

अपने त्वरित चरणों को प्रबंधित करने के लिए, त्वरित चरण समूह के निचले दाएं कोने में डायलॉग लॉन्चर तीर पर क्लिक करें:

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यह त्वरित कदम प्रबंधित करें विंडो खोलेगा जो आपको निम्नलिखित प्रदान करती हैविकल्प:

1. संपादित करें - एक मौजूदा त्वरित कदम बदलें, या तो डिफ़ॉल्ट या आपका कस्टम।
2. डुप्लीकेट - एक कॉपी बनाएं चयनित त्वरित चरण का।
3. हटाएं - चयनित आइटम को स्थायी रूप से हटा दें।
4. ऊपर और नीचे तीर - पर अपने त्वरित चरणों को फिर से व्यवस्थित करें रिबन।
5. नया - एक नया त्वरित चरण बनाएं।
6. डिफ़ॉल्ट पर रीसेट करें - डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों को उनकी प्रारंभिक स्थिति में पुनर्स्थापित करें और हटाएं जिन्हें आपने बनाया है। क्योंकि यह क्रिया पूर्ववत नहीं की जा सकती, कृपया रीसेट करने से पहले सावधानी से विचार करें।

उपरोक्त त्वरित चरणों को प्रबंधित करें संवाद विंडो के अलावा, आप किसी विशेष आइटम पर राइट-क्लिक करके और संदर्भ मेनू से कोई क्रिया चुनकर बदल सकते हैं , कॉपी या डिलीट कर सकते हैं:

आउटलुक क्विक स्टेप्स कहाँ संग्रहीत किए जाते हैं?

आउटलुक क्विक स्टेप्स आपके मेलबॉक्स या .pst फ़ाइल के भीतर एक छिपे हुए फ़ोल्डर में हैं।

यदि आप POP3 खाते का उपयोग कर रहे हैं , आप बस अपनी मूल .pst फ़ाइल को एक नए कंप्यूटर पर आयात कर सकते हैं, और Quick Steps भी इसके साथ यात्रा करेंगे (बेशक, अगर सब कुछ सही ढंग से किया जाता है)। अधिक विवरण के लिए, कृपया देखें कि किसी .pst फ़ाइल को कैसे निर्यात और आयात किया जाए।

Exchange उपयोगकर्ताओं के लिए, किसी विशेष क्रिया की आवश्यकता नहीं है - जैसे ही आप अपने Exchange खाते को एक नए कंप्यूटर पर कॉन्फ़िगर करते हैं, आपके त्वरित कदम होंगे वहां।

IMAP खातों के लिए, माइग्रेशन कठिन है - आप इसका उपयोग कर सकते हैंMFCMAPI टूल आपके मेलबॉक्स डेटा तक पहुंचने और एक नए कंप्यूटर पर त्वरित कदम निर्यात/आयात करने के लिए।

आउटलुक में त्वरित कदम बनाने और उपयोग करने का तरीका यही है। मैं आपको पढ़ने के लिए धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!