Հոդվածում բացատրվում է, թե ինչ են արագ քայլերը Outlook 365-ում, Outlook 2021-ում, Outlook 2016-ում և Outlook 2013-ում, և ինչպես դրանք ինտեգրել ձեր էլփոստի աշխատանքային հոսքում՝ կրկնվող գործողություններն ավտոմատացնելու և ավելորդ սեղմումները վերացնելու համար:

Երբ ամեն օր նույն բաներն եք անում, ամենից շատ նյարդայնացնում է այն, որ դա անհրաժեշտ է ամեն անգամ զրոյից անել: Ի՞նչ կասեք, եթե ձանձրալի բազմաքայլ գործընթացների փոխարեն կարողանայիք կատարել ձեր էլփոստի առօրյան կոճակի սեղմումով: Outlook Quick Steps-ի մասին է խոսքը:

Outlook Quick Steps

Quick Steps Outlook-ում մի տեսակ դյուրանցումներ են, որոնք թույլ են տալիս կատարել գործողությունների որոշակի հաջորդականություն մեկ սեղմումով:

Օրինակ, եթե դուք հաճախակի տեղափոխում կամ պատճենում եք մուտքային հաղորդագրությունները ինչ-որ թղթապանակ՝ հետագայում վերանայելու համար, արագ քայլը կարող է արագացնել առաջադրանքը: Կամ կարող եք ինքնաբերաբար պատասխան ուղարկել և ջնջել բնօրինակ հաղորդագրությունը, որպեսզի ձեր մուտքի արկղը չխճճվի անհամապատասխան նամակներով: Հատկապես օգտակար է մի քանի գործողություններ մեկ քայլով ներառելու ունակությունը: Օրինակ՝ կարող եք հաղորդագրությունը տեղափոխել որոշակի պանակ, նշել որպես չկարդացված, փոխանցել ձեր թիմակիցներին և Bcc՝ ձեր մենեջերին՝ բոլորը մեկ դյուրանցմամբ:

Արագ քայլերի ևս մեկ հիանալի հատկություն: այն է, որ դրանք լիովին հարմարեցված են, այնպես որ կարող եք ավտոմատացնել գրեթե ցանկացած սովորական գործողություն հատուկ հրամանով:

Ձեր Outlook-ում Quick Steps-ը կարգավորելու համար կարող եք ընտրել մեկըհետևյալ մոտեցումները.

• Անհատականացրեք լռելյայն քայլերը:
• Ստեղծեք ձեր սեփականը:
• Կրկնօրինակեք և խմբագրեք առկա քայլերից որևէ մեկը:

Այնուհետև, մենք մանրամասն կքննարկենք յուրաքանչյուր տարբերակ, որպեսզի կարողանաք անմիջապես օգտագործել այս հիանալի հատկությունը:

Արագ քայլերը հասանելի են աշխատասեղանի բոլոր ժամանակակից տարբերակներում, ներառյալ Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016: և Outlook 2013: Outlook Online-ում այս հատկությունը չի ապահովվում:

Լռելյայն արագ քայլեր Outlook-ում

Microsoft Outlook-ն ունի հինգ նախադրված քայլեր: Դուք կարող եք գտնել դրանք Տուն ներդիրում, Արագ քայլեր խմբում՝

• Տեղափոխել դեպի - ընտրված նամակը տեղափոխում է նշված թղթապանակ և նշում այն ​​որպես կարդացված:
• Կառավարիչին - ընտրված հաղորդագրությունը փոխանցում է ձեր կառավարչին: Եթե ​​ձեր կազմակերպությունն օգտագործում է Microsoft 365 կամ Exchange Server, կառավարչի անունը կարող է գտնվել Համաշխարհային հասցեների ցանկում և ավտոմատ կերպով զետեղվել Դեպի վանդակում; հակառակ դեպքում կարող եք ձեռքով նշել այն:
• Թիմի էլ. Կախված նրանից, թե ինչպես է ձեր Exchange Server ադմինիստրատորը կազմաձևել ձեր փոստարկղը, ձեր թիմի անդամների հասցեները կարող են հայտնաբերվել և լրացվել Outlook-ի կողմից: Եթե ​​ոչ, ապա դուք պետք է լրացնեք դրանք ինքներդ:
• Կատարված է - նշում է հաղորդագրությունը որպես կարդացված և ավարտված, այնուհետև տեղափոխվում է նշված թղթապանակ:
• Պատասխանել & Ջնջել - բացում է aպատասխանել ընտրված հաղորդագրությանը, այնուհետև սկզբնական հաղորդագրությունը տեղափոխել Ջնջված տարրեր պանակ:

Այս նախապես սահմանված քայլերը գրեթե պատրաստ են օգտագործելու համար, «գրեթե» բանալին է: բառն այստեղ։ Առաջին անգամ ներկառուցված արագ քայլ օգտագործելու փորձ կատարելիս ձեզ կառաջարկվի կարգավորել այն: Բայց մի հուսահատվեք. կոնֆիգուրացիան ավելի դժվար չէ, քան թիրախային թղթապանակ ընտրելը կամ էլփոստի հասցե տրամադրելը: Որպեսզի ավելի լավ պատկերացնենք, թե ինչպես է այն աշխատում, եկեք դիտարկենք գործնական օրինակ:

Ենթադրենք, դուք ցանկանում եք փոխանցել տվյալ հաղորդագրությունը ձեր մենեջերին: Դուք սեղմում եք Կառավարիչին քայլին և հայտնվում է Առաջին անգամ տեղադրում պատուհանը: Այն, ինչ դուք պետք է անեք, պարզապես մուտքագրեք կառավարչի էլփոստի հասցեն To… վանդակում և սեղմեք Պահել :

Ստանալու համար լրացուցիչ ընտրանքներ, սեղմեք ներքևի ձախ անկյունում գտնվող Ընտրանքներ կոճակը, այնուհետև սեղմեք Ցույց տալ ընտրանքները Դեպի… տուփի տակ.

<14:>

Այժմ կարող եք առաջնահերթություն սահմանել, նշել հաղորդագրությունը կամ նշել էլփոստի հասցեներ Cc և Bcc պատճենների համար:

Խորհուրդներ՝

• Նույն քայլում այլ գործողություններ ներառելու համար սեղմեք Ավելացնել գործողություն կոճակը:
• Որպեսզի արագ քայլ կատարվի առանց ձեռքերը ստեղնաշարից հեռացնելու համար: , դուք կարող եք որոշակի ստեղների համակցություն վերագրել դրան. տե՛ս Դյուրանցման ստեղն տուփը պատուհանի ներքևի մասում:

Ինչպես ստեղծել Quick StepOutlook

Եթե ներկառուցված քայլերից և ոչ մեկը չի ավտոմատացնում ձեզ անհրաժեշտ գործողությունների շարքը, կարող եք հեշտությամբ ստեղծել ձեր սեփականը: Արագ քայլը զրոյից կարգավորելու համար սա է այն, ինչ դուք պետք է անեք.

1. Արագ քայլեր վանդակում սեղմեք Ստեղծել նոր :

   

2. Խմբագրել արագ քայլը երկխոսության վանդակում առաջին բանը, որ դուք անում եք, ձեր քայլը անվանել է: Դրա համար Անուն դաշտում մուտքագրեք որոշ նկարագրական տեքստ, օրինակ Պատասխանել & հետևել ։

   

3. Հաջորդը ընտրեք գործողությունը , որը ցանկանում եք կատարել: Սեղմեք Ընտրեք գործողություն բացվող տուփը, ոլորեք ցանկի միջով և ընտրեք համապատասխանը: Որոշ գործողություններ ձեզ կտան լրացուցիչ ընտրանքներ՝ հետագայում ընտրելու համար:

   Այս օրինակում մեր նպատակն է կաղապարով պատասխանել հաղորդագրությանը, ուստի ընտրում ենք Պատասխանել բոլորին ։

   

4. Կազմաձևելու համար Ձեր պատասխանը, սեղմեք Ցույց տալ ընտրանքները հղմանը Դեպի… դաշտում, այնուհետև մուտքագրեք ձեր պատասխանը Տեքստ վանդակում: Ընտրովի, կարող եք ավելացնել Cc և/կամ Bcc հասցեատերեր, նշել հաղորդագրությունը և սահմանել առաջնահերթություն: Քանի որ մենք մտադիր ենք հետևել, մենք սահմանել ենք Դրոշակ -ը Այս շաբաթ :

   

5. Եթե ձեր արագ քայլը նախատեսված չէ սահմանափակվեք ընդամենը մեկ գործողությամբ, սեղմեք Ավելացնել գործողություն կոճակը և ընտրեք երկրորդ գործողությունը: Մեր դեպքում դա հաղորդագրություն է տեղափոխում Հետևել թղթապանակ:

   

6. Նման ձևով կարգավորեք բոլոր մյուս գործողությունները, որոնք ցանկանում եք:իրականացնել. Օրինակ՝ կարող եք բնօրինակ հաղորդագրությունը փոխանցել ձեր հասակակիցներին կամ էլփոստը որպես հավելված փոխանցել ձեր ղեկավարին:
7. Ցանկության դեպքում, ձեր արագ քայլին նշանակեք նախապես սահմանված դյուրանցման ստեղներից մեկը :
8. Ըստ ցանկության, մուտքագրեք tooltip , որը կցուցադրվի, երբ մկնիկի օգնությամբ սավառնում եք այս արագ քայլի վրա (սա կարող է հատկապես օգտակար լինել, երբ դուք ունեք շատ տարբեր տարրեր):

   Բոլոր հարմարեցումներից հետո մեր վերջնականացված Quick Steps ձևանմուշը ունի հետևյալ տեսքը.

   • Այն կատարում է երեք գործողություն . պատասխանեք ձևանմուշով (1), տեղափոխեք սկզբնական հաղորդագրությունը դեպի հատուկ թղթապանակ, որը կհետևի ավելի ուշ (2), ուղարկիր հաղորդագրությունը գործընկերներին (3):
   • Այն կարող է գործարկվել` սեղմելով Ctrl + Shift + 1 դյուրանցումը (4):
   • Ա գործիքների հուշում , որը հիշեցնում է, թե իրականում ինչ է անում այս արագ քայլը, կհայտնվի, երբ կուրսորը տեղափոխեք դրա վրա (5):

   

9. Ավարտելուց հետո սեղմեք Ավարտել , և ձեր նոր ստեղծված արագ քայլն անմիջապես կհայտնվի ժապավենում:

   

Ինչպես կրկնօրինակել գոյություն ունեցող արագ քայլ

Այն իրավիճակում, երբ դուք ցանկանում եք ստեղծել արագ քայլ, որը շատ նման է այն քայլին, որն արդեն ունեք, բայց մի փոքր փոփոխությամբ (օրինակ՝ հաղորդագրություն փոխանցել մեկ այլ անձի կամ տեղափոխել այլ թղթապանակ), ամենաարագ ճանապարհը գոյություն ունեցող նյութը կրկնօրինակելն է: Ահա թե ինչպես.

1. Արագ քայլեր խմբում սեղմեք ներքևում գտնվող փոքրիկ սլաքը աջ անկյուն:
2. Բացվող Կառավարել Արագ քայլերը պատուհանում ընտրեք այն քայլը, որը ցանկանում եք պատճենել և սեղմեք Կրկնօրինակել :

   

3. Խմբագրել արագ քայլը , մուտքագրեք մեկ այլ անուն, փոխեք գործողությունները ըստ անհրաժեշտության և սեղմեք Ավարտել :

Ինչպես օգտագործեք «Արագ քայլերը Outlook»-ում

Արագ քայլում ներառված գործողություններն իրականացնելու համար պարզապես ընտրեք հաղորդագրությունը, այնուհետև սեղմեք ժապավենի արագ քայլը կամ սեղմեք դրան հատկացված ստեղնաշարի դյուրանցումը:

Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ ոչ բոլոր գործողությունները են կատարվում անաղմուկ : Պատասխանել կամ Փոխանցել -ի դեպքում կբացվի պատասխան կամ վերահասցեագրված հաղորդագրություն, որպեսզի կարողանաք վերանայել այն և անհրաժեշտ փոփոխություններ կատարել: Հաղորդագրությունը դուրս կգա միայն այն ժամանակ, երբ սեղմեք Ուղարկել կոճակը: Անհրաժեշտության դեպքում կարող եք հետ կանչել ուղարկված նամակը:

Միայն այն քայլերը, որոնք հասանելի են տվյալ պահին, ակտիվ են : Նրանք, որոնք անհասանելի են, մոխրագույն են, ինչը ցույց է տալիս, որ դուք չեք կարող օգտագործել դրանք հենց հիմա: Օրինակ, եթե որևէ հաղորդագրություն ընտրված չէ, ներկառուցված բոլոր քայլերից միայն Թիմի էլ.փոստը ակտիվ կլինի, քանի որ մնացած կանխադրվածները կիրառվում են գոյություն ունեցող հաղորդագրության վրա:

Ինչպես կառավարել, փոփոխել և ջնջել Quick Steps

Ձեր արագ քայլերը կառավարելու համար սեղմեք Quick Steps խմբի ստորին աջ անկյունում գտնվող երկխոսության գործարկիչի սլաքը.

<3:>

Սա կբացի Կառավարել Արագ քայլերը պատուհանը, որը ձեզ տրամադրում է հետևյալըընտրանքներ.

1. Խմբագրել - փոխեք գոյություն ունեցող արագ քայլը՝ կա՛մ լռելյայն, կա՛մ սովորական:
2. Կրկնօրինակել - պատճենեք ընտրված արագ քայլից:
3. Ջնջել - ընդմիշտ հեռացնել ընտրված տարրը:
4. Վեր և վար սլաքներ - վերակազմավորեք ձեր արագ քայլերը ժապավենը:
5. Նոր - ստեղծել նոր արագ քայլ:
6. Վերականգնել լռելյայնին - վերականգնել կանխադրված արագ քայլերը իրենց սկզբնական վիճակին և ջնջել ձեր ստեղծածները: Քանի որ այս գործողությունը հնարավոր չէ հետարկել, խնդրում ենք ուշադիր մտածեք նախքան վերակայումը կատարելը:

Բացի վերևում գտնվող Կառավարել Արագ քայլերը երկխոսության պատուհանից, Դուք կարող եք արագ փոխել , պատճենել կամ ջնջել որոշակի տարր՝ սեղմելով դրա աջը և ընտրելով գործողություն համատեքստի ընտրացանկից.

Որտե՞ղ են պահվում Outlook Quick Steps-ը:

Outlook Quick Steps-ը գտնվում է թաքնված թղթապանակում ձեր փոստարկղի կամ .pst ֆայլում:

Եթե օգտագործում եք POP3 հաշիվ: , կարող եք պարզապես ներմուծել ձեր բնօրինակ .pst ֆայլը նոր համակարգիչ, և Quick Steps-ը նույնպես կուղևորվի դրանով (իհարկե, եթե ամեն ինչ ճիշտ է արված): Լրացուցիչ մանրամասների համար տե՛ս Ինչպես արտահանել և ներմուծել .pst ֆայլ:

Exchange-ի օգտատերերի համար հատուկ գործողություններ չեն պահանջվում. հենց որ ձեր Exchange հաշիվը կարգավորեք նոր համակարգչում, ձեր Quick Steps-ը կկատարվի այնտեղ։

IMAP հաշիվների համար միգրացիան ավելի դժվար է. կարող եք օգտագործելMFCMAPI գործիքը՝ ձեր փոստարկղի տվյալները մուտք գործելու և Quick Steps-ը նոր համակարգիչ արտահանելու/ներմուծելու համար:

Այսպես կարելի է ստեղծել և օգտագործել Quick Steps-ը Outlook-ում: Շնորհակալ եմ կարդալու համար և հուսով եմ, որ հաջորդ շաբաթ կտեսնենք ձեզ մեր բլոգում: