Artiklen forklarer, hvad Quick Steps er i Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 og Outlook 2013, og hvordan du integrerer dem i din e-mail-arbejdsgang for at automatisere gentagne handlinger og fjerne unødvendige klik.

Når du gør de samme ting dag ud og dag ind, er det mest irriterende at skulle gøre det fra bunden hver gang. Hvad ville du sige, hvis du i stedet for kedelige processer i flere trin kunne udføre dine e-mail-rutiner med et enkelt klik på en knap? Det er det, som Outlook Quick Steps handler om.

Hurtige trin i Outlook

Hurtige trin i Outlook er en slags genveje, som gør det muligt at udføre en bestemt række handlinger med et enkelt klik.

Hvis du f.eks. ofte flytter eller kopierer indgående meddelelser til en mappe for senere at gennemgå dem, kan et hurtigt trin fremskynde opgaven. Eller du kan automatisk sende et svar og slette den oprindelige meddelelse, så din indbakke ikke bliver overfyldt med irrelevante e-mails. Det er især nyttigt at kunne inkludere flere handlinger i et enkelt trin. Du kan f.eks. få en meddelelse flyttet til enen bestemt mappe, markeret som ulæst, videresendt til dine holdkammerater og sendt som Bcc til din chef, alt sammen med én genvej!

En anden god egenskab ved Quick Steps er, at de kan tilpasses fuldt ud, så du kan automatisere næsten alle rutineoperationer med en brugerdefineret kommando.

Du kan vælge en af følgende fremgangsmåder for at konfigurere Quick Steps i din Outlook:

• Tilpas standardtrinnene.
• Lav din egen.
• Duplikere og redigere et af de eksisterende trin.

Vi vil senere gennemgå hver enkelt mulighed i detaljer, så du kan bruge denne fantastiske funktion med det samme.

Hurtige trin er tilgængelige i alle moderne desktopversioner, herunder Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook 2013. I Outlook Online understøttes denne funktion ikke.

Standard Hurtige trin i Outlook

Microsoft Outlook har fem forudindstillede trin. Du kan finde dem på Hjem under fanen, i fanen Hurtige trin gruppe:

• Flyt til - flytter den valgte e-mail til en angivet mappe og markerer den som læst.
• Til leder - videresender den valgte besked til din chef. Hvis din organisation bruger Microsoft 365 eller Exchange Server, kan chefens navn findes i den globale adresseliste og indsættes automatisk i feltet Til; ellers kan du angive det manuelt.
• Team e-mail - videresender den valgte besked til dine kolleger. Afhængigt af hvordan din Exchange Server-administrator har konfigureret din postkasse, kan det være, at Outlook registrerer og udfylder dine teammedlemmers adresser. Hvis ikke, skal du selv udfylde dem.
• Udført - markerer meddelelsen som læst og fuldført og flytter den derefter til en angivet mappe.
• Svar & Slet - åbner et svar på den valgte meddelelse og flytter derefter den oprindelige meddelelse til den Slettede emner mappe.

Disse foruddefinerede trin er næsten klar til brug, "næsten" er nøgleordet her. Når du forsøger at bruge et indbygget hurtigtrin for første gang, bliver du bedt om at konfigurere det. Men du skal ikke føle dig afskrækket - konfigurationen er ikke vanskeligere end at vælge en målmappe eller angive en e-mail-adresse. For at få en bedre idé om, hvordan det fungerer, skal vi se på et praktisk eksempel.

Lad os sige, at du vil videresende en given meddelelse til din chef. Du klikker på Til leder trin, og den Første gangs opsætning Du skal blot skrive lederens e-mailadresse i vinduet Til... feltet og klik på Gem .

Hvis du vil have yderligere indstillinger, skal du klikke på Indstillinger i nederste venstre hjørne, og klik derefter på Vis indstillinger under den Til... boks:

Nu kan du indstille prioritet, markere meddelelsen eller angive e-mailadresser til Cc- og Bcc-kopier.

Tips:

• At indarbejde flere aktioner i samme trin, skal du klikke på Tilføj handling knap.
• Hvis du vil have et hurtigt trin udført uden at tage hænderne fra tastaturet, kan du tildele en bestemt tastekombination til den - se den Genvejstast i boksen nederst i vinduet.

Sådan opretter du Quick Step i Outlook

Hvis ingen af de indbyggede trin automatiserer et sæt handlinger, du har brug for, kan du nemt oprette dit eget trin. Du skal gøre følgende for at oprette et hurtigt trin fra bunden:

1. I den Hurtige trin boksen, klik på Opret ny .

   

2. I den Rediger Quick Step dialogboksen, er det første, du gør, at navn dit trin. Skriv derfor en beskrivende tekst i feltet Navn felt, f.eks. Svar & opfølgning .

   

3. Vælg derefter den aktion du ønsker at udføre. Klik på Vælg en handling rullefeltet, rul gennem listen, og vælg den relevante. Nogle handlinger giver dig yderligere muligheder, som du kan vælge senere.

   I dette eksempel er vores mål at besvare en meddelelse med en skabelon, så vi vælger Svar alle .

   

4. Hvis du vil konfigurere dit svar, skal du klikke på Vis indstillinger link under Til... feltet, og indtast derefter dit svar i feltet Tekst Du kan eventuelt tilføje Cc- og/eller Bcc-modtagere, markere meddelelsen og angive prioritet. Da vi har til hensigt at følge op, indstiller vi Flag til Denne uge .

   

5. Hvis det ikke er meningen, at dit hurtige skridt skal begrænses til kun én handling, skal du klikke på Tilføj handling knappen og vælger den anden handling. I vores tilfælde er det at flytte en besked til Opfølgning mappe.

   

6. På samme måde skal du indstille alle andre handlinger, som du ønsker at udføre. Du kan f.eks. videresende den oprindelige besked til dine kolleger eller videresende e-mailen som en vedhæftet fil til din chef.
7. Du kan eventuelt tildele en af de foruddefinerede genvejstaster til dit hurtige skridt.
8. Du kan eventuelt skrive et tooltip der skal vises, når du holder musen hen over dette hurtige trin (dette kan især være nyttigt, når du har mange forskellige elementer).

   Efter alle tilpasningerne har vores endelige Quick Steps-skabelon følgende udseende:

   • Den udfører tre aktioner : svar med skabelon (1), flyt den oprindelige besked til en særlig mappe for at følge op på den senere (2), videresend beskeden til kolleger (3).
   • Den kan udløses ved at trykke på Ctrl + Shift + 1 genvej (4).
   • A tooltip der minder om, hvad dette hurtige trin faktisk gør, vises, når du holder markøren over det (5).

   

9. Når du er færdig, skal du klikke på Færdig , og dit nyligt oprettede hurtige trin vises straks i båndet.

   

Sådan kopierer du et eksisterende hurtigt trin

Hvis du ønsker at oprette et hurtigt trin, der minder meget om det, du allerede har, men med en lille variation (f.eks. videresende en besked til en anden person eller flytte til en anden mappe), er den hurtigste måde at duplikere et eksisterende element på. Sådan gør du:

1. I den Hurtige trin gruppe, klik på en lille pil i nederste højre hjørne.
2. I den Administrer hurtige trin vinduet, der åbnes, skal du vælge det trin, du vil kopiere, og klikke på Duplikat .

   

3. I den Rediger Quick Step , skriv et andet navn, ændre handlingerne efter behov, og klik på Færdig .

Sådan bruger du Hurtige trin i Outlook

Hvis du vil udføre de handlinger, der er indeholdt i et hurtigt trin, skal du blot vælge meddelelsen og derefter enten klikke på det hurtige trin på båndet eller trykke på den tastaturgenvej, der er tildelt det.

Vær opmærksom på, at ikke alle aktioner er udføres lydløst . I tilfælde af Svar eller Fremadrettet åbnes et svar eller en videresendt meddelelse, så du kan gennemgå den og foretage ændringer om nødvendigt. En meddelelse sendes først ud, når du klikker på Send Hvis det er nødvendigt, kan du genindkalde en sendt e-mail.

Kun de trin, der er tilgængelige på et givet tidspunkt, er aktiv De trin, der ikke er tilgængelige, er gråtonede, hvilket indikerer, at du ikke kan bruge dem lige nu. Hvis der f.eks. ikke er valgt nogen meddelelse, er det af alle de indbyggede trin kun Team e-mail vil være aktiv, fordi de andre standardindstillinger anvendes på en eksisterende meddelelse.

Sådan administrerer, ændrer og sletter du Quick Steps

Hvis du vil administrere dine hurtige trin, skal du klikke på pilen i dialogboksen i nederste højre hjørne af Hurtige trin gruppe:

Dette vil åbne Administrer hurtige trin vindue, der giver dig følgende muligheder:

1. Rediger - ændre et eksisterende hurtigtrin, enten standardtrinnet eller dit brugerdefinerede trin.
2. Duplikat - lave en kopi af det valgte hurtige trin.
3. Slet - fjerne det valgte emne permanent.
4. Pil op og pil ned - omarranger dine hurtige trin på båndet.
5. Ny - oprette et nyt hurtigt trin.
6. Nulstil til standardindstillingerne - gendanner standardhurtige trin til deres oprindelige tilstand og sletter dem, du har oprettet. Da denne handling ikke kan fortrydes, skal du tænke dig grundigt om, før du foretager nulstillingen.

Bortset fra de Administrer hurtige trin dialogvinduet ovenfor, kan du hurtigt ændre , kopi eller slet et bestemt element ved at højreklikke på det og vælge en handling fra kontekstmenuen:

Hvor er Outlook Quick Steps gemt?

Outlook Quick Steps er i en skjult mappe i din postkasse eller .pst-fil.

Hvis du bruger en POP3-konto, kan du blot importere din originale .pst-fil til en ny computer, og Quick Steps vil også følge med den (selvfølgelig hvis alt er gjort korrekt). Du kan finde flere oplysninger under Sådan eksporterer og importerer du en .pst-fil.

For Exchange-brugere er der ikke behov for særlige handlinger - så snart du konfigurerer din Exchange-konto på en ny computer, vil dine Hurtige trin være der.

For IMAP-konti er det sværere at overføre - du kan bruge MFCMAPI-værktøjet til at få adgang til dine postkassedata og eksportere/importere Quick Steps til en ny computer.

Sådan opretter og bruger du Quick Steps i Outlook. Jeg takker for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!