У чланку се објашњава шта су брзи кораци у Оутлоок 365, Оутлоок 2021, Оутлоок 2016 и Оутлоок 2013 и како да их интегришете у ток посла е-поште да бисте аутоматизовали поновљене радње и елиминисали непотребне кликове.

Када радите исте ствари из дана у дан, најиритантније је да то радите сваки пут од нуле. Шта бисте рекли када бисте уместо досадних процеса у више корака могли да извршите своје рутине е-поште једним кликом на дугме? То је оно што су Оутлоок Куицк Степс.

Оутлоок Брзи кораци

Брзи кораци у Оутлооку су неке врсте пречица које вам омогућавају да извршите одређени редослед радњи једним кликом.

На пример, ако често премештате или копирате долазне поруке у неки фолдер ради каснијег прегледа, брзи корак може убрзати задатак. Или можете аутоматски да пошаљете одговор и избришете оригиналну поруку, тако да ваше пријемно сандуче не буде претрпано нерелевантним имејловима. Оно што је посебно корисно је могућност укључивања више радњи у једном кораку. На пример, поруку можете да преместите у одређени директоријум, означите као непрочитану, проследите саиграчима и пошаљете Бцц вашем менаџеру, све са једном пречицом!

Још једна сјајна карактеристика брзих корака је да су потпуно прилагодљиви, тако да можете аутоматизовати скоро све рутинске операције помоћу прилагођене команде.

Да бисте подесили брзе кораке у свом Оутлоок-у, можете да изаберете једну одследеће приступе:

• Прилагодите подразумеване кораке.
• Креирајте сопствени.
• Дуплирате и уредите било који од постојећих корака.

Даље, детаљно ћемо разговарати о свакој опцији, тако да можете одмах да ускочите у коришћење ове сјајне функције.

Брзи кораци су доступни у свим модерним верзијама десктопа, укључујући Оутлоок 365, Оутлоок 2019, Оутлоок 2016 и Оутлоок 2013. У програму Оутлоок Онлине ова функција није подржана.

Подразумевани брзи кораци у Оутлоок-у

Мицрософт Оутлоок има пет унапред подешених корака. Можете их пронаћи на картици Почетна , у групи Брзи кораци :

• Премести у - премешта изабрану е-пошту у наведену фасциклу и означава је као прочитану.
• Менаџеру - прослеђује изабрану поруку вашем менаџеру. Ако ваша организација користи Мицрософт 365 или Екцханге Сервер, име менаџера може бити лоцирано на Глобалној листи адреса и аутоматски уметнуто у поље За; у супротном можете га одредити ручно.
• Е-пошта тима - прослеђује изабрану поруку вашим колегама. У зависности од тога како је администратор Екцханге сервера конфигурисао ваше поштанско сандуче, Оутлоок може открити и попунити адресе чланова вашег тима. Ако не, мораћете сами да их попуните.
• Готово - означава поруку као прочитану и завршену, а затим се премешта у наведену фасциклу.
• Одговори &амп; Избриши - отвара аодговорите на изабрану поруку, а затим премешта оригиналну поруку у фасциклу Избрисане ставке .

Ови унапред дефинисани кораци су скоро спремни за коришћење, „скоро“ је кључ реч овде. Када први пут покушате да користите уграђени брзи корак, од вас ће бити затражено да га конфигуришете. Али немојте се обесхрабрити – конфигурација није ништа тежа од одабира циљне фасцикле или навођења адресе е-поште. Да бисте добили бољу представу о томе како то функционише, погледајмо практичан пример.

Рецимо да желите да проследите дату поруку свом менаџеру. Кликнете на корак До менаџера и појавиће се прозор Прво подешавање . Оно што треба да урадите је само да унесете адресу е-поште менаџера у поље За… и кликнете на Сачувај .

Да бисте добили додатне опције, кликните на дугме Опције у доњем левом углу, а затим кликните на Прикажи опције испод поља За… :

Сада можете поставити приоритет, означити поруку или одредити адресе е-поште за копије Цц и Бцц.

Савети:

• Да бисте у исти корак укључили више радњи , кликните на дугме Додај радњу .
• Да бисте извршили брзи корак без скидања руку са тастатуре , можете му доделити одређену комбинацију тастера - погледајте оквир Тастер пречице при дну прозора.

Како да креирате брзи корак уОутлоок

Ако ниједан од уграђених корака не аутоматизује скуп радњи које су вам потребне, можете лако да направите сопствену. Да бисте подесили брзи корак од нуле, ово треба да урадите:

1. У пољу Брзи кораци кликните на Креирај ново .

   

2. У дијалошком оквиру Уреди брзи корак , прва ствар коју урадите је именујте свој корак. За ово унесите неки описни текст у поље Име , на пример Одговори &амп; фоллов уп .

   

3. Следеће, изаберите радњу коју желите да извршите. Кликните на падајући оквир Одабери радњу , скролујте кроз листу и изаберите одговарајућу. Неке радње ће вам дати додатне опције које можете изабрати касније.

   У овом примеру, наш циљ је да одговоримо на поруку са шаблоном, па бирамо Одговори свима .

   

4. Да бисмо конфигурисали ваш одговор, кликните на везу Прикажи опције испод поља За… , а затим унесите свој одговор у поље Текст . Опционо, можете додати Цц и/или Бцц примаоце, означити поруку и поставити приоритет. Пошто намеравамо да наставимо даље, поставили смо Флаг на Ове недеље .

   

5. Ако ваш брзи корак не би требало да бити ограничен на само једну радњу, кликните на дугме Додај радњу и изаберите другу радњу. У нашем случају, то премешта поруку у фасциклу Фоллов уп .

   

6. На сличан начин, подесите све друге радње које желите даизвршити. На пример, можете да проследите оригиналну поруку својим колегама или да проследите имејл као прилог свом надређеном.
7. Опционално, доделите једну од унапред дефинисаних пречица свом брзом кораку.
8. Опционално, откуцајте тоолтип који ће се приказати када пређете мишем преко овог брзог корака (ово би могло бити посебно корисно када имате много различитих ставки).

   Након свих прилагођавања, наш финализовани шаблон Брзи кораци има следећи изглед:

   • Обавља три радње : одговори са шаблоном (1), премести оригиналну поруку на посебан фолдер за накнадно праћење (2), проследите поруку колегама (3).
   • Може се покренути притиском на Цтрл + Схифт + 1 пречицу (4).
   • Опис тоолтип који подсећа шта овај брзи корак заправо ради ће се појавити када пређете курсором преко њега (5).

   

9. Када завршите, кликните на Заврши и ваш новонаправљени брзи корак ће се одмах појавити на траци.

   

Како да дуплирате постојећи брзи корак

У ситуацији када желите да направите брзи корак веома сличан оном који већ имате, али са малим варијацијама (нпр. проследите поруку другој особи или преместите у другу фасциклу), најбржи начин је дуплирање постојеће ставке. Ево како:

1. У групи Брзи кораци кликните на малу стрелицу на днудесном углу.
2. У прозору Управљај брзим корацима који се отвори, изаберите корак који желите да копирате и кликните на Дуплирај .

   

3. У Брзи корак уређивања , унесите друго име, промените радње по потреби и кликните на Заврши .

Како да користите брзе кораке у Оутлоок-у

Да бисте извршили радње укључене у брзи корак, једноставно изаберите поруку, а затим кликните на брзи корак на траци или притисните пречицу на тастатури која му је додељена.

Имајте на уму да се нису све радње извршавају тихо . У случају Одговори или Проследи , отвориће се одговор или прослеђена порука, тако да можете да је прегледате и извршите потребне измене. Порука ће изаћи само када кликнете на дугме Пошаљи . Ако је потребно, можете да опозовете послату е-пошту.

Само кораци који су доступни у датом тренутку су активни . Они који су недоступни су засивљени што значи да их тренутно не можете користити. На пример, ако није изабрана ниједна порука, од свих уграђених корака, само Е-пошта тима ће бити активна јер се друге подразумеване вредности примењују на постојећу поруку.

Како управљати, измените и избришите брзе кораке

Да бисте управљали брзим корацима, кликните на стрелицу покретача дијалога у доњем десном углу групе Брзи кораци :

Ово ће отворити прозор Управљање брзим корацима који вам пружа следећеопције:

1. Измени - промените постојећи брзи корак, подразумевани или прилагођени.
2. Дупликат - направите копију изабраног брзог корака.
3. Избриши - трајно уклоните изабрану ставку.
4. Стрелице нагоре и надоле - поново распоредите своје брзе кораке на траку.
5. Ново - креирајте нови брзи корак.
6. Врати на подразумевана подешавања - врати подразумеване брзе кораке у почетно стање и избриши оне које сте креирали. Пошто се ова радња не може опозвати, добро размислите пре него што извршите ресетовање.

Осим прозора за дијалог Управљање брзим корацима изнад, можете брзо променити , копирати или обрисати одређену ставку тако што ћете кликнути десним тастером миша на њу и изабрати радњу из контекстног менија:

Где се чувају Оутлоок брзи кораци?

Оутлоок брзи кораци се налазе у скривеној фасцикли у оквиру вашег поштанског сандучета или .пст датотеке.

Ако користите ПОП3 налог , можете једноставно да увезете своју оригиналну .пст датотеку на нови рачунар, а Брзи кораци ће такође путовати са њом (наравно, ако је све урађено како треба). За више детаља погледајте Како да извезете и увезете .пст датотеку.

За кориснике Екцханге-а нису потребне никакве посебне радње – чим конфигуришете свој Екцханге налог на новом рачунару, ваши Брзи кораци ће бити тамо.

За ИМАП налоге, миграција је тежа - можете користитиМФЦМАПИ алат за приступ подацима вашег поштанског сандучета и извоз/увоз брзих корака на нови рачунар.

Тако можете да креирате и користите брзе кораке у Оутлоок-у. Захваљујем вам на читању и надам се да се видимо на нашем блогу следеће недеље!