Το άρθρο εξηγεί τι είναι τα Γρήγορα βήματα στο Outlook 365, το Outlook 2021, το Outlook 2016 και το Outlook 2013 και πώς μπορείτε να τα ενσωματώσετε στη ροή εργασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες ενέργειες και να εξαλείψετε τα περιττά κλικ.

Όταν κάνετε τα ίδια πράγματα μέρα με τη μέρα, το πιο εκνευριστικό είναι το απαραίτητο να το κάνετε από την αρχή κάθε φορά. Τι θα λέγατε αν αντί για κουραστικές διαδικασίες πολλών βημάτων μπορούσατε να ολοκληρώσετε τις ρουτίνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με ένα κλικ στο κουμπί; Αυτό είναι το νόημα των Γρήγορων βημάτων του Outlook.

Γρήγορα βήματα του Outlook

Γρήγορα βήματα στο Outlook είναι ένα είδος συντομεύσεων που σας επιτρέπουν να εκτελείτε μια συγκεκριμένη ακολουθία ενεργειών με ένα κλικ.

Για παράδειγμα, αν μετακινείτε ή αντιγράφετε συχνά τα εισερχόμενα μηνύματα σε κάποιο φάκελο για μεταγενέστερη εξέταση, ένα γρήγορο βήμα μπορεί να επιταχύνει την εργασία. Ή μπορείτε να στείλετε αυτόματα μια απάντηση και να διαγράψετε το αρχικό μήνυμα, ώστε να μην γεμίσουν τα εισερχόμενά σας με άσχετα μηνύματα. Αυτό που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο είναι η δυνατότητα να συμπεριλάβετε πολλαπλές ενέργειες σε ένα μόνο βήμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετακινήσετε ένα μήνυμα σε ένασυγκεκριμένο φάκελο, σημειώνονται ως μη αναγνωσμένα, προωθούνται στους συναδέλφους σας και στέλνονται με Bcc στον προϊστάμενό σας, και όλα αυτά με μία συντόμευση!

Ένα άλλο σπουδαίο χαρακτηριστικό των Γρήγορων βημάτων είναι ότι είναι πλήρως παραμετροποιήσιμα, ώστε να μπορείτε να αυτοματοποιήσετε σχεδόν όλες τις λειτουργίες ρουτίνας με μια προσαρμοσμένη εντολή.

Για να ρυθμίσετε τα Γρήγορα βήματα στο Outlook σας, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις ακόλουθες προσεγγίσεις:

• Προσαρμόστε τα προεπιλεγμένα βήματα.
• Δημιουργήστε το δικό σας.
• Αντιγράψτε και επεξεργαστείτε οποιοδήποτε από τα υπάρχοντα βήματα.

Στη συνέχεια, θα συζητήσουμε λεπτομερώς κάθε επιλογή, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αμέσως αυτή τη φοβερή λειτουργία.

Τα Γρήγορα βήματα είναι διαθέσιμα σε όλες τις σύγχρονες εκδόσεις γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 και Outlook 2013. Στο Outlook Online, αυτή η λειτουργία δεν υποστηρίζεται.

Προεπιλεγμένα γρήγορα βήματα στο Outlook

Το Microsoft Outlook διαθέτει πέντε προκαθορισμένα βήματα. Μπορείτε να τα βρείτε στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Γρήγορα βήματα ομάδα:

• Μετακίνηση σε - μετακινεί το επιλεγμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν καθορισμένο φάκελο και το επισημαίνει ως αναγνωσμένο.
• Προς Διευθυντή - διαβιβάζει το επιλεγμένο μήνυμα στον διευθυντή σας. Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί το Microsoft 365 ή τον Exchange Server, το όνομα του διευθυντή μπορεί να βρίσκεται στη λίστα παγκόσμιων διευθύνσεων και να εισάγεται αυτόματα στο πλαίσιο Προς- διαφορετικά μπορείτε να το καθορίσετε χειροκίνητα.
• Ομάδα Email - προωθεί το επιλεγμένο μήνυμα στους συναδέλφους σας. Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής του Exchange Server έχει ρυθμίσει το γραμματοκιβώτιό σας, οι διευθύνσεις των μελών της ομάδας σας μπορεί να ανιχνεύονται και να συμπληρώνονται από το Outlook. Εάν όχι, θα πρέπει να τις συμπληρώσετε εσείς.
• Έγινε - επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο και ολοκληρωμένο και στη συνέχεια μετακινείται σε έναν καθορισμένο φάκελο.
• Απάντηση & Διαγραφή - ανοίγει μια απάντηση στο επιλεγμένο μήνυμα και στη συνέχεια μετακινεί το αρχικό μήνυμα στο Διαγραμμένα στοιχεία φάκελος.

Αυτά τα προκαθορισμένα βήματα είναι σχεδόν έτοιμα για χρήση, το "σχεδόν" είναι η λέξη κλειδί εδώ. Όταν επιχειρείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ενσωματωμένο γρήγορο βήμα για πρώτη φορά, θα σας ζητηθεί να το διαμορφώσετε. Αλλά μην αποθαρρύνεστε - η διαμόρφωση δεν είναι πιο δύσκολη από την επιλογή ενός φακέλου-στόχου ή την παροχή μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να πάρετε μια καλύτερη ιδέα για το πώς λειτουργεί, ας δούμε ένα πρακτικό παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προωθήσετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα στον διευθυντή σας. Κάνετε κλικ στην επιλογή Προς Διευθυντή βήμα, και το Ρύθμιση για πρώτη φορά Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διευθυντή στο παράθυρο Για... και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση .

Για να λάβετε πρόσθετες επιλογές, κάντε κλικ στο Επιλογές στην κάτω αριστερή γωνία και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση επιλογών κάτω από το Για... κουτί:

Τώρα, μπορείτε να ορίσετε προτεραιότητα, να επισημάνετε το μήνυμα ή να καθορίσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αντίγραφα Cc και Bcc.

Συμβουλές:

• Να ενσωματώσει περισσότερες ενέργειες στο ίδιο βήμα, κάντε κλικ στο Προσθήκη δράσης κουμπί.
• Για να εκτελέσετε ένα γρήγορο βήμα χωρίς να πάρετε τα χέρια σας από το πληκτρολόγιο, μπορείτε να αναθέσετε ένα συγκεκριμένο συνδυασμός πλήκτρων σε αυτό - δείτε το Πλήκτρο συντόμευσης πλαίσιο κοντά στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Πώς να δημιουργήσετε Γρήγορο βήμα στο Outlook

Αν κανένα από τα ενσωματωμένα βήματα δεν αυτοματοποιεί ένα σύνολο ενεργειών που χρειάζεστε, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε το δικό σας. Για να δημιουργήσετε ένα γρήγορο βήμα από το μηδέν, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Στο Γρήγορα βήματα πλαίσιο, κάντε κλικ στο Δημιουργία νέου .

   

2. Στο Επεξεργασία γρήγορου βήματος παράθυρο διαλόγου, το πρώτο πράγμα που κάνετε είναι να όνομα Για το σκοπό αυτό, πληκτρολογήστε κάποιο περιγραφικό κείμενο στο πεδίο Όνομα πεδίο, για παράδειγμα Απάντηση & συνέχεια .

   

3. Στη συνέχεια, επιλέξτε το δράση που θέλετε να εκτελέσετε. Κάντε κλικ στο Επιλέξτε μια ενέργεια πτυσσόμενο πλαίσιο, μετακινηθείτε στη λίστα και επιλέξτε τη σχετική. Ορισμένες ενέργειες θα σας δώσουν πρόσθετες επιλογές για να επιλέξετε αργότερα.

   Σε αυτό το παράδειγμα, ο στόχος μας είναι να απαντήσουμε σε ένα μήνυμα με πρότυπο, οπότε επιλέγουμε Απάντηση Όλοι .

   

4. Για να διαμορφώσετε την απάντησή σας, κάντε κλικ στο Εμφάνιση επιλογών σύνδεσμος κάτω από το Για... και στη συνέχεια εισάγετε την απάντησή σας στο πεδίο Κείμενο Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέσετε παραλήπτες Cc ή/και Bcc, να επισημάνετε το μήνυμα και να ορίσετε προτεραιότητα. Επειδή σκοπεύουμε να δώσουμε συνέχεια, ορίζουμε Σημαία στο Αυτή την εβδομάδα .

   

   Δείτε επίσης: Πώς να προσθέσετε ημερολόγιο στο Outlook: κοινόχρηστο, ημερολόγιο Internet, αρχείο iCal
5. Εάν το γρήγορο βήμα σας δεν πρέπει να περιορίζεται σε μία μόνο ενέργεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη δράσης και επιλέξτε τη δεύτερη ενέργεια. Στην περίπτωσή μας, πρόκειται για τη μετακίνηση ενός μηνύματος στο Συνέχεια φάκελος.

   

6. Με παρόμοιο τρόπο, ρυθμίστε όλες τις άλλες ενέργειες που επιθυμείτε να εκτελέσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να προωθήσετε το αρχικό μήνυμα στους συναδέλφους σας ή να προωθήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως συνημμένο στον προϊστάμενό σας.
7. Προαιρετικά, αναθέστε ένα από τα προκαθορισμένα πλήκτρα συντόμευσης στο γρήγορο βήμα σας.
8. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε ένα tooltip να εμφανίζεται όταν περνάτε το ποντίκι σας πάνω από αυτό το γρήγορο βήμα (αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν έχετε πολλά διαφορετικά αντικείμενα).

   Μετά από όλες τις προσαρμογές, το τελικό πρότυπο Quick Steps έχει την ακόλουθη εμφάνιση:

   • Εκτελεί τρεις ενέργειες : απάντηση με πρότυπο (1), μεταφέρετε το αρχικό μήνυμα σε ειδικό φάκελο για να το παρακολουθήσετε αργότερα (2), προωθήστε το μήνυμα σε συναδέλφους (3).
   • Μπορεί να ενεργοποιηθεί πατώντας τα πλήκτρα Ctrl + Shift + 1 συντόμευση (4).
   • A tooltip που σας υπενθυμίζει τι ακριβώς κάνει αυτό το γρήγορο βήμα θα εμφανιστεί όταν περάσετε τον κέρσορα από πάνω του (5).

   

9. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Τέλος , και το νέο γρήγορο βήμα που δημιουργήσατε θα εμφανιστεί αμέσως στην κορδέλα.

   

Πώς να αντιγράψετε ένα υπάρχον γρήγορο βήμα

Σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε ένα γρήγορο βήμα που να μοιάζει πολύ με αυτό που ήδη έχετε, αλλά με μια μικρή παραλλαγή (π.χ. να προωθήσετε ένα μήνυμα σε άλλο άτομο ή να το μετακινήσετε σε διαφορετικό φάκελο), ο πιο γρήγορος τρόπος είναι να αντιγράψετε ένα υπάρχον στοιχείο. Ακούστε πώς:

1. Στο Γρήγορα βήματα ομάδα, κάντε κλικ σε ένα μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία.
2. Στο Διαχείριση γρήγορων βημάτων παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε το βήμα που θέλετε να αντιγράψετε και κάντε κλικ στο κουμπί Διπλό .

   

3. Στο Επεξεργασία γρήγορου βήματος , πληκτρολογήστε ένα διαφορετικό όνομα, αλλάξτε τις ενέργειες όπως χρειάζεται και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος .

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Γρήγορα βήματα στο Outlook

Για να εκτελέσετε τις ενέργειες που περιλαμβάνονται σε ένα γρήγορο βήμα, απλώς επιλέξτε το μήνυμα και, στη συνέχεια, είτε κάντε κλικ στο γρήγορο βήμα στην κορδέλα είτε πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου που του έχει εκχωρηθεί.

Λάβετε υπόψη ότι όχι όλες οι δράσεις είναι εκτελείται αθόρυβα Σε περίπτωση Απάντηση ή Εμπρός , θα ανοίξει μια απάντηση ή ένα προωθημένο μήνυμα, ώστε να μπορείτε να το ελέγξετε και να κάνετε τις αλλαγές που απαιτούνται. Ένα μήνυμα θα βγει μόνο όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Στείλτε Εάν χρειαστεί, μπορείτε να ανακαλέσετε ένα αποσταλμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μόνο τα βήματα που είναι διαθέσιμα σε μια δεδομένη χρονική στιγμή είναι ενεργό Όσα δεν είναι διαθέσιμα, εμφανίζονται με γκρι χρώμα, υποδεικνύοντας ότι δεν μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε αυτή τη στιγμή. Για παράδειγμα, αν δεν έχει επιλεγεί κανένα μήνυμα, από όλα τα ενσωματωμένα βήματα, μόνο το Email ομάδας θα είναι ενεργή επειδή οι άλλες προεπιλογές εφαρμόζονται σε ένα υπάρχον μήνυμα.

Πώς να διαχειρίζεστε, να τροποποιείτε και να διαγράφετε Γρήγορα βήματα

Για να διαχειριστείτε τα γρήγορα βήματά σας, κάντε κλικ στο βέλος εκκίνησης διαλόγων στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης Γρήγορα βήματα ομάδα:

Αυτό θα ανοίξει το Διαχείριση γρήγορων βημάτων το οποίο σας παρέχει τις ακόλουθες επιλογές:

1. Επεξεργασία - να αλλάξετε ένα υπάρχον γρήγορο βήμα, είτε το προεπιλεγμένο είτε το δικό σας προσαρμοσμένο.
2. Διπλό - να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του επιλεγμένου γρήγορου βήματος.
3. Διαγραφή - μόνιμη αφαίρεση του επιλεγμένου στοιχείου.
4. Πάνω και κάτω βέλη - επανατοποθετήστε τα γρήγορα βήματά σας στην κορδέλα.
5. Νέο - δημιουργήστε ένα νέο γρήγορο βήμα.
6. Επαναφορά στις προεπιλογές - επαναφέρετε τα προεπιλεγμένα γρήγορα βήματα στην αρχική τους κατάσταση και διαγράψτε αυτά που έχετε δημιουργήσει. Επειδή αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να ανακληθεί, σκεφτείτε προσεκτικά πριν κάνετε την επαναφορά.

Εκτός από το Διαχείριση γρήγορων βημάτων παράθυρο διαλόγου παραπάνω, μπορείτε να αλλαγή , αντίγραφο ή delete ένα συγκεκριμένο στοιχείο κάνοντας δεξί κλικ σε αυτό και επιλέγοντας μια ενέργεια από το μενού περιβάλλοντος:

Πού αποθηκεύονται τα Γρήγορα βήματα του Outlook;

Τα Γρήγορα βήματα του Outlook βρίσκονται σε έναν κρυφό φάκελο μέσα στο γραμματοκιβώτιό σας ή στο αρχείο .pst.

Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό POP3, μπορείτε απλώς να εισαγάγετε το αρχικό αρχείο .pst σε έναν νέο υπολογιστή και το Quick Steps θα ταξιδέψει μαζί του (φυσικά, εάν όλα έχουν γίνει σωστά). Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να εξάγετε και να εισάγετε ένα αρχείο .pst.

Για τους χρήστες του Exchange, δεν απαιτούνται ειδικές ενέργειες - μόλις ρυθμίσετε το λογαριασμό Exchange σε έναν νέο υπολογιστή, τα Γρήγορα βήματα θα είναι εκεί.

Για τους λογαριασμούς IMAP, η μετάβαση είναι πιο δύσκολη - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο MFCMAPI για να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα του γραμματοκιβωτίου σας και να εξαγάγετε/εισαγάγετε Quick Steps σε έναν νέο υπολογιστή.

Αυτός είναι ο τρόπος δημιουργίας και χρήσης των Γρήγορων βημάτων στο Outlook. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο ιστολόγιό μας την επόμενη εβδομάδα!